高校档案如何管理范文
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第1篇
夜上海论坛 高校干部的人事档案管理详细记载了他们的个人经历以及表现等情况，真实地记录了他们在思想品德、个人才干、知识等方面的表现。要想做好干部工作，那么不但要深入而全面地了解、认识干部，还要正确地运用他们的才能，这对干部的工作效率和工作质量有着直接的影响。由于我国社会经济的不断发展，怎样发挥职能，做好人事档案管理工作，使其为高校干部的档案管理、人事工作服好务，是值得所有高校档案管理者思考的问题。
夜上海论坛 1 原始档案材料的重要作用
档案的特点是能够提供所有证明资料的初始材料，有着自身的权威性以及法律效应，档案材料的形成都具有独一性，如果被损坏，就没办法弥补了。当下，高校的人事档案管理都是利用计算机网络来进行管理，但是作为原始档案材料的纸质档案还是具有不可替代性，不管是什么时候，作为原始材料的纸质档案还是具有比电子档案更加重要的意义。档案工作的开始来源于对原始材料的收集，工作质量的好坏对档案工作的其他环节有着很大的影响，因此，在档案管理工作中，原始档案材料的管理作用不可忽视。原始档案中，干部人事档案作用重大，在国家机构和社会组织的人事管理工作中，干部人事档案真实地记录了人才的社会经历和才能品德以及工作情况，并且是以文字、表格等形式形成的供单位查备的原始记录。人事档案的出现是高校人事管理工作在实践中的产物，服务于高校人事管理工作。在高校的人事档案管理中，高校干部人事档案责任重大，它能够向学校提供部门改革、人事改革、人才使用所需的人事信息，并为教职工的档案工作记录、职称评定、干部任免等工作提供全面的服务。
夜上海论坛 2 高校人事档案管理存在的问题
夜上海论坛 干部档案真实地反映了学校人才的各方面情况，是高校的宝贵财富，在高校的人事管理工作中有着极其重要的作用，当前人事档案管理因为政策、技术以及制度等方面的问题，还有着诸多的不足，这对高校人事档案的发展不利。
2.1 人事档案管理认识不足 高校对档案的重视以及档案管理人员的业务素质与思想意识决定了人事档案管理工作质量的好坏。人事档案管理人员的计算机网络水平还不够专业，专业管理知识不够精通，这不符合当下高校的改革发展。高校中不少教职工对人事档案的归档问题和管理理念缺少深刻的认识，应该及时归档的材料没有及时交给档案管理部门，由此形成人事档案归档不完整，既和学校的管理机制不符合，又不利于以后管理工作的开展。
2.2 人事档案材料内容不完善 目前，高校人事档案管理中一个非常明显的问题就是难以准确地保障干部档案材料的完整性。在干部的人事档案材料里面，不少内容都是由本人、相关业务人员手工填写，例如个人基本资料、工作情况、政治面貌、家庭状况等等。这就容易导致很多的干部人事档案会出现与实际工作情况不相符合的问题，存在不少错误。例如，有的人出生时间与实际档案材料记录存在差别，这就阻碍了干部人事管理工作；另外，干部的工作情况、工作时间、薪资待遇在档案中的记载和实际也有出入。
2.3 人事档案材料收集工作不规范 因为种种原因，高校的人事档案的形成者将其保管的材料交由档案收集者，造成档案在收集过程中出现了不规范、不完整的问题。有的档案收集者只将精力放在人事部门以及组织部门，但是很多能反映个人情况的有价值资料却没有被收集起来。有的人事档案掌握在教务处、科研处，或者其他的部门、个人手中，对人事档案的完整管理工作不利，也降低了档案的使用价值。
2.4 人事档案材料内容不规范 对于高校来说，人事档案收集归档而成的材料要真实而完整，字迹清晰、手续完整，干部档案的归档必须要有组织的审查、签字、盖章。实际上，高校的人事档案材料中，有的缺少盖章，有的缺少签字，有的字迹不规范，这是一个普遍存在的问题。特别是一些新来的教职工，他们的档案内容形形。例如，一些履历表没有填写日子，也没有本人签字，有的甚至也没有组织审查意见及公章，有的考核表也有这样的问题，还有一些档案材料字迹混乱。这些存在诸多问题的不合格档案材料给档案管理工作者带来了很多麻烦，让高校的档案管理难度增加了，还使得档案的完整性得不到保障。
