办公档案管理范文

前言：我们精心挑选了数篇优质办公档案管理文章，供您阅读参考。期待这些文章能为您带来启发，助您在写作的道路上更上一层楼。

第1篇

一、电子档案的优点和缺点

（一）电子档案优点

1、效率高

电子档案管理的中心工作是通过无纸化办公，将工作中的文件、会议纪要、工作总结、报告、通知通告等，都通过办公软件系统向特定对象予以，节省了大量文件印发、转送、通知等，节省了时间、人力和物力。此外，经过计算机系统整理后，便于文件档案的归档、查找，由此大大地提高了工作效率。

2、绿色环保

利用互联网络进行无纸化办公，大大降低了文件纸质的使用，节约了纸张不但能够节省办公开支，而且有能够减少木材的使用，降低来人类对森林资源的破坏。

3、空间占用少

电子档案的存储可以借助于硬盘、光盘和云盘等多种手段，其特点是占用空间少，不需要占用大的空间存储，此外电子档案可以实现异地查询和共享的功能，这些电子档案特有的功能，为档案管理工作实现了便捷性、高效性和灵活性。

（二）电子档案缺点

电子档案信息与载体相分离的特性，使得信息不在固定的载体上附着，在资源共享和传输的过程中极易发生篡改、窃取或者删除而且不留痕迹。并且电子文件经过不同格式的转换以后，原始文件易变得面目全非，使得其真实性和可靠性大打折扣。此外，由于电子档案存储在网络上会出现被病毒攻击或被盗的风险。因此，在电子档案的技术难点是保障档案的安全性。

夜上海论坛 二、纸式档案的优点和缺点

（一）纸式档案的优点

夜上海论坛 纸式档案的特点是确保原始性和真实性，纸质档案通常经人工撰写和机器打印等媒介将文字、图像、表格清晰的展现在纸上，能够可见的原始资料，不宜被经篡改，如果篡改也容易发现，便于确保档案的原始性和真实性。

（二）纸式档案的缺点

夜上海论坛 随着纸式档案保存时间的长久，就会发现纸式档案很容易受条件影响。纸质档案的纸张在高温、较潮、发霉、虫蛀等环境下，容易对纸质档案产生破坏，再被化学分解后形成“档案砖”。

三、纸式档案与电子档案的互补性

无论是电子档案还是纸质档案都是为社会发展提供信息服务的载体，电子档案和办公档案都既有各自的优势和劣势，同时也起到了互补互进的作用。如何加强办公纸式和电子办公档案的互补呢？要从以下几点着手：

夜上海论坛 （一）重视纸式档案向电子当转转化的质量

夜上海论坛 纸质档案的内容经过扫描和转换就能够直接完成电子档案的录制工作，所以电子档案的质量也是由纸质档案的质量决定的。因此，在对纸质档案进行入库和存档时，要加强对纸质档案的质量管理。

夜上海论坛 （二）建立电子档案归档的工作制度

电子档案与纸质档案的归档应该是按照科学的制度实施，只有这样才能保证电子存档党的有效性和真实性，才能充分发挥优势互补纸式档案的不足，在工作中应当避免机械相加等现象，制定科学合理的双轨制管理制度势在必行，只有科学制度指导才能保证管理的规范和有章可循。

（三）加强档案管理人员的档案管理工作水平

夜上海论坛 目前办公档案管理人员很多都是非专业出身，对档案的管理只停留在基础的归档和保管，没有摸索出一套科学的管理方法，使得档案管理在发生重大变革上没有应对能力，容易出现档案保存管理中的遗漏、删除、重复归档等重大问题，并且一些单位并没有建立电子文件管理系统，缺乏软件硬件的维修维护人员，使得电子档案在形成和保管中存在重大隐患，所以建立一支高素质并具有各方面专业技能的档案管理团队是提高档案管理水平的有效途径。

第2篇

（一）档案管理完整延续

通常而言，医院办公室档案管理人员较为稳定，可以有效地促进档案管理的延续性与完整性。在日常工作中，医院办公室档案进行了有效的分类与整理，便于利用查找与翻阅。

夜上海论坛 （二）档案文书工作细致

档案质量的好坏，在一定程度上仍决定于工作人员的文书工作，在收集过程中，有关于医院发展与建设的媒体相关报道也是办公室档案管理工作的重要组成部分。

二、医院办公室档案管理目前存在的问题

（一）档案管理人员紧张

由于工作重点不同，医院领导易将重点放在医院的硬件建设与发展上，对档案建设容易忽视。档案管理人员通常由行政人员兼任。在其管理过程中，易出现工作人员职责不明确，保管制度不严格及借阅手续无章可依的现象。

（二）现代化管理软件不足

随着科技水平的发展，档案的管理不再只局限于手工操作、人工分类等，引进现代化的管理软件是必要也是必需的。虽然有些使用Excel软件进行录入与编辑，但仍适应不了医院档案管理的需求。

夜上海论坛 （三）档案收集及归档不规范

夜上海论坛 医院办公室档案包括各临床科室、后勤部门及与外单位的相关文书。因为档案管理人员紧张，临床各科室的档案不能及时收集，或者各科室在档案的书写过程中存在这样那样的问题，都直接影响着档案的质量。

夜上海论坛 三、医院办公室档案管理的应用

（一）优质医院办公室档案管理是医院文化建设的重要部分

办公室档案是医院建设与发展的重要见证，对档案进行合理化管理，其质量的提高可以提升医院的品牌形象。在实际工作过程中，领导应给予足够重视，除了完善各项规章制度，保持档案“藏“的功能外，对档案价值进行合理开发也应该提上重要的议事日程。优质的医院办公室档案管理，可以真正达到“以档案促进医院发展，以档案成就医院品牌”的效果。

（二）完整的医院办公室档案管理促进医院建设与提升

办公室档案管理工作重点应该是保持档案的完整性。同时应努力做好档案的保密工作，保证档案的使用效果。应定期对医院办公室管理工作进行督查与考核，以保证档案管理工作的质量。对一些临床纠纷案件档案，应注重对其档案价值的开发。完整收集纠纷档案，仔细分析医院在纠纷中所处的利与弊，可形成分析报告后，供医院决策者在今后工作中进行借鉴与指导。

（三）延续的医院办公室档案有利于促进医院迎检与审核

夜上海论坛 为了更好地规范医院管理与质量控制，每年或者每几年会对医院进行分级管理考核与检查。在各项检查与审核过程中，需要有各科室历年的规范性文书及指导性规章制度。档案管理的延续性就可以帮助医院从容应对各项检查，真正做到有备无患。

（四）规范的医院办公室档案管理可以促进医务人员素质的提高

夜上海论坛 档案是具有法律意义的文书，可以作为司法机关取证的重要证据。在日常档案管理工作中，工作人员有必要对医院各科室进行档案相关知识的培训，告知档案的用纸规范、装订规范及归档规范。有条件的，可以在各科室抽调专人进行档案管理。

（五）医院办公室档案价值的开发利用可以促进医院发展

夜上海论坛 医院办公室档案是医院发展的重要历史凭证。对其完整、延续性的归档后，合理正确地开发其价值，可以促进医院更好的发展。根据医院工作的特点，可以对三类档案进行重点管理，分别为“医德医风类”“继续再教育类”及“职称晋升类”。这三类档案都直接与医务人员相关。医学知识更新速度快，医疗举措日新月异，医务人员对新知识对医疗举措的渴求更明显。医务人员是医院发展的核心力量，可以最大限度地增强医院的核心竞争力。医院办公室档案管理人员可通过信息化手段，定期对这三类档案进行信息分析，了解医院医务人员的动态变化，了解医务人员开展继续再教育的现状及趋势。所进行的分析报告，可以为医院决策者提供参考，促进医务人员整体水平的提高。

夜上海论坛 （六）网络化医院档案管理可以促进节约型医院建设

档案以文书类居多，每年医院都会有大量的医疗相关档案归档。按国家规定，医疗档案需要保30年以上，有些特殊病例档案需要保存更长时间。医院为了保存相关档案，需要花巨资添置相关设备。推行网络化档案管理后，医院信息化进程加速，电子病历可以减少大量纸张的使用，数字化影像可以减少冲洗影像资料而带来的巨大投入，大大地节约了档案成本。有报道称，某医院2009年被选全院科室档案网络化管理后，共为医院节约270余万元。同时，网络化办公室档案管理后，可以根据医院每个科室的特点，由档案秘书自行设立分类要求，明确细致地填写相关档案内容，有效地提升医院办公室档案管理质量。

四、结束语

第3篇

一、电子档案的优点和缺点

（一）电子档案优点

1、效率高电子档案管理的中心工作是通过无纸化办公，将工作中的文件、会议纪要、工作总结、报告、通知通告等，都通过办公软件系统向特定对象予以，节省了大量文件印发、转送、通知等，节省了时间、人力和物力。此外，经过计算机系统整理后，便于文件档案的归档、查找，由此大大地提高了工作效率。2、绿色环保利用互联网络进行无纸化办公，大大降低了文件纸质的使用，节约了纸张不但能够节省办公开支，而且有能够减少木材的使用，降低来人类对森林资源的破坏。3、空间占用少电子档案的存储可以借助于硬盘、光盘和云盘等多种手段，其特点是占用空间少，不需要占用大的空间存储，此外电子档案可以实现异地查询和共享的功能，这些电子档案特有的功能，为档案管理工作实现了便捷性、高效性和灵活性。

