办公档案数字化管理范文
前言：我们精心挑选了数篇优质办公档案数字化管理文章，供您阅读参考。期待这些文章能为您带来启发，助您在写作的道路上更上一层楼。
第1篇
夜上海论坛 Abstract: the geological unit documents is the unit in the system construction, deploy work, the appointment, removal and institutions adjustment production, management activities the resulting work files, geological work unit is the indispensable important reference. This paper office automation under the environment of the file management of documents.
Keywords: office automation; Documents; File management; geological
中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号
地质矿产局在办公自动化的环境中，文书档案的归档管理工作分为电子文件的归档与纸质文件的归档两个部份，这就要求文书档案的管理工作必须贯穿文件的产生、流转、处理、归档的全过程。在一定程度上，办公自动化对文书档案管理工作提出了更高的要求。
一、文书档案应用办公自动化管理的优势
1.1办公效率大幅提高
夜上海论坛 计算机强大的信息处理能力是正确运用办公自动化的优势之一。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，结果往往费时费力。计算机管理软件应用后，使文件材料的收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分便捷、有序。
1.2实现信息资源的充分交流与共享
运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，对所调阅的信息资源做出适时响应和脱机处理，保证其查全率和查准率。同时，通过网络服务平台可以及时了解其他档案工作部门概况、工作重点以及档案管理信息动态。
1.3提高文件传递的速度和安全性
日常公文办理过程中，传统文件传递一般是靠邮政系统负责邮发，受到距离长短的限制，影响了传递速度，或办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生。而应用计算机网络技术，具有读取方便快捷、易于传递等特点，可直接通过网络进行文件信息传递，大大提高了文件传递的安全性和时效性。
夜上海论坛 二、办公自动化环境下的文书档案管理所存在的问题
办公自动化在文书档案管理领域的普及应用，极大的提高了办公工作效率和减轻了管理人员的工作负担。但同时也出现了一些问题，主要表现为以下四个方面。
2.1管理制度不健全、设备落后
夜上海论坛 虽然各个文书档案部门都制定了相关的档案管理制度，但仍然存在着档案管理制度不健全的现象。一是档案收集制度不健全，使得档案缺乏完整的记录，丧失了部分利用价值；二是保管制度不健全、基本设施不完善，造成档案的损毁和遗失档案现象屡屡发生；三是档案利用制度不健全，造成有的档案没有发挥其应有的价值，而有的档案却莫名流失。此外，不少地质科研部门只重视科研项目、科研经费的管理工作，而对文书档案的管理重视不够，文书档案的基础设施落后，设备设施陈旧。
2.2电子化的档案文件保密性受限制
夜上海论坛 与传统的文书档案管理不同的是，办公自动化环境下的档案文件不再具有特定的字迹，人们可以根据实际需要而将电子文件以不同的字号和字体输出。因此，也就无法再根据字迹来辨别其原始性。此外，由于不能对电子文件进行签名或盖印，因而无法根据字迹或印章来分辨电子文件是否为原件。由此可见，这些问题都对电子文件的保密性带了极大的困难。尽管网络窃密技术不断地完善，但是仍然无法对进入网络中的电子文件进行绝对保密。
