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事业单位财务夜上海论坛内部控制建设存在的不完善之处
通过以上讨论,我们看到财务内部控制的建立与实施对于事业单位的经营与管理具有不可忽视的作用,事业单位在经营机制转换的过程中也逐步的意识到加强自我约束与调节的重要性,财务内部控制在事业单位内部基本建立起来并有所发展,财务秩序和管理效率得到了相应的提高。但是,在肯定事业单位财务内部控制取得良好成果与进步的同时,一些不足和缺陷也随着财务内部控制的推进而逐步的暴露出来,产生了一些消极的影响。
(一)财务内部控制机制存在漏洞。良好财务内部控制的建立以完善的制度体系和措施机制为基础,以明晰的财务内部控制准则和指引为指导,而纵观事业单位的财务内部控制体系,很难说做到了这些。其一,尽管很多单位有关内部控制的制度条例众多,但庞大的外表掩盖不住制度的内涵空洞,有些仅仅是信手拈来的政府内部控制规定的范本,有些在制度的因地制宜改良上依然不够,适用性和科学性不足。其二是财务内部控制机制缺乏完备性,虽然多数的事业单位内部控制都包含了岗位责任、现金管理、票据管理、资产管理、收入支出控制、凭证资料管理及内部监督等方面的内容,但是各个单位对于具体控制项目的规定也繁简不一,而且在对单位人员就责任履行的奖惩规定上往往做不到公平合理。其三是财务内部控制缺乏较为详细的控制目标,对单位财务内部控制的标准要求不清晰,使得单位控制人员及其他人员无法形成自觉的控制意识,降低了有效财务内部控制措施的效果发挥。
(二)财务内部控制缺少有力的基础环境支持。事业单位财务内部控制的开展与实施是以财务会计活动的科学合理为保障的,一些单位的财务会计环境并不能很好的满足财务内部控制的要求。一方面,高效的财务内部控制需要快速准确的信息传递和沟通机制的支持,而先进的财务会计处理信息系统则是实现财务信息传递与沟通的重要桥梁。事业单位虽然信息系统不算落后,但是在信息处理上却存在一些难以逾越的障碍,特别是部门之间的各自为政思想,信息的上传下达及各部门之间的交流存在人为的干扰,使得财务内部控制所需的一些信息不能及时获得而影响控制决策的制定和控制措施的调整。另一方面,财务内部控制的效果充分发挥离不开高素质的人员支持,而事业单位财务会计队伍建设一直是一个未能解决的问题,人员队伍年龄结构的年长化、素质结构偏低化,使得财务会计基础工作问题重重,增加了内控的难度。
(三)财务内部控制执行力不够。财务内部控制关键在于严格的执行,这需要内部约束与限制。首先,责权利的划分从基本权责的角度对事业单位内部人员提出了要求,但是在一些单位中存在责权利的划分不当现象,主要表现就是财务事件的责任归属上无人负责,存在责任的真空。其次,财务预算作为财务内部控制的起点,是事业单位内部控制的执行基础,而在某些单位,一是预算并不能得到重视和贯彻,部门的费用开支依然粗放,二是预算存在可调整的缺陷,使预算失去了控制统领作用,形同虚设。第三,内部控制的监督机制薄弱也是普遍存在的问题,内部审计不严谨,外部审计不及时,难以及时发现事业单位财务内部问题。
夜上海论坛 (四)风险管理与应对意识不强,措施不到位。多数事业单位还难以摆脱政府依赖性,自我经营的思想不坚强,加之事业单位没有生产风险的顾虑,因而使得很多单位忽视风险的管控,对于风险的识别与评估不充分,应对措施不到位,存在灵活性的缺失。而实际上,事业单位面临的风险是存在的,并且随着参与社会竞争的程度加深,各种风险的联动性也逐渐加强,因此事业单位当前不完善、不系统的风险管理现状是极为危险和极不可取的。
夜上海论坛 强化事业单位财务内部控制工作的建议