（二）电子档案缺点

电子档案信息与载体相分离的特性，使得信息不在固定的载体上附着，在资源共享和传输的过程中极易发生篡改、窃取或者删除而且不留痕迹。并且电子文件经过不同格式的转换以后，原始文件易变得面目全非，使得其真实性和可靠性大打折扣。此外，由于电子档案存储在网络上会出现被病毒攻击或被盗的风险。因此，在电子档案的技术难点是保障档案的安全性。

夜上海论坛 二、纸式档案的优点和缺点

（一）纸式档案的优点

纸式档案的特点是确保原始性和真实性，纸质档案通常经人工撰写和机器打印等媒介将文字、图像、表格清晰的展现在纸上，能够可见的原始资料，不宜被经篡改，如果篡改也容易发现，便于确保档案的原始性和真实性。

夜上海论坛 （二）纸式档案的缺点

随着纸式档案保存时间的长久，就会发现纸式档案很容易受条件影响。纸质档案的纸张在高温、较潮、发霉、虫蛀等环境下，容易对纸质档案产生破坏，再被化学分解后形成“档案砖”。

夜上海论坛 三、纸式档案与电子档案的互补性

无论是电子档案还是纸质档案都是为社会发展提供信息服务的载体，电子档案和办公档案都既有各自的优势和劣势，同时也起到了互补互进的作用。如何加强办公纸式和电子办公档案的互补呢？要从以下几点着手：

夜上海论坛 （一）重视纸式档案向电子当转转化的质量

纸质档案的内容经过扫描和转换就能够直接完成电子档案的录制工作，所以电子档案的质量也是由纸质档案的质量决定的。因此，在对纸质档案进行入库和存档时，要加强对纸质档案的质量管理。

夜上海论坛 （二）建立电子档案归档的工作制度

电子档案与纸质档案的归档应该是按照科学的制度实施，只有这样才能保证电子存档党的有效性和真实性，才能充分发挥优势互补纸式档案的不足，在工作中应当避免机械相加等现象，制定科学合理的双轨制管理制度势在必行，只有科学制度指导才能保证管理的规范和有章可循。

夜上海论坛 （三）加强档案管理人员的档案管理工作水平

目前办公档案管理人员很多都是非专业出身，对档案的管理只停留在基础的归档和保管，没有摸索出一套科学的管理方法，使得档案管理在发生重大变革上没有应对能力，容易出现档案保存管理中的遗漏、删除、重复归档等重大问题，并且一些单位并没有建立电子文件管理系统，缺乏软件硬件的维修维护人员，使得电子档案在形成和保管中存在重大隐患，所以建立一支高素质并具有各方面专业技能的档案管理团队是提高档案管理水平的有效途径。

四、结论

第4篇

一、将档案工作列入办公室主要职能和议事日程中

在机关事业单位的发展过程中，对于档案管理工作的重视程度正在不断地提升，其实早在党的十四大会议上，对其职能所属进行了明确的定位，这为档案管理工作的发展提供了更为广阔的空间，是档案管理工作在机关单位发展历程中的一个重要的转折。传统的档案管理工作模式，主要依靠单位领导的指示，对各单位的工作汇报资料进行有效的收集和整理，在经济市场中，这种模式已经开始显现出一定的弊端，对于日程的工作在质量和效率方面开始出现不良的影响，对于机关单位高层进行决策不能提供科学的参考依据。

要将档案管理工作作为机关单位办公室的一项重要职能，为领导的决策提供依据和基础。在办公室工作中，对档案管理工作要设立一个相对独立的管理机制，实现档案资料管理的独立性，并与其他工作部门进行协调统一，充分实现其服务性，并促进其作用最大程度地发挥。

二、档案管理在办公室工作中的重要意义

（一）档案资料是单位领导进行科学决策的重要依据。在一个单位，尤其在国企机关单位中，决策层的工作任务主要有两个方面：首先是对单位发展和运行的基本情况进行全面的了解。其次就是进行科学、客观的政策的制定工作，而这也对档案管理和制定决策之间的关系进行了阐述和明确。查阅单位发展过程中的档案资料是获取全面基本信息的有效手段，进而才能为科学、客观决策的制定提供重要依??。随着改革开放程度的不断加深，尤其是在国企机关单位之中，档案管理工作的重要性更加凸显。档案资料是对单位发展历程中的业绩、荣誉、重要事件以及一般的成长历程的一个重要的文字记录，在进行决策的制定过程中，能够发挥出重要的借鉴作用，而办公室工作主要的工作职能就是为其他部门提供辅助作用。

（二）档案管理能够促进办公室工作效率的显著提高。档案管理工作不仅是行政部门的重要枢纽，同时也为决策部门职能的发挥起着重要的指导作用。新时期下，档案管理工作模式已经突破传统模式中的对文件资料的收集和整理层面，在新模式中，档案管理工作要对收集的信息文件进行科学有效的加工与处理。档案资料中的大量信息要通过数据信息网络的形式，为办公室工作效率的全面提高提供助力，促进其现代化建设工作的开展，进而促进事业单位对一系列的文书以及文稿的修改，以及人事、财务等后勤工作的现代化、信息化以及数字化发展，从而使从事档案管理工作的大量人员得以解放，实现单位发展对劳动力的解放的同时，大幅度提高办公室的工作效率，以更好地为单位、为社会提供优质服务。

（三）档案管理为机关单位的稳定发展提供保证。在档案管理工作过程中，所涉及到的资料内容众多，经过常年累月的不断积累，其数量是相当庞大的，尤其是在传统的档案管理工作中，多为纸质文件材料，占用的空间是比较大的，这些都给档案管理工作增添了一定的难度。在众多档案资料中，其重要的级别是有差异的，一些重要的机密性的文件，更要做好保密工作，谨防泄露。将档案资料的管理工作做好，能够促进办公室工作效率的提高，能够更好地为其他部门服务，提高档案管理工作效率的过程中，积极引用现代化的信息技术，如计算机技术等，既方便了对档案资料的管理，又方便对其调阅，极大提高了档案资料的管理效率以及功效的发挥程度。

第5篇

夜上海论坛 1 档案管理的现状

1.1 档案管理信息化不全面

目前很多单位已经开展了档案管理信息化建设，但普及不全面，发展不深入，特别是经济欠发达的山区县，例如本单位的部分档案还在采用“有纸化办公”的管理模式。“有纸化办公”相对于当前繁重的工作量、快速的工作节奏，其查找资料效率低，资料档案不易保存等问题凸显。另外，一些会议记录文件和一些年代久远的文件都没有做信息化存档工作，当查阅旧文件档案时需要大费周章将文件调出，这也表明目前的信息化建设还不够全面。

1.2 档案查阅易造成污损

文书档案主要材料是由纸质构成， 并进行保管， 很多档案资料年代比较久远， 价值相当重要，由于各部门经常需要对归档文件进行查阅， 而且审阅文件的时间比较长， 加上受到外部环境因素影响，难免会存在污损、丢失等情况，有些重要档案如出现损毁， 极难找回替代文件， 会对成文书档案管理工作做成影响和对文书资源造成损失。

夜上海论坛 1.3 档案检索效率不高

夜上海论坛 在传统的档案管理模式下，文书档案由于涉及不同的部门，需要专人按照不同的要求对其进行分类存放审查和编目， 工作非常繁锁。 当办公人员需要进行借阅文档时， 一般采用人工检索文件，首先要进行办理详细的借阅登记手续，然后档案管理员到档案室查找，特别是对年代久远文件的检索时，需要档案管理员在尘封已久的档案中查找，这样一来耗费大量时间、人力、物力。

2 档案管理信息化的必要性

夜上海论坛 2.1 档案管理信息化能提高工作效率

档案管理大部分依托于人工编写，随着档案操作软件的研发并应用，人们可以轻松的利用各种计算机功能实现对公路档案的编制、审核和备案。这种轻便的档案管理方式不仅大大减轻了档案员的工作量，提高了他们的积极性，还能减少档案管理工作上的失误，提高档案的精准性。

夜上海论坛 2.2 档案管理信息化能优化资源配置

大多数单位对档案的管理还停留在纸质的要求上，很多档案资料包括上级批文、会议纪要、相关部门通知等都是通过纸质的形式表现出来。一些重大的项目在后期交档的时候，都是把档案资料用车子的形式推进档案馆。这不仅加重了档案员的工作量，还造成纸质资源的浪费。通过信息化改革，可能一个项目的资料放在一个小小的优盘里就可以，方便交档归档。而且这种存储方式能加大档案信息的存储量，实现资源的合理优化使用。

2.3 档案信息化管理能提升检索功能

很多工作在完成之后，就可以形成一套完整的文书档案，然后放到专门的档案室。但是这并不意味着这些档案就可以放置在档案室里，后期还是有很大的用处。通过建立信息化的档案管理模式，开发专门档案管理的电子系统，能方便对档案的查阅和检索，极大的提高了档案的利用价值。

3 信息化档案管理应用

3.1 建立档案信息库，实现档案信息化

夜上海论坛 档案管理的信息化建设的前提是要进行信息的数字化改革与建设。不仅要将现有的书面纸质档案扫描转存为电子文件档案，还要建立档案信息库。这样一来，能够同时拥有纸质和电子两种文书档案信息，解决了记录信息少以及工作效率过于低下的问题，还能够满足单位各部门部门对于档案信息和资源的需求，能够保证问题解决与决策的及时性与有效性。此外，单位档案信息库应当及时的进行资料信息的补充完善与整体信息库的更新与维护等，保证信息库的资料全面且有效。