夜上海论坛 2.3电子化的档案文件对管理人员要求高
夜上海论坛 随着科技的发展和进步，办公自动化环境下的文书档案管理对管理人员提出了更高的要求。一方面，仅仅懂得传统的纸质档案管理原则、理论、技术以及方法的管理人员，将难以胜任对电子文件进行归档以及其归档后所形成的电子档案的管理。另一方面，如果仅仅懂得计算机技术和网络通信技术的人员也无法胜任。因此，要实现文书档案管理的办公自动化，就必须有相应的现代化高素质人才，要求管理人员不仅具有相应的计算机操作水平，同时还要具有较高的知识层次和先进的管理水平。然而，当前许多档案部门往往缺乏这样的具有现代高技术的管理人才。这样，导致即使引进再先进的现代化设备，也无法发挥其相应的作用，这对办公管理人员的技术水平及业务素质等提出了更高的要求。
2.4信息化水平低
随着计算机和网络技术的引入，文书档案的载体发生了巨大的变化，由原来单一的纸质发展为纸质、电子等多种载体共存的局面。然而不少文书档案管理信息化水平依然很低，没有引进先进的档案管理软件，档案的检索依然主要依靠手工，严重影响了地质科研档案查找利用的效率，大大降低了档案的利用价值。
夜上海论坛 三、针对文书档案管理中存在问题的应对措施
3. 1提高单位管理人员对文书档案管理的认识
夜上海论坛 认识转变是提高管理能力的思想基础和保证，只有在思想认识上给予足够的重视，才能保证管理工作积极有效的开展。档案工作者一定要做好档案管理重要性的宣传工作，提高单位员工尤其是领导对文书档案工作的重视，让他们对于该项工作有足够的了解和认识，一方面，加大对管理工作的物质投入，在物质上保证文书档案管理工作的信息化和规范化；另一方面，在工作安排中将文书档案管理纳入到单位全年工作中去，提高单位文书档案管理工作的地位与影响。
3.2做好档案工作与文书工作之间的衔接
由于文书工作质量的好坏对于档案管理工作质量的好坏将会产生直接的影响。因此，在实际工作中，如果不能保证高质量的文书工作，就无法实现科学有效的档案管理。这就需要切实做好档案工作和文书工作之间的衔接。单位中的文书人员一定要具备较强的档案意识，做好对文书材料的归档工作，并且在文书处理的过程中，要力求实现档案和文书工作一体化运行。
夜上海论坛 3.3提高档案员的专业素质和工作能力
夜上海论坛 科学技术特别是信息技术的迅猛发展对档案工作提出了新的、更高的要求，档案干部要自觉学习新知识、新业务、坚持素质教育、终生教育的理念，不断确定新的学习目标、任务和要求，主动学习信息技术、现代管理等相关知识，掌握和提高应用计算机、网络技术的能力和水平，努力成为管理型、技术型和复合型人才，努力为领导和员工提供方便、快捷、高效的服务.
四、加强文书档案保密与利用工作
4.1 文书档案管理人员的职责
夜上海论坛 文书档案管理人员的职责是要维护档案资料的完整与安全。贯彻落实《保密法》和《关于开展地质资料清理工作的通知》的精神，这既是文书档案管理人员基本要求，也是文书档案工作当前主要任务。对于地质科技资料不仅要做到不坏、不丢、不散、不乱，还要保证地质资料实体安全和文书档案资料的安全。
夜上海论坛 4.2正确处理的文书档案保密与利用的关系
日常工作中，文书档案管理人员十分重视文书档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，文书档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象，由此产生一些弊端：大批文书档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的文书档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成文书档案浪费；不能有效地利用文书档案，失去文书档案的价值。
五、对文书档案管理工作的建议
