高校档案管理论文范文
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第1篇
1.新生档案内容要求不统一，新生档案材料出现不齐全现象。新生档案的主要来源为中学提供的档案资料，主要反映学生在中学的基本情况和高考信息。随着高校招生生源的不断扩大，各种层次和方式的招录手段增加，学生逐步实行网上招生录取，使高校直接获得原始、基本的纸质档案材料较为困难。如新生在高中的毕业生登记表、成绩表、入党团志愿书、中学期间奖惩记录；在高考期间的高考志愿表、高考成绩、政审表、高校招生体检表等一系列档案资料不全，有的甚至连原始档案都没有，使高校无法建立起真正有效完善的新生档案。
2.新生档案转递方式不统一，新生档案材料出现遗失现象。目前转递档案主要存在有当地招办直接转递学生档案、中学直接转递学生档案，有的甚至违反相关的档案管理规定，由学生自行带档案入学的方式。档案转递方式的多样性和随意性，造成了档案保密性、完整性和真实性难以得到保证，严重的还造成档案的丢失，使高校无法掌握新生的真实资料，使高校学生档案的连续性严重脱节，使用人单位只能看到学生在大学期间的档案，而不能了解到学生在高中时候的情况，造成由零开始重新建立个人档案，无法保障高校学生档案的严肃性和真实性，严重影响学生档案管理工作的正常开展。
夜上海论坛 3.新生档案管理部门交叉重叠，新生档案管理不够规范。高校学生档案管理由于长期无明文规定，归档材料缺乏统一管理，归档部门未明确固定，造成各高校对学生档案管理工作的模式较多，重视程度也不一样。有些高校学生处、招生处、档案室、二级学院等在新生入学时都在接收档案，新生档案资料的收集和建立没有得到统一，使档案的内容参差不齐，无法真正反映学生的全面情况，造成学生档案在起步阶段就造成缺失。加之各部门之间对学生档案的频繁变更、交接，造成了高校学生档案无法正常进行管理，档案质量难以得到保障。
二、规范建立新生档案的措施
1.规范和完善学生档案管理制度。建立起规范、完整的学生档案，就必须依靠健全的规章制度。高校必须建立起一套包括由原始收集、整理、归档、充实、登记、移交等一系列环节组成的高校学生档案管理制度，保证学生档案材料产生过程的连续性，从学生档案的建立开始就按制度规范运作，一开始就建立起新生的完整档案，使学生档案立刻进入正常流程，使工作事半功倍。如长江师范学院就专门制定了学生档案管理办法，明确了学生档案工作岗位责任制，制定了学生档案的收集、整理、转递、查询等一系列的规范标准，使学生档案管理工作逐步实现制度化和规范化。
2.统一指定档案归口部门。由于过去档案传递方式的多样性和接收部门的不统一，使高校无法建立完善的新生入学档案。为规范档案传递的归口，应该指定一个部门来接收学生入学后转递的档案。如长江师范学院做出规定，将各省市招办或者中学邮寄的档案全部归口在招生处，由招生就业处统一接收各地转来的档案，改变以前多个部门同时接收的现状。招生就业处在发放入学通知书同时向新生提醒不准个人私自携带档案入学，如有新生自带档案入学的一律交予辅导员后统一再交到招生就业处整理归档。
夜上海论坛 3.明确新生档案收集内容。为使高校学生档案形成连贯性，使高校全面了解新生的个性品质、兴趣爱好、个人特长等，有的放矢地组织因材施教，就必须在档案建立之初就形成较为完善的内容。除要求有高考填报志愿表、体检表、高中学籍登记表、高中毕业生登记表、入党团材料等基本纸质资料外，还应把学生在中学时代体现出的综合素质，如专业特长的奖励、中学对学生的个人评价等纳入学生档案里作为高校学生档案建立的重要基础和依据。档案管理人员在收到转递的学生档案后，应认真核实档案袋的资料内容，按照标准化、规范化的方式对纸质内容进行逐一清理，规范建立起新生档案，并以此为基础，逐步收集和完善大学时期的各种材料，充实在基础档案中，形成完善的高校学生档案。