(一)建立健全财务内部控制制度与机制,形成完备的体系。事业单位首要的是从财务内部控制制度着手,完善并改进现有的内部控制与管理体系,不仅仅是建立规范性的制度指引,更重要的是加强制度执行的规范与指导,从实质上形成有力的制度规范与科学约束,要结合事业单位自身的经营实际,采取行之有效的内部控制制度,并建立起财务内部控制制度与其他管理制度的密切联系。其次,事业单位要加强财务内部控制机制的完善,在基本的财务内部控制机制逐步健全的基础上,事业单位要重视对内部控制效果的评价机制的建立,对各环节人员责任及绩效的考核机制的建立,并形成公平公正的奖惩机制。第三,事业单位要明晰财务内部控制的目标与标准,将内部控制目标加以细化,从而强化内部人员的认识,并针对各项内部控制的目标设置科学的控制标准,形成对人员控制活动的规范与尺度。
(二)完善内部基础环境,提供坚实的财务会计基础支持。一方面,事业单位要理顺财务内部信息的传递与沟通体系,以财务管理信息技术条件的不断提高与改进为基础,通过改进事业单位内部上传下达的信息渠道,形成通畅的信息传达环境,并考虑部门之间的信息沟通方式,建立相互沟通财务信息的桥梁,杜绝部门封闭与孤立,以此保证财务内部控制的信息及时索取。另一方面,重视人的作用发挥,采取各种形式的培训与教育逐渐提高现有财务会计人员的素质更新与进步,并增加新鲜人员的引进,促进财务会计队伍知识结构与年龄结构的不断改善。
夜上海论坛 1.合法性原则,就是指企业必须以国家的法律法规为准绳,在国家的规章制度范围内,制定本企业切实可行的财务内控制度。这是企业建立内控制度体系的基础,在大量的违法违规的企业中,一则是因为不依法办事,更重要的是因为企业财务内控制度本身就脱离了国家的规章制度,任意枉为,最后给国家给企业造成了损失,给社会带来了不良影响。
2.整体性原则,就是指企业的财务内控制度必须充分涉及到企业财务会计工作的各个方面的控制,它既要符合企业的长期规划,又要注重企业的短期目标,还要与企业的其他内控制度相互协调。我们在工作中通常存在着很多局限性或“近视症”,往往就事论事,仅从财务单方面出发考虑问题,结果顾此失彼,与其他内控制度执行相互矛盾,或不受广大干部职工的理解,而造成制度的“名存实亡”,因此,在建立财务内控制度体系时应把握全局,注重企业的整体实施效果。
3.针对性原则,是指内控制度的建立要根据企业的实际情况,针对企业财务会计工作中的薄弱环节,针对企业容易出现错误的细节,制定企业切实有效的内控制度,将各个环节和细节加以有效控制,以提高企的财务会计水平。目前我们很多企业没有一套根据企业实际制定的财务会计制度与规范,从而造成会计工作薄弱,财务管理混乱。
夜上海论坛 4.一贯性原则,就是指企业的财务内控制度必须具有连续性和一致性,不能朝令夕致,随时变动,否则就无法贯彻执行。我们在制定企业财务内控制度时,要高度重视这一点,要力求制度尽可能连续,保证会计工作的严肃性。
5.适应性原则,指企业财务内控制度应根据企业变化了的情况及财务会计专业的发展及社会发展状况及时补充企业的财务内控制度。适应性可分为两个方面,一方面是对外部的适应性,另一方面是对企业内部的适应。外部适应性是指企业的财务内控制度要适应国家的宏观经济发展,产业的发展和对企业竞争对手机制的适应。而内部适应性是指要适应企业本身的战略规划、发展规模和企业的现状。企业要把握这两个方面,制定适时适用的财务内控制度,并将企业财务会计水平向更高、更好的方向发展。
6.经济性原则,是指企业的财务内控制度的建立要考虑成本效益原则,就是说在运用过程中,从经济角度看必须是合理的。一项制度的制定是为控制企业的某些环节、关键点,并最终落实到提高企业管理水平及增加效益上,若违背了这个观点,就变得得不偿失。
