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夜上海论坛 保障人力资源和信息化建设是开展工程审计的必要条件。
1.强化审计队伍建设,这是审计工作人力资源的保障如果没有专业人员审计人员,我们的工作就无法开展。专业审计人员履职的能力,又决定了审计质量的高低,影响审计结果的客观公正,关系着内部审计形象,更关系着内部审计事业的生死存亡。因此,人员保障是做好审计工作的必要条件。油气田企业投资与基建工程类型繁多,专业性强,管理复杂。这就要求审计人员必须具有良好的综合业务素质,不仅要掌握基建工程各个领域的专业知识,还要拓宽知识领域,掌握企业内部预决算管理、生产工艺流程、企业管理、决策等方面的专业知识。审计队伍建设尤为重要。首先,要选调懂得工程设计、概算、计划、工程施工管理、审计管理的专业人员充实到工程审计岗位。这是辽河油田审计工作得以正常进行的基本保证。其次,要强化后续教育和培训,鼓励审计人员取得岗位资格证书,为内审人员搭建培训教育、理论研究、经验交流、信息宣传的平台,着力提升内审人员的理论水平、知识水平、业务水平和工作能力,增强发现问题、分析问题和解决问题的本领。
夜上海论坛 2.加强信息化建设随着内部审计领域的拓展、范围的扩大、内容的增加,以及内部审计标准化、规范化、科学化、效率化的要求的提出,单纯的传统手工审计作业是满足不了工作要求的。为此,不断加大信息化审计经费投入,研发了物资采购管理审计软件、审计信息综合管理系统,建立审计信息交流平台,实现审计资源信息共享。信息齐全、便于查询,系统共享,留有痕迹。这一系统的使用,不仅为审计系统提供了一种先进的管理模式,而且满足二级审计机构及相关业务人员获取信息的需要,便于信息的快速传递和充分共享,避免了人为因素造成的差错,提高了工作效率和质量,进一步适应了审计信息化建设的要求。
夜上海论坛 3.加大硬件投入正所谓“欲善其事必先利其器”。为了做好油田内部的审计工作,近年来,油田公司不断投入重资,为审计部门增添了数码相机、摄像机、管线寻踪仪、测厚仪、混凝土回弹仪、激光测距仪、全占仪等审计现代化设备,使工作量的核实工作,更加简便、准确。在油田公司审计处设置两台大型服务器,满足审计综合管理信息系统的运行。此外,油田公司还给审计工作配备工作用车,各二级单位在审计用车上也都给予保证,做到审计用车随用随到,满足了工程、合同、物资采购事前、事中及过程审计现场勘查、市场调查的工作需要。这些都是做好审计工作“物”的保障。
夜上海论坛 二、强化内部控制,规范审计行为
夜上海论坛 强化内部控制,规范审计行为是提高审计质量的重要保证。“打铁还须自身硬”。审计工作在监督别人的同时,也受被审计单位的监督。审计质量不过硬难以使被审计单位信服。因此,我们注重审计内部的控制和约束,不断增强审计人员的履职能力。我们制定了《审计工作质量控制办法》和《责任追究制度》,对审计人员在工程、合同、物资采购、财务审计中违反程序、存在漏审和违规违纪等问题,都提出了严厉的处理方式。同时,对审计工作规定了时限要求。在处理具体业务方面:一是严格分工业务不交叉;二是分派工作量;三是实行业务内部主、副审配合制度。四是层层审查;五是轮岗回避制度;六是复审制度,及外聘中介审查制度。通过审计人员行为规范性制度建设,有效地增强审计人员责任意识、质量意识和自我约束能力,保证审计工作的质量。
摘要:办公室是单位和部门的枢纽,功能多、任务重。作为一个沟通上下、联系各方的综合管理机构,办公室要善于统筹兼顾,围绕工作中心,充分发挥办会室系统的协调功能,提高其协调能力。