4.加强档案意识培训。有些高校档案管理员和学生没有意识到档案的重要性，造成新生从入学起，就忽视了自身档案的建立和完善，学生往往是在毕业之后，找到工作需要用档案时，才会关注自身档案，因而使大量有利于自身就业和发展的档案资料或中学档案因为没有及时收集归档而白白丧失了大量的就业机会。因此要加大教育和宣传力度，全面提高档案意识，加强对学生档案管理人员的培训，逐步提高全体师生对档案形成的正确认识，消除思想上的模糊性。还要通过与学生交流，让学生清楚新生入学档案的重要性，让学生积极配合学校做好自身档案的完善，形成学生与校方良性互动的档案完善机制。
夜上海论坛 三、总结
第2篇
在信息化背景下，高校财务档案管理工作中的信息化建设能够有效提高高校财务档案管理质量与效率，但是同时，高校财务档案管理信息化建设工作作为一项具有整体性与全局性特点的工作，要求高校能够以推动高校整体发展为视角来对高校财务管理工作开展科学的统筹规划，通过构建高校财务档案管理信息化制度来为高校财务档案管理信息化建设工作的规范化发展建立前提与保障。当前众多高校在财务档案管理信息化建设工作中都存在操作有待规范以及目标有待明确的问题，针对这些问题，高校需要对财务档案管理信息化建设单位职责进行明确，并确立高校档案管理单位与财务单位在高校财务档案管理信息化建设中的地位与作用，其中高校财务管理部门需要有序的开展财务档案数据化以及电子化工作，而高校档案管理部门则有必要与财务管理部门密切配合以做好高校财务档案的网络化应用。其他相关的高校部门也应当积极参与，通过配合高校财务管理部门与档案管理部门来做好财务档案资料的归档、收集以及整理工作。另外，高校有必要在构建财务档案管理信息化建设制度的基础上通过联系实际、积极探索来对相关制度作出完善，这些需要完善的制度包括高校内部网络与外部网络的隔离制度、财务档案数据信息的备份制度、财务档案信息数据库系统的维护制度与监控制度等。
夜上海论坛 （二）高校财务档案管理信息化基础设施的完善
在信息化背景下，高校财务档案管理要实现信息化建设，就有必要对与财务档案管理信息化建设相关的基础设施做出完善，这些设施包括数据存储器、服务器、数据库管理系统、操作系统、安全系统、交换机、路由器等。只有在财务档案管理信息化建设的过程中具有一些具备较强信息处理能力、较大存储功能的存储器与服务器、配备必要的路由器与交换机、使用具有较高安全性特点的操作系统、搭建能够覆盖高校的信息网络系统，才能够让财务档案管理信息化建设工作具备硬件平台。同时，高校要重视完善安全管理系统以及数据库系统等软件平台，其中包括财务档案数据处理软件、数据存储系统、数据库管理与操作程序、计算机以及数据库监控程序、电子档案管理程序等。在硬件平台以及软件平台的搭建中，高校要重视实现财务档案管理信息化建设中软硬件的匹配，同时要以高校财务档案管理工作需求为依据来对软硬件做出不断调整以适应高校财务档案管理信息化工作的开展，这是推动财务档案管理信息化工作有序开展的基本保障。
（三）高校财务档案数据的数字化与网络化
夜上海论坛 高校财务档案信息数据要实现数字化，必须要求档案信息能够完整准确，并且在收集与归档过程中做到及时与规范。在对高校财务档案信息数据开展数字化处理的过程中，首先要对电子档案进行归类整理；其次需要对具有利用价值的纸质档案开展数字化转换。在此阶段，需要通过提高数字化转换工作质量来实现档案信息资料的规范化与标准化，在做好财务档案信息数据编研工作的基础上为档案管理工作的信息化打下良好基础。在高校财务档案管理信息化建设过程中，财务档案信息资料的网络化是十分关键的环节，同时也是实现信息数据共享的主要渠道。在此阶段，建设档案信息数据库是实现档案信息资料网络化第一步骤，这要求财务档案管理工作者将电子档案以及做好数字化转换的纸质档案录入档案数据库中，并确保其中信息数据被档案数据库识别与存储。同时有必要对高校档案管理网站做出构建与完善，发挥出档案管理网站在传递档案信息中的重要作用，以便在实现高校网站与高校财务档案管理工作结合的基础上提高高校财务档案信息数据的利用效率。也正因为如此，在高校开发财务档案数据库以及其他管理系统的过程中，需要以高校中各个单位的财务档案信息需求为依据，通过协调高校财务管理部门、职能部门以及档案管理部门来构建一种具有畅通的档案信息收集渠道、协调运转、高效服务且具备合理结构的财务档案管理模式，同时为财务档案信息需求者提供资料下载以及信息检索等服务，并利用现代通讯技术来为财务档案信息的需求者提供咨询服务，从而确保高校财务档案信息在推动高校发展与建设中作用的充分发挥。