7.适用性原则,是指企业财务内控制度应便于各部门、各职工实际运用,也就是说企业财务控制度的操作性要强,要切实可行。这是制定财务内控制度的一个关键点。企业内控制度的适应性可概括为“内容规范、易于理解、便于操作,灵活调整”。
8.发展性原则,制定企业财务内控制度要充分考虑宏观政策和企业的发展,密切洞察竞争者的动向,制定出具有发展性或未来着眼点的规章制度。企业财务内控制度是企业的一项重要制度,它能促进企业财务会计水平的提高,为此,我们要具有战略的高度把它引向更完备的发展方向。
内控体系的目标
企业财务内控制度是为企业的经营目标服务的,我们制定财务内控制度体系必须达到以下五个目标:1保证业务活动按照适当的授权进行。2保证所有交易事项以正确的金额,在恰当的会计期间及时记录于适当的账户,使财务会计报告的编制符合有关财务会计制度和会计准则的要求。3保证对资产和记录的接触、处理均经过适当的授权。4保证账面资产和实存资产定期核对相符。5保证财务会计监督的及时性和准确性。
内控体系控制的要点
企业的财务内控制度要达到服务于企业经营目标,要达到对经营活动的控制,必须使财务内控制度对每个环节进行控制,控制好各个要点。实行企业财务内部控制要实现以下要点:1.明确管理职责、纵向与横向的监督关系;2.职责分工,权利分割,相互制约;3.交易授权,建立恰当的审批手续;4.设计并使用适当的凭证和记录;5.资产接触与记录使用的授权;6.资产和记录的保管制度;7.独立稽核,例行的复核与自动的查对;8.制订和执行恰当的会计方法和程序;9.工作轮换;10.独立检查,包括外部和内部审计等。
内控体系框架
在国家有关法律法规的指导下,在解决了企业财务内控制度体系建立的前提下,按照企业内控制度建立的原则、目标、要点的要求,企业应建立起本单位的完备的财务内控制度体系。我认为企业财务内控制度体系应包括以下七个方面的基本财务会计控制制度:
1.可靠的凭证制度;2.完整的簿记制度;3.严格的核对制度;4.合理的会计政策和会计程序;5.科学的预算制度;6.定期的资产盘点制度;7.适时适用的监督考核制。
具体地讲,财务内控制度体系框架可分为以下五个方面:
夜上海论坛 (一)原则性的财务、会计制度
1.会计核算制度:
(1)会计核算的体制;(2)主要会计政策;(3)会计科目名称和编号;(4)会计科目使用说明;(5)会计报表种类及其格式;(6)会计报表编制说明(附注)。
2.财务管理制度:
夜上海论坛 (1)企业内部财务管理体制;(2)货币资金管理;(3)往来结算管理;(4)存货管理;(5)短期、长期投资管理;(6)固定资产管理;(7)在建工程管理;(8)无形资产、递延资产管理;(9)其他资产管理;(10)销售收入管理;(11)成本费用管理;(12)盈利及分配管理;(13)财务会计报告与财务评价管理。
夜上海论坛 (二)综合性管理制度
1.账务处理程序制度(对会计核算基本流程,有关会计事项处理的必需手续以及具体操作规范作出规定);2.财务预算管理制度;3.会计稽核制度;4.内部牵制制度(根据需要,对会计核算中需强调的内部牵制、制约程序作出集中的规定);5.财产清查制度;6.财务分析制度;7.会计档案管理办法;8.会计电算化管理办法;9.对子(分)公司等所属单位的财务会计管理办法。
(三)财务收支审批报告制度
夜上海论坛 1.财务收支审批管理办法;2.重大资本性支出审批与授权审批制度;3.重大费用支出审批与授权审批制度;4.财务重大事项报告制度。
(四)财务机构与人员管理制度