建立电子文档信息一体的管理系统。在档案现代化管理迈向数字化、信息化的今天，依托信息网，建立文件管理和档案管理合一的信息网络管理系统。使归档文件的真实性、完整性、有效性以及鉴定、编目、著录等在文件生成和处理阶段进行和控制。提升档案管理人员全面素质，坚持可持续发展。面对新时代全新管理理念，面对信息化快速发展的逼人形势，面对行业的需求，档案管理工作者要具备比较宽广学科知识，具有对文件信息进行二三次开发能力，具有较高的组织、管理能力；要有崇高的敬业精神和良好的服务意识及较高的计算机操作能力。运用现代化手段快捷便利地提供服务，满足利用者的目的。加强档案资源的开发和利用，要突破习性思维，把握规律性，实现理论创新，服务创新，管理创新，做好档案工作，从而促进档案事业持续、健康、快速发展，努力开创地勘单位档案工作的新局面。
总结
文书档案管理者只有不断更新理念，解放思想，与时俱进，文书档案管理工作才能跟上时代的步伐，才能在地质调查、矿产勘探、探测试验、专题研究等生产技术活动中发挥更大的作用。
参考文献
夜上海论坛 [1]郭伟.有关文书档案工作的若干思考[J].西部探矿工程,2009
第2篇
夜上海论坛 关键词：文书档案；办公自动化；档案管理；应用浅析
引 言
夜上海论坛 随着科学技术的发展以及办公自动化的应用，施工企业的文书档案管理越来越便捷。传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，纸质档案的管理工作经过长期实践，已拥有一套其自身的工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。
文书档案管理是施工单位档案存在的基础和重要的资源发生地，它客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面的过程和成果。随着改革形势的不断发展，文书档案管理水平如何提高，以满足各方面的需求，从而适应日趋发展的新形势，这是文书档案管理的自动化在档案工作中应用的新问题。
1 办公自动化对施工企业文书档案管理工作的促进作用
在施工企业日常的公文办理过程中，相关工作人员办理的文件在传递过程中丢失的情况时有发生。在传统手段中，文件传递是靠邮政系统派发传送，因而文件到达时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索造成很大的不便，在应用计算机网络技术之后，直接通过网络工具进行传递，大大提高了文件传递的安全性和时效性。下面就谈谈办公自动化对施工企业文书档案管理工作的促进作用。
1.1 工作效率和质量得到了前所未有的突破
施工企业所要登记在案的资料数据数量大，包括地质信息数据、人员设备等等。施工企业实现了办公自动化后，相关的档案信息经过数字化处理后，便可储存在计算机中。如果需要计算或者整理，计算机也可以自动处理，其运行速度也很快，文件资料的收集与查询等也变得十分便捷，大大提高了文书档案管理工作的效率和质量。特别是档案信息的服务利用，这是办公自动化的最大优势。传统的手工操作档案管理方式，完全依赖于人工进行档案资料的收集、储存与查阅等，档案工作人员的工作量异常繁重，致使档案信息的服务利用不能够满足人们的日常需求。办公室自动化在施工企业文书档案管理中的应用恰好解决了这一问题。
夜上海论坛 1.2 解决了档案存储的空间问题
文件文书档案数量越来越多，尤其像是施工企业，需要记录和储存的文件数量和数据特别多，这也意味着其整理工作越来越繁琐。但随着办公自动化设备的普及，大多数文书档案已经变成了数字化的电子文件，再根据办公目的和要求将所需的文书档案印制成纸质文书进行保存。为了适应新形势下的档案管理和信息服务的需求，要求要将原有的纸质文件转化为数字信息，这就大大节省了文书档案的储存空间，档案信息的查询也变得十分便捷。
1.3 实现了档案信息的共享和在线服务
夜上海论坛 传统的档案管理模式使档案信息不能共享，档案的利用率也就不高。但是如果把文书档案管理转化为电子文件之后，可将电子文件组建为一个电子文件数据库，利用计算机检索功能进行信息查询。施工企业可利用计算机技术，将施工信息输入并建立与每个施工项目相关的数据库，并进行精细化的管理，由案卷级扩展为文件级，从单一的途径转变为体系化，实现从管理档案目录的外部特征向内外部综合特征的管理转变。借助计算机网络将档案信息与载体分离，并利用信息系统进行链接，可以得到信息的历史与现实、纵向与横向的多方位记录，实现档案信息的共享与在线服务。
2 应用办公自动化的文书档案管理存在的问题
2.1 电子文件的保密性受到了限制