夜上海论坛 本单位利用OA办公系统，按照级别分类建立档案数据库。首先按时间进行一级划分，划分为永久、30年、10年三种档案保存类型。其次进行二级划分，按照行政级别由上级到下级进行存放，如按照肇公，肇公养，肇公财，肇公基、县委、县府办等分类，形成收件管理的归档。对于发件管理，按照发件的文号，编制《发文汇集》，建立年度发件文件信息库。

3.2 档案系统无缝连接，提高工作效率

传统的文件检索模式是人工检索，这对工作的时效性大打折扣。通过档案管理系统和OA办公系统的无缝连接，办公室档案管理部门能够充分的利用档案信息化的优势，在确保信息安全的条件下建立资源信息共享的网络平台，进行无阻碍的信息传递。单位档案与信息的获得渠道大大的拓宽，各部门能够通过OA办公系统对档案进行查阅和最新消息进行收取，有利于管理部门与人员工作效率的提高。

在本单位中，每当办公人员对档案查阅时，档案管理员通过档案管理系统直接连接到所需查阅的文件，取出电子文档利用OA办公系统传输给查阅者，同时OA办公系统会及时对查阅者身份、查阅时间、查阅文件进行记录，建立档案管理的数据库。这样的方式，不但在面对多人查阅同一文件时得到了极大的方便，能够同时满足多人查阅，而且不会造成档案文件的损坏、丢失等现象。

第6篇

1 文书档案管理的特点

夜上海论坛 1.1 文书档案管理的重要性

文书档案主要是做文书材料的立卷、文书档案的收集、整理、缩微、鉴定、检索、保护、利用、信息和统计等环节的工作。这些环节之间既相互连接，又相互制约，而利用则是诸环节中的中心环节，其它环节都为利用服务，为利用打基础和创造条件。做好文书档案工作，为本部门、本单位的中心工作服务，是办公室人员的重要工作之一。作好文书档案管理工作，是为了保证文书档案在中心工作中的作用，即作为工作的参谋作用，作为宣传教育的素材，作为历史的凭证，作为科学研究的必要基础条件，其重要性是不言而喻的。

夜上海论坛 1.2 文书档案载体多样，内容丰富

作为单位工作中的重要组成部分，文书档案有着对单位工作的各方面一种有效的反应以及真实记录的作用。文书档案的载体具备了多样性，主要包含了单位所签订的各种协议、合同、电子档案、责任书等以及上级部门所下发的各类文件。档案的内容十分丰富，主要体现在科技档案、会计档案、行政管理以及各类载体档案等方面。

1.3 文档工作一体化

文书档案应用于文书工作，也形成于文书工作。文书档案整理是文书工作的最后归宿，是在文件搜集、文件运转、文件催办、文件承办的基础上进行的，二者相辅相成，文书档案主要来源于文件工作，文书档案的质量直接影响着档案的质量和档案工作。

2 当前文书档案管理存在的问题

2.1 文书档案管理制度不规范

当前，许多企事业单位的文书档案管理一般都设置在行政办公室的综合档案室里，由于行政办公室工作任务繁重，没有及时将分散在其他科室的文书档案资料归档；或由于办公室人员为了方便使用，没有及时将使用完毕的文件归档；或其他科室人员对文书档案归档没有足够的重视，使用后将文档放在自己科室而导致流失，这样的档案管理不利于综合开发利用，造成管理松散，使用效率低下，在出现问题时各个部门相互推诿，不利于管理。另外，目前很多单位不重视文书档案的管理，管理意识薄弱，档案管理的制度不完善，职责分工不明确。文书档案的管理利用，跟不上企事业单位发展的新形势，文书档案资料如果能够得到充分的利用，将会为企事业创造极大的经济利益，促进单位管理的科学规范。

夜上海论坛 2.2 文书与档案工作在衔接上存在着问题

夜上海论坛 文书档案工作，即文书和档案两者组成，它们既有区分也有联系，既有分工也有统一。一个“分体式”的管理体系能够从根本上实现在现实中文书工作与档案工作的和谐配合。就目前的情况看来，在大多数单位当中，“分块管理”是文书和档案工作中所实行的管理制度。虽然说这种管理制度具备了有效性和科学性，但在现实工作当中由于文书人员对于档案的意识较为单薄以及档案人员对于文秘的工作也很少有考虑，在某种程度上这种制度却让文书工作和档案工作产生了分歧，没能够真正做到和谐的统一。

2.3 档案人员缺乏较强的档案管理意识与工作责任心

在文书档案的管理过程中，由于部分档案人员的管理意识较为薄弱，仅侧重于红头文件的管理，忽略无编号或一般性的文件资料，这间接影响了的归档工作，致使归档文件材料质量不高，加上少数档案人员的工作责任心不强，没有认真记录与整理相关的档案文件，造成档案文件的真伪性不明，文件材料分散不好管理和利用查阅。具体表现于：个别档案人员在处理文件资料时，没有仔细鉴别档案文件的真实性，不能区分档案文件的原件与复印件，没有及时归档文件资料的原件，无法确保它们的完整性与正确性，这些均会导致档案文件材料的利用价值丧失或降低，法律依据性不强。因此，针对上述存在的管理问题，我们必须及时采取相应的改进措施，加强办公室文书档案的收集与归档工作，保证档案管理工作的顺利进行。

夜上海论坛 3 办公室人员做好文书档案管理的措施

办公室文书档案管理工作与办公室各项业务工作直接挂钩，办公室文书管理工作是否到位直接影响着一个办公室的业务效率和业务质量，也直接影响着文书档案管理工作的效率。由于办公室文书档案种类繁多，管理工作复杂，我们应该从规范体制、充分运用计算机技术、提高人员素质等方面入手，做好办公室文书档案管理工作。

3.1 完善档案管理制度，切实提高文书档案管理水平

文书档案管理对一个单位的管理有着重要作用，单位领导要充分重视文书档案的管理工作，完善档案管理制度，完善档案管理需要的硬件配套，并将单位文书档案管理制度深入贯彻实施，促进文书档案管理规范性和标准性，切实提高文书管理水平。要提高档案管理工作的规范化现代化管理水平，必须稳办公室人员队伍，提供较好的工作条件和环境，使其能安心文书工作于档案管理工作。另外，要从思想上牢固树立做好文书档案工作的责任意识，发扬奉献精神，认真地做好文件资料的收集整理工作，进行统一保管，以便查找和利用。

夜上海论坛 3.2 建设“自动化”系统，实现一体化管理

在自动化环境下，将实现淡化文书和档案二者界限的效果。所有的文书将在相应设定的系统下得到统一的体现，文书的储存、分类、浏览等将更加容易、更加规范。在自动化系统的设计时，需要考虑的是前期的文书处理以及后期的归档管理工作。将文书和档案的信息归入到相应的系统之中，再通过计算机对其进行有效的管理，从而达到资源共享的作用，并且能够实现文书、档案工作合二为一的实现“多途径检索”“一次性输入输出”的信息化管理效果。这样的情况下，能够有效的将两者的工作精密的结合起来，从根本上实现文书处理、档案管理的一体化。

夜上海论坛 3.3 强化档案管理人员的培训

作为一名档案的管理人员，需要具备丰富的档案管理知识与扎实的管理能力。除利用业余时间自我学习外，还可参加相应的省市档案局的有关档案管理培训，以此不断深化自身的档案管理专业知识与业务水平。同时，也要加强兼职档案管理人员的知识与技能培训，使他们深化了解并掌握有关文书档案的收集与归档范围、归档流程、文书档案的整理、分类、编目、编号、装订、立卷、保管、借阅管理等方法，以便为档案管理工作打好基础。对于档案文件的收集期间存在的问题，档案管理部门应及时向各部门反馈，并要求其修改。对不熟悉的人员，可给予相关的业务指导，以确保办公室文书档案管理工作的顺利进行，减少档案收集完成后出现较多的返工情况，确保档案管理工作有序开展。同时也要争取本单位本公司领导、同事们的高度重视支持和配合，才能确保档案管理工作有序开展。

第7篇

关键词：档案管理；办公自动化；计算机网络技术

夜上海论坛 信息技术的发展，计算机网络已经成了社会生活中的重要组成部分。特别是在办公领域，因计算机技术的有效利用而实现了办公自动化，数字化信息技术成了日常办公管理工作中的重要基础。档案管理作为日常工作中的关键环节，其工作程序之烦琐，工作量之大，劳动强度之高，如果按照传统的工作模式，必然使工作处于低效率操作状态，非常不适应于现代化的高质量、快节奏工作要求。引入办公自动化联网技术，不但优化了档案管理程序，而且推动了档案管理工作的创新。

夜上海论坛 一、强化自动化档案管理的必要性

档案是极具保存价值的资料，其所记载的是单位发展历程中所产生的，涉及各项工作的信息。实施档案管理工作，就是对于档案实体实施系统化管理，以利于档案信息能够为各项业务提供有价值的服务。在档案管理工作中，运用办公自动化技术辅助，并建立计算机网络平台，可以塑造新型的档案管理环境。