关键词:行政管理办公室协调功能
夜上海论坛 办公室作为一个综合性的办事机构,其承担的职责和任务是多方面的,如撰写文稿、文书打印、档案收存、机要保密、电话传真、组织会议、处理信息、内部协调、公关接待、信息和督促检查等,担负着日常性的行政事务及繁重的服务工作,起到承上启下、协调左右的中心枢纽作用。本文拟就办公室的协调功能进行探讨
所谓协调,就是连接、联合、调和所有的活动及能量,使之统一起来。换句话说,协调是一项综合性的管理工作,其目的是消除管理过程中各环节之间的不和谐现象,使之协调一致、相互配合、同步发展。在实际工作中,单位的内外之间、上下之间、部门之间往往会出现许多矛盾、冲突和不一致、不协调的现象,这些矛盾与冲突,需要通过有关政策、规章制度和有力的措施来调节。办公室作为管理系统的中枢,其所处的位置决定了办公室的工作必须经常地、大量地、直接地协调各种关系,其协调工作的主要方面是上下级间的协调和左右间的协调。
一、上下级间的协调
首先,作为领导的参谋和助手,办公室人员要深人开展调查研究,经常给领导提供有关的统计数据和业务管理信息,并依据党的方针和国家的政策法规结合实际情况,适时地提出可行性建议,撰写出客观全面的、具有前瞻性的调研报告供领导参考,为领导作出正确决策服务。办公室是领导的左膀右臂,参谋作用十分明显,办公室干部要克服“言多必失、言高盖主、言低丢而”的困扰,不以言轻而金口难开,要敢于进言,敢于献计,大胆进谏。当然,进谏也要点到为止,不能把自己的意见强加给领导,更不能左右领导决策。要坦坦荡荡,出于公心,从大局出发,以事业为重,说真话,丁是丁,卯是卯。
夜上海论坛 其次,办公室所处的位置自然要求办公室要在领导和群众之间起到桥梁和纽带作用。为此,办公室要认真对待和妥善协调好上下级之间可能存在的矛盾,善于做好群众工作,积极维护领导之间、领导和群众之间的团结。在协调处理政务、事务时,要平心静气、平等待人,仔细倾听对方的意见,充分体谅对方的难处,对他们的实际困难和问题,该解决的要及时向领导反映并积极配合解决,要利用自己政策懂得多,信息知道得多,领导意图了解得多的优势,帮助基层出点子、理思路和谋对策。
再次,领导之间由于各自分管着几个方面的工作,往往会从分管的工作出发,给办公室提出不同的要求,发出不同的指令,对此办公室人员要胸有全局,分清主次和轻重缓急。在安排工作计划、各种会议和活动的工作中,要以正职领导为中心,对大是大非、事关全局的问题,必须多请示主要领导,按主要领导的意见去沟通和落实,对领导之间即正职与副职、副职与副职之间的意见,也要及时沟通,消除误会,努力使整个组织建立起融洽和谐、相互支持、相互信任的关系。
夜上海论坛 二、左右间的协调
首先,在实际工作中,由于各个部门所处的位置不同,也由于各类人员在思维方式、思想认识、工作作风和工作能力等方面存在差异,他们往往偏重于注意自身目标的实现,而忽视别的部门或别人的要求,使得部门之间、人与人之间对一些问题的认识和处理不一致,以致于不能发挥整个组织的最大功能,不能形成最佳的合力。对此各级办公室要通过联系、沟通、调解、协商等方式来有效地统筹协调左右之间各方面的关系,弄清楚问题的来龙去脉,绝不能把遇到的矛盾简单地上交给领导。
其次,办公室在发挥协调功能中,要站在全局的立场和高度对各部门进行综合平衡,集中多方意见,多方协商,,秉公处理,要以公正平和的心态调整、理顺和改善各单位之间、人际之间的关系,解决工作中的矛盾,并且建立和健全各种协调制度,使协调工作逐步规范化、程序化。
