办公室管理工作范文
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第1篇
关键词：管理工作；高校办公室；科学化水平；完善
中图分类号：G647文献标识码：A文章编号：1009-0118（2013）02-0022-02
一、高校办公室管理工作实践中的现状分析
夜上海论坛 （一）高校办公室管理工作的重视力度不够
尽管现在越来越多高校关注办公室的管理工作，但是还是存在一部分的高校办公室管理人员疏忽冷漠对待办公室的管理力度。出现这种状况，主要在于办公室的管理工作比较琐碎、细小，并不能从宏观上体现办公人员的业绩，相对于教师教学的成绩，比较微不足道。这就会使一些急于求成的管理人员产生浮躁心理，尤其是领导层，他们把更多的精力放在能够明显呈现学校业绩的领域上，往往会减少或者疏忽办公室的管理能力的提高。
夜上海论坛 （二）高校办公室管理工作的管理队伍综合素质普遍不高
人们普遍存在一些误区，认为办公室工作处理的是一些繁杂、微小的事情，不需要一定的技术含量，因此往往会导致高校办公室管理人员的素质低。实质上，高校办公室管理工作的经验人士表示，办公室管理本身就是一项理论性、技能性强的工作，对于管理人员存在一定的办公要求。
二、进一步提高高校办公室管理工作实践时的科学化水平
夜上海论坛 （一）完善办公室自动化，为提高办公室管理科学化水平提供物质保证
如今高等教育管理对办公软件的要求比较高，高校开始准备进入全方位的办公网络环境，对于办公室管理服务的要求越来越高，要求办公室处理信息要提高系统性、时效性，这样才能够适应当今日新月异的信息社会发展需求。在这种环境下，办公室管理要提升层次，就要具备相应的硬件建设，比如办公室自动化（俗称OA），它是当今信息化办公的必备品，是与传统办公相结合的一个现代趋势，它是现代信息社会办公发展的背景下，计算机技术、通信技术结合系统科学、行为科学的理论，综合的一门新型技术。要提高办公管理科学水平就要事先配备好办公室自动化的设备，加快办公室自动化的进程。因此办公室要配好计算机硬件，注重高校办公室自动化系统的建设完善，将文字处理、事务管理、文件管理、辅助决策、通信联络等等各个子系统结合在一起成为一个整体。
（二）完善工作人员素质，为提高办公室管理科学化水平提供智力支持
办公室管理的工作离不开办公室工作人员的操作，要提高办公室管理的科学高效化离不开办公室工作人员素质的提高。高等学校的等级分为校、院、系三个级别，不管是哪个级别都需要具备工作人员良好的管理能力提高办公室工作日常运转的效率。目前经济快速发展，全国已经实施科教兴国战略多年，高等学校面临学校办公管理的很多挑战。之所以这么说，主要是高等学校不但肩负着培养学生成才、为社会输送人才、服务社会等重要的任务，而且还需要一支能够支持学校实现这些目标的管理队伍。这支办公管理掌握着学校的“心脏”，这就需要他们具备较高的政治素养、业务素养、文化素养，在工作中还要有跟得上时代脚步获得新信息的学习能力、处理重大问题、突发事件的综合协调能力，搞好管理、服务的创新能力。塑造这样具备全面能力的管理队伍，这就需要学校在选拔、培训上加大投资力度，根据各科室的能力、各岗位的职责，有针对性地进行专业培训，人员配置，最终能够在高校办公领域上进行扬长避短，优势互补，优化整体。
（三）完善办公室组织结构，为提高办公室管理科学化水平提供科学的结构
