企业档案规范化管理范文
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第1篇
夜上海论坛 [关键词]档案信息规范化管理措施
1、档案规范化管理夜上海论坛意识不强。档案规范管理意识不强就难以发挥企业档案管理人员的主观能动性，不利于企业的规范管理。一是企业领导对于档案管理部门的重视程度不够，认为档案仅仅是一些资料的储存，而没有从企业管理的角度认识到档案的重要意义。二是企业领导更没有意识到档案管理对于企业不断修正错误、改善经营状况的重要作用，意识的缺乏导致档案失去了实用价值。三是档案管理人员规范管理档案的意识不强，认为档案就是一堆资料而已，对于档案的管理过于随意，甚至导致档案的丢失。
夜上海论坛 2、缺乏专业的管理软件和专业的管理人才。在当前“互联网+”的发展背景下，计算机和数据处理软件对于企业的发展和工作效率的提升有着极大的推动作用。目前大多数企业对于档案的管理未能顺应市场的发展，第一，企业缺乏专业的档案信息及数据管理软件，对于档案的管理过于低效，且纷繁复杂的工作可能导致档案信息的错误和遗漏。第二，企业缺乏专业的档案管理人才，目前企业档案室的工作人员大多学历不高，因为企业认为这是一个没有技术含量的工作，档案管理人员不够专业导致档案不能发挥促进企业管理的作用。
3、档案管理机制不够完善。档案管理机制的不完善体瑚在如下几个方面：首先，某些企业的档案没有建立专门的档案管理库，并且对于档案的分类不够齐全、细化，导致一些档案的放置杂乱无章。其次，没有建立相应的档案更新机制，对于档案信息的变化，没有定期地对变化的档案信息进行重新编制、保存，导致档案的使用缺乏准确性。再次，档案管理的过程中没有建立相应的检查监督机制，所以无法发现存在问题的档案，造成档案管理的不严谨。最后，没有建立档案管理的奖惩机制，无法通过奖惩来促进员工加强档案的管理。
二、规范企业档案资料信息管理的措施
夜上海论坛 1、更新观念，提高档案信息资源服务的主动性。在档案资料信息管理工作中，需要树立起良好的服务观念和市场观念，从而进一步加强对档案的开发利用工作。首先，需要树立起主动服务的意识，特别是档案管理部门的工作人员更在档案工作中具有主动服务的观念和自觉服务的行动；其次，在具有开放的观念，档案管理人员需要从传统的封闭式档案管理工作中走出来，使档案更好的融入社会的发展中来，对社会发展中对档案的需求有一个明确的了解，从而加快档案信息的开发；再次，档案工作者要具有良好的竞争观念，具有较强的忧患意识，从而加快对档案信息资源的开发；最后，在当前市场经济环境下，档案工作者需要树立市场观念，时刻以市场需求为导向，使档案管理工作能够更好的与市场的发展要求相适应，主动提供档案信息资源的服务，从而加快推动档案资源的利用。
2、丰富馆藏，深层次开发档案信息资源。通过多渠道和多层次来对档案资料进行收集，特别为了更好的丰富馆藏和提高馆藏的质量，则需要加强对科技、经济和具有地方特色等资料的征集和收集工作。在档案信息开发工作中，需要进一步对其开发规模进行扰展，对各级档案馆的馆藏档案信息要系统的加以开发和利用，对经济活动过程中的档案资料要进行深入研究，并形成一定的研究成果，为各行业的发展提供必要的参考。在档案信息资源开发过程中，还需要针对当前社会的热点问题，对馆藏信息和现实信息进行汇编整理，从而使档案信息资源在地区经济发展过程中更好的发挥其重要作用。
3、扩大科技档案的利用范围。需要加强对科学档案的利用，将科技档案的开放范围进一步扩大，加快对科技档案信息的交流和成果推广工作，通过建立科技档案信息中心，积极推动科技成果的转让工作，使科技档案成果能够加快转化为现实生产力，为社会经济的发展提供良好的服务。
3.1加强建设网络环境，实现档案服务手段的创新
加强建设档案信息的网络环境，网络化档案信息，促进资源的共享。建立专门的网站管理档案，开展网上查询等服务。对上网信息和数据进行组织整理，通过网络可以查询档案信息。把网站作为基础，加强档案信息的数据库建设，实现其数字化和数据库化。
3.2横向联合，共享信息资源
