高校档案管理范文
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第1篇
关键词：高校；档案；管理
中图分类号：G647 文献标识码：A
夜上海论坛 收录日期：2012年5月7日
各高校依据《普通高等学校档案管理办法》规定了本高校档案管理办法，一般包括：档案管理责任制、档案立卷归档制度、库房管理制度、查阅档案资料制度、保密制度、鉴定与销毁制度、登记与统计制度、档案工作人员守则、档案移交制度等规章制度。从部分高校的《档案实体分类方案》、《档案归档范围及保管期限》中可以看出，各高校基建档案的归档范围和保管期限都依据《基本建设项目资料管理暂行规定》，即规定了基本建设项目资料是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成使用的全过程形成的、应当保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘探、设计、施工、竣工、改建、扩建等各阶段形成的文字材料、图表、计算材料、声像材料等。保管期限分为短期、长期、永久三种。其中，长期保管的材料实际保管期限不得短于建设项目的实际寿命。但在现实工作中，这种归档范围和保管期限的设置并不完全适应高校基建档案管理。
夜上海论坛 一、高校档案管理的重要性
高校档案信息是整个档案信息资源中的重要组成部分，是国家档案全宗的重要组成部分，是党和国家的宝贵财富，是推动社会文明进步的宝贵资源。高等学校是传播知识、培养人才的场所，高校档案中的科学研究类档案信息及博士、硕士学位论文中的很大一部分都代表了相关学科研究的最新动态。这部分档案信息对于指引社会进步及变知识为生产力有积极的作用。高校档案信息真实记载了学校的发展进程，高等学校要想在日益复杂的环境中争创一流和更好地发展，就离不开高校档案信息的支持。随着我国高校布局的变化，产生了许多新的学校。新高校规模大、管理模式各异，这就给档案管理工作增加了难度，提出了新问题。此外，高校档案信息来源于学校的日常管理活动，它广泛存在于学校的各个部门。如何将高校档案信息互联起来，形成一个集成的系统，以便最大限度地减少信息冗余，保持高校档案信息的一致性和完整性，也是目前我们必须解决的问题。
夜上海论坛 二、高校档案管理存在的问题
夜上海论坛 （一）制度不严，缺少保障制度或措施。学校每年用于档案的专项费用很少或没有，保障制度的缺失还易造成人员配备的不足。面对如此多且又复杂的材料，收集就需格外地细心和专业，但档案部门由于任务重，收集材料的人员往往是新来的或是部门的文书人员，业务不熟悉，档案管理业务也不熟悉，对整个材料构成不很了解，容易造成材料的缺失。同时，高校档案管理部门的人员一般较少，档案专职人员往往一个人管好几个类别，对业务和进程也不够熟悉，很少会到部门去指导档案管理工作。以上种种现象都会影响高校档案的规范归档。再加上部门的兼职档案管理员变动较为频繁，更加重了这种现象。档案的电子文件的增多还牵涉到档案馆的计算机专业人员的配备问题，因为档案信息化、数字化的建设离不开计算机人才，只有计算机专业人员的保证。才能保证管理系统的运行正常和服务器的维护。
（二）档案队伍建设缺乏科学性和稳定性，人员整体素质低下。知识经济时代对档案工作者的素质提出了较高的要求，而在现阶段的高校档案工作者中，还有相当一部分人达不到上述要求，他们中有的是在单位竞聘上岗过程中的解聘人员被安置到档案部门，有的是由于其他原因工作调动而被分配到档案部门，有的是其他工作人员兼职做档案工作，还有的是刚从大中专学校分配来的学生。这支队伍在数量上虽能充其数，但在质量上还不能适应当今档案工作的开展，其整体综合素质低下，严重影响档案管理工作的水平，如在收集工作中不知该收什么，影响了归档齐全率；整理时颠倒卷内文件的先后顺序；案卷标题拟写不准确；案卷之间问题交叉，等等。因此，这样的档案人员队伍，必然存在着知识结构、职称结构、年龄结构不甚合理现象，在知识结构方面，具备档案专业知识的人员数量极少，且专职档案工作者中也大都存在知识老化的现象，其理论水平、业务水平亦尚需提高，而适应当今知识经济时代要求的复合型人才更是严重匮乏，如现今计算机的使用已深入到各行各业，档案工作的国际间交流也日渐频繁，但既精通软件设计又深谙档案业务的复合型人才却并不多见，精通外语的档案部门人才则更是凤毛麟角。在职称结构方面，档案工作者中高级职称比率与其他部门相比明显较少，比率偏低。