（四）高校财务档案管理工作队伍整体素质的提高
第3篇
档案管理工作信息量繁多，查找起来也需要一些时间，如果领导要及时要一些文件，查询起来很不方便，这样暴漏出档案查询的效率较低，影响整个工作进程。最后，传统的档案管理工作，储存档案时间较长，会累积大量的文件数据，在档案进行查找、更新、维护时，带来很大的工作量，而且还容易出现差错，传统的档案管理大部分都是纸张管理信息，时间久了就会堆积，一些年限就的文件在不断的整理中就会遗漏、混乱，如果遇到一些临时急需的文件，查找工作会消耗很长时间。
二、新时期高校档案管理工作创新的措施
高校的档案管理工作也要随着社会经济的不断发展而进行适时的改革创新，在档案管理体制不断创新改革过程中，就是在传统档案管理工作的基础之上进行的填补和玩啥，因此，在教育体制不断的改革中，强化高校档案管理程序和步骤，运用现代化的科学技术、计算机网络，将高校的档案管理工作更加的完善，更好的服务于高校整体管理工作中去，档案管理创新要做好相关的措施，具体如下：
（一）通过对档案管理工作的正确认识和分析，明确档案管理创新
发展的思路，找到创新管理的方法和途径领导对于档案管理创新工作要给予重视，工作人员在实际管理工作中善于总结分析档案管理中的利弊，通过总结分析，找到创新的头破口，才能促进档案管理工作有序稳定的向前发展。
（二）档案管理的实际工作中要坚持“以人为本”
创新是一中进步的、向前的、先进的发展思想，而人无疑是产生创新思想的主体，“以人为本”就是在档案管理工作中，人性化的采取有效的措施进一步加强管理工作，使管理工作更加高效。作为高校一项基础的管理工作，档案管理对于高校的发展有着重要的意义，因此，作为高校来说，定期的对档案管理人员进行定期的培训和教育，不断的丰富档案管理知识，同时也提高了他们的专业技术水平，档案管理工作人员也要树立终身学习的意识，二者相互配合，相互的作用，才能提高创新在档案管理工作中发挥着越来越多的作用。
（三）采用现代的科学技术，使高校的档案管理能够开辟出新的天地随着科学技术的不断发展和进步，现在社会发展主要还是取决于技术的竞争和发展，而很多科技成果的研发也被运用到各个领域当中，在教育和教学的管理机构当中，科学成果的运用也非常的广泛，比如在现在的课堂教学当中，多媒体技术的应用已经非常的广泛和成熟，而在高校的档案管理工作当中，计算机技术也已经开始被运用的非常广泛。计算机技术的运用，使得高校档案管理工作能够更加方便的运行，也为高校一些基础性工作的运行提供了更加有效和科学的方式。
夜上海论坛 （四）档案管理的专业化水平应该要不断的提高
高校的档案管理工作想要长久的发展，就要建立综合档案管理方式，在提高档案管理专业化水平的时候，除了要提高档案管理工作人员的专业技术水平和综合素质之外，还应该要建立起管理工作的创新机制、保障机制以及电子化的体系，从多个方面来对档案管理工作进行综合提高。
夜上海论坛 （五）对于电子档案的安全研究工作应该要进一步的加强
夜上海论坛 档案网络化以及电子档案已经开始在高校当中普及，但是因为档案信息是具有一定的机密性，所以档案管理的工作人员在管理的过程当中也应该要注意电子档案的安全性。首先对于那些需要在网上进行的信息应该要进行比较严格的审查。对于一些不明信息要进行阻止或是经过审查之后使用，避免互联网黑客的袭击、导致信息泄露，给高校档案管理工作带来不便。其次对于网络信息安全性，相关管理工作人员应该要加强。
三、结语