现今是一个信息资源高速发展的时期，人类的各种知识和信息都在飞速的进行增长，单独的文献部门无法收集、整合、利用、保存所有的知识和信息。因此，包括档案管理部门在内，需要建立一个完善的信息整合系统，把目录联合在一起形成网络，使资源可以进行共享，既可以为更多的信息利用者提供信息，还可以使获得的信息更广泛，从而满足各个社会阶层的需求。
4、提高业务素质，更好的编研档案。要想更加规范化的管理档案，那么工作人员首先需要做的就是提高自身的业务素质。通过业务培训、参观学习等方式逐渐的提高业务知识和基本理论知识。另外，现今形势下的一个新任务就是让档案管理人员掌握一门外语。越来越多的部门都加快、加大了对外开放的力度，因此不可避免的在一些档案管理部门中出现了外事档案，但是若档案管理人员不会这门外语，相应的就无法认识管理对象，阻碍了工作的正常开展。
5、文案一体化，做好文书工作。文档一体化指的是统一的管理现今各个机关中独立、分散的n案和文件，使其成为一个有机整体。文件中心是处于档案馆和文件形成机关之间的一种过渡性的文件管理机构。由实践可知，文书处理工作和档案工作具有不同的工作任务，且相对独立，但是档案是文书的归宿，文书是档案的来源，文书和档案是文档工作中不可分割的两个环节。
第2篇
当前我们处于信息化时代，档案不仅数量不断增加，其种类也开始向多样化和复杂化方向发展，所以需要做好各类档案的保存、管理、开发和利用工作，则需要加强档案信息的规范化管理，实现档案保管的系统化和案卷的完整性，从而实现档案资源价值的最大化，使其更便于开发和利用。通过档案管理规范化的实现，能够更好的加快档案资源的开发利用，两者之间存在着非常密切的联系，在实际工作中能够相互促进和共同发展。
1 做好档案资料管理工作的意义
在当前经济发展及社会进步的新形势下，档案作为国家、社会、企事业单位及人具健康、快速发展的必要依据，对其管理规范化管量，可以有效的确保企事业单位工作效率和工作质量的提升，有利于更好的维护历史和个人的真实面貌。企业档案管理规范化的实现，可以有效的推动企业的健康发展，有利于企业总体业线的提升，档案可以为企业的快速发展提供信息支持，是企业在市场竞争中提升其核心竞争力的关键所在。同时通过档案信息资料的规范化管理，企业领导者可以更好的对企业的发展实际情况及运营状况进行有效的掌握，从而制定出科学的经营策略，确保企业更快、更好的发展，使企业取得良好的经营成果，为其可持续发展奠定良好的基础。
2 规范企业档案资料信息管理的措施
2.1 更新观念，提高档案信息资源服务的主动性
夜上海论坛 在档案资料信息管理工作中，需要树立起良好的服务观念和市场观念，从而进一步加强对档案的开发利用工作。首先，需要树立起主动服务的意识，特别是档案管理部门的工作人员更在档案工作中具有主动服务的观念和自觉服务的行动；其次，在具有开放的观念，档案管理人员需要从传统的封闭式档案管理工作中走出来，使档案更好的融入社会的发展中来，对社会发展中对档案的需求有一个明确的了解，从而加快档案信息的开发；再次，档案工作者要具有良好的竞争观念，具有较强的忧患意识，从而加快对档案信息资源的开发；最后，在当前市场经济环境下，档案工作者需要树立市场观念，时刻以市场需求为导向，使档案管理工作能够更好的与市场的发展要求相适应，主动提供档案信息资源的服务，从而加快推动档案资源的利用。
夜上海论坛 2.2 丰富馆藏，深层次开发档案信息资源
夜上海论坛 通过多渠道和多层次来对档案资料进行收集，特别为了更好的丰富馆藏和提高馆藏的质量，则需要加强对科技、经济和具有地方特色等资料的征集和收集工作。在档案信息开发工作中，需要进一步对其开发规模进行扰展，对各级档案馆的馆藏档案信息要系统的加以开发和利用，对经济活动过程中的档案资料要进行深入研究，并形成一定的研究成果，为各行业的发展提供必要的参考。在档案信息资源开发过程中，还需要针对当前社会的热点问题，对馆藏信息和现实信息进行汇编整理，从而使档案信息资源在地区经济发展过程中更好的发挥其重要作用。
2.3 扩大科技档案的利用范围