夜上海论坛 电子文件的内容是没有固定的形式，且容易变化，这使得文件的保密性变得很弱。电子文件的修改可以不露痕迹，尽管当前已经有很多防治电子文件伪造和在原稿上进行删改的计算机技术，但是仍然不能从根本上改善电子文件的易变性。电子文件的字体、字号等固定的模式，将电子文件印制成纸质文件后，无法辨认其作者，因为电子文件不具有特定的字迹。这些问题都对电子文件的保密性提出了挑战。
夜上海论坛 2.2 档案综合管理人员培训缺失，专业素养不足
当前，文书档案管理在施工企业中有着举足轻重的地位，可以直接反映企业的整体管理水平，也是当下社会发展的必然趋势。调查显示，由于文书档案管理在我国发展较晚，受到的重视程度还不高，一部分单位的档案管理工作者缺乏相关专业的档案管理工作培训，专业素养缺失，对档案管理工作的进展在一定程度上存在影响。况且对电子档案的管理，绝不仅仅是懂得纸质档案管理理论、原则、方法和懂得电子计算机技术或数据通信的管理人员所能胜任的。这就对管理人员在技术和素质水平上有了更高的要求。
3 办公自动化在施工企业文书档案管理应用中问题的解决方法
夜上海论坛 办公自动化对施工企业的文书档案管理有着重要意义，这也使文书档案管理进入了一个快速发展的新时代。但需要注意的是，办公室自动化的应用也引发了很多问题，如何有效地解决这些问题成为新形势下施工企业文书档案管理健康发展的关键。
3.1 加强硬件建设，改善硬件环境
文书档案管理的现代化是依赖于计算机、互联网等手段得以实现的，这也就要求施工企业必须搞好硬件建设，这也是实现文书档案管理现代化的先决条件。只有不断地加强网络建设、计算机技术的更新等，实现技术设备和手段的现代化，使相关工作人员学会使用先进的科学技术进行文书档案管理工作，才能提高施工企业整体的文书档案管理水平。
夜上海论坛 3.2 实现档案工作人员专业化和现代化的有机结合
夜上海论坛 档案管理工作人员是实现办公自动化的基础，传统管理模式的长期侵袭，使得相关工作人员变得麻木和落后，其意识和思想没有得到更新，导致现代化的计算机技术和设备没有被完全和合理地应用。所以，档案工作人员必须认清当下的发展形势，及时学习和熟练掌握新的管理理念和手段，才能减轻工作量，也提高了工作效率。
夜上海论坛 3.3 采取措施提高文书档案的安全性
夜上海论坛 首先，通过扫描技术，将带有印章、个人字迹等文书档案转化为图像性质的电子文件，这样可以有效地防止电子文件文书档案被肆意修改，保证电子文件的原始内容，还可以大大减小文书档案的存储空间，有利于文书档案的长期保存；其次，采用专用软件对电子文件文书档案进行加密处理；然后，采取备份和验证措施，防止电子文件的丢失及失真，对永久保存的电子文件要制成纸质文件或缩微品；最后，利用路由器和防火墙等措施实现办公自动化内部网络和外网的隔离，保证办公自动化网络的安全。
夜上海论坛 3.4 提高档案人员的综合素质
①以“自学为主，培训为辅”模式逐步形成可持续终身教育机制。通过不断学习获取知识是提高自身素质的根本途径，同时，相关管理部门对文书档案管理人员的培训也是相当必要的，他们可以从中得到交流与学习的机会，不断积累档案专业知识及管理经验，进而运用到档案管理工作中；②加强档案部门间、区域间系统合作的力度，不断扩大自己的交际面，通过互动交流与学习，可以获得兄弟单位和科（室）利用档案资源进行转化、知识创新的经验，以及运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源和创新思维的能力，从而为建设一支高质量的档案队伍打下坚实的基础。
4 结 语
综上所述，办公室自动化有助于施工企业文书档案管理工作，这也是当今社会经济发展的必然趋势，其管理水平直接关系到档案资料的完整性，实行全面科学化的文书档案管理是衡量施工企业管理水平的一个重要标准，这就要求相关部门必须切实对档案管理者进行素质培养与提高，重视文书档案管理工作，强化文书档案管理水平，加强部门间的协调合作与交流，实现文书档案管理的安全化、规范化、标准化，确保我国施工企业文书档案管理工作走向正规化、健康化的发展轨道，为最终实现经济效益和社会效益提供可靠保障。
参考文献
[1]张会华.文书档案管理的办公自动化[J].科技资讯，2012（26）：67～68.