从安全的角度而言，档案资料不仅仅具有保存价值，而且是推动发展的重要依据。由于档案资料多数为纸质保存，因此需要妥善管理，并做好各种防御措施，以避免遭到不同程度的损坏。为了避免受到水灾、火患和虫害的威胁，单位要对于档案管理加大力度，但是，单一的管理方式导致档案资料一旦遭到损害，就很难于补救，导致档案资料的遗失。

部分单位对于档案采用了电子化处管理的方式，当纸质的档案经过扫描录入后，形成电子文件，以利于电子化的保护和管理，更为方便查阅。从目前档案电子化管理状况来看，电子档案的管理依然存在着诸多的问题。面对诸多的管理软件，要选择适合的管理方式才能够实施电子档案的有效管理，以实施保护功能。对于电子文档的保护，目的是提高档案管理的服务功能，这就有必要建立统一的档案管理体系，实施标准化管理，提高档案管理的整体水平。鉴于电子化档案管理硬件设施上所存在的问题，要使其在电子档案处理中发挥功能性的作用，就要采取必要的措施，强化自身建设，将硬件设备以及管理软件的各种优势充分地发挥出来。实施网络化、信息化管理成了一种必然。

二、档案管理与办公自动化之间是相辅相成的关系

夜上海论坛 （一）档案管理与办公自动化之间具有相互促进的作用

处于信息化时代，办公自动化在各行业中很普及。档案管理是一项复杂而烦琐的工作，采用办公自动化设备实施管理，可以促进档案工作的系统化。因此，办公自动化设备的使用，对于捋顺档案管理程序，促进档案规范化管理具有重要的作用。与此同时，档案管理对于办公自动化网络技术也具有一定的推进作用。随着档案的办公自动化管理的兴起，开阔了自动化软件技术的开发领域，自动化网络技术、档案数据库技术等等，都成了促进自动化软件研发的方向。档案管理与办公自动化的相互促进和发展，为双方的动作提供了更多的便利和迅速的发展的保障。从学科角度而言，档案文件本身就是一种信息形式的存在，而办公自动化是处理信息和传递信息的工具。因此，办公自动化与档案管理是有过程和结果的关系。

夜上海论坛 （二）档案管理与办公自动化之间存在着差异性

夜上海论坛 传统的档案处理方式主要是针对纸质资料而言，多数为纸质文件、照片、光盘以及奖杯等等的实体信息。办公自动化的档案处理则是电子技术手段的应用。采用先进的信息技术，运用网络进行文件信息的交流，从而形成了实现无纸化办公的趋势。

夜上海论坛 三、实现档案管理与办公自动化的有效融合

（一）对于档案管理实施标准化建设

从管理体制方面入手，对于档案文件实施协调管理。将文件的前期处理工作纳入到档案管理工作职责范围中，为档案管理打下良好的基础。对于档案管理要制定规范的流程，包括档案文件的前期处理、著录以及电子文档格式等等，都要进行标准化处理。在设计档案信息管理系统的过程中，要考虑到各项技术参数，包括数据接口标准、不同类型数据转化标准等等，实施规范化设置，以提高工作效率。

（二）加强办公自动化系统的安全维护工作

档案管理部门要确保计算机自动化设备在安全的环境下运行，以使档案信息的传送安全可靠。为了防止档案软件受到病毒或者黑客的侵扰，安装病毒防护软件之后，要注意实时更新，以确保信息的高效传输。办公自动化系统平台被设置在内部网络中，与外网建立起连接。为了提高档案管理的安全性，要进行办公自动化系统的安全维护工作。首先，使用路由器屏蔽所有的IP地质，然后对于允许访问的地址进行重新设置连接。其次是接入防护墙，以对外网进入的数据进行认证，实施有效过滤。禁止操作的业务，防火墙会予以禁止，即便是有信息通过，也会在防火墙信息内容中有所记载。此外，防火墙还可以对于网络系统进行检测，并针对系统的运行状态予以提示。

四、结论

夜上海论坛 综上所述，信息技术的进步，使传统的档案管理已经不再适应时代的要求。为了提高档案管理的工作效率，引进办公自动化网络，不但能够提高档案工作质量，而且还完善了电子档案管理建设，以利于档案管理工作的进一步发展。参考文献：

[1] 陈文珊.简述档案管理与办公自动化的融合[J].信息与电脑，2012（01）.

[2] 朱丽华.浅谈档案管理与办公自动化[J].城建档案，2013（02）.

夜上海论坛 [3] 胡新谱.高校档案管理与办公自动化联网的探讨[J].科技信息，2013（07）.

第8篇

一、办公自动化在文??档案管理中应用的意义

首先，能够实现高效的工作。传统的文书档案管理都是人工进行操作的，通过人工的方式收集、整理、储存文书档案资料，会造成人财物的浪费，并且工作效率不高，档案管理服务与人们的实际需要之间还存在着一定的差距。将办公自动化应用到文书档案管理中，就是利用计算机信息技术处理档案内容，计算机的运算速度较快，并且能够很好地对信息进行处理，保证档案资料能够在短时间内处理完毕，有助于提高档案管理的效率。

夜上海论坛 其次，能够很好地优化档案服务功能。传统的文书档案管理中，资料的共享性不强，档案资料的查找也遇到一定的困难，服务效果并不理想。使用办公自动化技术建立档案数据库，可以通过网络查找档案资料进行应用，档案资料的应用率比较高，能够实现更便捷的服务功能。使用计算机进行精细化管理，使档案信息与网络系统相连接，使得信息的深度延伸，做好档案信息的共享以及在线服务，使得档案服务功能得以优化实现。

夜上海论坛 最后，使用办公自动化技术还能够高质量地储存文书档案资料。文书档案管理中应用办公自动化技术，实现电子档案的储存，能够提高储存的便利性。此外，还能结合实际需要，实现纸质文档与电子文档之间的转换。传统的纸质档案在应用上是不方便的，并且在传输储存过程中容易出现损坏，使用办公自动化技术能够实现电子档案的保管与储存，使得档案资料更加完整，提高传输储存的安全性。

二、办公自动化在文书档案管理中应用的策略

夜上海论坛 （一）健全文书档案管理的制度。当前社会不断发展，文书档案管理工作也呈现出新的特点，要结合文书档案管理的实际情况，不断提高文书档案管理的效率和质量，健全文书档案管理的制度，使得文书档案管理工作有科学的制度作保障，实现文书档案的规范化、标准化管理。由于受到传统管理理念以及模式的影响，当前的一些文书档案管理还是分部门管理，不利于文书档案的整体效果实现，而且部门间缺乏交流合作，文书档案管理的专业化、统一化也会受到一定的影响，因此必须进一步完善文书档案管理制度，实现文书档案的统一管理，使得文书档案管理满足现代化的发展需要。

夜上海论坛 （二）统一文书档案管理的技术标准。文书档案管理过程中，为了充分发挥办公自动化的价值，就需要明确文书档案管理的特点以及实际需要，科学地分析研究，对办公自动化技术进行科学的应用，统一文书档案管理的技术标准，使得办公自动化软件有好的性能，满足文书档案管理工作的实际需要，实现高效的文书档案管理。此外将办公自动化技术应用到文书档案管理中，还需要注重其系统功能的实现，对相关的技术参数进行规范，使得文书档案管理各项工作的开展都有科学的依据，提高文书档案管理的效率、安全性。

（三）技术处理电子档案。将办公自动化技术应用到文书档案中，建立电子档案，使得档案数据内容更加准确，实现高效地工作，对电子档案进行技术处理，当前办公自动化技术的应用逐渐深入，档案管理中会出现很多新的资料，实现电子档案管理是极为必要的，这就需要档案管理人员科学地研究文件资源。对电子档案进行技术性的处理，就需要做好接收、处理、储存等工作，保证文档内容的真实性，技术处理后，将电子文档转变为只读文件，不能进行修改，使得文件的原始性得以保证，使得电子文档更加安全、可靠。将电子档案储存在计算机中，能够避免档案信息丢失，对档案信息进行备份，加密处理。防止档案资料丢失或被不法人员盗取。

夜上海论坛 （四）强化档案管理人员的综合水平。在文书档案管理中，档案管理人员的素质水平对档案管理的效果有着直接的影响，因此必须要提高档案管理人员的素质水平，实现高效的文书档案管理。文书档案管理中应用办公自动化技术，还需要提高档案管理人员的专业化技能。加强档案管理的投入，使工作环境以及硬件设备得到优化，档案管理人员能够熟练地操作各种设备，具有较高的业务素质。强化档案管理人员的教育培训，树立终身教育的理念，完善奖惩机制的建立，提高档案管理人员的技能以及工作积极性。同时做好职业道德教育，在档案管理工作中能够更加认真、细致。此外，要加强与单位各部门之间的有效沟通和联系，使档案管理的影响力得以提升。还要积极与其他单位加强联系，积极学习先进的经验技术，并结合单位自身的实际情况，通过现代化的网络技术手段，使得文书档案管理工作水平得到全面的提升，更好地为单位各项决策提供科学依据。

第9篇

档案管理对于医院掌握职工以及病人的资料都是极为重要的一个环节。有效的档案管理工作能够提高医院的整体工作效率，为病人提供更具针对性和更有效的医疗服务，也能够让医务人员做到人尽其才，对于优化医院的人力资源配置有着重要的现实意义。随着互联网技术的普及，一切办公活动都将趋于自动化，这种自动化的办公方式不仅能够节约纸张，还能节省医护人员的办公时间，提高工作效率，因此有必要从办公自动化的概念以及特点出发，针对于目前我国医院档案管理的现状提出改进策略。