夜上海论坛 2.5 人事档案管理方法没有与时俱进 一些高校的人事档案管理还经常是手工操作。有的高校的人事档案管理还在使用原始的管理手段，用手工检索，人工管理让管理员增加了工作量，降低了效率，准确性不高。有的高校虽然使用计算机网络进行人事档案管理，但是由于对这种现代化的管理方式了解不透彻，也制约了档案管理工作的发展。
3.1 完善高校档案人才管理队伍 高校要运用完善的人才管理、培训制度来提高档案人事管理队伍的建设。由于人事档案管理工作的专业要求、技术要求高，政策性强，所以档案管理者在人事档案管理工作中的作用非常大。因此，高校要对人事档案管理者的业务素质、思想政治素质、科学文化素质进行培训，更好地加强人事档案工作质量。提高高校人事档案管理工作质量就需要有一支高素质的队伍作为保障。
夜上海论坛 3.1.1 提高政治素养。高校始终要全面贯彻和落实人事档案管理工作中的档案队伍政治素质建设。高校应该加强档案管理者的“三个代表”重要思想的学习，让他们具备较强的责任感、严格的纪律意识，全心全意为高校人事档案管理工作服好务。档案管理者要认真学习《干部档案工作条例》，并在工作中认真执行，遵守《中华人民共和国档案法》的相关规定。
3.1.2 提高档案管理者的文化、专业素质。当前，科学技术的发展十分迅速，因而人事档案的管理要求也在不断提高。以往的纸质档案管理正逐渐过渡到纸质档案、电子档案并重的新工作局面上。这就需要高校人事档案管理工作者必须与时俱进，努力加强业务知识的学习，不断更新知识体系，丰富知识储备，由此提高业务素质，目的是为了在不断复杂而现代化的业务工作中加强人事档案管理。
夜上海论坛 3.1.3 高校要不断加强档案管理者的工作作风以及职业道德培养。档案管理者要对人事档案管理的重要认识有深入的了解，在日常档案管理工作中秉承脚踏实地、科学严谨的工作作风，对档案管理工作负责，对高校教职工负责。人事档案工作具有很强的服务性，高校人事档案管理既要做好组织、人事部门的档案服务工作，还要服务于高校的教学科研等工作。因此，档案管理者应该树立起正确的服务意识，在工作中勤勤恳恳，要爱岗敬业。
3.2 通过档案工作宣传来强化高校的教职工档案管理意识 高校人事档案工作质量的优劣受多方面因素的影响，既有档案管理的思想素质因素，也有高校教职工对人事档案的重视程度的因素。有些高校对教学、管理工作很重视，对人事档案管理工作却疏忽了。部分提供材料的部门没有及时将完整的人事档案交由人事档案管理部门，或者部分教职工没有重视自己的人事档案材料，需要提供的材料没有及时提供，使得人事档案资料不完善，造成了人事档案材料既不全面也不准确。所以，高校必须要加强《档案法》、《干部档案工作条例》等相关的档案法律法规的宣传工作，让全校教职工深入了解我国的人事档案管理政策、制度，从而让人事档案的管理更加规范化，通过法制教育、正规宣传来规范高校人事档案管理工作。
3.3 规范人事档案材料的形成工作 高校要想为自身的人事工作提供可靠而详细的决策依据，就需要不断地规范档案材料的收集、整理、鉴别、归档工作。人事档案得以存在的基础就是档案材料的收集和完善，高校的基础部门是高校人事档案材料形成的地方，因此需要做好两方面的工作：
3.3.1 提升高校部门的档案意识。高校要从思想上格外重视人事档案管理工作，要求各部门在工作中必须要重视档案管理工作，必须摆脱口头上重视，行动上忽视的不良现象。
3.3.2 严格把好人事档案材料收集的质量关。高校应该积极组织人事部门认真把关收集来的档案材料，特别是要严格审查和把关个人档案填写的完整性和真实性，要有本人的签字，在签字之后，相关的部门必须仔细审查，对符合规定的档案材料加盖公章，然后才可以归档。要是本人没有亲自签字，那么就需要相关部门写明原因，然后盖章归档。如果档案材料的字迹混乱、不规范，就要将其退回给本人并让他重新填写清楚，直到符合要求以后才可以归档。高校要从根本上解决归档不完整、不符合要求的档案材料归档问题，只有签字盖章以后才可以归入干部档案的管理中。
参考文献：
夜上海论坛 [1]巫华聪.完善学校档案管理工作，提高创新意识[J].中国科技创新导刊，2011（2）.