夜上海论坛 再次,办公室的协调工作要纲举目张,不能事无巨细,眉毛胡子一把抓,否则就会被事务所淹没,有可能顾此失彼、事倍功半。事实证明,办公室的协调工作一定要有重点,要紧紧围绕领导关心的重点和群众关注的热点及改革发展中碰到的难点问题,通过牢牢抓住重大事项,去带动办公室协调工作的开展。
三、协调工作中应该注意的几个问题
第一,有权不越权。办公室是综合管理部门,是协助领导施政、指挥和管理的左右手,但办公室干部要切实摆正位置,既不能越权,更不能。要始终牢记自己是参谋而非领导,是“配角”而非“主角”,做到尽责不越职,出谋不决策,参与不干预,在正常情况下绝不超越职权范围处理事务,绝不过问不该知道的事情。办公室在任何时候都不能忘记按章办事,按领导意图办事,按照工作程序办事,对一些重要事情要按照职责分工和上下级领导关系,有请示,有汇报。凡遇到超越职权范围的事,不擅自作主,不乱表态,不乱办事,如遇领导不在又有紧急事情需要处理时,要注意与有关部门、有关人员商量后慎重处理。
第二,有功不居功。办公室的工作多数是协助、辅助其他部门的,杂事、小事多,协助、辅助多,台下、幕后多,没有轰轰烈烈的场面,没有引人注目的动作,因而工作干了不少,但总结起来,似乎又没几件能显示成绩的事情。面对这种情况,办公室人员一定要高姿态,不争功,不居功,淡泊名利,忘我超我,乐于干默默无闻的小事、杂事,甘当配角,当好配角。
夜上海论坛 第三,有苦不叫苦。办公室的特点是事杂(繁杂、复杂)面广(头绪多、范围宽),什么工作都可以归到办公室办,作为联络上下左右的“中枢”,办公室经常处于矛盾的交叉点,稍不注意不是上不满意就是下有意见。面对误解和委曲,办公室人员要受得住、不气馁,认真对待,有则改之,无则加勉。不能因为领导要求严、批评多,就闹情绪,也不能因为矛盾多、事难办,就畏首畏尾,不敢办事。正确的态度应该是:只要是职权范围内的事,就要积极主动抓,绝不可缩手缩脚、推三推四,要敢于做一切有利于做好工作的事,敢管事、敢担事、敢办事,变被动服务为主动服务。
夜上海论坛 四、办公室协调能力的提高
夜上海论坛 办公室工作的性质、地位和作用要求办公室人员要具有较高的理论水平和较强的业务素质与应变能力。随着改革开放向纵深发展,办公室系统要在新形势下完成自己的工作使命,有所作为,还要开拓新的思路,采用新的方法,在办文、办会和办事上,在综合、协调、运转上发挥更大的功能和作用。为此,办公室干部平时要注意系统学习和掌握现代管理科学理论并指导实践,主动深人实际,调研分析,当政策的“灵通人士”和情况的“百事通”,只有这样,才能增强做好协调工作的素质和本领。
夜上海论坛 办公室是一个有机的整体,往往一项具体工作有时要落实到多位工作人员的身上,经过通力合作才能完成。因此要通过经常性的思想政治教育,增强力、公室人员的党性观念、全局观念和群众观念,做到个人利益服从整体利益,局部利益服从全局利益,眼前利益服从长远利益。要注意调动力、公室每位同志的积极性和创造性,充分发挥办公室人员的智慧和特长,并进行科学组合,合理分工,分兵把口,使办公室内部的知识结构可以互补,能力可以互补,大家职责分明、任务明确,重大事项集体合作、统一行动,保证目标的实现。此外要拓宽民主渠道,努力营造一种多想问题、勤动脑筋、积极向上的良好氛围,建立人人争先创优的激励机制,从而增强办公室的凝聚力,增强办公室人员的责任感和集体荣誉感。
夜上海论坛 从某种意义上说,办公室是个无权部门,充其量是个参谋、辅助部门,要真正发挥办公室的协调作用,还有赖于领导的支持和充分的授权,而且领导重视和支持的程度也直接关系到办公室协调成效的大小。