夜上海论坛 办公自动化的概念及特征

办公自动化的概念。办公自动化，顾名思义，就是利用计算机、互联网技术等现代信息技术对办公室的日常行政工作以及相关信息进行信息化的处理，从而实现信息的快速存储、传输以及接收等的办公效果。办公自动化是建立在现代信息技术飞速发展的基础之上的，演变至现在可以利用云计算和大数据技术进行数据分析。

办公自动化的特征。首先，办公自动化的信息传输、接收和存储比人力的办公效果更加有效率。因为医院的整个办公系y较为复杂，不同的部门所需要的信息也不同，所以在医院办公过程中涉及的部门较为多和杂，而办公自动化就可以节约办公人员的时间，在通过计算机在网上实现轻松便捷的办公，节约了纸张的同时，也节约了时间，让医院的办公效率更加高。办公自动化不仅仅是方便了医院的工作人员，也方便了就诊的病人，让病人不用花时间跑遍着整个医院办各种手续，因为各部门的办公系统是协调统一的。

其次是办公自动化能够优化医院的资源配置，建立起资源共享的有效机制。档案管理的是极其复杂的一个过程，办公自动化能够利用计算机以及云储存功能实现档案管理的规范化和科学化，保证随时可以调出任何一位医护人员或是病人的档案，而这种云储存是可以实现医院所有部门共享的一种服务器的存在，能够快速查找到想要的资源。不同的部门之间可以通过办公自动化实现资源的共享，有利于最大限度实现资源的优化配置，保持了医院工作的协同。

夜上海论坛 最后，办公自动化还可以帮助医院实现无纸化办公效果，节约传统的纸质化档案的空间占有，防止档案的损坏。

医院档案管理的现状

虽然我国的医院档案管理工作中已经引进了办公自动化的系统，但是再具体的操作实施中，由于各种原因还存在着很多问题亟待改善。

夜上海论坛 医院档案管理工作者的信息化素质较低，阻碍了办公自动化的实施。真正的档案管理的办公自动化不仅需要工作人具备较为完善的档案管理知识以及各种医学知识，还需要档案里人员具备较高的信息化素质。在传统的档案管理工作中，医院档案管理者可能在前两者的素质上已经达标，但是在信息化技术，如，互联网技术的应用上还存在很大不足。由于计算机简单的硬件操作技术不过关，导致一些管理人员不习惯于使用网络进行日常办公，不会使用新媒体平台进行信息等，这些都是阻碍医院档案里办公自动化的重要原因。

医院的办公自动化基础设施不完善。简单的计算机的配备只是医院办公自动化的初级阶段，但一些医院认为办公自动化就是简单的连接网络，实现网上办公即可。但这只是办公自动化的初级阶段，真正的办公自动化还需要进行各种局域网的建设、网络线路的完善以及建立属于院方自己的服务器，这种软硬件兼具的基础设施目前在我国还有许多医院未达标，距离真正的办公自动化还有很大的距离。

夜上海论坛 许多医院的管理方式存在不规范的档案管理存在不规范的现象，从很大程度上降低了档案的检索效率。由于档案号的乱用、卷总分类混乱而引起的档案管理问题比比皆是，这些问题都在一定程度上加大了办公自动化推进的难度。

夜上海论坛 办公自动化环境下医院档案管理的具体策略

提高医院档案管理者的自动化管理素质。作为医院档案管理的工作人员应该从档案管理的专业知识以及现代信息技术的掌握两方面入手来提高自身的工作效率。

首先，严格按照档案管理的标准来规范自己的工作行为，保证有序存档，才会提高检索档案以及抽调档案的效率。档案管理者要在实际工作中不断积累档案管理的技巧，实践出真知，也是检验真理的唯一标准，因此，在实际工作不断完善和提高自己的档案管理技能是非常必要的，也是推进办公自动化所必须的。

其次，档案管理者要不断加强自己对计算机、互联网技术的掌握，才能适应办公自动化环境下的档案管理需求。医院也可以通过集中的办公自动化培训来提高员工的办公自动化技能，员工熟练掌握现代化信息技术是医院档案管理走向办公自动化的前提。

夜上海论坛 制定规范化的档案管理制度。办公自动化需要在一个健全的管理体制下运行才会将其的优势得到最大发挥。规范化的档案管理制度是医院各部门实现办公自动化正常运行的基础保障。为了防止越权问题的出现，文件管理和档案管理的标准必须进行明确区分，而且要制定统一的格式和标准来确保不同接口类型的档案顺利归档。

完善医院的办公基础设施。办公自动化下的基础设施建设不仅仅是计算机的普及运用，还包括档案管理软硬件系统的不断升级与完善。医院内部局域网的铺设，计算机系统的更新换代，医院自身服务器系统的建立都需要一步步地实施，来保证档案管理在办公自动化下的高效率开展。

第10篇

关键词：医院；办公自动化；档案管理；完善

前言

作为医院管理的主要内容，档案管理内容多涉及医院医疗技术、科研成果以及相关设施运行等内容，是推动医疗事业水平提高的关键。但从现行大多办公自动化医院，其在档案管理工作方面仍表现出一定的滞后性，难与医院整体信息化建设速度保持同步，无论在档案管理制度或人员配备等各方面都表现出一定的缺失状态，无法起到服务于医院发展的作用。因此，如何做好档案管理工作成为现行办公自动化环境下医院需考虑的重要内容。

一、医院办公自动化环境对档案管理的具体要求

夜上海论坛 在办公自动化条件下，其要求医院在经营管理活动中都应满足自动化、信息化等特征。其中在档案管理方面首先需保证其具备较高的工作时效。从医院档案的具体分类看，多表现为设施建设、财务、教学以及医疗等所有相关资料内容，通过办公自动化管理，需在实践操作中保证管理程序以及检索功能等得以充分发挥。其次要求管理人员综合素质较高。由于办公自动化环境中，所有管理工作都需依托于互联网、计算机等实现，医院工作者除掌握基本档案管理内容外还需对设计算机操作技能等熟练掌握，满足自动化环境中档案管理水平得以提高。再次，标准管理体系的构建。自动化的基础在于标准化体系的构建。办公自动化档案管理中需做到明确档案管理标准，利用统一管理方式推动管理建设。最后，采用多样式的存储方式，彻底改变以往完全依托于纸质形式的存储方式，需利用过多实物载体如影响或电子文本等，既可是档案管理空间得以提升也可使档案使用周期得以保障[1]。

二、档案管理存在的弊端分析

夜上海论坛 （一）从档案管理标准角度

夜上海论坛 办公自动化是医院信息化建设的重要环节，其在设备应用方面都较为先进，但却使档案存档产生较为严重的问题，如自动化后的存档资料多以正式文件形式为主，原始底稿丢失或漏存等。同时归档中完全将复印件或打印材料作为底稿的情况也较为普遍，充分说明管理中不具备规范化、标准化等特征。事实上，办公自动化条件下，关于档案管理更要求体现数字化特征，确保档案材料收集、处理归档以及检索利用更为便捷，而这些目标的实现都要求做好档案管理标准的构建。

（二）从人员素质角度

夜上海论坛 以往以纸质为主的档案管理过程中，对管理人员不做学历或知识程度等方面的要求，但在办公自动化环境下，许多归档文件在存储形式上表现出多样化特征，要求结合一定的技术与原则对档案进行管理。而现有管理人员素质很难满足办公自动化管理要求，很多档案管理人员不具备计算机或网络操作相关知识，而引用专业计算机技术人员却又无法快速适应档案管理工作，这种情况下办公自动化环境中复合型人才的缺失成为主要问题。

夜上海论坛 （三）从办公自动化系统角度

夜上海论坛 尽管医院建设中逐步引入办公自动化系统，但受技术水平限制，系统开发质量很难保障，许多开发商为提高系统集成度往往忽视对用户实际需要的考虑，造成医院档案管理中办公自动化系统的应用常出现问题。以OA管理系统为例，其在设计过程中便容易忽视与档案管理软件间的联系，管理人员无法利用其进行全程管理与监控文件的流程[2]。

夜上海论坛 三、完善医院档案管理的具体策略

（一）档案管理标准的确定

档案管理标准确定中，首先需明确医院档案管理涉及的主要内容，如收集、整理、检索等。在此基础上将归档材料做好检查工作，通过有效的鉴别使档案信息资源价值得以保证。同时，在档案管理标准中，还需结合办公自动化程度，适时做出档案管理标准的修改与完善，尤其应将相关管理人员的职责进行明确，这样可使档案得到规范化管理。

夜上海论坛 （二）人才培养机制的构建

夜上海论坛 医疗卫生事业的快速发展是档案类型出现较多变化且数量持续增多，为档案工作人员带来沉重的负担。医院应结合办公自动化系统特征，适时开展档案管理人才培养工作，保证其基本档案管理知识夯实的基础上做好计算机技术能力培养工作，并引入相应的考核机制，有利于促进档案管理人员素质的整体提高，满足医院自动化办公的基本需求。

（三）管理系统的完善

在管理系统完善过程中，要求根据现有系统平台进行管理子系统的构建，其目标在于使电子档案的管理可配合电子公文运转一同完成。同时在设计过程中要求根据医院实际业务经营管理特征，确保系统工作平台设计的基础上，其他基础组件包括权限管理以及表单等都可融入其中，确保系统整体适用性得以提高，有利于实现文档一体化的目标[3]。

结论

档案管理水平的提高是适应医院信息化建设的关键所在。实际管理中应结合办公自动化实际特征，立足于现行档案管理中存在的问题，从人才培养机制构建、管理标准明确以及管理系统完善等各方面使信息化建设水平得以提高，为医院的持续发展奠定基础。

参考文献：

[1]薛理花.基于办公自动化环境的医院档案管理探析[J].商,2015,25:79+36.