1.财务管理分级负责制;2.会计核算组织形式;3.会计人员岗位责任制;4.内部会计人员管理办法(含会计工作岗位轮换管理办法、会计人员委派管理办法等);5.对违反财经纪律及企业财会规章制度事项的处罚规定。
夜上海论坛 我国于2009年7月1日起在全国上市公司范围内实施了《企业内部控制基本规范》、《企业内部控制评价指引》和《企业内部控制审计指引》等一系列规范性文件,但对于大多数中小企业来说,尚未建立一套健全的企业内部控制机制。物业管理行业作为一个新兴的行业,在制度建设方面,现行的物业财务管理法律规范主要有:《城市新建住宅小区物业管理服务收费暂行办法》、《物业企业财务管理规范》、《住宅共用部位共同设施设备维修基金管理办法》等行业规范。从制度上看物业管理行业内部没有形成完善的财务内部控制制度,企业内部也没有形成有效的内控制度体系。
夜上海论坛 在这样不完善的内部控制体系下的物业企业,规模比较小,业务活动涉及的资金量比较少,使得许多管理人员认为没有必要花费大量人力、物力、财力设立专门的财务内部控制机构,建立专门的内部控制制度。而事实上,有效的物业财务内部控制制度是企业各项活动更加有效、有序进行的基础。这个行业的业务资金量虽小,但业务活动比较复杂,因此,有必要建立完善的物业企业财务内部控制制度。企业缺乏合理的预算模式。企业财务预算是指导企业资产合理使用的重要环节,预算编制的合理与否会直接影响到企业财务内部控制的效果。[4]我国目前大多数的物业管理企业规模比较小,在企业内部没有建立合理的预算组织结构与预算体系。虽然有些企业建立了财务预算机制,但企业预算管理缺乏一定的规范性,具体编制预算时,仍然存在着很多问题。大多数企业由于没有对预算进行合理的评价与分析,在预算的执行过程中企业对资金的使用效率没有明显的提高,企业预算内容与结果的真实性也有所降低。
夜上海论坛 第一,建立与完善物业企业财务内部控制制度。针对目前物业企业财务内部控制存在的问题,国家相关部门应依据现有的法律法规及地方出台的相关政策,着眼行业健康可持续发展,建立相应的行业标准;各物业企业应依国家规定,结合行业特点,建立适合自身特点的财务内部控制体系使物业企业财务内部控制有制度可依。同时,企业应建立与之相应的,适合企业特点的财务内部控制组织机构,确保内部控制制度的落实,并使内部控制制度与企业财务管理的其他环节有机结合,及时发现并解决企业存在的问题。
夜上海论坛 第二,提高物业企业管理人员财务内部控制意识。企业的管理人员是企业的中坚力量,管理人员的素质直接影响到企业的长远发展,企业财务管理作为企业管理的重要内容关系到企业的各个环节,因此企业管理层应不断提高自身素质,接受并运用新的财务管理理念。企业的财务人员是执行财务内部控制的重要人员,由于其特殊身份及责任,企业应注重对专业技术队伍培养,加强其继续教育与培训,使他们具备建立企业财务内部控制机制,实施企业内部控制制度的素质,并具备在实践中不断总结与创新的能力。
夜上海论坛 第三,建立适合物业管理企业的财务预算体系。物业管理企业财务预算是指物业管理企业在预测、决策的基础上,以数量和金额的形式反映企业未来一定时期内经营、投资、财务等活动的具体计划,为实现企业目标对各种资源和企业活动的详细安排。全面合理的财务预算是财务内部控制中目标管理的有效手段。它不仅仅是一种单纯的管理方法,也是一种具有战略性的,全员参与的管理机制。企业通过实施财务预算可以实现三个目的:首先企业通过实施预算可以将预算指标与实际指标进行对比,及时发现企业在运营中的问题,采取相应的措施,使企业达到预算目标;其次财务预算可以使企业对各个部门进行统筹安排,各个部门之间的关系更加协调;同时预算可以作为企业业绩考核的标准,预算的执行情况最终可以成为企业对各个部门与责任人考核的依据。[5]