夜上海论坛 一直以来，各大高校的行政中心的结构大同小异，但在办公室上的结构上还存在一些区别。虽然高等学校三级办公室的职能、作用差不多，但是他们在配备上存在很大的区别。一级、二级、三级分别是校、院、系，规模不一样、内容不一样。如果要将级别的组织结构都进行统一，将会出现很大的不合理现象。对此在完善办公室组织结构的时候，要注意一下规律：1、高等学校院一级办公室，根据工作职能可以分为各个方面的秘书岗位，主要是分别负责教学、招生、科研、行政工作等方面的组织和日常工作，而每位负责秘书直接与分管领导联系，又负责与学院办公室相协调，构成上下相衔接的有机整体；2、高等学校系一级办公室，作为学校基层的办公室级别，相对来说简单得多，它的人员不多，容易管理，一般只需要设立一个系办公室，在系主任的领导下，直接负责、协调本系的教学、专业发展、科研、师资培训、学术方面的交流，学籍的管理、教学管理等计划的制定、实施等工作；3、作为学校一级的办公室，设立的科室相较于院一级、系一级两个级别要复杂得多，主要设为综合科、文秘科、行政科、信息科等，最主要是它们不尽对内，也对外，因此更需要完善结构，更好地运转全校的管理。
办公室的组织结构的完善，需要遵循的原则为：（1）达到精简的效果。只设立有需要的部门，不要重复一些部门的功能；（2）达到各司其职，层次分明的效果。落实岗位责任制，让每个部门都能够明确职能，与其他机构有效联合，形成强大的合力，发挥办公室管理工作最大效能。
（四）完善管理工作制度，为提高办公室管理科学化水平提供科学化的制度保证
1、完善岗位责任制。只有通过完善岗位责任制，才能促进办公室管理人员在明确自身的办公室科室职责权限的基本条件下，各司其职，恪守职责，更好的完成各自手头的工作，从而提高办公室管理工作的高质、高效。岗位职责的定制需要遵守以下原则：一是责任制的制定是建立在以事定岗、精干效能的原则，根据工作需要的内容制定责任制。二是尽可能量化岗位相应的权力和责任，才能更准确的进行责任制的考核，确保责任制的有效性。三是采用严格的检查制度、配置相应合理的奖惩办法。采用奖惩分明的办法，检查成绩优秀的工作者，给予鼓励；合格者，给予适当的鼓励；对于失职、渎职者要根据情节的轻重给予警告、处罚。
夜上海论坛 2、完善公文处理制度。建立完善的公文处理制度，能够避免公文出错、公文挤压的公文处理效率低、办事质量差的情况，因此要提高办公质量，有效运转公文，就必须做到：一是规范公文种类，不能乱用、混用各种公文种类，平时注重对各种公文类进行分类，增加方面的培训。二是统一固定行文关系、公文格式，才能高效地完成任何公文的处理。三是熟悉公文处理程序，提高公文运转效率。
3、完善会议制度。会议是一项有效的沟通联系的方式，同时也是各级领导统筹协调，贯彻政策，发扬民主，布置任务、决策，有效推动校园建设的有效渠道，对此，会议对于提高办公室管理具有非常重要的意义。要提高会议质量，提高工作效率，要做到：一是会议审批制度的严格建立。确定科学的会议主题，明确主题，开有意义、有实效的会。二是会前的充分准备。做好调查研究，集思广益，听取各种意见，做好笔记，为领导提供决策依据。三是会议纪律的严格遵守。建立良好的会议氛围，杜绝不重视、早退的现象。
4、完善接待制度。学校并不是一个封闭的地方，它需要与外界进行学术交流，欢迎其它学校到校内进行参观、或者其它重要的合作事项。办公室就是系、院、学校的一扇窗口，它代表着学校的形象。因此接待对于办公室工作人员来说有着较高的要求，如何完善接待制度：一是要从办公人员的接待能力方面进行培养，通过培训、实践，使接待人员能够做到热情待人、礼貌得体。二是要从接待办法的制定上进行完善，确保接待有章可循，有法可依。
参考文献：
[1]张佩成，章继胜，汪士华.生态大学建设背景下加强高校办公室工作人员服务意识的思考[J].赤峰学院学报（汉文哲学社会科学版），2009，（09）.
[2]陈宏玲.关于高校院系办公室工作的思考[J].山西广播电视大学学报，2009，（04）.