[2]万秀华.办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].临床医药文献电子杂志,2014,03:420+423.

第11篇

夜上海论坛 关键词：现代办公技术:档案管理:影响:对策

一、引言

夜上海论坛 现代办公技术下的档案管理工作是指，依托计算机及计算机系统的档案管理工作。现代办公技术在档案管理工作中的应用其基础在与档案的无纸化与电子化。电子文件相较于纸质文件有以下的特点：首先，电子文件需要借助一定的现代办公设备进行读取；其次，电子文件可以在计算机等其他电子设备上进行传输与分享；最后，对于电子文件的管理不需要有场地的要求，但是计算机设备对环境的要求较高。分析现代办公技术对档案管理工作的影响需要建立在对电子文件的理解上进行。

夜上海论坛 二、现代办公技术对档案管理工作的影响

第一，电子文件易于修改，难以追踪修改痕迹。由于在现代办公技术下的档案都是电子化的文件，电子文件的篡改和伪造就成为档案管理工作人员不得不关注的问题。电子文件相较于纸质的文件，文件极易被人文修改，虽然当前已经具备先进的技术防止文件被篡改，但是文件容易被修改的特性依旧存在，文件保管事故也时常发生。此外，电子文件修改后极难识别修改的痕迹，虽然当前档案管理工作中应用了许多先进的档案修改识别技术，但是仍旧不能保证百分之百的追踪。电子文件易于修改且难以追踪修改痕迹的特性对档案管理工作的安全管理提出新的要求。第二，现代办公技术更新换代较快。现代办公技术是依托计算机系统及网络开展的，而现代电子计算机软件的更新换代是较快的，这要求电子文件必须不断改变格式适应新的技术。这种更新换代表现在两个方面：一方面，计算机硬件更新较快，使用年限较短。在存储电子文件时，通常将电子文件存储在瓷盘中，而电脑的磁盘寿命是有限的，通常说，磁盘的寿命是4年左右，这要求计算机进行定期的检修，更换磁盘。另一方面，计算机管理软件更更新较快。在使用电子软件进行档案管理后，软件不会是一成不变的，软件会适应档案管理工作的开展进行系统的升级与换代。在硬件与软件的快速更新下，档案的损坏与丢失成为档案管理工作中的难题，这要求档案管理工作做到完整和准确。[1]第三，电子化文件原件难以界定。由于电子文件的制作与传播是无实物化的，这就导致电子文件与纸质文件相比难以界定文件的原件。纸质的文件乐意通过文件的复印程度辨别是否是原件，而电子文件由于可以在计算机上显示，许多人都可以使用移动设备拷贝文件，不管主体是谁，在何处拷贝，何时拷贝，他们获得的文件都是与原件一般无二的文件。电子文件原件难以界定的特性，要求在档案管理工作的开展中做到精确。[2]

夜上海论坛 三、现代办公技术下档案管理工作开展的对策

第一，做好电子文件的归档及保存工作。针对电子文件的以上特性，现代办公技术下的档案管理工作应当注重对档案的归档及保存工作。首先，档案管理人员需要加强对档案的记录和查证工作，避免档案在管理的过程出现被篡改和丢失的现象，保证档案的完整；其次，档案管理人员需要做好原件区别工作，保护原始文档的原始信息，对于文件通过技术处理保障文件安全。例如，将归档文件的属性设置为“只读”，文件只可以被读取却不能轻易被改写；最后，档案管理人员需要确保档案的安全，做好保存工作。档案管理人员需要保障放计算机的机房达到标准的温度及湿度，确保计算机硬件与软件的不损坏，不影响硬件的运行与工作。此外，档案管理人员需要加强档案读取及传播授权制度的建设，保证文件的传播及接触有迹可循，确保文件不被修改。第二，电子文件与纸质文件进行双套管理。在当前机关单位的档案管理工作中，不少单位选择将纸质文件转化为电子文件进行保管，这样的保管方式虽然减轻了档案管理的工作量，但是对于档案管理工作的开展却是极为不利的。由于当前电子文件无法全面替代纸质文件，电子文件在管理制度建设、管理技术与方法上仍有待提升，全面的电子化将在日后的档案管理工作开展中埋下较大的隐患。针对这一现状，笔者认为在开展档案管理工作中应当采用电子文件与纸质文件同时进行的双套管理体系做到电子文件及纸质文件的一一对应，注意纸质文件的归档工作。这样做的目的是在电子文件遭到损坏及丢失时可以及时参考纸质文件进行恢复，不至于影响工作开展的进度。第三，提高档案信息安全意识，加强档案管理工作人员培训。现代办公技术下的档案管理工作与传统档案管理工作有很大的区别，电子文件的管理过程中需要档案管理人员熟悉计算机及软件，可以熟练操作系统。由于大部分档案管理人员缺乏对现代档案管理技术的学习，大部分工作人员对于信息安全缺乏一定的意识，业务能力也较为生疏。笔者认为，部门应当加强对档案管理人员的业务培训，只有组成高素质的工作队伍，档案管理工作才能有序展开。

四、结束语

综上所述，随着信息时代的到来，各个领域在工作方式和内容上都有了巨大的变化。档案管理工作作为信息管理层面的重要工作，更应该跟上现代办公技术的普及脚步，细化管理制度，提升档案管理认识，加强技术人员培养，为更好地开展档案管理工作打下坚实的基础!

参考文献：

夜上海论坛 [1]侯晋丽.浅谈如何做好办公室文件的档案管理工作[J].办公室业务，2017(01).

第12篇

夜上海论坛 【关键词】办公自动化；档案管理；变革

21世纪是信息化的时代，电子计算机技术在各行各业中都得到了普遍的应用。随着电子计算机的普及和电子计算机技术的发展，社会各个方面都发生着巨大的变革。电子计算机和电子计算机技术在档案管理工作中的应用改变了传统的人工管理档案的旧模式，极大地方便了档案管理工作的进行和开展，提高了工作效率，促进了管理人员自身素质的提高。办公自动化在档案管理工作中的应用注定将促进档案管理发生历史性的变革。

夜上海论坛 1.对办公自动化的正确理解

所谓的办公自动化是指利用现代先进的计算机技术、信息处理技术、通讯技术等，把人从繁重工作分离出来交给计算机等现代的办公设备来完成，形成以计算机技术和信息处理技术为核心，服务于某种目的的人机合作办公系统。办公自动化实际是由以人为主的办公模式转向人机合作办公的模式，实现以人力为主转向以人为辅，以机为主，从而实现解放人力，提高工作效率和工作质量的最终目标。

夜上海论坛 办公自动化是一种综合性的技术，它出现在20世纪70年代中期的发达国家。自动化办公主要包括电子计算机技术、信息处理技术、通讯技术等。它主要以信息处理技术为主，利用计算机对档案数据进行快速有效的处理和储存，再通过网络或者通讯技术实现档案资料的共享，以达到快速处理数据和分享数据的目的。

2.办公自动化促进档案管理变革

夜上海论坛 办公自动化对档案管理的变革有很大的推动作用，这主要表现在档案载体的变化、档案管理的标准化、便利的档案管理和查询、档案管理人员的高素质等多个方面。为了更好的发挥办公自动化对档案管理工作促进作用，我们将对此做出详细的研究分析。

2.1办公自动化使档案的载体发生变化

夜上海论坛 在传统的档案管理模式下，纸张是档案内容的主要载体，由于纸张本身就具有易丢失、易损坏、不易保存的特点，所以大量档案的保存给档案管理工作带来了很大的困难。因此，传统的档案管理存在着诸多弊端，不能实现档案管理工作的高效率。办公自动化则完全不同，它采用电子计算机技术、信息处理技术、通讯技术等，把档案内容转化为电脑上的数据，这被称之为电子档案。办公自动化档案的载体由纸张变为了高科技含量的大储存设备这就使得档案的易损坏，不易保存的缺点得以避免，而且采用高科技含量的磁性材料或激光材料的大存储设备减少了纸张的应用和纸张档案的轻易调动，使档案的查阅不再像大海捞针一样困难。档案载体由纸张向电子档案的转变是档案管理工作的历史性重大转折，这从根本上改变了档案的管理形式和管理手段。对于档案管理工作来说是极大的进步。