第2篇
夜上海论坛 一、高校档案管理中存在的问题
1、教学档案管理制度不健全。近年来，随着《档案法》、《普通高校档案管理工作办法》等一系列档案法规的出台，各高校的档案法规制度建设也取得了很大的进步。但从目前高校档案管理现状来看，仍存在着管理制度不健全的问题，其具体表现为：（1）关于教学工作的文件、文件管理，档案、档案管理各自为政，缺乏有效的监督、指导和协调，出现了文件的形成与归档脱节，导致档案管理混乱；有些单位教学档案记录缺项，学校领导听课却没有听课记录；学校每学期都要召开教学工作会议，却没有规范的会议纪要；教研室有青年教师培养部署，却拿不出像样的培养规划和总结。（2）有关职能部门档案记录不一致。像学生出勤考核、学生违纪、学生参加党课及社会实践活动、学籍变动等情况的记载存在着部门之间记录不一致的现象。（3）从档案建立上来看，有些高校没有建立规范的部门立卷制度，没有指定专人负责文件材料的收集归档工作，每到年度归档立卷时临时安排人员搞突击。（4）从档案保管来看，存在保管不严的问题。有些人需要文件时乱翻乱抽；借阅、传阅从不登记；有的长期借用不归还，造成重要文件时有流失。
2、教学档案管理人员素质不高。目前，高校档案管理员尤其是各院系和部门的档案管理员素质普遍偏低，具体表现在：一是大多数档案管理员不是科班出身，缺乏系统的档案管理知识，对归档文件及档案价值缺乏应有的鉴别能力，使档案材料的收集与整理存在很大的随意性；二是有些院系的档案工作是由院系的老师兼任，没有专门的档案管理人员，这些兼职人员一方面由于平时忙于教学、科研、人事、办公室等事务性工作，没有多余的时间和精力坐下来学习档案专业知识；另一方面也没有机会接受专门的档案管理业务培训，无法实现档案的优化管理。
3、档案信息开发不足，档案管理效率不高。目前，许多高校中存在信息开发不足的问题。各系部之间教学档案的管理互相封闭，无法相互借鉴和交流。尽管高校加大了管理改革力度，但从整体上看，问题仍比较突出，不少单位往往只注重设施、设备、技术的投入，而不注重其效益的产出。21世纪是一个网络化、信息化的时代，这对我们的档案管理工作提出了新的挑战。而现在计算机网络虽然被普遍应用，但档案管理还未能实现网络化、信息化管理，导致档案管理效率低下。
二、加强高校档案管理工作的对策
1、传统管理与管理相结合，更注重现代管理。这里所说的现代管理，也就是新形势下的档案电脑化管理。一方面，要将有价值的、该长期保存的、可以公开的档案通过电脑及相配套的软件进行管理。另一方面，要将高校各部门产生、形成的文件或资料通过电脑进行分类处理，从而形成电子档案。要形成统一的规范和标准，对档案尤其是电子档案加强信息化管理。电子档案管理过程中，一定要考虑到介质质量因素、人为因素等对档案信息的影响，采取有效措施进行保管。如把好质量关，多贮存一份；定期抽查、普查检测，加强病毒防范；适时转录、拷贝或迁移信息；重要信息采取再生性保护技术；加强有关电子文件的工作制定和管理制度；提高机人员操作水平、规范操作程序等，防止电子邮件信息的丢失。
第3篇
关键词：网络环境;高校档案;管理;信息服务
一引言
夜上海论坛 全球网络化浪潮随着现代信息技术的飞速发展而兴起，从而造成了以现代信息网络为基础的新信息环境的高速形成和发展。在这样的环境下，导致了高校档案及其功能与形式、工作方式、服务内容、服务方式和服务对象在发生变化。同样也影响到了高校档案的管理模式和管理方式。面对新的挑战，关键在于如何对档案的管理进行根本性的变革。
二高校档案管理面临的新环境
信息网络技术的发展，带来了很多的有利因素，以及引起信息社会对信息需求的不断增加。也带来了一系列的转变，传统档案数字化、网络化、虚拟化，将档案从传统解脱，从而面对整个信息环境来组织、选择、使用各类信息资源及信息服务方式。“网络档案”或称“虚拟档案”这样的新名词就这样诞生了。网络档案作为现在信息网络的核心部分，是未来的发展趋势，也是高新技术发展的必然产物。
网络时代的环境下，档案形态发生了很大的变化，它的工作也发生了重大的变化，重心将落在信息资源的开发和利用上来。档案是信息网络上的一个重要环节。档案是要随着时代环境的变化而变化的，需要在网络环境下不断调整自己的定位和姿态。与此同时，档案的工作人员也需要不断调整自己的行为，提高素养以适应形势发展。
三高校档案管理面临的新要求
夜上海论坛 一个良好的信息网络，可以为高校的档案信息服务和信息资源创造一个非常好的环境。但与此同时，也为高校的案信息服务和信息资源提出了严峻的挑战，主要表现在以下几个方面：
夜上海论坛 （一）信息服务人员素质方面的要求