第2篇
夜上海论坛 一、乡镇（办事处）办公室档案文书管理工作的特点分析
（一）乡镇（办事处）办公室档案文书管理重在收集、保存资料。档案文书管理具有较强的安全性和完整性，在具体落实此项工作的过程中，能够针对发生的人物和事实过程进行记载，以及相关文件和资料进行收集，在此基础上采用人工分类的方式对资料进行分类、归档处理，如此可以将单位内的人事信息、事件信息及其他信息良好地保存下来。这充分说明了乡镇（办事处）办公室对档案文书具有收集和保管的职责。
（二）文书档案应用于文书工作，也形成于文书工作。通过对乡镇（办事处）办公室档案文书管理做进一步分析，可以确定所进行的一系列档案文书管理工作，其中涉及较多文书工作内容，如文件的搜集、文件等级分配、文件运转、文件催办等，这在一定程度上促进了文书工作的形成，为更好地展开文书工作创造了条件。
（三）乡镇（办事处）办公室档案文书种类繁杂。乡镇（办事处）办公室档案文书管理还具有档案文书种类繁多的特点。之所以这么说，是因为办公室档案文书管理工作需要对单位相关的人事、事件、文件等进行收集、整理、分类、归档等处理，这势必会对各类档案文书进行处理，如人事档案、行政档案、收发文件、责任书等。
夜上海论坛 二、改进乡镇（办事处）办公室档案文书管理工作的策略
夜上海论坛 考虑到乡镇（办事处）档案文书管理实施的重要性及其具有以上特点，对其予以优化、改进，应当侧重于以下几方面，即：
夜上海论坛 （一）规范办公室档案管理制度。在办公室档案文书管理越来越重要的情况下，必须要保证此项工作规范化、合理化、标准化的落实，如此才能充分发挥其管理作用，提高档案文书的使用价值。当然，要想实现这一目标，就要规范办公室档案管理制度，明确档案文书管理标准，建立规范化的管理程序、细化管理流程，进而约束、规范档案文书管理，从而保证各项档案文书管理工作有序、有效推进，提高档案文书管理的有效性。所以，规范办公室档案管理制度，可以有效地约束和规范档案文书管理工作，这对于提高乡镇（办事处）档案文书管理工作水平有很大作用。
夜上海论坛 （二）强化档案文书的收集。作为档案文书管理最基本的工作，档案文书收集是否全面在一定程度上决定档案文书管理的效果。出于提高办公室档案文书管理工作水平的考虑，应当注意强化档案文书收集工作。也就是详细了解乡镇（办事处）工作动态，及时收集各种类型人事和事件信息，按照规范格式进行记载，合理分类，妥善保管；对于收文和行文的程序进行规范；对资料进行目录编号，入库的档案应尽可能完整。特别要注意对具有保存价值的公文、材料、图表及会议文件等进行综合立卷，进而对其进行统一管理，以便后续工作之中能够再次应用这部分档案文件。
（三）提高办公室档案文书人员专业素质。作为负责乡镇（办事处）档案文书管理的主要人员，办公室档案文书人员的工作能力、专业素质、管理经验等方面或多或少都会给档案文书管理带来一定影响。出于提高档案文书管理工作水平的考虑，应当注意提高办公室档案文书人员的整体水平。为此，应当建立制定档案文书工作制度，规范工作程序，以此来规范档案文书人员的工作行为，保证档案文书管理工作的质量和效率；定期或不定期开展培训活动，对档案文书人员进行档案知识培训、管理能力培训、素质教育等，不断提高档案文书人员的工作能力，规范化、标准化、合理化地落实各项档案文书管理工作，提高档案文书管理工作水平。
第3篇
夜上海论坛 关键词：办公室；档案管理；规范化
档案管理是一项涉及面广，涉及信息量大的工作。因此，事业单位办公室档案管理具有十分重要的现实意义。做好档案管理工作，有利于进一步提高单位工作效能，更好地服务于单位广大干部职工。
一、事业单位办公室档案管理存在的问题