总而言之,作为一个沟通上下、联系各方的综合管理机构,办公室要善于统筹兼顾,紧紧围绕工作中心,深入做好协调工作,使领导之间、部门之间、人员之间思想一致、行动统一,从而最大限度地调动单位和个人的积极性,在相互配合、减少内耗的情况下发挥整体的最优效能。
参考文献:
〔摘要〕文章联系实际阐述了高校图书馆怎样做好为高等函授教育服务工作。
〔关键词〕高校图书馆高等函授教育服务领域
高校图书馆担负着为高校的教学、科研等服务的任务,在高等教育的发展中起着非常巨大的作用,但长期以来,在函授教育的领域里,人们对充分发挥高校图书馆为高等函授教育的服务作用重视不够,高校图书馆的潜在功能和教育职能尚未很好地体现出来。如何重视并发挥高校图书馆的优势,转变机制,不断拓宽自己的服务领域和服务对象,全面提高函授教育的质量,是值得研究的课题。
夜上海论坛 1高校图书馆有能力为函授教育服务,函授教育需要图书馆
夜上海论坛 1.1在目前的教育体系中,普通高等学校是坚持“两条腿”走路的办学方针,把举办函授教育当作高等学校的办学内容之一。国家教委颁发的《普通高等学校函授教育暂行工作条例》中指出:举办函授教育,是高等学校的基本内容之一。高等学校在办好全日制教育的同时,要创造条件举办函授教育”。“函授生按照教学计划要求,至校集中学习期间,学校应统筹安排其使用教室、实验室、阅览室、图书馆、学生宿舍以及其它教学、生活设施”。管理科学、规范的图书馆是办好函授教育的一个必要条件。最近,国家教委又指出:要深化教育体制改革,提高成人教育的质量。这又一次明确强调举办函授教育不只是注重数量,而是要注重质量的提高。高等函授教育与普通高等教育一样,要培养出高质量的人才,离不开图书馆信息资源的开发利用,高校图书馆为函授教育服务义不容辞,高校图书馆要努力成为函授教育的强有力的后盾。
夜上海论坛 高校图书馆的服务宗旨是“读者至上,服务第一”,全心全意地为高校的教学、科研服务,这是办好函授教育必不可少的条件,高校良好的图书馆环境,丰富的馆藏为举办函授教育创造了相对优越的条件,特别是那些建校历史较长的高等院校,人平经费高,馆藏丰富、门类齐全,就我校而言,建校时间不长(1984年),图书馆资源建设有待加强,现在图书馆馆舍面积5000平方米,设有采编室、流通、阅览、期刊、信息等部门,全部馆藏实行计算机管理,近两年由于校领导的重视,每年下拨资金45万元,全部用于购书经费,充实馆藏,这些基本条件保证了图书馆有能力直接为函授教育服务。
1.2从函授教育自身的特点来看,函授教育也非常需要图书馆。函授学员绝大多数为社会在职人员,他们年龄偏大,学习目的明确,有一定的社会实践经验,有较强的自我约束能力和自学能力,他们能从本职工作或者将要从事的职业出发,千方百计提高自己的专业文化水平,加强自身的理论和实践的素质修养,参与市场激烈的竞争。函授教育是一种不同于普通教育的教育,它是以“自学为主,面授为辅”的教育形式,学员听课时间少,在校时间短,这就要求函授学员在短时间内高效地完成学习任务,最大限度地发挥图书馆的作用,让学员们在有限的时间内多进图书馆,多学习,多阅览,多钻研,开阔眼界,这样,图书馆的重要作用越发突出。