夜上海论坛 2.2办公自动化便利了档案的查询和管理

夜上海论坛 档案管理工作包含许多方面，在人工管理档案的模式下，主要有档案材料的收集、整理、加工、检索标签的编制、存储、管理等等。这么多项工作的开展就使得档案管理变得十分的复杂和繁重，需要大量人力的投入。而实现办公自动化以后，档案的管理变得十分简单，材料的收集、整理、加工、检索、存储、管理都可以通过计算机和一些其他的现代办公设备准确、快速的完成。档案的销毁也变得十分简单，对于要销毁的档案可以进行日期设定，到期后实现其自动销毁，保证了机密档案的安全性。办公自动化使得档案管理投入的人力得以缩减，管理工作变得便利和轻松。档案的查询主要是通过检索来实现，电脑检索与自制的检索标签不一样，它比人工检索要简单、快捷。档案管理人员要查询某些档案只要输入查询的档案中关键字就能够轻松地找到，并且可以进行必要的修改和整理，而人工的档案检索标签则需要人去档案室查找相应的纸质档案。通过计算机网络和计算机终端还能快速、轻松地实现档案资料的共享，寻找档案的人员可以通过网络找到自己想要知道的档案资料，极大提高了办事效率和档案资料的利用效率。

夜上海论坛 2.3办公自动化促进档案管理的标准化

档案管理主要包括纸质档案的归纳管理和电子档案的归纳管理。二者在内容上应当保持高度一致，这就要求档案的整理流程必须明确，对各个部门的职责和权限进行详细的划分。现实工作中纸质档案管理和电子档案管理的同步进行，电子档案的建立和实施使得人们极大地减少了对纸质档案的依赖程度，使得纸质档案可以更加完好的保存。电子档案与纸质档案的同步并非轻而易举的事情，这需要电子档案的归纳整理遵循国家的相关档案管理规则，使电子档案的形成采用同样的代码和格式，保证档案资源的通用性。

2.4办公自动化促进了管理人员的队伍的变化

夜上海论坛 与传统的人工管理阶段相比，实现办公自动化以后，档案管理人员队伍也会发生相应的变化。档案管理人员队伍的变化主要表现在两个方面：第一，档案管理人员在不断地解放思想，学习先进技术。办公自动化是一门比较复杂的技术，它包含电子计算机技术、信息处理技术、通讯技术等，为了使档案管理人员在面对大量的电子档案和音像资料时能够实现随心所欲的轻松应对，档案管理人员要不断地解放思想、扩展眼界，学习新的知识和技术，以达到熟练使用办公自动化技术的目的。熟练驾驭电脑，会用档案管理的应用软件是各项工作的前提。第二，档案管理人员由多向精转变。在人工管理档案的阶段，档案管理工作十分繁杂且步骤很多，需要大量的人力。而在办公自动化的条件下，档案管理工作对人员的自身文化素质要求较高，不仅要求管理人员能够具有较好的人品，还要求管理人员能够熟练地使用电脑技术，同时，办公自动化的高效率性使得人力得到了解放，档案的管理不再需要那么多的人，仅仅几个具有高素质的档案管理人员就可以搞定所有的工作。所以，办公自动化对管理人员素质的高要求使得档案的管理人员实现了由多到精的巨大转变。

3.结束语

随着社会的进步和科技的发展，办公自动化越来越得到更加广泛的应用。办公自动化的普遍应用和巨大作用已被广泛的接受，它不仅促进了档案管理的变革，还促使从事档案管理的人员素质不断提高，越来越专业。办公自动化在档案管理中应用的巨大作用我们已经看到，但是它的潜在作用还有待我们继续探索和开发。在不久的将来，档案管理工作将会变得更加轻松、快捷、高效。

【参考文献】

[1]蔡学美.稳步推进数字档案馆建设[J].中国档案.

夜上海论坛 [2]李玛琳.住房公积金档案管理难点与对策[J].云南档案，2009（1）.

[3]段立，刘艺，尹迪.中文版办公自动化解决方案及应用剖析[M].北京机械工业出版社，2003.

第13篇

关键词：计算机技术；档案管理；办公自动化

     随着计算机网络技术的快速发展，社会生活的各个领域都已经离不开计算机技术的参与，计算机已经成为维持社会生活正常运行而无可替代的重要工具。尤其是在办公领域，因计算机技术的加入，而变得异常高效、节能，说计算机技术为企事业单位的日常办公带来一场巨大的革命一点也不为过，同时这也为办公自动化引入档案管理领域打下了坚实的基础。档案管理的日常工作，其繁琐程度以及高劳动强度是为大家所知的，因此，档案管理领域引入办公自动化技术，对于企事业单位必然会产生促进作用。

1.加强档案管理自动化的意义

夜上海论坛 每一份档案对于企事业单位的发展都有着特殊的意义，不但要对其进行妥善保存，而且还要长时间保存。但是过去以纸张为载体的档案管理，经常面临着水、火、虫等灾害的威胁，单位经常投入大量的经费来加强这方面的管理，同时也因档案规模大，无法对其逐一进行备份，每年都会有部分档案因上述问题而导致损坏，给单位的发展带来了很大困扰。而且部分档案需要经常、反复的进行查阅，这就无法避免的对原件造成了磨损，同时也有被遗失的风险。部分单位已经选择利用扫描录入的方式对档案进行电子化处理，但是对于电子档案的保护、管理、查阅也存在着很多问题，需要我们进一步探讨。就目前档案管理办公自动化的现状来看，存在着标准化滞后，管理软件繁多，没有进行统一化管理，这些问题都影响了档案管理整体水平的提高。现阶段迫切解决的问题并不是硬件设施建设的问题，而是如何使硬件设备正常发挥出功能的问题。网络化、信息化，已经成为社会各界所广泛关注的问题，它也是人类社会发展的主要趋势，档案管理必须要顺应这一发展趋势，利用好各种优势，做好自身建设。

夜上海论坛 2.将档案管理与办公自动化相融合的措施

2.1做好宣传工作，提高领导重视程度

一项工作的能否顺利展开与前期的宣传工作，以及单位领导干部的重视程度有非常重大的关系，所以，档案管理人员必须要积极主动的做好档案管理的宣传与汇报工作，以便得到上级领导的支持与重视。档案管理人员，可以在征得上级领导的同意条件下，通过专题讲座、培训教育以及发放传单等方式向广大单位员工宣传《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》等法律政策，目的是使单位从上到下都能够对档案管理信息化有一个必要的认识，以争取到领导、员工对档案管理工作有一个充分的认识和理解，为档案管理工作实现规范化、标准化、信息化打下基础。

2.2统一规范，加强标准化建设

想要做好档案管理办公自动化的标准化建设，可以从以下几个方面进行考虑：首先，加强档案管理体制建设。据笔者了解，现阶段我国很多单位的档案管理与文件管理是分开进行的，分别隶属于两个管理部门，这就使得档案管理部门无法对文件的前期进行有效的控制。所以，我们必须要从管理体制方面入手，对管理体制加以规范。单位可以考虑在内部对档案管理与文件管理实行统一领导，协调管理，促进两者同步发展。使档案管理部门能够对文件的前期处理进行有效的控制，将文件的前期处理与控制纳入档案管理部门的职责范围之内，这样就能够使为文件顺利归档打下基础。其次，规范档案管理流程标准。对文件前期处理、著录要求、电子文档格式以及归档流程进行标准化处理。最后，对技术操作进行标准化。档案信息管理系统在设计的过程中，必须要考虑到兼容性、实用性以及高效性，对技术参数、技术标准进行规范化设置，比如数据的安全标准、接口标准以及非同一类型的数据实施转化的标准等等，只有对整个系统进行标准化处理，才能够提高工作效率，降低错误发生的机率。

2.3完善对电子档案的监督管理职能

夜上海论坛 单位在选择档案系统管理软件的过程中，必须要选择已经通过档案管理相关机构认证，可以广泛使用的系统软件。单位内部在安装管理系统与办公自动化系统时，必须要有上级档案管理部门参与验收工作。在对电子文档进行存储时，必须一式三份，一份用于日常借阅，一份用于封存，一份另外保存备用。也就是说，从系统软件购买到安装使用整个过程都必须进行严格的监督，以防止为日后的使用埋下隐患。

2.4加强硬件设施、软件设施的基础建设

在硬件设施建设方面，保证各部门之间硬件设施的兼容性与匹配性，保证计算机在安全环境下运行，同时确保信息在传送过程中的稳定性与安全性。在软件设施建设方面，要及时对安全漏洞进行修补，更新杀毒软件，防火墙、防毒软件必须二十四小时开放，以防止计算机病毒、黑客对系统的入侵与攻击，以保证信息资源的安全性以及信息传输的高效性。

2.5对系统的内网与外网进行有效隔离

在单位办公自动化系统的内网与外网之间设置一道物理隔离层，是办公自动化系统安全性、有效性的前提。第一个保护层是路由器，路由器要将所有的IP地址进行屏蔽，再有选择的对部分地址接入到办公自动化网络系统中。第二个保护层是防火墙。绝对大部分的防火墙都有认证机制的，防火墙包括以五个基本功能，即：对进、出网络系统的数据、信息实施过滤；对进、出网络系统的访问进行有效管理；封堵禁止操作的业务；对通过防火墙的信息内容进行有效记录；对攻击网络系统的行为进行检测与提醒。

夜上海论坛 2.6加强档案管理人员的素质建设

夜上海论坛 任何一个体系的执行，最终都会落实到人员身上，档案管理也不例外，想要做好档案管理工作，就必须要提高档案管理人员的素质，这是实现档案管理与办公自动化更好融合的一个重要前提。档案管理人员除了要具有坚定的政治立场，纯熟的档案管理知识，同时还要具有熟练的计算机操作技能，不断努力学习，更新自己的知识架构，与时俱进，为实现档案管理事业的发展，发挥出自己应有的作用。随着计算机网络技术的快速发展，网络事故时有发展，电脑病毒日益泛滥，黑客的入侵技术 也在不断更新，这些都会对要案信息管理构成威胁。这就要求广大档案管理人员必须熟练掌握信息安全技术，努力提高自己的综合素质，为档案管理工作以及单位事业的发展贡献出自己的力量。

3.总结：

综上所述，经济与科技的快速发展，使传统的档案管理模式已经无法适应人们对档案管理的需求，办公自动化的出现有其必然性，它必将会在提高档案管理工作效率，以及工作质量方面发挥出巨大作用，我们可以从做好宣传工作，提高领导重视程度；统一规范，加强标准化建设；完善对电子档案的监督管理职能；加强硬件设施、软件设施的基础建设；对系统的内网与外网进行有效隔离；加强档案管理人员的素质建设等方面入手。

参考文献：

夜上海论坛 [1]宋李娜.浅议办公自动化环境下的文书档案管理[J].档案,2010,(02).