三、高校档案管理对策
（一）进一步增强档案部门的服务意识。广泛宣传，创造良好的外部环境，除了在学校内部加强学习、提高认识，明确建档重要性外，还需向相关部门宣传建档意义，在各部门间形成建档共识，使建档工作引起部门领导的足够重视，仅靠部门是不够的。只有各部门明确了建档的重要意义，才能真正确立档案工作的重要地位，为建档工作的顺利展开，创造一个积极、和谐、良好的外部环境。例如，J学院每年都召开全校档案工作会议，参加的人员有学院领导、部门和分院领导和各部门学院的兼职档案管理员。会议得到了学校领导的大力支持，领导们每次都参加并加以指示。校档案工作会议的主要内容是宣传档案工作的重要性、向各部门了解是否有新的常规性材料、布置新一年的档案归档工作任务和对归档工作的有关操作程序培训等。档案的利用原理和其他的类别是一样的，要加大宣传力度，取得领导的支持，改变全校师生的观念，使他们能主动配合工作，才能取得高校档案管理的良性循环。
第2篇
夜上海论坛 一、网络环境中高校档案管理工作现状
夜上海论坛 高校在日常的教学、科研等管理活动中，会产生大量的教学、科研、党政管理、基建、会计、出版、声像、实物等类档案。为了管理好这些档案，各学校除了建立档案馆 ( 室 ) 以外，校内各单位一般还配备了兼职档案员，负责本部门档案的立卷归档。档案馆 ( 室 ) 所藏的档案、资料基本上都经过规范化整理，编制了案卷目录、卷内目录、专题索引等检索工具。为了尽快适应现代社会对档案信息的需求，很多学校都不同程度地采用计算机管理档案信息，管理已经形成的各类目录信息。少数走在档案信息化前沿的学校，除了管理档案目录以外，通过数字化的手段，还能对全文和多媒体档案信息进行管理，并通过建立自己的门户网站，把这些信息出去。但普遍看来，多数高校计算机档案管理工作仍处在管理档案目录信息的阶段，有些单位甚至仍在手工操作，文件的全文管理尚处在起步阶段。随着校园网的开通和 “数字化校园”建设的逐渐深入，各单位已普遍使用计算机编辑、打印和收发文件，每年都有大量电子文件产生，而高校档案信息化建设已明显滞后，对这些已经存储在计算机磁盘上的电子文件，多数未能妥善保存；有的虽有保存，但缺乏统一科学合理的管理办法，难以进行有效的管理，造成人力、财力和信息资源的浪费，导致已经产生的有保存价值的电子文件 ( 档案 ) 有流失的危险。加强档案信息化建设，迫在眉睫。
夜上海论坛 二、网络环境中高校档案工作管理策略
（一）加快档案信息资源建设——档案信息化建设的核心任务
档案信息化是—个系统工程，而档案信息的数字化和档案信息资源建设是这个系统中的基础部分，没有档案信息的数字化，档案信息化建设就无从谈起。要建设档案信息资源，我们可以从以下几个方面入手。
夜上海论坛 1、对传统档案进行数字化
夜上海论坛 利用现代信息技术，有选择性的把一些传统的纸质、照片、声像档案数字化，并存储到计算机中存储设备中。由于传统的纸质档案检索查寻不方便，保管利用都受到一定的限制，把这些档案数字化后，可以极大提高档案的利用效率。
夜上海论坛 2、加强电子文件的管理
随着电子计算机技术、网络技术和现代通信技术的快速发展，收发电子文件的数量急剧增长。完整、真实、有效地管理这些电子文件，无疑将成为档案信息资源建设的重要内容，有这些电子文件转化而来的电子档案将成为档案信息资源的重要来源。
夜上海论坛 3、档案信息数据库的建设
通过网络在线采集现有的各种信息资源和数据库，如学籍管理数据库、学生成绩数据库、毕业生就业数据库和科研成果数据库等。档案部门可通过调研，充分掌握各部门所产生的数据库，把这些数据库纳入归档范围，以进一步丰富档案信息资源。
夜上海论坛 （二）加强档案管理应用系统的建设，实现信息共享，提高利用服务水平——档案信息化建设的根本目的