夜上海论坛 （1）档案管理工作的重要性没有得到重视。随着时代的不断发展，信息科技的进步，对办公室档案管理工作也提出了新的要求。在进行档案管理的过程中，现代信息技术的应用对档案管理工作人员提出了新的考验，工作人员需要运用相应的办公软件协助完成档案管理工作。在面对以上问题的时候，有时凸显出档案管理工作人员的专业水平不够，缺乏专业的档案管理技能，运用现代办公软件的能力不足等问题。因此，提高对档案管理工作的重视程度，进一步关注和解决档案管理人员的素质问题，是事业单位档案管理亟待解决的问题之一。
（2）办公室档案管理信息化建设过缓，设施相对落后。现代技术的发展使得档案管理更加复杂化，种类繁多的档案给工作人员提出了更高的要求，不同的档案类型要求采取不同的方式进行整理和保管。国家档案行政机构倡导无纸化系统规范，但由于档案管理的信息化建设没有完成，使得很多单位的档案管理工作仍以纸质文件为主，使得对纸质文件的依赖成为目前制度性的选择。一些数字化信息处于随机存储状态，有些被不定期销毁，有些被存储在临时可移动设备上，没有建立系统管理模式。
夜上海论坛 （3）缺乏完善的档案管理制度。目前多数事业单位没有建立针对办公室档案管理的相应制度和规范，即便有些单位对档案有相关的管理规范，但由于制度混乱，大多只是流于形式。比如说一些该销毁的档案，由于未定期销毁，仍然保留在档案室，这样就大幅度增加了档案查找的工作量，因而大大降低了实际操作中的执行力。缺乏完善的档案管理制度，致使档案管理难以发挥真正的作用。
二、如何加强事业单位的档案管理工作
夜上海论坛 （1）提高对事业单位档案管理工作的重视程度。做好档案管理工作，首先要使执行者充分认识到档案管理工作的重要性，采取多种手段对事业单位的相关领导宣传现代化档案管理模式的实际功效，使其充分认识高效率的档案管理工作对本单位整体工作的发展能够起到极其重要的推动作用。要提高对事业单位档案管理工作的重视程度，并全心支持改革，采取激励措施，为档案管理改革之路扫清障碍。同时，办公室档案管理人员应跟随社会的发展脚步，顺应时代的需求，不断提高档案管理意识和相关法律意识，尤其要增强办公室档案管理人员自身的保密意识，树立正确的档案管理观念。积极参加档案管理培训，掌握管理相关操作技能，提高自身素质及档案管理水平，充分认识档案管理工作的重要性，提高对档案管理工作的责任意识。
（2）加快办公室档案管理信息化建设。当前，网络电子信息化档案管理方式相较于纸质文件管理方式来说，更能凸显前者超高的工作效率，而且加强了办公室档案管理的准确性。充分利用计算机技术存储，建立网络信息平台和电子数据库，将网络电子信息化技术应用于档案管理工作。以电子信息化管理办公室档案替代传统的管理模式，不仅能够将单位内部的各种档案分门别类地进行管理，对复杂的档案资料进行有序整理，而且不会造成办公室资料长期堆积，避免查找上的困难，节省大量的人力、物力、财力。这样，在提高了档案管理工作效率的同时，更能够及时整理归类各类档案文件，使资料检索变得更加准确快捷。
（3）建立完善的档案管理制度。对档案管理体制进行改革，提高办公室档案管理工作效率，强化办公室档案管理工作的文化事业功能，是档案事业发展的主要任务。在倡导自主更新的时代洪流下，事业单位想长久稳定地发展下去，需要建立适合自身发展的制度模式。办公室档案管理工作直接影响着单位内部各个部门的工作效率，影响着单位的发展。单位应当针对办公室档案管理工作制定相应的适用于本单位的体制机制，只有科学管理，使档案工作按照制度化去运行，才能够保证工作的质量和效率，促进档案工作的有序高效进行。
档案管理改革是事业单位管理改革的一项重要内容，事业单位档案管理工作在单位中起着极其重要的作用，做好档案管理工作对本单位整体工作的发展能够起到推动作用。通过提高对事业单位档案管理工作的重视程度，加快办公室档案管理信息化建设和建立完善的档案管理制度，使得事业单位办公室档案管理更加规范化，从而推进单位各项工作的有序发展。
参考文献：
夜上海论坛 [1]赵慧玉.浅析网络信息化进入高校档案管理[J].山东纺织经济，
2010（8）.