需要加强对科学档案的利用，将科技档案的开放范围进一步扩大，加快对科技档案信息的交流和成果推广工作，通过建立科技档案信息中心，积极推动科技成果的转让工作，使科技档案成果能够加快转化为现实生产力，为社会经济的发展提供良好的服务。
2.3.1 加强建设网络环境，实现档案服务手段的创新
加强建设档案信息的网络环境，网络化档案信息，促进资源的共享。建立专门的网站管理档案，开展网上查询等服务。对上网信息和数据进行组织整理，通过网络可以查询档案信息。把网站作为基础，加强档案信息的数据库建设，实现其数字化和数据库化。
夜上海论坛 2.3.2 横向联合，共享信息资源
现今是一个信息资源高速发展的时期，人类的各种知识和信息都在飞速的进行增长，单独的文献部门无法收集、整合、利用、保存所有的知识和信息。因此，包括档案管理部门在内，需要建立一个完善的信息整合系统，把目录联合在一起形成网络，使资源可以进行共享，既可以为更多的信息利用者提供信息，还可以使获得的信息更广泛，从而满足各个社会阶层的需求。
2.4 提高业务素质，更好的编研档案
要想更加规范化的管理档案，那么工作人员首先需要做的就是提高自身的业务素质。通过业务培训、参观学习等方式逐渐的提高业务知识和基本理论知识。另外，现今形势下的一个新任务就是让档案管理人员掌握一门外语。越来越多的部门都加快、加大了对外开放的力度，因此不可避免的在一些档案管理部门中出现了外事档案，但是若档案管理人员不会这门外语，相应的就无法认识管理对象，阻碍了工作的正常开展。
档案管理人员还应该努力学习相关的计算机知识，学会通过计算机对档案进行管理。随着办公环境的现代化，档案管理部门中有了更多的现代化办公设备，并且逐步替代了传统的工具，若工作人员不会使用这些工具就无法进行正常的工作。因此学习使用现代化的设备就变的至关重要。档案就业数量多、内容广、利用率高等特点，因此传统的手工管理无法适应现今的发展形势，需要通过现今的科技手段和计算机技术，系统的管理档案，自动化的实现档案信息的输入、利用、检索等，从而使服务质量和工作效率得到提高。
2.5 文案一体化，做好文书工作
文档一体化指的是统一的管理现今各个机关中独立、分散的档案和文件，使其成为一个有机整体。文件中心是处于档案馆和文件形成机关之间的一种过渡性的文件管理机构。由实践可知，文书处理工作和档案工作具有不同的工作任务，且相对独立，但是档案是文书的归宿，文书的档案的来源，文书和档案是文档工作中不可分割的两个环节。
第3篇
夜上海论坛 一、全员参与，过程管理是做好企业档案规范化管理工作的保障
全员参与，过程管理是档案规范化管理中的一个重要方面。档案工作涉及到企业的方方面面，文件在形成、流转、办理、整理、归档的过程中也会涉及到企业的各个环节。比如，企业一个项目的文件，它的形成从项目的立项、调研到预算、招标再到最后的实施，可以说涉及到了这个项目的全部阶段。因此，要把档案意识贯彻落实到每一个环节中去，实行部门立卷责任制，坚持“谁立档谁整理”的原则，各司其职。全员参与，这样才能使企业的档案工作进一步规范化。
夜上海论坛 二、完善制度，健全机制是企业档案规范化管理工作的根本
企业应该及时成立相关的档案管理评估工作领导小组，对档案的管理情况进行有效的监管和评估。要根据本单位的具体情况实施并修订符合本单位实际的档案管理规范机制，如要健全《档案管理标准》、《档案分类标准和保管期限》、《档案管理应急预案》等方面的制度。此外，企业每年还应将档案工作列入到本年度的发展规划和计划中去，不断完善并健全档案工作的管理体系，确保档案工作的领导职责、管理职责和工作职责都能分级分层落实到位，这将会对档案工作的规范化管理提供切实的保障。
三、常态化管理，规范化实施是企业档案管理工作的基础
夜上海论坛 档案工作是一个企业开展各项业务和活动的有机组成部分，有着不可或缺的意义，应该采取常态化的方式开展。