夜上海论坛 [2]李冬梅.文书档案现代化管理工作之我见[J].黑龙江档案，2012（4）：21～22.
第3篇
夜上海论坛 一、提高文书档案管理工作效率
以往的文书档案管理工作，较多依赖于人工的手动操作，对人员的档案管理素质要求较高，需要用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统计准确无误，归档文件需要严格执行修整、组建装订、编页、分类、排序、编号、编目、装盒8个环节，这样的档案管理工作又费时，又费力。引进计算机处理相关工作，实行办公自动化，通过信息化技术和方法的应用，加强档案信息资源的合理配置和科学管理，运用相关程序对档案管理工作进行自动筛选、编号、归档和保存，在文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节中，工作有序快捷地开展，从而大大提高了办公效率。特别是在复杂的档案管理工作中，尤为突出，例如，基建档案的管理工作，要求按照前期准备、设计、施工、竣工验收、建立及使用维护等内容，区分保管期限组成案卷，且每个工程项目的文件材料要保持成套性，这样对文书档案管理工作的要求极高，要全面、及时、完整，就需要做大量的工作，人工收集整理费时费工，耗时耗材，引入自动化系统，则方便快捷，利用电子文件非实体归档的特效，用计算机网络技术，很快地完成电子文件的收集积累、整理归档等任务，实现随时办结随时归档。
二、提高档案利用工作的效率
夜上海论坛 档案利用的方法是档案部门为达到迅速、准确、全面、及时地满足档案用户需要的目的所采取的各种服务方式、程序和手段。目前档案利用的基本途径是：提供档案原件、提供档案复制品、提供档案信息加工品。档案利用的方式主要是开设阅览室、档案外借、制发档案复制本、出具档案证明、提供咨询服务、印发档案目录、编写档案参考资料、举办档案展览、档案信息上网、政府公开信息查阅等。由于原始的文书档案资料管理工作过于依赖纸质载体，大部分的资料长期仅能存档于文件柜中，查找和使用极其不方便，给档案利用工作带来了诸多的不便之处，大大限制了资源的相互交流。在应用办公自动化系统后，文书档案资料可以脱离原载体，可根据不同的需求自行选择相应的储存介质，比如VCD、DVD、U盘、磁盘阵列、移动硬盘、云端等等，这些介质通过互联网或专门的电子渠道迅速传送所需资源，从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率，电子档案可通过提供拷贝件、通信传输和直接利用来完成提供利用的功能，从而可以更好地用好、用活、用透资料，使文书档案资料的价值得以更好地体现。
三、保障文书档案资料安全性
传统文书档案资料以纸张为载体，在档案保存和利用的过程中，档案纸张在外观、结构和性质诸方面逐渐发生着不可逆的变化，比如变色、强度下降和化学性质变化。纸质的文书档案资料不利于环保节能，保存档案资料时占用地方，特别是小心保存的同时还不能保障完全的安全，纸质的文书档案资料极其容易受到保存环境的影响，比如在高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，会发生水解和氧化反应。在《档案法》中从法律角度明确了档案保管工作的职责和内容，《档案馆建筑设计规范》中也对档案馆的库房建设提出了具体要求，可见保管档案对基本物质条件有相当严苛的要求。在实际操作中，稍有不慎，在文书档案管理的工作过程中，就可能发生不可挽回的损失。实行办公自动化后，文书档案的管理介质有了较大的提升，这类新载体的优点是存、读方便快捷，便于携带，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具备可修复性，具有很强的稳定性，复制容易，交流方便等。