夜上海论坛 1.3从高校图书馆的发展趋势来看,高校图书馆不但要为函授学员服务,而且要向社会开放。在美国所有的大学图书馆几乎都向校外人员开放,他们不分地区、年龄、种族,所有来馆者,只要出示能够证明自己身份的证件,就可以办理有关手续,进入馆内利用各种信息资源。日本的部分大学也正分层次的向社会开放。1965年,美国联邦法中的高等教育法第二章规定:凡美国的大学图书馆都有权享受联邦政府的补助。美国的大学图书馆界由此产生了一种共识,既然接受了来自国家税金的补助,那么就理应向全体国民开放。发达国家成功的经验值得我们深思和借鉴。高校图书馆适应教育发展的要求,针对函授教育的特点,积极开发馆藏资源,把知识信息服务的触角延伸到函授学员的深处,这对于高校图书馆自身的发展是大有裨益的。
2把握函授教育的规律,充分发挥高校图书馆的服务功能
夜上海论坛 函授教育有其特点,存在着许多客观不利的因素,这就决定了高校图书馆为函授教育的服务工作要比普通高等教育困难得多,复杂得多,具体表现为函授学员在校时间短,离校距离远,不能随时按需要进入图书馆,不能及时地借还有关图书,从图书馆方面来说,又不能正常有秩序地开展服务工作,一定程度上增加了工作难度。高校图书馆面对这些问题,应主动根据函授教育的特殊规律,本着真正从提高高等函授教育质量出发,充分挖掘工作潜力,做好服务工作。
夜上海论坛 2.1高校的各级领导应充分认识到图书馆为函授教育服务的重大意义,把为函授教育服务当成图书馆的份内工作,图书馆经费要保证专项拨款,并根据函授教育的发展而适当增加经费。
夜上海论坛 2.2图书馆管理部门应根据函授各专业的设置情况,准确及时地采购那些函授学员急需的、适用性强的图书,以利函授学员在面授环节中提高学习效率,图书馆可根据工作的需要配备针对函授教育的专职工作人员,并要求他们不断提高自身的政治素质和业务水平,加强对函授教育理论知识的学习,弄懂弄通函授教育教学的规律,开展专题服务和定题服务。
2.3根据高等函授学员的学习特点,实施与普通在校生不同的图书馆开放形式。图书馆可采取开放式或半开放式,让学员自由地直接接触图书馆的各种馆藏,从事学习、研究工作,条件允许的学校,还可采取机动灵活的方式为学员服务。一种方式是,在非面授的时间里,学员在自学过程中遇到一些具体问题需要查找各种资料才能解决的,可来函与图书馆主管领导及图书馆主要部门的负责人联系,采取预约或邮寄的方式借书解决。这样做一方面让学员真正体会到自己是学校的一员,内心增加一份热爱学校、热爱图书馆的责任感和自信心,保持了他们与图书馆的联系,同时也丰富了他们的生活,增长了他们的知识,收到良好的社会效益。
2.4图书馆应有针对性地出台相应的管理制度,以加强管理,更好地服务于函授教育。函授学员流动量大,专业分散,层次多样,在校时间短,而且两次面授之间间隔时间较长,为稳定函授教育的教学秩序,使教学过程的每个环节都能正常运转,图书馆工作人员可会同高校函授教育主管部门,对函授学员进行必要的图书馆规章制度教育,并制定相应的新制度来完善管理工作,引导和约束函授学员用好图书,爱护好图书,对于损坏图书的按照图书馆规章制度进行赔偿。
夜上海论坛 2.5图书馆管理人员要支持和帮助高校开设《文献检索》、网络培训及利用图书馆等课程、讲座、咨询活动,认真办好新书介绍栏目,宣传橱窗等。这在一定程度上能帮助学员提高自学能力。
全面提高高等函授教育的质量,涉及到许多方面,但我们只要始终把握函授教育的规律,积极推进图书馆工作的改革,转变机制,适应形势的发展进程,充分发挥高校图书馆的优势,就一定能使函授教育在利用图书馆方面收到实效,图书馆也一定会发挥其巨大的作用,高校图书馆吸纳函授学员为自己的基本读者,必将大有可为。
参考文献:
夜上海论坛 1.李学民.拓展图书馆工作读者服务的新领域.图书馆论坛,2000(2)
夜上海论坛 2.李诗芳.强化服务功能,改封闭为开放.山东图书馆季刊,2000(3)