信息技术高速发展的年代，高校档案信息资源的数字化已经是个重要的趋势。在过去，档案室大小和材料多少是衡量档案的地位和作用的一个标准 ，而现在这种标准主要表现在信息服务手段是否自动化、信息服务形式是否多样化、信息服务质量是否高效化、信息服务资源是否网络化、信息服务对象是否全球化和信息服务人员是否高素质化等等方面。因此，要求信息服务人员必须具有各方面的良好素质：计算机，英语，网络，软件，数据库以及其它领区的知识是不可缺少的，而信息的检索能力是更加要熟悉的。
（二）信息服务方式的要求
夜上海论坛 高校档案的信息服务应改变以保管为主，被动式的信息服务方式。高校档案信息服务人员应积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案馆（室）利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料的咨询，提供查询和资信服务，为用户提供更好的服务。
四高校档案管理及服务的新对策
夜上海论坛 管理和档案一样需要电子化、数字化，我们要从多方面来进行调整，这几个方面主要表现在：
（一）改变传统档案建设思想，开发和利用网络信息资源
夜上海论坛 高校档案必须摒弃“大而全”的思想，根据高校自身的特点积极合理利用网上资源，以此来不断的推广和发展自己的资源，加强自身的管理。
文件材料完整齐全和尽可能满足利用，是高校档案规范化建设的最大化的目标。这就需要我们做出大量的工作来加强过程的控制，需要从根本上来重视材料的收集与应用，并且需要做到每项工作的开展与文件材料收集同步，项目质量检查与档案检查同步。工作激励机制是一项很好的制度，这样可以保证文件材料的质量，建立一个合理的监督和管理制度来监督材料的管理和监督。档案工作的最终目的是的档案的合理利用，也是检验档案价值和档案工作水平的非常重要的因素所在。教学工作水平评估工作对于各高校来说是一个非常好的机会，可以帮助学校慢慢的建立起高校档案资源信息化建设，建立各种专题档案数据库、重点学科建设数据库、历届毕业生数据库等等，实现档案管理现代化，使档案工作的各个环节以更高的效率为高校的各项工作服务，实现档案信息资源的共享等等。
夜上海论坛 （二）开展档案际交流与合作，实现网络信息资源共享
高校档案建设需要打破自我封闭的状态，一方面要将自己的优势条件放到网上去，加强各地区各学校的交流与合作，另一方面要加强横向联合，寻找别人的长处来弥补自己的短处。例如加强高校档案馆和地方综合档案馆之间的联系与协作。广泛开展联机检索等业务，互通信息，促进交流，改变各自为政的局面，优化档案信息资源配置，联合搞好信息资源开发，实现资源共享，实现优势的相互利用，相互促进与发展，以此达到“分散建库、集中联库、分散服务、资源共享”目的。
（三）提高档案员素质，强化档案员的服务意识
夜上海论坛 档案员整体素质的提高无疑是保证网络档案高效运行的根本保障。要真正的实现档案从传统到现代化的转变，创立全新的网络档案形态，高素质的档案员是相当重要的一个因素。各高校应该根据自身的条件有计划、有目标、有步骤对加强对工作人员的培养。注重档案人员业务能力、创新能力的培养和提高，重视开展业务进修和培训工作，重点加强对他们的继续教育。使档案员不仅拥有档案管理的专业知识，热爱档案管理事业，还需要熟悉和掌握各种相关管理软件的操作，系统的维护。以及档案信息安全防范意识和技术。
（四）学校领导要高度重视 加大资金投入
《高等学校档案管理办法》强调：高等学校应当将高校档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。还进一步规定高等学校应当设立专项经费，促进档案信息化建设，加快数字档案馆(室)建设，提高档案工作服务学校和社会的能力。思路决定出路，只有高校领导认识了档案管理的重要性，才能从思想上重视档案工作，并且从经费、设备、库房等方面给予支持和保证。配齐硬件设备和档案管理软件，实现装备技术现代化，解决手工操作运转速度慢、效率低的问题，才能有条件运用网络、数码等先进技术和手段，进一步提高技术含量和水平，使档案管理手段由旧变新。
五 结束语
我们要从网络环境档案、网络环境档案面临的新挑战、网络环境档案面临的新挑战、网络环境档案管理对策等方面来正确理解高校档案的重要性。网络时代的不断发展，人们的思想观念也随着发生了变化，人们的生活方式不断变化，高校档案的发展问题也存在着很大的挑战，立足现在、抓住机遇、改变观念、准确定位、改进管理、把握档案是现在高校档案发展的一个重大趋势，只要好好利用这些方面的因素，高校档案事业就一定会创造巨大的辉煌。
参考文献：
夜上海论坛 [1]丁申桃，互连网络与档案信息服务，情报学报，1998(2).
[2]李爱齐，网络环境下的档案工作，图书情报工作，1998(3).
[3]程亚男，网络化趋势与档案发展观，中国档案学报，1998(4).
夜上海论坛 [4]李传军，网络环境下信息资源的住址管理，图书情报工作， 1999(2).