夜上海论坛 1、对各种档案要及时归档，确保档案的完整性。各种类别和载体的档案都要在规定的时间内及时归档，要按照《归档文件整理规则》做好档案的系统化管理，确保归档文件的准确和完整。对到期的档案要及时进行鉴定，确保档案利用的有效性。对已到保管期限的档案要专人进行鉴定，经鉴定后，仍需要保存的档案要对其重新划定保管期限，对那些到保管期限也没有保存价值的档案，要进行登记造册，填写销毁清册。对档案的借阅，要完备手续。借阅档案要按照规定办理借阅登记手续，要按时催促归还。企业要根据每年的档案借阅情况，编写好档案利用效果的登记。此外，档案的收进、转出都要进行登记，双方当面清点，办理签字手续。档案室要保持干净整洁，没有杂物，室内面积要能够满足档案工作发展的需要，要留有足够的存储空间。档案柜、档案架的摆放要做到整齐有序，要摆放文件资料存放的示意图，以方便查阅。应在每年的年中和年末对所存放的档案进行全面的清查并及时建立清查记录。
2、用“关键词”的方式检索档案资料，以提高使用效率。
夜上海论坛 使用“关键词”来代替“主题词”，可以简化查找档案的时间，提高使用效率，也就是说通过从题名或文件主题中归纳出一些体现主题内容的关键词，对其进行标识，等录入计算机后就可以通过计算机批量处理的功能进行检索处理。比如，有关厂房基础建设的文件，有人将它的关键词写为“基本建设”，有人写为“基建”，还有人写成“厂房建设”，在通过计算机调控后可以把关键词统一规范为“基建。”此外，计算机还有一项“活动增加”的功能，可以利用这项功能将那些不规范的词语和主题词中词义相近的进行合并，这样就解决了用手工标识速度较慢的问题，同时还解决了主题词中的词义含量的问题。
3、实施“以我为主”的归档原则
“以我为主”的归档原则，就是说那些归档的文件应该要以本单位形成的文件为主，这是推进档案规范化管理中的重要一环。这里需要注意三个问题：一是对文件归档的时间要把握准确，进行归档的文件必须是完成了现阶段任务的，没有完成的则不能立卷或归档，否则会造成档案管理的混乱和无序。二是要明确文件归档的重点，对归档文件进行合理的分工，也就是说要在实际工作中将文件和资料区分开来，尤其是要注意那些在内容、形式和作用方面相似的文件资料，要坚持具体问题具体分析，从而减少档案管理中的重复和冗余，提高档案使用的效率。三是要有效地保证全宗档案的完整性。在归档工作中要把握好重点，分清主次，保证不该归档的文件不要混入其中，该归档的文件要及时归档而不能散失。这就要求在归档立卷中，要将那些具有内在联系的文件材料放在一个卷中，以确保其对于同一问题处理的全部来龙去脉过程的反映，保证同一问题的完整性，这样文件归档后既完整又有序，可以为档案管理的规范化奠定坚实的基础。
四、网络化和信息化技术是实施企业档案管理工作的有效手段
夜上海论坛 现在，计算机技术已普遍应用于各个领域，档案管理中也需要把计算机技术运用到日常的每个环节中，这样才能够更好的提高效率，使得工作的开展越来越便捷。例如，档案管理中在进行打印文件时，计算机可以自动生成一个序列，按照这个自动生成的序列进行打印就会大大的减少文件归档的工作量，充分发挥计算机技术的优势，能够有效减少人员的工作量，大幅度提升工作效率。
在大多数企业中，档案管理人员通常还都是靠着一台电脑和相关的软件来完成工作，这样的工作方式已经越来越无法满足日益发展的社会对于档案管理的要求。如果档案管理手段落后，就会给档案管理工作带来负面的影响，因为目前社会的发展对档案使用的需求正日益增加，落后的管理方式就无法满足这种需求。在科技急速发展和普及的今天，数字化和网络化的技术对于档案管理工作也已经形成了很大的冲击，这就要求在档案管理工作中要改变以往落后的工作方式。在数字化的影响下，原来档案的那种可视记录的识别型正在被机器识别的代码型也就是电子档案所取代。而档案管理的模式也正在发生着极大的改变，由最初传统的手工模式转变到单机数据管理的模式、网络信息管理的模式再到知识管理的模式，管理模式的这些变化必然要引起相关的管理程序和手段的转变。因此，档案管理人员就要根据电子档案的特点，对传统的手工档案的管理程序进行必要的调整。在档案整理过程中，管理人员要充分利用计算机技术等现代科技手段，增强数字化档案的存储，将自动化和信息化的管理方式贯彻到档案管理中的每一个环节中，从而实现档案管理的高效和精确。此外，还要加强对于电子文件的管理和研究，可以建立一些电子文件中心和电子数据系统平台等使得档案管理工作充分实现现代化管理模式。