夜上海论坛 上面谈到了档案信息资源建设，这只是信息化建设的基础部分，重要的是要将那些数字化了的档案信息有效地管理起来，这就需要借助专业的档案管理软件。具体地说，档案信息的管理主要包括：信息著录、检索、利用、统计、数据保管等。而信息著录和信息利用是档案信息管理系统的核心功能。如果我们不能有效地把档案信息资源管理和利用起来，而是把它“束之高阁”，档案信息也就失去了意义，不能发挥它在现实社会中的巨大作用。
我们知道完整的档案信息包括：目录信息，全文、图像、视频、音频信息，档案信息管理利用就是针对这几方面而言的。要有效地管理这些档案信息，我们所选择的档案管理应用系统一般应有以下一些功能：档案目录信息管理，能够按照国家有关的著录标准对档案信息进行准确著录；能够对各种类型的电子文件 ( 如文本类、图像图形类、录音录像等多媒体以及数据库类 ) 进行管理；对各种档案信息进行有效检索、统计利用，最大限度地实现信息共享；能够实现与数字化校园 (OA) 实现无缝对接。我们在选择档案管理应用系统时，从实际出发，或自行开发或购买一些较成熟的具有以上功能的软件。
（三）档案信息安全保密体系建设——档案信息化建设的关键环节
夜上海论坛 档案馆 ( 室 ) 要加强对计算机档案管理系统的管理，确保档案数据库的安全；加强对电子文件归档工作的监督和指导，保证归档电子文件的真实、完整、有效；档案馆 ( 室 ) 内部的存储数据库和电子文件的局域网要切实与一切外网实行物理隔离，加强身份认证和密钥管理，确保档案信息网络传输的安全。
第3篇
夜上海论坛 档案收集的工作虽然专业性相对不强，但是如何最大限度收集档案信息成了决定室藏的水平，决定了高校档案室的身价。网络化的档案管理下，档案管理的工作者可以利用现代的信息技术与网络技术，进行网上电子文件的传输，提高了档案收集的便利性与广泛性。
二、高校进行网络化档案管理的对策分析
夜上海论坛 （一）转变观念，建立现代档案管理理念目前，大部分的高校已经拥有自己的档案信息管理平台，可以进行基本上网络化档案管理工作。但是从信息管理平台的投入使用来看，那是远远不够的。另外，部分高校在开展网络化档案管理工作时，缺少整体规划，会出现个别的学院独立于学校整体档案系统之外，拥有一套独立的教务管理信息系统、人事管理信息系统、招生就业管理信息系统等，各自为政，学院与学院之间缺少沟通与共享，没有从根本上实现全校数据的共享与交换。所以，对于高校而言，要实现网络化的档案管理，就必须从观念上出发，随着信息时代的更新，转变观念，不断吸收新时代带来的技术成果，将高校的档案管理工作与现代化信息技术相结合，积极探索，不断创新，不断发展新业务，全面树立现代化的档案管理理念。
夜上海论坛 （二）加大投入力度，建立符合高校特点的档案管理信息平台
现阶段，很多的高校在档案管理信息平台的重视不够，资金与人力资源的投入相对较少，大多数档案管理信息平台都是从软件公司直接购买的，只有少部分的高校是与软件公司共同开发的，虽然软件公司会根据高校的特点进行调整，但是在具体的操作中还是会遇到很多问题的，很多高校具体的要求是没办法达到的。所以，网络化的档案管理是需要一定的软硬件设施作为配套的。高校应该加大网络化档案管理的投入力度，增加相应的硬件设备，根据高校的实际情况，与知名度高的软件公司合作，设计适合高校实际的档案管理信息平台。另外，高校也要加强对专业人员的培养力度，可以根据高校自身的特点，有针对性地进行自主开发，打造符合高校实际的数字化信息平台。
夜上海论坛 （三）更新档案管理的业务知识，全面提高档案工作者的综合素质
部分高校由于人力资源的限制，很多的档案管理者并非是科班出身，在档案业务知识与业务能力上存在一定的局限性，随着科学技术与信息化技术的不断深入发展，档案管理的设备不管是数量上，还是种类上与形式上都有了很大的不同，这就对档案管理工作的综合素质提出了更高的要求。所以，高校实行网络化档案管理，就要加大对档案管理工作者的培训力度，让档案管理工作者跟得上日新月异的信息技术水平，多学习，优化自身的知识结构，树立良好的档案信息管理意识，积极奉献，从思想重视档案管理工作，不断创新，探索更好的信息化建设方法，提高专业的业务知识水平，增加业务能力，加强与外部的联系与合作，积极引入新的方法，为高校的网络化档案管理提高坚实的人才保证，尽快实现档案管理的现代化。
夜上海论坛 三、结语