[2]席玲.浅议办公自动化环境下的文书档案管理[J].时代教育(教育教学),2011,(03).

夜上海论坛 [3]张宁红.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].黑龙江档案,2011,(01).

第14篇

夜上海论坛 一、办公自动化文书档案管理的现存问题

（一）受到传统观念的影响

现代化社会收到了信息技术的影响，因此人们也有了高效开发信息的意识。在企业具体工作中，传统的文书档案管理工作基本都是人工、纸质的工作形式，同时档案一旦存档都是处于封闭和半封闭的状态，费时费力并且不容易查阅。自动化档案管理工作思想出现之后，档案管理工作人员并没有引起足够的重视，同时也没有丰富的实践工作经验，同时还受到一定的经费影响，导致文书档案管理工作一直得不到应有的重视，文书档案管理工作质量也一直无法提升。

（二）自动化信息技术掌握不全面

自动化信息技术能够有效地实现电子档案管理工作的电子化管理模式，但是自动化办公环境下的文书档案管理工作对于计算机信息处理技术要求较高，需要具备专业系统的计算机技术作保障，除了信息处理工作之外，还要对计算机领域的只是涉及面广、技术密集和更新发展速度需要全面掌握。文书档案管理工作还需要保证电子文书档案的内容真实性，但是我国关于文书档案管理的法律法规还不够健全，所以一旦出现电子档案中个人隐私和公共信息侵害问题，不能够及时的按照法律规定来进行处理，影响了自动化电子文书档案管理的发展。

二、办公自动化工作环境下的文书档案管理策略

（一）提升文书档案管理工作人员工作观念

社会信息化发展迅速，文书档案管理工作也要跟上发展脚步，改变传统的纸质档案人工整理档案工作方式，使用现代化多媒体技术、数据库和图片等数字档案来代替，同时工作人员需要提起重视，充分地意识到文书档案管理工作信息化的重要性，树立企业文书档案管理的信息化管理观念，促进管理工作的技术创新。

（二）制定文书档案管理工作标准

自动化办公能够帮助文书档案管理工作逐渐提升工作效率，但是由于文书档案载体发展多样化，因此也需要?对文书档案管理工作制定完善的档案管理制度。首先要严格文书档案自动化建立的全过程，让文书档案管理工作变得更加标准和规范，建立完成之后需要进行相应的调整，让文书档案管理和相关的工作管理制度相符合，保证后期的文书档案管理工作更加规范化、程序化和制度化。

夜上海论坛 （三）完善文书档案管理工作基础设施建设

想要实现自动化的文书档案管理，需要相应的建立自动化工作设施环境，配备专业的计算机设备和多媒体工具，完善自动化文书档案管理工作应用系统，才能够实现文书档案管理工作的自动化建设。

（四）确定好管理工作重点

自动化办公室工作环境下的文书档案管理工作人员需要首先确定好自己的管理重点，结合现有的档案工作内容来合理的制定工作计划，能够很大程度上提升档案管理工作效率。管理工作人员在确定了文书档案管理工作重点之后需要根据实际情况随时进行调解，从而能够在提升工作效率和质量的基础上，降低工作量。档案管理工作不管事管理，还需要进行档案信息核实工作，只有档案信息正确，才能够利用和保存价值，无用的信息需要及时排出，重要信息需要记录在案。文档管理工作人员需要把工作重心全部放在档案价值的鉴定和文档流程的跟踪控制上去。

夜上海论坛 （五）管理工作规范化

首先，文书档案管理自动化需要选择性能好、兼容性较强、存储空间大的软件系统进行操作，统一的规范操作步骤和流程，实现文书档案管理工作的高效进行。同时由于信息化技术涉及到了网络安全，文书档案管理系统也要做好一定的安全防范措施，提升系统运行效率的同时，保证数据的安全。管理工作要积极的引进网络安全技术，社会防火墙，安装杀毒软件，维护好文书档案管理工作的安全有效进行。

第15篇

关键词:办公自动化;文书档案;管理

1办公自动化的概述

所谓的办公自动化技术就是在应用电子计算机的基础上,将现代的办公技术、设备与之相结合所形成的,在文书档案管理的工作中,引用现代的办公自动化技术,可以有效的提高办公工作的效率,并且还可以为它的发展带来很大的变化.例如,办公自动化的应用可以为文书档案的储存模式、管理方式以及工作人员对其的管理工作等方面提供丰富的实践经验,从而为后期能够顺利的运用这项技术奠定基础.但是,电子文件档案的运用过程中需要结合很多的技术参数,才能保障其有效的功能,因此它在使用时也极具复杂.所以说,办公自动化在文书档案管理工作中的实际应用还是一把双刃剑,需熟练掌握.

2自动化环境下文书档案管理的优点

2．1提高工作效率

由于计算机拥有强大的信息处理技术,近几年由于它的介入,使得文书档案的管理工作在一定程度上实现了全方面的自动化.在以往传统技术手段下的文书档案管理工作,管理人员每天的工作任务量较为繁多,并且还以纯手工的管理方式进行工作,使得档案管理工作的过程变得极其复杂.现如今计算机和先进技术的引入,使得这一工作过程变得简单、有序.

2．2实现信息资源的共享

夜上海论坛 在档案进行管理工作的过程中,结合计算机技术所形成的管理体系,可以使其在利用时的效率和质量在不同程度上都得以提高,工作人员可以根据自己不同的需求对所选的文件信息做出响应,并且还可以对其进行脱机处理,为了保证这一工作在不受空间的约束下具有较高的查全率和查准率.其次,可以借助第三方平台及时了解和掌握其他档案信息最新的概况和重点动态.

2．3提高稳定性和使用周期

在以往传统的纸质管理方式中,由于纸张容易受损不方便保存等原因,使得文书档案在管理工作中只要稍有不慎就可能会导致发生遗失和损坏等现象.但是,办公自动化下的电子类型的档案就不会出现这种问题,随着文件储存、取读等工具设备的逐渐健全和完善,管理工作人员可以通过不同的电子载体各取所需,这些载体相对来说都非常方便存、读,以及有较长的存储时间,并且便于传递.最为重要的就是这种管理手段可以避免受环境因素的影响,不容易损坏,具有较强的稳定性.

夜上海论坛 3文书档案管理中办公自动化的具体应用

3．1规范管理体制

夜上海论坛 按照目前的发展状况来讲,很多单位对文书和档案依旧实行不同部门的管理体制,这种部门的管理体制,使得文书档案的管理工作不能够统一化.因此,为了保证文书档案管理工作的有序进行,对它的管理体制进行完善和规划是无可避免的,无论是前期还是后期,文书档案的管理工作都应该要归属于档案管理部门,并对其实施统一的监督管理.

3．2操作的统一化

夜上海论坛 办公自动化件不仅具有要较强的兼容性,并且还要具备良好的应用性能.所以,在它应用的过程中除了要有强大的功能系统外,还将需要规范一些标准.比如,确保数据的安全使用,促使电子文书档案能够在办公自动化的环境下安全稳定的运行.

夜上海论坛 4办公自动化的环境下文书档案的管理工作

在办公自动化的环境影响下,管理人员在技术和素质方面都需要进一步的提高和加强,虽然电子文书档案在使用过程中方便快捷,容易增删改动,但同时它的保密性和安全性也就随之受到了威胁和考验,在这种情况下就要要求管理工作人员要有过硬的技术和扎实的素质水平.为了保证电子档案文件的安全管理,档案管理的管理工作人员在具备相关专业知识的同时,还将要具备计算机网络技术或者是其他技术,要紧跟时代的发展步伐不断地提高自身的素质.比如,采用先进的信息安全技术,要定期的对存档的电子文件进行检查和备份,防止电子文件受到随意的修改,而影响它的完整性.

5结束语

综上所述,办公自动化在今后的文书档案管理工作中,有着广阔的发展前景和应用空间.实现档案管理信息化、系统化是档案工作的首要任务,它不但可以提高档案的利用率,还可以提高管理工作人员的办公效率.其次,就是在结合办公自动化的技术下进行文书档案管理工作的时候,要完善和健全它的管理体制,并且要建立统一的流程标准,只有这样才能充分的发挥出办公自动化的优越性,促使文书档案管理工作能够做得更好.

作者:陈庆杰 单位:长春财经学院

参考文献: