社会保险业务档案管理规范范文

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第1篇

一、加强社会保险档案管理的重要意义

1.加强社会保险业务档案夜上海论坛管理，有利于保障参保对象的合法权益

社会保险业务档案，是对参保单位和个人权益的真实记录，是确保参保个人享受社会保险待遇的重要依据，是实现为参保个人“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的重要条件，确保社会保险业务档案的安全、完整是维护和实现保障参保对象合法权益的坚实基础。

2.加强社会保险业务档案管理，有利于提高社保经办机构工作效率

档案资料的收集、整理、归档与利用是做好社保工作的前提条件。标准和规范的社会保险业务档案，不仅可以提供各类准确的统计数据，为领导科学决策提供服务，还可以大幅度提高办事效率。

3.加强社会保险业务档案管理，有利于促进社会保险事业可持续发展

由于社会保险业务档案记载了广大参保单位和职工的缴费记录、个人资料等参保信息，一旦出现管理不当的情况，在一定程度上会威胁到社会保险事业的可持续发展。

夜上海论坛 二、社会保险业务档案管理存在的问题

夜上海论坛 1.重视度不够，观念陈旧

由于社会保险档案数量巨大，工作环节繁琐，加上一些领导观念陈旧、重视不够，对社会保险档案的管理缺少相应的软硬件投入，有的连一个固定的档案室都没有，各类档案分割保管、分室存放；有的没有配备专职档案管理员，造成了社会保险业务档案管理混乱、严重流失；个别业务人员也存在认识不高的问题，认为当前的工作都忙不过来，哪有时间去整理档案资料，档案意识淡漠，没有充分认识到科学管理档案带来的经济效益和社会效益。

2.缺乏科学性，手段落后

近年来随着社会保险业务量的逐步加大，有的单位对档案实行陈旧式人工管理，缺少相应的硬件投入，查找资料，费时费力。有的虽然实行了计算机管理，但缺乏相应的软件开发及专业人才，未发挥应有的效能，不适应工作需求。

3.管理不统一，多头管理

社会保险业务档案由于涉及面比较广泛，不同类别的社会保险档案都存放在各业务科室，未遵循档案集中统一管理的原则，形成了多头管理问题。参保人员查询个人全部社会保险档案信息，需到相关业务科室分头查询，给参保人员带来很大不便。

4.缺乏规范性，管理随意

社会保险业务档案材料纸张形式各异，装订不统一，给档案的归类与查阅带来许多不必要的麻烦，档案管理人员对档案整理不及时，随意堆放等问题不同程度存在，管理不够规范。

5.综合素质差，有待提高

随着社会保险事业的迅猛发展，人员编制配置明显不足，档案管理工作人员多为公益岗或兼职人员，缺乏稳定性和基本的档案管理知识，影响了档案管理工作。

夜上海论坛 三、进一步规范社会保险业务档案管理

夜上海论坛 1.加强领导，提高档案管理意识

夜上海论坛 加大对社会保险档案工作的重视程度，积极争取领导对社会保险档案工作的重视与支持，加大资金及人力投入，切实解决社会保险档案工作中存在的人员匮乏、档案室紧张等现实问题，为建设和完善社会保险档案工作创造良好氛围和有利条件。积极组织社保工作人员学习档案知识，提高档案意识，树立依法管档的观念，增强做好档案管理工作的自觉性和责任感。同时，成立一个专门规范档案管理的机构，对业务档案进行合理分类，确定各类业务档案的保管期限和管理方式，提高业务档案管理的效率和效果。

夜上海论坛 2.整章建制，构建科学管理长效机制

夜上海论坛 依据《档案法》《保密法》《社会保险业务档案管理规定》等法规政策，对每一类档案制定出相应的管理制度，从而构建一个完整的制度体系，做到有章可循，照章办事，依法建档。对各类档案的收集、整理、保管、移交、存档等要有一个明确的程序，确保业务档案分门别类、安全完整，做到既符合工作进程，又符合档案管理要求。平时工作中形成的文书材料、业务报表、台帐、图表、会计帐簿等，要及时立卷归档，遵循集中统一管理的原则，避免社会各保障职能部门间交叉重复而造成的浪费，实现社会保险业务档案的集中管理。

3.科学管理，强化档案基础设施建设

夜上海论坛 社会保险业务档案管理要进行科学性、系统性管理。如档案室、办公区、阅览区各自独立，配置必要的防火、防潮、防虫、防尘等必要设备，要最大程度的体现业务信息管理系统，把社会保险业务档案统一规范化。同时应着力进行档案管理的软件开发工作，由省级社会保险部门统一组织实施。软件功能应包括：档案的自动快速编目，及档案信息的自动检索；可以实现对档案资料的快速统计，如对档案的分类统计，综合数字统计、相关信息资料统计等；可以进行档案借阅的自动化管理，以便对借用者的情况、借用时间、归还时间等进行全面掌握；实现“软”“硬”一起上，社会保险档案的微机一体化管理。

4.提升素质，加强队伍建设

第2篇

社会保险业务档案规范管理是社会保险工作的一个重要内容，也是社会保险管理最基础的工作之一，它全面反映了参保人员履行社保缴费义务、享受养老待遇的最原始最真实记录，是实现为参保个人“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的重要条件。随着社会保险制度改革的不断深化和《社会保险法》的颁布实施，社会保险的覆盖面越来越广，参保人数越来越多，社保经办机构的业务量和档案数量也越来越大，加强社保业务档案的规范管理，实现社保业务档案管理的科学化、规范化已成为社会保险经办机构的一项重要任务。

 

夜上海论坛 社会保险业务档案规范管理概况

夜上海论坛 社会保险业务档案是各级社会保险经办机构在办理养老、医疗、失业、生育和工伤保险等“五险”业务中形成的，具有保存利用价值的各种文字、图表、声像、电子文件等不同门类和载体记录的总和，它真实地记录了各级社保经办机构从事社保管理与服务工作的过程。实践工作中，社保业务档案的收集、整理与保存管理内容，也主要包括社保经办部门所从事的“五险”业务。其主要特点有下述“五性”：

 

一是广泛性。随着社会保险体制改革的不断深化，特别是近几年新农合、新农保制度的推行，我国参与社会保险的对象已从城镇职工延伸拓展到广大农村和城镇居民，并最终惠及到社会所有成员。而每个人在办理社会保险时都会形成社保业务档案。社保对象的广泛性决定了社保业务档案的广泛性。

 

夜上海论坛 二是动态性。每个社会成员参与社会保险后，社保档案都会随着人员的流动而发生关系转移，各项险种的缴费情况也会依据人员收入的增减而发生相应变化，这些情况都要在其社保档案中形成相应的记录。这种动态变化决定了社保档案的动态性。

 

夜上海论坛 三是权益性。社会保险业务档案是对参保单位和个人权益的真实记录，是确定参保人享受社会保险待遇的重要依据，是实现为参保人“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的必要条件，也是维护参保对象个人权益的重要依据，因此具有明显的权益性。

 

四是规范性。社保档案是按国家的有关规范要求来办理的，即各类社会保险都有统一的办理程序、统一缴付费标准、统一的表册，不论是哪个单位的职工，其形成的相关材料必须具有很强的规范性。

 

夜上海论坛 五是共存性。随着社会保险业务管理信息化的推行，社保经办机构通过社保业务信息系统随时掌握参保对象的各种情况和动态信息，完成各类报表生成和管理。

夜上海论坛 社会保险业务档案规范管理存在的问题

（一）思想不够重视。长期以来，相当部分社保经办机构领导“重业务经办，轻档案管理”现象较为突出，总认为档案工作是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位增形象、创效益，只要守好摊，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。这些轻视档案工作的思想一定程度上影响和阻碍了社保档案规范化建设工作的开展。

 

夜上海论坛 （二）机制不够健全。目前相当部份社保经办机构没有健全职责明晰的档案工作机制。表现在具体工作中履职不到位，对本单位的档案未实行统一管理，各门类档案分散保管于各个部门，形成多头管理等问题，且管理方法各异，没有一个完整的档案信息中心能够查询到一个人的全部社会保险档案信息。

 

夜上海论坛 （三）管理手段滞后。档案管理是一项政策性、规范性很强的工作，需要从事这项工作的人员具有较高的政治素质和业务能力。而实际工作来看，目前各级社会保险经办机构中能专职从事档案管理工作的人员很少，且多数人员没有经过专业的档案知识培训，对社保业务档案管理的重要性认识不足，对档案材料的收集、整理、分类、归档、装订等业务不够熟悉，日常档案收集整理意识比较薄弱，存在该归档的没有归档、档案随意保存、甚至丢失等情况，没有按《规定》要求及时规范整理归档，严重影响了档案归档质量。

 

（四）设施不够完善。受经费与场地等条件限制，许多社保经办机构无法配备专用的档案室，导致“七防”（防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光）措施跟不上，时间一久，不仅造成业务档案材料霉变、虫蛀等现象时有发生，而且也影响了社保业务档案的美观、整洁及完整。

 

加强社会保险业务档案管理的对策建议

（一）提高认识，加强领导。各级社会保险经办机构应以人力资源和社会保障部、国家档案局联合颁布的《社会保险业务档案管理规定（试行）》为契机，加大社会保险业务档案工作宣传力度，利用各种宣传手段和宣传渠道，广泛宣传社会保险业务档案规范管理工作的重要性，提高全社会的社会保险意识。

 

（二）加强培训，提高素质。社保业务档案规范管理是一项政策性、业务性很强的工作，其质量的好坏，很大程度上取决于档案管理工作人员的能力和素质。因此，档案管理人员必须掌握一定的法律法规和业务知识。

 

（三）健全制度，规范程序。社保经办机构在工作中形成的相关材料，构成了社保业务档案。这些档案材料关系到参保对象的权益记录与待遇享受，与他们的切身利益密切相关。因此，各级社保经办机构要严格按照《社会保险业务档案管理规定（试行）》的相关要求，本着既方便归档管理，又方便检索利用的原则，建立健全业务档案收集、整理、统计、保管、利用、保密、鉴定、销毁等各项基础管理制度，严格分类方法，合理划定保管期限，确保社保业务档案的真实、准确、科学、完整和规范，实现社保业务档案规范管理“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”的最终目的。

 

（四）夯实基础，完善设施。要把社保业务档案管理工作作为一项基础性系统性工程，纳入社会保障工作体系和社会保险经办能力建设全局之中统筹考虑和安排。通过积极争取人力资源和社会保障行政部门及同级政府相关综合管理部门的支持，着力解决档案库房、基础设备、人员配备、经费保障等基础建设中存在的不足问题，逐步改善工作环境和工作条件。

第3篇

夜上海论坛     社会保险业务档案规范管理概况

    社会保险业务档案是各级社会保险经办机构在办理养老、医疗、失业、生育和工伤保险等“五险”业务中形成的,具有保存利用价值的各种文字、图表、声像、电子文件等不同门类和载体记录的总和,它真实地记录了各级社保经办机构从事社保管理与服务工作的过程。实践工作中,社保业务档案的收集、整理与保存管理内容,也主要包括社保经办部门所从事的“五险”业务。其主要特点有下述“五性”:

夜上海论坛     一是广泛性。随着社会保险体制改革的不断深化,特别是近几年新农合、新农保制度的推行,我国参与社会保险的对象已从城镇职工延伸拓展到广大农村和城镇居民,并最终惠及到社会所有成员。而每个人在办理社会保险时都会形成社保业务档案。社保对象的广泛性决定了社保业务档案的广泛性。

夜上海论坛     二是动态性。每个社会成员参与社会保险后,社保档案都会随着人员的流动而发生关系转移,各项险种的缴费情况也会依据人员收入的增减而发生相应变化,这些情况都要在其社保档案中形成相应的记录。这种动态变化决定了社保档案的动态性。

    三是权益性。社会保险业务档案是对参保单位和个人权益的真实记录,是确定参保人享受社会保险待遇的重要依据,是实现为参保人“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的必要条件,也是维护参保对象个人权益的重要依据,因此具有明显的权益性。

夜上海论坛     四是规范性。社保档案是按国家的有关规范要求来办理的,即各类社会保险都有统一的办理程序、统一缴付费标准、统一的表册,不论是哪个单位的职工,其形成的相关材料必须具有很强的规范性。

    五是共存性。随着社会保险业务管理信息化的推行,社保经办机构通过社保业务信息系统随时掌握参保对象的各种情况和动态信息,完成各类报表生成和管理。

夜上海论坛     社会保险业务档案规范管理存在的问题

    (一)思想不够重视。长期以来,相当部分社保经办机构领导“重业务经办,轻档案管理”现象较为突出,总认为档案工作是抄抄写写、保管的事务性工作,不是单位的主要工作,不能给单位增形象、创效益,只要守好摊,不丢失,不泄密,能应付外调、查档就行了。这些轻视档案工作的思想一定程度上影响和阻碍了社保档案规范化建设工作的开展。

    (二)机制不够健全。目前相当部份社保经办机构没有健全职责明晰的档案工作机制。表现在具体工作中履职不到位,对本单位的档案未实行统一管理,各门类档案分散保管于各个部门,形成多头管理等问题,且管理方法各异,没有一个完整的档案信息中心能够查询到一个人的全部社会保险档案信息。

    (三)管理手段滞后。档案管理是一项政策性、规范性很强的工作,需要从事这项工作的人员具有较高的政治素质和业务能力。而实际工作来看,目前各级社会保险经办机构中能专职从事档案管理工作的人员很少,且多数人员没有经过专业的档案知识培训,对社保业务档案管理的重要性认识不足,对档案材料的收集、整理、分类、归档、装订等业务不够熟悉,日常档案收集整理意识比较薄弱,存在该归档的没有归档、档案随意保存、甚至丢失等情况,没有按《规定》要求及时规范整理归档,严重影响了档案归档质量。

夜上海论坛     (四)设施不够完善。受经费与场地等条件限制,许多社保经办机构无法配备专用的档案室,导致“七防”(防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光)措施跟不上,时间一久,不仅造成业务档案材料霉变、虫蛀等现象时有发生,而且也影响了社保业务档案的美观、整洁及完整。

    加强社会保险业务档案管理的对策建议

夜上海论坛     (一)提高认识,加强领导。各级社会保险经办机构应以人力资源和社会保障部、国家档案局联合颁布的《社会保险业务档案管理规定(试行)》为契机,加大社会保险业务档案工作宣传力度,利用各种宣传手段和宣传渠道,广泛宣传社会保险业务档案规范管理工作的重要性,提高全社会的社会保险意识。

夜上海论坛     (二)加强培训,提高素质。社保业务档案规范管理是一项政策性、业务性很强的工作,其质量的好坏,很大程度上取决于档案管理工作人员的能力和素质。因此,档案管理人员必须掌握一定的法律法规和业务知识。

夜上海论坛     (三)健全制度,规范程序。社保经办机构在工作中形成的相关材料,构成了社保业务档案。这些档案材料关系到参保对象的权益记录与待遇享受,与他们的切身利益密切相关。因此,各级社保经办机构要严格按照《社会保险业务档案管理规定(试行)》的相关要求,本着既方便归档管理,又方便检索利用的原则,建立健全业务档案收集、整理、统计、保管、利用、保密、鉴定、销毁等各项基础管理制度,严格分类方法,合理划定保管期限,确保社保业务档案的真实、准确、科学、完整和规范,实现社保业务档案规范管理“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”的最终目的。

第4篇

夜上海论坛 一、目前福工作开展状况

夜上海论坛 2010年以来，全省各级社保经办机构根据省社保局提出的“全面建设、整体推进、分步实施”的思路，全面开展业务档案管理工作。目前已基本实现业务档案的规范化、信息化、专业化管理，社会保险经办机构经办管理水平得到了全面的提高。以顺昌县为例，目前已全面完成2007年至2014年社保业务档案共1019卷的归整组卷入库工作，并实现所有已入库档案数据同期导入全省档案管理信息系统。

二、经办机构档案管理中存在的问题

推进社保业务档案标准化、数字化、信息化工作虽取得了一定的成效，但部分基层社保经办机构依然还存在着档案管理工作人员短缺、档案管理基础设施薄弱、档案收集整理及时性有待于提高、档案利用率不高等问题。

（一）基层社保经办机构人少任务重，造成档案管理工作人员短缺，导致档案管理工作难以实现精细化。以顺昌县为例：目前社保中心内设的业务服务窗口面对的服务对象近7万人，服务企业上千家，社保中心配备的工作人员仅有十余人，在任务如此繁重人手又少的情况下，根本无力安排专职档案管理人员。目前绝大多数的基层社保经办机构都存在只能设兼职档案管理人员的现象，而档案管理工作人员短缺势必导致档案管理工作难以实现精细化。

（二）基层社保经办机构档案管理基础设施薄弱。2009年12月福建省社保局下发《福建省社会保险业务档案管理规范化达标考评内容》，对业务档案设施建设做出了具体规定，其中最重要的当属档案库房建设项目。目前各级社保经办机构均按规定设置档案库房、查阅室等业务档案用房，但由于受各地办公条件的限制，部分社保经办机构的档案库房容量不足，与社保业务档案量大且增速快形成了极大的反差，将难以满足未来档案管理的需要。

夜上海论坛 （三）档案收集整理及时性有待于提高。以顺昌县为例：2007年的社保业务档案仅88卷，到2014年已增加到162卷；业务经办人员在办理日常业务的同时还需抽空整理上年度业务档案，往往显得力不从心，且由于社会保险档案管理工作起步晚，依然还存在历年业务档案无法归档整理的状况，因此如何较好提高社会保险业务档案归档及时性，是摆在我们面前一个急需解决的难题。

（四）因基层社保经办机构档案管理数字化程度较低，查询利用社保业务档案大多只能以手工为主，利用率不高。由于2013年开始启用的全省档案管理信息系统功能模块较为简单，且目前只有小部分有条件的社保经办机构部分年度实现档案管理数字化，因此当前查询利用业务档案依然只能以手工查询为主，仍处于翻阅纸质档案完成的状态,档案数字化进程的快慢将直接决定档案利用率的高低。

三、做好档案管理工作的对策建议

（一）各地社保经办机构不仅应配备专职档案管理人员，而且要加强对业务档案管理相关知识及档案管理信息系统操作使用的培训。社会保险业务档案与业务经办管理是密不可分的，专职档案管理人员需具备档案管理专业及社会保险专业两方面知识，要对整个社保业务流程了如指掌，只有不断提升档案管理人员的能力和水平，才能为实现档案管理精细化提供人才保证。

（二）因地制宜创造条件，不断完善社会保险业务档案设施和条件。各地应根据实际情况，统筹规划档案管理基础设施建设，具体可参照建设部和国家发改委关于《档案馆建设标准》努力创造条件建设专用档案库房，以确保档案库房能满足中长期需要。

（三）业务档案是参保人享受社保待遇的重要凭证，档案及时归档是确保档案安全和实时利用的重要前提。应尽量避免档案长时间滞留在业务经办人员手中，当年新增各业务部门档案应于当月归档移交，做到“日清月结”。按照“谁经办、谁立卷、谁归档的原则，由经办人员在每项业务办结时即时将形成的档案原始资料进行收集整理并编号立卷，并于月底移交档案室。档案管理人员对移交来的业务档案进行核对，在确保每份档案入库完整准确后扫描归档，同时实现次月提供查询利用。

第5篇

夜上海论坛 一、目前福工作开展状况

2010年以来，全省各级社保经办机构根据省社保局提出的“全面建设、整体推进分步实施”的思路，全面开展业务档案管理工作。目前已基本实现业务档案的规范化、信息化、专业化管理，社会保险经办机构经办管理水平得到了全面的提高。以顺昌县为例，目前已全面完成2007年至2014年社保业务档案共1019卷的归整组卷入库工作，并实现所有已入库档案数据同期导入全省档案管理信息系统。

夜上海论坛 二、经办机构档案管理中存在的问题

推进社保业务档案标准化、数字化、信息化工作虽取得了一定的成效，但部分基层社保经办机构依然还存在着档案管理工作人员短缺、档案管理基础设施薄弱档案收集整理及时性有待于提高、档案利用率不高等问题。

（）基层社保经办机构人少任务重，造成档案管理工作人员短缺，导致档案管理工作难以实现精细化。以顺昌县为例：目前社保中心内设的业务服务窗口面对的服务对象近7万人，服务企业上千家，社保中心配备的工作人员仅有十余人，在任务如此繁重人手又少的情况下，根本无力安排专职档案管理人员。目前绝大多数的基层社保经办机构都存在只能设兼职档案管理人员的现象，而档案管理工作人员短缺势必导致档案管理工作难以实现精细化。

（二）基层社保经办机构档案管理基础设施薄弱。2009年12月福建省社保局下发《福建省社会保险业务档案管理规范化达标考评内容》，对业务档案设施建设做出了具体规定，其中最重要的当属档案库房建设项目。目前各级社保经办机构均按规定设置档案库房、查阅室等业务档案用房，但由于受各地办公条件的限制，部分社保经办机构的档案库房容量不足，与社保业务档案量大且增速快形成了极大的反差，将难以满足未来档案管理的需要。

夜上海论坛 （三）档案收集整理及时性有待于提高一以顺昌县为例：2007年的社保业务档案仅88卷，到2014年已增加到162卷；业务经办人员在办理日常业务的同时还需抽空整理上年度业务档案，往往显得力不从心，且由于社会保险档案管理工作起步晚，依然还存在历年业务档案无法归档整理的状况，因此如何较好提高社会保险业务档案归档及时性，是摆在我们面前一个急需解决的难题。

（四）因基层社保经办机构档案管理数字化程度较低，查询利用社保业务档案大多只能以手工为主，利用率不高。由于2013年开始启用的全省档案管理信息系统功能模块较为简单，且目前只有小部分有条件的社保经办机构部分年度实现档案管理数字化，因此当前查询利用业务档案依然只能以手工查询为主，仍处于翻阅纸质档案完成的状态，档案数字化进程的快慢将直接决定档案利用率的高低。

夜上海论坛 三、做好档案管理工作的对策建议

（一）各地社保经办机构不仅应配备专职档案管理人员，而且要加强对业务档案管理相关知识及档案管理信息系统操作使用的培训。社会保险业务档案与业务经办管理是密不可分的，专职档案管理人员需具备档案管理专业及社会保险专业两方面知识，要对整个社保业务流程了如指掌，只有不断提升档案管理人员的能力和水平，才能为实现档案管理精细化提供人才保证。

（二）因地制宜创造条件，不断完善社会保险业务档案设施和条件。各地应根据实际情况，统筹规划档案管理基础设施建设，具体可参照建设部和国家发改委关于《档案馆建设标准》努力创造条件建设专用档案库房，以确保档案库房能满足中长期需要。

第6篇

夜上海论坛 1.1社保档案是社保工作有效开展的前提社保档案事关参保人一辈子的工程，是一种比较特殊的档案。一个参保人从申请参保办理到离退休享受社会保险的各项待遇，涉及时间跨度较长，再加上中间工作流动、失业而变更、续接保金等诸多环节，涉及的内容较繁杂，既有缴纳各类社会保险费的原始记录信息、还有中间账户划拨、利息计算、缴费及养老金调整记录、保险关系转移和基金的转入转出手续等材料，种类较多，数量庞杂。而这些恰恰是今后社保机构支付社保人社会保险待遇的重要依据。如果对其不重视加以认真管理，必将影响后续保险工作的正常开展。

1.2社保档案是维护参保人利益的有力保障社保档案是参保单位和个人参保过程的记录，是参保者以后享受相应待遇的重要的原始依据。社保档案管理的好坏，将直接影响到参保人的利益，尤其是现在跨区域流动频繁，流动人口的社保档案的衔接变动较大。安全而完整的档案资料是参保人维护利益的最直接的有力证据和保障，是实现为参保个人“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的重要条件。

1.3社保档案是特殊的民生档案规范管理社保档案不仅是因为它事关民生，更主要的是社保档案是我国档案家庭的一员，它的管理规范与否直接关系到我国档案事业的总体建设水平。规范的科学有序的社保档案管理不仅是提高社保工作办事效率，更好服务民生的需要，也是我国档案现代化、信息化建设的必然要求。

夜上海论坛 2当前社会保险业务档案管理存在的问题

十提出到2015年中国城镇基本养老保险参保人数超过3.57亿，基本医疗保险参保人数达13.2亿人，失业保险参保人数超过1.6亿，工伤保险参保人数超过2.1亿，生育保险参保人数达到1.5亿人。由此可见，社保档案在当前和今后一段时间内增长速度还将很迅猛，必将使社保服务范围和服务对象扩大、服务内容多样，因此社保部门的档案方面管理力量逐渐凸显薄弱，管理手段和管理水平稍显落后，这些已逐渐影响到社保工作的开展。集中表现在以下几个方面：

夜上海论坛 2.1管理制度不完善、管理方式落后，标准化不一社保管理机构层次多且分散，管理方式落后，尤其社保管理基层平台建设比较落后。社会保障种类繁多，涉及多个管理部门，归口不一，有的归社会劳动保障局或人力资源与保障局，名称也不一，有的称社会保险事业基金结算管理中心、社会保险事业管理局（中心）或社会劳动保险统筹办公室，既有社会保险委员会、社会保障部门、社保基金管理中心及相关银行、各类社区服务站等。位于管理后端的社保档案材料管理就更加不规范，如农村或社区社保机构社保管理基层平台建设比较落后。虽然人力资源社会保障部和国家档案局制定了管理标准———《社会保险业务档案管理规定(暂行办法)》，但基层社保经办机构更多的注重当下如何提效和便民，由于服务场所、人员编制、经费支持及软硬件建设等限制，很多业务工作仍然实行手工操作，基础数据及各类社保信息没有信息化，或信息平台呈现“碎片化”局面。

2.2重视不足、软硬件设施不配套，信息化不高由于社保业务工作数量庞大，环节繁琐，因此重视业务一线设施的改善，轻视后端的档案管理设备的配备，对社保档案的管理缺少相应的软硬件投入，管理多数处于人工或简单的微机辅助，很少有单位使用档案管理软件，真正实现文档一体化管理，造成社保文件前端与后端不通。此外一些社保业务单位因办公用房紧张，压缩库房面积，功能区没有分开，甚至没有相互独立的专门档案库区、办公区、查阅区，库房保管条件差，设备简陋等，这些都会影响社保档案的永久保管利用。

2.3管理人员非档案专业，操作随意，规范化不足多数社保经办人员并非是档案专业出身，相关档案业务知识、管理方法和相关政策不太熟悉，档案意识和档案技能不高，在现实工作中就出现部分社保业务人员随意处置档案，如随意留存不能及时归档、社保档案丢失或者泄密等现象时有发生，给参保人造成不必要的损失。此外，由于社保档案管理员多为社保业务人员或不定期找兼职人员整理社保档案，因此管理缺乏连续性、科学性，日常管理相对比较非常混乱，查询、更新较慢，影响了社保档案信息的利用服务和开发。

3规范社会保险业务档案管理的对策

夜上海论坛 作为事关民生的社会保险档案在整个社保工作中具有重要的基础地位，社保档案是社保经办机构与参保人员间的桥梁，是参保者维护其权益的基本凭证，也是社保部门科学管理、服务民生的必要条件。因此，社保部门应加快社保档案建设力度和投入，努力改变目前相对滞后的局面，将社保档案管理纳入社保工作的总体规划中，统筹安排，同步发展，从而推动社保档案管理向制度化、规范化、科学化发展，逐步适应当前和今后社保工作的要求，维护社保工作的持续性。

3.1理顺社保档案管理机制，完善管理制度，细化管理规范现有的社保档案管理体制比较分散，这与档案集中管理原则有悖，尤其是今后“五险合一”普遍推行后，社保档案工作的运行环境、流程衔接、材料生成等都要发生了一定的变化，各保险经办机构必须及时调整档案工作机制，进一步加强社保档案工作，建立地方社保档案管理中心（类似文件中心），散存在各类社保业务机构中的社保档案集中管理，这既方便参保者利用，也解决社保机构在档案管理上精力、物力不足问题。同时，这种管理机制也适合社保档案管理“以人为本”的理念。2009年以前社保档案工作主要参照《档案法》和《保险法》及各类档案管理规章，社保档案管理规范比较笼统、随意。2009年国家人力资源和社会保障部与国家档案局联合《社会保险业务档案管理规定(试行)》，2010年6月又下发了《关于开展社会保险业务档案管理达标验收工作的通知》，尤其是前者第一次系统地划分社保档案种类和保管期限，并对各门类档案的收集、整理、保管、移交等有了比较明确的规定，这初步改变了社保档案管理无章可循的状态，但是还需结合实际细化各类社保档案具体管理细则，如分类标准、鉴定方法、利用保密制度等规章制度，使社保档案管理工作从材料生成、整理归档、上架排列、利用等环节都有章可循，确保其档案管理工作走向规范化、制度化。

夜上海论坛 3.2提高社保档案意识，加大社保档案投资，优化软硬件环境档案部门要通过宣传与督促，促进社会保险相关部门应顺应形势正确认识到社保档案工作的重要性，认识到社保当档案管理工作是社保工作顺利开展基础保障，加大投资，购买软硬件设备，改善社保档案保管的软硬件环境。如按照功能分开的原则规划档案库区、办公区、查阅区，根据工作实际均衡各自面积；按照库房验收标准适合配置硬件设备，将社保档案管理系统纳入电子政务建设的总体规划中，综合规划，逐步消除前台社保业务软件与后端档案管理软件之间的屏障，采用信息安全措施建立共享的信息化平台；同时要采取措施逐步改变目前综合档案室只保管文书档案，社保业务材料存放在业务科室，且管理办法各异的状态，建立一个完整的、能够查询到一个人的全部社会保障档案的资讯中心。同时电子文件管理按照目前电子文件管理办法，实行双轨制，纸质与电子档案双套保管，并随着计算机发展不断更新设备环境，确保社保档案的完整与安全，真正建立一个良好、安全的社保档案软硬件环境，以便长久利用。

第7篇

关键词：加强　社会保险档案　建议

铁路职工社会保险档案管理工作是推进铁路社会保险事业发展的一项重要基础工作，真实地记录了社会保险经办机构从事社会保险管理工作的过程，主要包括养老保险档案、医疗保险档案、失业保险档案和工伤保险档案，它在社会保险各项工作中起着至关重要的作用，是参保职工今后享受社会保险待遇时的有效依据，直接关系到参保职工的切身利益。

夜上海论坛 一、铁路职工社会保险档案管理工作中存在的问题

夜上海论坛 铁路职工社会保险档案管理工作是从2006年开展起来的，起步晚，不规范，管理乱，存在诸多问题：

1、没有健全明晰的社会保险档案管理工作机制。铁路系统职工的社会保险档案管理工作主要落实在最基层的站段，由于从铁道部到铁路局、再到站段没有一个统一的社会保险档案管理机制，在不同的铁路局，一个铁路局内不同系统，甚至同一系统的不同站段，社会保险管理工作分工五花八门，各不相同，有的站段将社会保险工作中的养老保险、医疗保险、工伤保险、失业保险等分割成几大块由不同的人员进行兼管。多个人员不仅要做好本岗位大量工作同时又兼管社会保险中的不同保险，以至于各自为政，保险信息不能共享，资源浪费，工作重复，效率低下，最后是职工社会保险档案工作这项最繁索、最重要的工作互相推诿、元人管理。有的站段社会保险工作由专门的人员进行管理，这样虽克服了多头管理的缺点，但是在具体的工作中管理人员履职不到位，重视不够，形成目前铁路社会保险档案管理流于形式，应付检查，管理混乱。

夜上海论坛 2，缺乏适合铁路职工社会保险档案管理特点的专业管理标准和规范。我专职从事社会保险工作。是从广安工务段和涪陵工务段两个段合并后开始的，当时我的第一件工作就是全面清理两个段职工的社会保险档案，清理中我发现档案室设备陈旧，防火、防潮、防蛀等达不到标准，职工的社会保险档案有的集中装在一起，该归档的没有归档，不该归档的却归档，分类、编目、排列完全没有科学性，随意性很大，档案袋内资料陈旧，久不维护和补充，部份职工的社会保险档案根本就没建立。我决心认真清理，规范管理，可是，当我从上级发放的所有社会保险文件中查找档案管理方面的文件和标准规范时，只搜索到2006年社保处发的一份关于建立职工社会保险档案的简短通知，上面只简单罗列了保险档案里装资料的内容，我无法参照标准，只有借鉴职工人事档案管理的模式和以往工作经验，想当然地对职工保险档案进行了简单的清理、分类和完善，这不仅不科学规范，而且给以后档案管理带来很多隐患。铁路是一个专业性很强的系统。随着当今社会保险改革的不断深入，国家、省、市下发了许多文件，但至今铁路尚无一份完整系统的适合铁路行业特点的社保档案管理标准和规范，造成铁路站段社会保险档案管理不科学、不规范、乱七八糟，杂乱无序，以至于档案资料严重流失。

3、档案管理手段完全不适应形势发展的需要。铁路大部份站段社会保险档案管理仍然采用的是手工操作、陈旧式管理，管理人员查找某个参保职工的档案资料时，常常要翻阅很多档案袋才能找到，费时费力，档案里装入的资料残缺不全，不能连续动态地反映参保职工的各项保险缴费和参保情况，尤其是缺少调进职工调入时的保险转入资料。另外管理人员档案业务知识贫乏，没进行专门培训，难以切实履行监督指导和管理职责，他们只满足于不丢失，装进袋子，锁进柜子就行了，在充分利用档案资源，提高队伍素质，促进社会保险档案管理方面下功夫不够，这种情况下档案管理质量自然上不去。更重要的是给奋斗在铁路沿线上偏僻边远、交通极不便利的小站上的职工查询和了解自己社会保险缴费、变更、待遇支付信息带来极大的不便，引起部份职工思想上有情绪，影响铁路的安全生产，完全不适应铁路社会保险事业日益发展的需要。

4、铁路职工保险档案管理没有发挥应有的作用。铁路系统对社会保险档案信息的开发利用及其历史价值缺乏足够的认识，档案管理没有真正纳入领导的议事日程。职工的社保档案不象人事档案在职工调进调出，退休时起着很重要的查证作用，有些站段某些职工退休了，该职工的社保档案还没建立，这并不影响管理人员的工作业绩和待遇，参保职工也没什么反响。档案管理知识宣传不到位，部份职工根本不知道自己还有社保档案，更不知道还可以利用社保档案维护自已的利益。经费上不投入，有些单位甚至没有专门的档案柜。从上到下都不重视社会保险档案管理，它的作用不大，可有可无，如果管理人员再身兼数职，工作又多，不断更换，久而久之，职工社会保险档案就成了一堆烂摊子无人问津了。

二、加强铁路职工社会保险档案管理工作的几点建议

针对上述情况，应该根据铁路职工社会保险档案的特点和铁路系统社会保险工作的发展，加强监督和指导，不断改进和完善铁路社会保险档案工作。建议采取以下措施：

夜上海论坛 1、充分重视铁路职工社会保险档案管理工作。社会保险档案是社会保险事业发展过程中积累的文字、图片、数据等资料的总和，它反映着社会保险事业的发展历程，是研究社会保险工作的重要工具，管好社会保险档案是社会保险事业健康、顺利发展的必然要求。如果档案管理不当，势必给社会保险工作造成影响，并直接损害职工切身利益，给今后工作带来诸多困难。因此，各级社保部门应本着对职工负责、对企业负责、对社会负责、对历史和未来负责，把管好用好档案作为发展社会保险事业，取信于社会及公民的大事来抓。积极争取各级领导对社会保险档案工作的重视与支持，加大人、财、物的投入，切实解决社会保险档案工作中存在的人员匮乏、资金短缺、库房紧张、保管设备简陋等实际问题，为建设和完善社会保险档案工作创造良好氛围和有利条件。同时加大宣传力度，利用各种宣传手段和宣传渠道，宣传社会保险档案工作的重要性和相关的档案法律法规，提高每一位铁路职工的社会保险档案意识和档案法制意识。

夜上海论坛 2、建立健全管理体制。根据铁路社会保险工作的特点和管理机制，社会保险档案工作必须坚持统一领导，分级管理的原则，切实建立起有人管，有人抓的集中统一管理的社会保险档案工作机制。具体说，一是铁道部、铁路局、站段落实组织机构和人员，成立社会保险档案管理领导小组，督促、检查、协调解决工作中人、财、物等方面的实际问题；二是建立目标责任制，把社会保险档案管理纳入目标责任，列入本单位工作规划进行管理和考核，奖惩严明。三是把文件材料的形成、积累、整理、归档的要求列入各项工作标准、工作程序及各部门、相关人员的岗位职责，严格检查和考核。以彻底改变档案管理上的无序状态，逐步形成上下管理一致的社会保险档案管理体系，充分发挥社会保险档案在构建和谐社会中的作用，

夜上海论坛 3、制定适合铁路职工社会保险档案管理特点的业务规范和管理办法。有关部门尽快制定档案管理准则，针对社会保险档案

的收集、整理、保管和利用各工作环节制定出操作性强、科学统一的社会保险档案管理规范。特别是社会保险档案的归档范围、保管期限的划分和整理要详细规定，严格统一。由于社会保险档案的价值特征是以凭证价值，维护个人权益为主，其保管期限宜划分为永久、长期和短期。参保登记管理方面的材料宜作为永久保管；参保人员信息管理、个人帐户管理、医疗管理、审核认定及待遇支出管理等方面的材料宜作为长期保管；个人帐户稽核、清算及相关证明等材料宜作为短期保管。由于社会保险档案的动态性特征，参保职工的档案宜以一个人头为保管单位进行整理。每一个保管单位的档案按归档范围将材料收集齐全，按材料形成时间的先后顺序排列并编号，填写归档文件目录，然后放在一个袋或夹(盒)内，不用装订，开口管理，以便随时补充新资料，档号依参保登记号进行排列编目。电子档案应于每年年底形成本年度参保单位、参保个人、缴费、支付、变更、清算等业务数据文件，刻录到光盘上，进行归档管理。

夜上海论坛 4，加快铁路职工社会保险档案管理信息化、网络化的建设。随着网络技术的发展。建设统一的铁路社会保险业务档案信息网络已经迫在眉睫。利用计算机网络，社保部门可以实现所有社会保险缴费的网络征收、保险费用的网络支付，可以利用社会保险业务档案信息网了解社保工作状态。实现无纸化办公，提高工作效率，用户可以通过社保档案信息中心的网站，输入自己的社会保障号就可以查询到自己的社保缴费、个人帐户、待遇享受等情况，轻松完成缴费、支付等所有的工作环节；通过网络，可以和商业银行的信用档案系统、公安的户籍档案系统等进行信息交互。实现更大范围的信息资源共享。因此。铁路社保部门要重视社会保险业务档案的信息化建设，加大投入力度，努力建设社会保险业务档案信息网络。

5、定期开办档案管理知识培训班，努力造就一支业务精湛的铁路社会保险档案管理队伍。加强档案管理人员的系统专业培训，是实现档案微机化管理一个不容忽视的重要环节，它不仅可以提高档案的管理层次，更重要的是便于信息开发与利用，有效推动社会保障事业的发展。

参考文献：

第8篇

夜上海论坛 一、城乡居民社会养老保险档案的构成与特征分析

夜上海论坛 我国近些年社会保险事业飞速发展，所谓的城乡居民社会养老保险档案是指城乡居民在办理养老保险的过程中，形成的有关文字资料，图表声像等信息，这些信息中包含了他们的个人信息和社会保险的相关内容，具有真实性、复杂性和易露性的特点。城乡居民的社会养老保险档案是居民养老保险的凭证，具有一定的法律效力。养老保险的档案是对城乡居民养老保险的全过程监控和记录，具有指导作用、监督作用和维权作用。城乡居民的社会养老保险档案管理具有以下特征：

（一）涉及的内容较为广泛。城乡居民的社会养老保险管理与城乡居民个人、家庭、社会保险的办理机构及政府的财务管理部门都有着直接的关系，凡是与居民社会养老保险业务相关的资料、数据、文件等都归为档案管理的范畴。

（二）管理信息化要求较高。随着我国行政体制改革的深入，高效的做事效率已经成为政府的必然要求。目前网络技术和计算机技术的普及和发展，要求社会养老保险的业务处理要高效化、科学化和规范化，城乡居民社会养老保险档案管理的高度信息化建设已经成为现代社会的题中之义。

（三）存储和保存的期限较长。城乡居民的社会养老保险业务一般是一个持续的过程，只要居民存在养老保险的业务办理，就会有相关信息的保留和存储，这些就是档案管理的内容。参保居民只要没有停止养老保险的办理，那对相关信息的采集、数据的存储都要继续，所以养老保险档案的管理工作是一个时间跨度很大，保存期限很长的工作过程。

（四）安全系数要求很高。城乡居民的社会养老保险工作，内容繁杂，需要记录的信息很多，这些信息对居民的切身利益有着极大的影响。城乡居民社会养老保险档案的形式有纸质的，也有电子版式的，有些档案记录具有唯一性和不可替代性，比如个人手册等，有些档案具有隐私性，这些都要求在居民的档案管理上要做到高精准，重安全，确保档案安全妥善管理，严禁信息的外漏、篡改等其它威胁档案安全管理的情况发生。

二、城乡居民社会养老保险档案管理的作用

城乡居民社会养老保险档案是开展养老保险管理工作的重要依据，具有一定的法律效力，是处理养老保险工作的凭证，同时也是城乡居民维护自身合法权利的有力证据；养老保险档案管理工作是养老保险工作和服务的延伸，城乡居民社会养老保险档案管理的好坏影响着养老保险的办事效率和服务水平，具有隐性的价值和意义；具有统筹全局，提高统筹层次的作用，由于以往的城乡居民养老保险制度不完善，工作体系不健全，导致区域化差异较大，居民社会养老保险的信息不畅，资源封闭性严重，而养老保险档案的建议可以大大促进信息共享，提高统筹的层次和服务的水平；城乡居民社会养老保险档案的管理可以大大促进社保工作档案的信息化，是整合社保档案的必要条件，我国养老保险的层次较多，内容不一，管理部门也是不一样，要想优化我国的社保系统，建立标准化、规范化的社保体系，提高档案的管理水准已经是我国居民养老保险工作的需要和要求。

三、优化城乡居民社会养老保险档案管理的策略探究

夜上海论坛 （一）提高档案管理意识，强化档案基础管理。就目前来说，虽然我国对社会保险的管理水平有了很大的提高，但是人们对社会保险的认识还不到位，在从业人员中，消极怠工现象时存在，对档案管理的意识还没有提升到与社会保险发展所适应的程度。现在的从业人员，对档案管理工作不认真，认为档案管理不重要，这些思想对其工作质量有着巨大的阻碍作用，导致档案管理工作杂乱无章，没有发挥档案在社会养老保险中应有的作用，严重损害了老百姓的利益。为此，必须提高从业人员的思想意识，提高对档案管理工作的认识，强化思想教育，让其重视档案管理工作。

（二）对档案科学分类，进行有序整理。对于城乡居民的社会保险工作来说，工作难度较大，内容较多。为此，要想优化档案管理工作，就必须分门别类，把养老保险的档案进行有差异的归档，并有序地整理和管理。城乡居民社会养老保险档案管理分类对档案管理的重要内容和程序，对这个档案管理来说起着主导作用。对于档案的分类，必须有一定的科学依据和分类标准，做到繁而不乱，井然有序。一般来说，对于政策性文件档案的管理，一般都是按照文件的出处、类型、文号及时间来分类归档；对于经办机构在养老保险的记录管理中，可以按照部门、时间等要素进行分类；对于城乡居民个人来说，比如保险手册、账户等情况就行分类；对这些档案的整理必须有序进行，不可杂乱无章。对于档案的有序整理，需要做到编号使用的科学性和规范性，把握保险业务发展的规律，另外还要做好动态管理，做好常态下的工作。

（三）完善档案管理制度建设，提高从业人员素质。对于档案管理来说，需要一定的制度支撑，对于城乡居民社会养老保险档案管理也是如此，需要规范档案管理的流程，明确从业人员的职责，对养老保险的档案建立、查阅、维护、保存等都要实现制度化的管理规范。对于纸质的档案要排列有序，做好保存和维护工作，对于极为重要的档案资料还要备份，对于电子版的档案要注意网络安全。对于从业人员，要求掌握基本的档案备份、记录、查阅、保存等知识，要维护好档案资料，确保档案管理的安全性。档案从业人员要提高自身工作的积极性和主动性，认真履行职责，做好本职工作。

第9篇

一、概念选择

笔者收集的部分地方管理规定中，对社会保险档案概念有三种解读，即社会保险机构档案、社会保险专业档案和社会保险档案。这三种概念正好由大到小兼容。社会保险机构档案是指社会保险机构形成的所有档案，包括文书、会计、业务、声像、电子等门类。例如《山东省社会保险档案管理暂行办法》。社会保险专业档案是指社会保险机构业务部门在经办过程中产生的基金会计和专业性文件材料，例如《天津市社会保险业务档案立卷归档暂行规定》。社会保险档案是指社会保险机构业务部门在经办过程中产生的、除基金会计材料之外的专业性文件材料。如《广东省社会保险业务档案管理暂行办法》。

夜上海论坛 对于上述概念的选择，都是地方社会保险部门和档案行政管理部门基于对本地区实际工作情况的考虑而做出的。第一种概念固然有全局观，但与2006年年底刚刚颁布的国家档案局第八号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》相抵触。第二种概念专业档案特点突出，但管理难度较大。虽然基金会计材料在社会保险部门产生的专业性文件材料中所占比例极大，理应进行重点管理。但这部分材料明显属于会计档案范畴，其管理方式和归属流向理应由国家财政主管部门提出规范要求。仅由劳动保障部门和档案行政管理部门提出规范要求就不甚合适。因此笔者认为，从国家劳动保障主管部门和档案行政管理部门宏观管理的角度出发，应当选择第三种概念为社会保险档案概念。这样，既能够突出专业档案管理特色，也能掌握社会保险机构发挥职能产生的特色档案。

二、归档范围

夜上海论坛 养老、医疗、失业、工伤和生育是覆盖面最大的五个社会保险险种。部分地区亦开展了农村养老保险和农村医疗保险。社会保险档案的归档范围亦应将上述险种业务经办过程形成的专业性文件材料容纳其中。由于地方社会保险机构设置不同，既有“五险分设”的，也有“多险合一”的和“五险合一”的，这就造成各地社会保险机构的归档范围也各不相同。从国家劳动保障主管部门制定政策和地方社会保险机构工作实际来看，各个保险险种经办程序虽然各不相同，但也有共同的管理环节。例如：五大险种均要求进行社会保险登记，对参保单位的相关情况材料进行留存；而且，五大险种都要进行针对性稽核，对骗取保险金案件按既定程序进行查处。但是，养老、医疗和工伤等险种还要进行个人账户管理，医疗和工伤保险还要进行定点医疗机构或个人的管理。所以说，经办过程形成的专业文件材料既有不同，也有共性。因此笔者认为，社会保险档案的归档范围既要按不同的社会保险险种详列形式一致的文件材料，也要指出不同保险险种的特殊内容文件材料。

三、分类整理

从上述归档范围来看，笔者认为应将社会保险分为单位管理类、个人账户类、定点监管类和社保稽核类。不同类别的专业性文件材料不宜混合在一起整理。由于各地参保单位和参保者数量各不相同，产生的专业性文件材料数量差别较大，国家劳动保险主管部门和档案行政管理部门不宜对单位管理类和个人账户类文件材料提出统一的整理要求，而应当让各地根据本地区实际情况做出整理方式规定。相对而言，定点医疗机构、零售药店定点医师的数量不多，社会稽核案件数量亦不是很大，这两类文件材料倒是可以采取规定划一的整理方法。

四、保管期限

夜上海论坛 笔者认为，社会保险档案的保管期限划定应根据维权需要、保护隐私、便于操作等多种因素进行综合考虑。

对于参保者个人而言，社会保险待遇事关个人的切身利益。社会保险部门也提出了对参保者跟踪一生、记录一生、保障一生、服务一生的理念。因此，社会保险档案个人账户类就必须以账户注销作为计算保管期限的起始点。账户注销既有可能是参保人死亡，也有可能是参保人停保。同理，参保单位类也必须从其账户注销后开始计算保管期限。依照这个模式，定点监管类从定点资格撤销起开始计算，社保稽核类从案件结案时开始计算。这样，可以使档案人员很方便地掌握鉴定时机。

至于社会保险档案的保管期限，笔者认为应当使用标识制，而且不必设多个档次。笔者建议，社会保险档案的保管期限分为“永久”和“三年”两种。单位管理类中，在本地区经济发展过程中有代表性的民营企业的账户为“永久”，其余单位账户为“三年”。个人账户类中，对本地经济文化发展做出突出贡献的参保者账户为“永久”，其余个人账户为“三年”。定点监管类中，发生过重大医疗事故、重大意外事故、恶意骗保案件的机构或人为“永久”，其余机构或人为“三年”。社保稽核类中，涉案金额巨大的案件为“永久”，其余案件为“三年”。

夜上海论坛 对于部分社会保险档案只需要保存三年，笔者这样考虑：从为参保者维权的角度出发，相关社会保险档案是其提起社会保险行政复议或行政诉讼时的有利凭证。在2001年劳动保障部下发的《社会保险行政争议处理办法》中规定：“申请人认为经办机构的具体行政行为侵犯其合法权益的，可以自知道该行政行为之日起60日之内向经办机构申请复查或者向劳动保险行政部门申请行政复议”；“行政复议申请期限从申请人知道行政复议权或者行政复议申请期限之日起计算，但最长不超过两年。”另外，民事诉讼的法律时效一般为两年。无论是参保单位账户还是个人账户，其档案保管期限均从账户注销之后开始计算，保管三年应该可以满足相关各方的维权需要。同时，个人账户许多材料涉及参保者个人隐私，相关档案短期保存对于保护参保人隐私也是有利的。由于定点资格撤销后需要重新按程序提交有关证明材料，此前形成的相关定点监管类档案参考意义不大，保存价值不大。同样，社保稽核类中涉案金额小、情节不太严重的部分档案也不必长期保存。

第10篇

一、创新科学化的管理模式，加快“三个转变”

我国现行的社会保障管理体制是分散型的，导致社会保险档案管理普遍存在管理机构分设、档案保管分散、信息资源分割、规范标准不统一、查询利用不方便、服务功能不健全等方面的弊端。推进档案管理科学化，就要改革这些弊端，改造管理模式，创新发展思路，加速“三个转变”。

改革分散管理的弊端，向集中管理转变。在现行体制下，社会保险档案归属不同的机构管理，事实上形成了一个人不同险种的保险资料分别保存在不同的机构、一个机构不能查询到一个人的全部社会保险信息。这状况不仅造成了多头经办、业务交叉，资源浪费的问题，也给档案的管理、查询和利用带来诸多不便，直接影响了档案的功能和部门的形象。因此，加快理顺管理机构、实行“大集中”管理迫在眉睫。在当前经办机构分设的情况下，应着力抓好档案资源整合，尽可能将档案集中在一个职能单位管理，具备条件的可成立社会保险档案管理信息中心，实现养老、医疗、工伤、失业、生育等保险档案的集中管理、综合利用和信息共享。

夜上海论坛 改革纸制媒介的弊端，向电子媒介转变。电子档案是随着计算机技术、数字化技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态。传统的纸质档案不仅查询费时费力、极不方便，经常翻阅还会造成档案污染、残缺、甚至丢失。特别是在档案数量急剧增加、变动日益频繁的新形势下，纸质档案需要录入的信息会越来越多，但查阅的速度会越来越慢，难以满足快捷准确的服务需求。与纸制档案相比，电子档案不仅具有方便快捷、管理成本低和支持多人同时在线查阅等优点，还具有体积小、容量大、易保存、效率高等独特优势，已成为档案管理的主要模式。因此，纸质档案向电子档案转换势在必行。

改革自我服务的弊端，向社会服务转变。以往的社会保险档案管理是封闭式的，服务对象仅限于社保部门的工作人员和参保单位的劳资人员，利用率普遍不高，参保群众知之甚少，社会服务功效甚微。但是随着经济社会发展的持续加快和社会保障事业的深入推进，社会保险档案的基础性地位和服务日益突出，已经成为社会保障制度的基石、群众依法维权的帮手、政府科学决策的参谋，其服务范围越来越广、服务层次越来越高。由此可见，社会保险档案的管理是开放式的、功能是多元化的、服务是社会化的，必须树立“大服务”的观念、构建社会化的服务格局。

二、运用科学化的管理手段，推进“三化”建设

档案管理科学化是对社会保险档案管理进行全方位加强、改进和提升的系统工程。当前工作的重点是，针对社会保险档案工作中存在管理制度不够完善、信息化水平相当落后、社会化服务相当薄弱等亟待解决的突出问题，采用相应的科学化手段，加快推进“三化”建设。

夜上海论坛 运用法治手段，全面加强规范化建设。档案管理规范化，是根据相关的法律法规和政策规定，通过建章立制、细化标准、规范程序等措施，更加科学有效地管好用好档案资源。《社会保险业务档案管理规定》是规范社保档案管理的一部重要行政规章，是档案管理规范化的重要遵循。要按照《规定》要求，抓紧建立健全档案收集、整理、鉴定、保管、利用、保密、销毁、移交等方面的管理制度，确保档案管理的每一道程序、每一个环节都有章可循、有据可依；要合理确定归档范围，科学界定保管价值，准确划分保管期限，确保档案材料真实、完整、安全；要认真开展档案管理达标活动，确保如期实现“有专门库房、有专职人员、有规范的流程和制度，有正常的经费保障渠道”的目标。

运用科技手段，大力推进信息化建设。档案管理信息化是借助信息化、数字化技术手段，把档案资源以数字化的形式存储、网络化的形式互相连接，形成一个结构有序、资源共享的档案信息库，并利用计算机系统对档案资源进行科学整合和有效利用。社会保险档案管理信息化，主要包括档案信息资源建设和相关基础平台建设。档案信息资源建设是通过数字化、网络化等信息技术建立的档案目录数据库和档案信息存储系统；档案基础平台建设是通过档案信息网络和相关管理系统建立的档案信息资源传输和共享的技术支撑平台。要按照这些要求，加快业务档案数字化和网络化建设，建立和完善档案目录数据库，逐步实现业务档案计算机检索；要把电子文件纳入档案管理的范畴，电子文件要实行脱机备份，与纸质文件建立相应的有机联系；要将档案管理信息化纳入电子政务和办公自动化建设的总体规划，统筹安排、整体设计、同步实施。

夜上海论坛 运用服务手段，切实抓好社会化建设。档案管理的目的在于档案资源的开发与应用。社会保险档案作为重要的民生档案，不仅具有广泛性、动态性、人本性的特点，还在服务群众、服务社会、服务经济发展上具有“资政惠民”的独特优势和作用，这就决定了社会保险档案管理的社会化发展方向。因此，推进社会保险档案管理社会化，要立足档案资源的开发与应用，建设“两个体系”。一方面，加快建立覆盖全体参保群众的档案资源体系，按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》的规定，健全档案信息，开发档案资源，做到社保事业发展到哪里，档案资源就征集到哪里，档案工作就覆盖到哪里。另一方面，加快建立服务全社会的档案利用体系，紧紧围绕党委和政府的中心工作、围绕社会需要和群众需求，及时提供专题服务，实现档案资源广泛共享，不断提高档案的应用水平和服务功效。

三、健全科学化的管理体系，强化“三个保障”

强化组织保障。要加强领导，把档案管理科学化作为社会保障体系建设的基础工程，摆在突出位置，提到议事日程，纳入社会保障工作的长远规划、年度计划和目标管理责任制；要强化责任，主要领导亲自抓，分管领导重点抓，业务部门具体抓，形成一级抓一级，层层抓落实的工作格局；要常抓不懈，以抓铁有痕、踏石留印的力度和韧劲，加强督导、精心指导、狠抓落实，不断谋划新思路、研究新情况、解决新问题，推动档案管理科学化水平的持续提升。

强化人力保障。要按照政治合格、业务精湛、作风过硬、务实高效的要求，建设一支高素质的专业队伍，提高档案工作的执行力；要健全用人机制，通过招聘、转岗、培训、交流、观摩、考察等多种方式，充实队伍、稳定队伍，保持档案工作的连续性；要加强对档案管理人员的思想政治教育和专业技术技能培训，使其达到应有的资质；要重视档案人才的培养和引进，打造科技型、创新型、复合型的人才队伍，为档案管理科学化提供智力支持和人才保障。

第11篇

【关键词】医保档案；规范化；档案分类

一、三明市医保档案的现状与特点

自2012年以来，三明医保事业在不断探索中前行，通过“三医联动”，医保事业迎来了新格局。截至目前，三明市医保基本情况如下：全市共有参保人数263.52万人，其中城镇职工42.27万人，城乡居民221.25万人，生育保险参保人数22.65万人。2019年市中心档案室共收集、整理、分类、归档各类业务档案330卷。全市档案从业人员均为兼职人员，共有11名，其中中级职称3名，初级职称1名。

（一）医保档案涉及人员范围广。医保档案自每个人出生之日起，伴随其一生，因此，对个人而言，医疗保障部门档案是否全面对参保单位和参保人员影响较大。参保种类可分为城镇职工基本医疗保险、生育保险、城乡居民基本医疗保险、灵活就业人员基本医疗保险。医疗保险基本待遇享受分为干部保健、门诊特殊病种、住院报销、异地就医、异地安置、特殊用药备案等。医疗保险稽核类有现场稽核、有对手工报销材料进行审核、复核等等。因此，医疗保障部门的档案在其他社会保险类档案中是与人民群众联系最多、利用最广，与人民生命健康关系最密切的档案类型。

（二）医保档案的组成类型多。组成医保档案的有医保中心形成的文书档案及相关的合同协议；参保人员的信息登记表、相片、身份证复印件，与单位签订的合同等相关材料；住院患者报销的各种发票、住院清单、疾病证明书等相关凭证；医院、药店、诊所等定点医疗机构的开通申请书、信息变更表、账目冲销报告等相关附件；生育保险参保人员的信息登记及待遇申请表等相关资料；驻医院服务站办理业务时收集的新生儿登记表、门诊特殊病种登记表、特殊用药备案表、异地就医申请表等；医疗保险稽核科到定点医疗机构现场稽核记录本、稽核人员到外伤参保人员事故发生所在地和就医地进行稽核的笔录本、对待遇审核科工作人员手工报销材料进行审核、复核的反馈单等。

夜上海论坛 （三）医保政策的不断深入。医保政策的制定是随着经济社会的发展与参保人员的需要而不断发展变化的，因此，不同时期的医保档案有着不同的特点和侧重点。具体表现为：每年住院报销目录与比例的调整与变化，参保单位及灵活就业人员的缴费基数基本上是每年一调，以及个人账户划拨比例的调整，城乡居民医疗保险每年的缴费也在逐年增加（从最初的每年每人20元到2020年每人280元），审批材料的报送等进行不断更新，还有办理业务所提供的材料也在不断发生变化（以人民为中心，让群众少跑路，最多跑一趟为前提，医疗保障部门时常调整提供材料的种类），这些政策上的调整，导致医保档案材料在不同时期有不同的侧重点。

二、三明市医保档案存在的问题

（一）对医保档案规范化管理工作重视程度不够。医疗保障部门的档案承载着与医保相关的一切信息，与参保单位、参保人、定点医疗机构、医保中心关系密切，也是地方政府制订医保政策依托的基础数据与材料的主要来源。从医保档案业务人员的配备、档案室建设的水平及年度档案工作的考核等情况看来，医疗保障部门的业务档案与三明医改差距较大。

（二）信息化建设水平不高。档案管理的日常工作都是以纸质档案为主，档案软件只用简单的“阳光文档”软件，仅能对档案进行录入和自动生成案卷目录、卷内目录及简单查询等功能。档案室的硬件设备未及时更新，室内只是简单配备了档案柜、打印机、计算机、灭火设备、温度计。从档案室建设标准要求来看，档案室还应配有相应的密集架、防磁柜、温湿度调控系统、防盗监控系统等。

（三）档案从业人员素质不高。没有档案专业的人从事医保档案管理工作，市中心与管理部都没有专职的档案管理人员，都是兼职人员，平时以其他工作为主，档案工作为辅。

三、三明市医保档案管理规范化路径

针对三明市医保档案内容多、变化快、利用多等特点，为保持三明市医保档案的统一性与可持续性，必须制定统一规范的管理制度、档案鉴定及销毁制度、档案人员岗位责任制度、档案设备的维护和使用制度、业务档案管理流程制度、业务档案立卷工作流程制度等。各项制度既要体现档案管理的专业特点，又要保持医保业务开展的方便，且做到最大化服务参保人员。

（一）建立统一的医保档案归档办法。各科室及各管理部要按照各自工作情况，以方便档案查阅、利用为前提，根据《福建省社会保险业务档案管理办法（试行）》《福建省医疗保险业务档案管理若干制度》，制订《三明市医疗保险管理中心业务材料归档工作流程操作规程》，规定由业务科室在第二年度上半年对本科室上一年度的材料进行收集、分类、整理、组卷、打码，然后移交给档案室，对其进行编写卷内目录、填写备考表、拟写案卷题名、归档验收、编制检索工具、编制案卷目录、装盒、填写档案盒、上架。

（二）建立档案借阅与利用制度。为了提高医保档案提供利用水平，也为了更方便服务参保单位和人民群众的查阅，医疗保障部门要加强档案的日常管理，每一份档案的借阅和利用都要进行登记，特别是服务效果好的、利用率高的档案要及时让借阅者对其进行评价，确保医保档案有借有还，防止医保档案的遗失及损坏。

（三）加强医保档案的电子信息化建设。医疗保障部门需不断提升医保档案的信息化管理水平，以信息技术对医保档案收集、整理、归档、利用全流程进行改造升级。电子档案与纸质文档相比，具有易保存、方便借阅和归档，存储空间大、物理条件要求低的特点，在调阅和检索等方面有很强的便利性。利用“e三明”“微信”“云闪付”等平台搭建“城乡居民医保缴费”平台，利用“闽政通”网上办事大厅平台，方便参保人员在线办理业务。

（四）提升档案从业人员素质。应加强档案从业人员的档案管理知识培训及档案专业知识培训，加强档案管理岗位责任意识和道德修养培养，促使其认真学习医学、法律和信息化技术等相关知识。让医疗保障部门的工作人员充分认识到医保档案工作的保密性、重要性，确保医保档案的真实性、完整性、安全性、可用性，认真将档案管理工作做好，使医保档案工作有序进行。医疗保障部门要形成医保档案工作和岗位责任管理相结合的考评机制，提高医保档案管理效率。

（五）加强档案库房建设。建立医保档案专用库房，严格档案室库房的建设标准，要求配备必要的防火、防水、防盗、防霉、防潮、防尘、防光、防高温紫外线、防有害生物以及照明等设备，并将各项指标落实到位。

四、三明市医保档案分类的探讨

三明市医疗保障部门的业务档案分类是在国家、省有关社会保险业务档案管理要求的基础上，根据三明市医保档案利用与科室工作方便的原则，将医保档案分为七大类：一是社会保险管理类，保管期限分为永久、100年、50年、10年，其中基本医疗保险单位登记材料期限为永久、基本医疗保险参保关系转入申请材料及附件期限为100年、基本医疗保险关系转出材料期限为100年、职工医疗保险个人账户资金继承审批材料期限为100年、职工医保退休人员审批表及附件材料期限为100年、参保单位基本医疗保险变动月报材料期限为100年、居民基本医疗保险参保人员汇总表期限为100年、参保人员放弃补缴申明材料期限为50年、参保人员异地联网申报材料期限为50年、基金购买健康保障服务协议、合同协议审批单期限为10年。二是医疗保险费征缴类，如退休人员补足25年医疗保险费审批表及附件材料，保管期限为100年。三是医疗保险待遇类，如门诊特殊病种确认表和疾病诊断证明书，保管期限为10年。四是生育保险待遇类，如生育保险待遇登记表及相关附件材料，保管期限为10年。五是医疗保险稽核监管类，保管期限为30年，其中定点医疗机构、零售药店信息更改申报材料期限为永久、定点医疗机构功能新开通审批材料期限为永久、定点医疗机构退出或暂停医保定点申请材料期限为永久、定点医疗机构开通全省联网定点的申请材料期限为永久、稽核情况汇总表期限为30年、医疗机构变更结算、冲销费用的申请、报告材料期限为30年。六是医疗保险耗材类，保管期限为30年，其中公立医疗机构第四批医用耗材采购现场议价、专家意见及配送承诺书期限为30年、单位耗材产品信息调整材料期限为30年、药品（耗材）联合限价采购品规调整登记表期限为30年。七是医疗保险业务统计报表类，保管期限为10年、30年、永久，其中城镇职工基本医疗保险、生育保险、居民医疗保险年报表期限为永久、城镇职工基本医疗保险、生育保险、居民医疗保险季报、月报表期限为10年。

【参考文献】

夜上海论坛 [1]朱秀红.创新医保档案管理的几点看法[J].办公室业务,2020(13):106-107.

[2]解恒学.医保档案管理信息化建设几个要点探究[J].兰台内外,2020(30):56-57.

第12篇

关键词：新形势；社会保险；档案管理

作为社会主义和谐社会建设过程中的一项重要内容，社会保险档案管理意义重大，其不仅与广大劳动者的利益紧密相关，更是国家经济与社会稳定中一项不可或缺的工作[1]。社会保险档案的完整、安全与有效利用，可让广大劳动者的合法权益得到切实维护，有利于社会的和谐稳定。不断深化的社会保险改革，逐渐扩大了社会保险覆盖面，也使社会保险业务量与档案数量呈不断上升趋势。因而，档案管理部门的当务之急便是做好社会保险档案管理，使其更加科学化、规范化。

一、新形势下加强社会保险档案管理的必要性

夜上海论坛 （一）是深化社会保险改革的需要

做好档案管理工作，是改革传统档案工作的必经之路，只有完善的档案管理体系，才能高效开展社会保险工作。社保档案中对资料信息有完善的记录，若将原始资料丢失，要想补回就非常困难，以致于无法继续进行保险工作。因而，加强社保档案管理是一项非常严格的工作，传统档案管理的范围局限于纸质档案资料，没有真正运用到信息化技术。不断发展管理技术，促使社保工作也开始进行改革创新，而这就需要完善的档案信息为其提供支持。

（二）是社会保险业务本身的必然要求

社保工作具有复杂的发展形式，随着工作的落实，也会有大量的信息数据产生，若缺乏有效管理，就会造成数据丢失，进而使保险办理工作受阻。加之各单位经常出现人才流动的情况，保险缴纳单位也相应的发生变化，严格管理档案，就不会使社保缴纳因为人才流动而出现混乱的情况，保证工作的持续发展。人才流动期间需要转移部分信息资料，由新的用人单位继续保管，双方共同协定社会保险缴纳情况。保险行业本身就具备严格的制度体系，加上档案管理与社保工作特征相符，也可保障后期工作的顺利发展。

（三）有利于社保部门提高业务质量和办事效率

严格管理社保档案，可规范基层员工工作开展形式，更高效地服务于社会群体。通过查看总结档案内的信息资料，可以从中发现工作中的不足之处，并通过整理探讨制定有效的解决策略。

夜上海论坛 二、加强社会保险档案管理的设想

夜上海论坛 （一）提高全民的社保档案意识

做好社保档案管理工作，第一步便是要促进群众档案使用意识的增强。与基层档案工作人员相互配合补充档案内容，核实档案中的基础信息，及时整改不完善的内容，如此才会更加真实有效的开展档案管理工作[2]。另外，还要提高工作人员的积极性，对档案管理职业予以明确。保障基础设施的完善，更换使用时间较长，存在严重老化问题的设施，将提升使用安全性为目标。定期检验档案管理情况，及时解决发现的问题，以得到群众的认可。档案管理在注重安全的同时，更应该将档案的使用价值发挥出来。

夜上海论坛 （二）加强制度标准建设，实现规范管理

做好新形势下的社会保险档案管理工作，就要在社会保险档案的科学化、标准化建设上加大力度，以制度规范管理。加强各个工作环节的研究，如社保档案的收集、归纳、整理、保管和利用等，对各项规章制度予以建立健全，保证社会保险档案管理的规范有序，只有这样才可完整收集文件材料，并将其科学分类，做到规范整理[3]。对于门类不同的档案，特别是社保档案中的会计档案、专业档案以及医疗、养老、工伤、生育等各种审批材料、统计报表、证明材料等不同载体、不同内容，要对归档范围与保管期限进行划定。制定社保档案管理规范，但要注意科学统一，确保具有较强的操作性，让社会保险档案工作有法可依、有章可循。同时，要进一步整合和共享社保档案信息资源，促进社会保险档案管理效率的提高，让其作为一种有力工具保证社保工作的顺利开展。只有具备了规范的档案管理制度，才可使档案管理走上科学化、规范化和标准化方向的道路。

（三）利用技术，推进社会保险档案信息化建设

要科学管理，以现代化方式进行档案管理。针对纸质档案材料，要在分类、存储与装订上分别做到科学化、标准化与规范化，并要以电子化操作代替过去的手工化操作，将电子档案信息资源的作用充分发挥出来。为做好档案管理工作，还要在资金上加大投入，对基础设施建设进行优化，根据要求购置必须的档案管理设施，以标准的档案盒装置档案，使档案管理更加有序和安全。同时，采取计算机一体化管理模式，自动快速编目档案，自动索引档案信息，快速统计资料，让系统的网上互联得以实现。另外，要求所有参保人员在填报纸质档案材料时，一定要和电子信息系统条目相一致，保证完整录入电子信息系统数据。经办人员在审核时要严格，在录入时做到细致认真，保证录入的都是合格的，每录入一批就要立即进行管理，针对一些残缺不全的材料，严格补缺补差，使纸质档案与电子档案的完整性与正确性得到保障。

（四）搞好人员培训，提高社保档案管理队伍的业务技能

社会保险档案工作具有很强的政策性与业务性，作为档案管理人员不但要将相关的法律法规与业务知识做到了然于心，计算机实际操作能力也是不可缺少的。因而，社保部门应加强和档案行政管理部门的联系，积极组织社保档案管理人员参与相关业务培训，相互交流经验，并针对档案管理人员的思想、作风建设做进一步加强，稳定队伍，以使档案工作的连续性不受影响，打造一支作风优良、业务精湛的社会保险档案管理队伍。

夜上海论坛 （五）加强服务，深化社会保险档案的开发利用

夜上海论坛 各级社会保险经办机构，应针对社保业务档案制定相关查阅利用制度，根据规定向群众提供档案查阅利用服务，并将查阅利用记录在册，以为有关人员提供准确、便捷的查询服务。作为一个服务窗口，社会保险是为广大人民群众服务的，每个保险档案人员的言行举止不但代表着自身素质，也代表着单位与社会保险部门。为此，社保档案管理人员必须进一步增强自身的服务意识，将文明礼貌用语用到平时的工作中，把服务承诺制与责任追究制落到实处。每位社会保险档案管理人员都要以热情的态度对待群众，针对确定不了或政策中没有做出明确规定的问题，切忌擅做决定，一定要在向主管部门请示后，再清楚的解释给利用者。只有为档案利用者提供有效的利用服务，才可将社会保险档案应有的作用发挥出来，服务利用者，让广大利用者满意。随着我国社会保障工作的深入推进，陈旧的管理模式逐渐被人性化管理、网络化管理以及规范化管理所取代，若要保证社会保险工作的发展更加健康、有序，使其充满生机与活力，社保档案工作就必须同时展保持一致，致力于改革创新。需知，社会保险档案管理的好坏与千百万人的利益以及社会的和谐稳定有着直接关系。社会保险档案有利于社会保险经办机构更好地开展社会保险工作，促进社会保障体系的建立进一步加快，让社会保障事业朝着健康、稳定的方向发展。

参考文献：

[1]王淑敏.如何做好新形势下社会保险档案的管理工作[J].企业改革与管理，2016，06：29-30.

[2]乔君华.做好社会保险档案管理工作的对策[J].黑龙江档案，2014，04：88.

第13篇

一、农村养老保险档案的特点

（一）服务对象的特殊性。我国是一个人口大国，而在众多的人口中农村人口占较大比例，这也使农村的发展直接决定了社会的发展和稳定。近年来我国加大了农村社会保障工作的力度，在农村养老保险工作开展过程中，农民作为农村养老的主要服务对象，针对于农民自身的特点，需要为参保农民建立养老保险档案，有效的维护参保农民的合法权益。

（二）档案来源的广泛和内容的复杂性。农村养老保险由于其服务对象的特殊性，这也使农村养老保险档案来源具有广泛性特点，档案内容十分复杂，这也使农村养老保险档案管理工作难度增加，特别是当前处于基础建设时期的农村养老档案管理更加繁杂，参保人员具有复杂性，在档案管理工作中面临许多新情况及新问题，因此强化农村养老保险档案管理非常必要。

（三）具有较强的流动性。农村养老保险参保人员以农民为主，这就使农村养老档案必然会受到当前农民流动性大这一特点的影响，因此在农村养老保险档案建立时要进一步完善档案记录，从而为后期工作提供更多的便利。

夜上海论坛 二、加强农村养老保险档案管理的措施

夜上海论坛 （一）提高档案建设意识。当前农村经济发展相对落后，同时还受制于二元经济结构的制约，这也导致我国农村养老保险制度一直得不到重视，对农村养老保险工作的开展带来了较大的影响。近年来随着养老保险覆盖范围的扩大，农村养老保险档案数量也呈不断增长的趋势，在这种情况下，档案管理人员就需要树立良好的档案建设意识，加快观念的转变，努力提高农村养老保险档案管理水平，为农村养老保险档案建设工作奉献自己力量。

（二）加大宣传力度，建立完善的法律法规体系。在当前加强农村养老保险档案管理工作中，需要利用各种渠道加强对农村养老保险档案管理工作重要性的宣传，提高人们对养老保险档案管理工作的认识。并进一步加强农村养老保险档案管理基础设施的建设，加大投入的力度，为农村养老保险体系的建设奠定良好的基础。

夜上海论坛 目前我国农村养老保险档案管理工作已建立了一系列的法律法规和规章制度，档案工作中基本上也做到了有法可依和有章可循。但随着我国老龄化趋势的加剧，农民对养老观念的转变，农村养老保险档案工作中出现了一些新情况和新问题，这就需要进一步完善农村养老保险档案管理制度，加强对新农保档案工作人员的从业资格管理，强化对档案工作的监督，构建完善的农村养老保险档案法律法规，明确法律责任。

夜上海论坛 （三）做好农村养老保险档案的收集工作。有关养老保险相关档案信息的收集要具有法制观念、拓展观念、规范观念。对于拓展观念，是要以发展的观念来认识相关档案的收集，然后去不断拓展收集信息渠道，来确保相关档案资料的完整、真实和齐全。对于法制观念，就是要根据国家的档案法去实施相关档案信息的收集。对于规范观念，就是统一档案的格式，从而充分规范有关档案的记载内容。档案收集的根本就是要做好相应的协调。要取得领导的支持以及相关参保人员的信任，充分确保相关档案在收集上的真实和准确性。

（四）加强新农保业务档案信息系统管理工作。目前很多县乡仍然沿用传统的手工操作的模式，查找资料费时费力，数据统计困难且不准确。地方政府应结合本地区的实际情况，利用推广应用数据库技术、网络技术等现代科学手段，有针对性地开发信息系统，完善新农保业务档案信息管理工作，实现信息资源的共享与整合，培养专业档案管理工作队伍，通过业务档案管理信息系统，依靠科技力量提升工作质量和服务水平。确保为参保单位和参保个人提供档案信息查询服务，并接受其监督。新农保业务档案管理是支撑养老保险制度健康运行的一项十分重要的基础性工作，只有依法加强和规范档案管理，才能不断提高经办能力和管理水平，以推动新农保经办工作的标准化和规范化，实现新农保事业可持续健康发展。

（五）加强档案队伍的建设。目前，农村社会保险档案管理人员的业务素质还处于一个较低的水平，不适应当前档案管理工作的发展需要，应该进一步加强相关职工的职业培训，大力加强理论知识和业务水平的建设，规范相关管理制度，使得各部门工作合理规范，划分清楚，从而达到农村社会养老保险管理规范化、标准化。

第14篇

关键词： 社保 标准化

中图分类号 ： F832 文献标识码：A

1 前言

当前，标准化建设已经渗透到我国社会经济发展的方方面面，成为推动社会发展和进步的重要手段。随着构建服务型政府以及推进公共服务均等化理念的提出，作为劳动保障直接面向群众的前沿窗口，社保经办服务的标准化建设也逐渐引起重视。2006年2月，原国家劳动和社会保障部颁布《关于加强社保经办能力建设的意见》（劳社部发[2006]10号），要求各地积极适应国家经济体制改革、政府转变职能和社会保险事业发展的新形势和新要求，树立创新意识，提高创新能力，完善管理机制，制定技术标准，规范业务规程，整合经办资源，提升管理手段，努力实现社保经办业务的规范化、信息化、专业化。

夜上海论坛 2 外地社会保险经办服务标准化的实践经验

近年来，各地都在陆续探索通过标准化的方法来提升公共服务能力。各地的社保经办机构也按照原劳动和社会保障部在《关于加强社保经办能力建设的意见》提出的“规范化、信息化、专业化”要求，陆续开展了以改善和提高社会保险经办管理服务能力为重点的实践探索：

夜上海论坛 （1）陕西省社会保险管理局率先在全国养老保险省级统筹模式下开展了标准化工作的探索，围绕养老保险经办业务的管理事项和工作流程等建立了包括基础标准、管理标准和技术标准等内容在内的标准体系；

（2）江苏省淮安市社会保险基金管理中心将ISO9000管理标准体系引入社会保险服务领域，率先通过了ISO9001管理质量标准认证；

（3）江苏省无锡市为改变传统服务模式不适应社会需求的状况，正在探索进行管理机制创新，重新梳理业务流程，建立包括基础标准、技术标准、管理标准、工作标准和服务标准在内的标准体系；

（4）吉林省积极推进业务基础管理规范达标活动，通过明确服务标准、规范服务程序，达到全省养老和失业保险业务经办的规范统一，并积极开展标准化经办服务大厅、标准化档案管理中心、标准化社区服务窗口的创建工作；

（5）河南省三门峡市劳动保障部门，全面推进社会养老保险业务规范化建设，统一市县两级科室设置，建立60多项管理制度，规范业务办理程序，加强内控稽核，狠抓督查落实。

上述情况证明，在全国社会保险系统，经办服务标准化建设已经成为提高业务经办能力和服务水平的有效途径，这些实践对社保经办服务标准化建设提供了不少可资借鉴的经验

3 加强社保经办服务标准化建设的必要性和紧迫性

加快经办服务标准化建设的迫切性和必要性，主要表现在以下几个方面.

3.1推进经办服务标准化建设是完善社会保障体系的迫切需要

夜上海论坛 近年来，随着社会保障体系的日益健全，参保人数迅猛增加，经办业务日益繁重。城镇居民医疗保险、新型农村养老保险试点、机关事业单位养老保险和城镇居民养老保险陆续开始。在此形势下，呈几何级增长的服务对象和业务量对社保机构的经办能力提出了十分严峻的挑战，现有的工作模式、管理水平、工作条件和人员素质与当前及未来的形势发展已不相适应。笔者认为，只有加快经办服务标准化建设，通过建立积木式的管理模块，实现社会保险业务可扩充、可发展，才能满足社会保险制度改革对经办机构的要求。这是社保机构与时俱进、应对挑战的根本举措，也是用科学发展观指导社会保险工作的具体体现。

3.2推进经办服务标准化建设是提高业务经办水平的内在需求

夜上海论坛 从目前实际情况看，社保经办业务还远未实现标准化、规范化的目标，经办水平不高，服务水平较低，主要表现在：科室设置没有统一，业务流程自行其是，定岗定责缺乏标准，管理水平参差不齐，不能适应当前及未来业务发展的需要等，这些现象亟需通过标准化建设加以规范。

3.3推进社保经办服务标准化建设是参保单位及群众的强烈愿望

夜上海论坛 同一笔业务，在不同的县（市）社保机构，却由不同的业务科室或大厅窗口办理：比如女工生育保险业务.在甲县由医疗保险科经办，在乙县由养老保险科经办，在丙县由失业保险科经办，搞得办事群众晕头转向，无所适从。如果市级社保经办机构已经统一，但基层社保经办服务却各唱各调，给参保单位和办事群众造成很大不便。实行市级统一的经办模式、提供标准的公共服务已经成为参保单位及群众的共同呼声。

夜上海论坛 3.4推进社保经办服务标准化建设是党风廉政建设的制度要求

社保经办机构作为各项社会保险基金的征缴、管理和拨付者，承担着巨大的政治责任和社会责任。如果没有标准的业务操作程序、完善的内部管理制度和严格的检查稽核措施，就极易造成办事效率低下，形成管理漏洞，给基金安全和干部安全埋下诸多隐患。

夜上海论坛 同时还要看到，推进社保经办服务标准化建设还将使工作人员的服务质量、工作效率得到提高，与精神文明建设相得益彰，从而大大提高全社会对社会保险的认知度和美誊度。

夜上海论坛 4 社保经办服务标准化建设的主要任务

夜上海论坛 社保经办服务标准化建设是一项渗透社会保险经办机构每个工作细节的系统工程，工作量大，精细度高。笔者认为，经办机构应本着“先急后缓、先易后难”的原则，分步实施，用3-5年的时间，初步建立科学规范、可持续发展的标准化管理体系。当前的主要任务是：

4.1 统一形象标识

夜上海论坛 对已实行垂直管理的社保经办机构，如市、县两级名称却不相同，容易让群众产生误解，当前，应尽快统一市、县经办机构的业务大厅、内部科室均采取统一的装修风格，市、县两级社保经办机构工作人员应当佩戴统一编号的标牌，并提供统一款式的工作服装或服装样式。办公用品如稿纸、信封、档案盒等纸质用品均应统一设计样式和规格。

4.2统一机构设置

市级社保局在充分调研的基础上，为县、区分别提供标准的机构科室设置方案，各县、区必须严格按规定设置科室，不得擅自增减，杜绝出现因人设岗。

4.3统一业务流程

结合五险合一的实际，按照“最佳途径、最简程序、最短时间、最优服务”的目标要求，对每个险种、每笔业务的范围对象、报送材料、办理程序等相关事项制订标准，在减少职权交叉重叠的同时，查漏补缺，找出以往工作中的薄弱点和空白点，把过去没有想到、没有做到的补进去，消除服务盲点。同时要启用统一的各类业务表格，禁止自行印制。

4.4统一管理制度

作为标准化建设的一项重要内容，应结合自身实际，借鉴外地经验，着手制订适合社保机构需要的管理制度，统一经办机构内部管理，提高经办水平，并要求各县（市）、区不折不扣地执行。

4.5统一服务标准

其主要内容是对经办服务的衡量要标准化和量化，参保群众办理业务要走几个程序，办理业务最长等待多少分钟，都要给一个承诺和标准，这样才能使经办服务更加有效率，切实将以人为本落到实处；同时要对工作人员的服务行为用硬性指标加以规范，切实提高经办服务的质量和层次。

第15篇

【关键词】城乡居民；社会养老保险；档案管理；网络化管理

参保信息和被保险人个人信息是城乡居民社会养老保险档案两个主要组成部分，通过档案对城乡居民养老保险整个过程进行了真实的记录，其属于城乡居民参加社会养老保险的一项重要凭据，而且社会养老保险档案具有法律效应，可见，进一步强化城乡居民社会养老保险档案工作具有重要实践意义。我国当前城乡居民社会养老保险档案在内容方面非常广，而且档案通常存储周期相对较长，必须充分保障档案信息具备较高安全系数，随着我国社会养老保险参保人数的不断增加，档案管理工作对信息化提出了越来越严格的要求。鉴于这种状况，需要针对城乡居民社会养老保险档案的信息化管理水平进行全面提升，这样才能实现社会养老保险档案管理工作健康发展。

夜上海论坛 一、城乡居民社会养老保险档案管理工作现状

鉴于我国社会养老保险参保整体规模庞大，档案管理工作实践中要不断实现档案业务开展的规范化和制度化，并加强社会养老保险档案管理的信息化建设。目前，我国部分地区在社会养老保险管理方面已经配备了完善的基础设施和设备。档案管理工作中计算机、扫描仪、防紫外线窗帘、空调等设施相对比较完善，也基本上达到了档案管理工作的防火、防尘、防虫等基本要求。各地区基层社会养老保险管理中心档案管理工作目前已经初见成效。在管理实践中严格按照国家关于社会养老保险档案管理工作的基本要求，实现对纸质档案归档工作的完善处理。

夜上海论坛 二、城乡居民社会养老保险档案管理工作问题

（一）对档案管理工作重视程度不足。在我国持续推动城乡居民社会养老保险发展的过程中，少数基层领导干部对于社会养老保险档案管理工作不能正确认识，不少基层档案管理人员和领导干部过分注重参保缴费任务的完成，对于后续档案管理问题比较轻视。对于社会养老保险档案管理工作中的经费投入和软硬件设施配备存在严重不到位的现象，甚至个别基层城乡居民社会养老保险机构并未专门设置相应的档案室，档案管理设备和专职档案管理人员方面也比较欠缺，从而导致城乡居民社会养老保险相关业务材料没有形成规范化收集，而且档案管理存放地址对于防火防盗、防潮也没有采取相应措施，不能充分保证档案材料的安全性。

夜上海论坛 （二）档案管理存在不规范现象。由于我国目前城乡居民社会养老保险档案管理工作仍然处于起步阶段，在我国城乡居民社会养老保险工作全面推动的过程中，虽然很多基层单位按照上级单位相关要求，开展了相应的档案管理业务，但是社会养老保险档案管理工作本身涉及面比较广，而且档案材料存在较大的变动性，材料管理工作要求标准比较高。而从我国当前社会养老保险现有的档案管理制度和相关标准层面来看，针对档案管理工作中涉及的材料归档、材料分级和分类管理仍然没有形成统一标准，导致档案管理业务开展过程中没有可遵循的标准。

（三）档案管理缺乏技术先进性。目前很多基层城乡居民社会养老保险管理单位档案管理业务量非常大，要想实现电子采集具有一定困难，很多基层单位在社会养老保险管理工作开展过程中仍然采取的是传统人工模式，在档案管理信息化、电子化建设方面仍然比较滞后，这也使得档案管理工作开展过程中会耗费大量时间、人力成本和资金，而且档案管理工作效率相对较低。

夜上海论坛 （四）档案收集工作质量偏低。目前我国城乡居民社会养老保险业务的开展过程中，档案收集工作主要是由乡镇街道以及村级经办机构来实现，在具体采集信息过程中，首先由参保人填写完申请表之后，上交到居（村）委会协办员进行初步审核，居（村）委会审核通过并盖章后交由乡镇、街道社会保障服务中心，工作人员在针对所有业务材料进行审核之后，定期向县城乡居民养老保险局递送材料完成后续审核，整个材料收集过程设计环节非常多，而且会耗费大量的时间和人力成本，其中某一个环节出现错误或者产生延误后，会对整个档案收集整理业务的整体质量和效率产生较大影响。目前我国城乡居民社会养老保险工作开展过程中，基层经办机构存在严重人手不足的现象，一些乡镇、街道经办机构仅仅设置一名经办人员，而且工作人员变动比较频繁，这种现象同样会对社会养老保险档案的收集整理业务开展质量和效率产生影响。此外，不少基层参保人员本身文化水平相对较低，甚至一些村协办员本身专业素质较低，在参保申请过程中不能给予参保人员正确指导，因此经常会出现参保人员申请表格填写不规范，身份信息不准确，缴费档次选项和申请事宜经常出现随意涂改现象，甚至在一些申请表中，经办人员、申请人员以及居（村）委会盖章也会出现遗漏，导致城乡居民社会养老保险档案材料在规范性、精确性、严谨性等方面相对较差。

（五）档案管理人员综合素质偏低。由于我国人口基数庞大，城乡居民社会养老保险档案业务开展过程中，存在涉及面广、经办环节多、政策性和专业性强等一些特点，因此要想全面提升城乡居民社会养老保险档案管理工作的整体水平，必须要求档案管理工作人员对社会养老保险相关政策和参保业务流程进行熟悉掌握，同时对于专业档案管理知识和相关法律法规政策进行全面了解。但是从目前我国城乡居民保险档案管理工作实际开展状况看，不少管理人员为兼职，在档案管理专业知识以及档案科学管理技能方面相对比较欠缺，而社会养老保险档案管理工作业务量大、业务开展类别复杂，因此很多情况下，档案管理工作实际效率相对较低，而且在短期内档案管理工作质量很难得到有效提升。

三、城乡居民社会养老保险档案管理工作提升措施

（一）扭转传统观念，正确认识档案管理工作。意识能够决定人的行为，我国城乡居民社会养老保险档案管理工作要想实现良好开展，首先要从观念上摒弃档案管理工作无关紧要、枯燥烦琐的错误观念，要正确认识社会养老保险业务档案是参保人员参保缴费的唯一凭证，也是享受养老待遇的唯一凭证，社会养老保险档案管理工作与参保人切身利益直接相关，而且对我国城乡居民社会养老保险工作全面推进也有重要的意义。鉴于这种状况，要针对社会养老保险档案管理工作不断强化宣传力度，充分利用广播电视媒体以及自媒体等多种方式和载体，加强社会养老保险相关政策的宣传力度，同时要重点突出档案管理工作的重要性。针对基层领导和经办人员在业务开展过程中重参保缴费、轻业务档案管理的现象进行有效改变，从根本上提升档案管理人员的责任意识。

（二）完善制度，实现档案管理规范化。社会养老保险档案管理工作具有时间跨度长、业务量大等特征，在实际工作开展过程中要求档案管理人员具备严谨、细致的工作态度。因此，必须要针对档案管理工作构建科学合理且具有较强操作性的管理制度，这样才能进一步对档案管理工作的开展形成有效规范，首先要充分结合我国城乡居民保险工作开展实际状况，针对档案整理、材料收集、保安保管等相关业务构建起科学管理制度，同时要严格制定档案管理目标。并根据实际状况严格制定奖惩激励制度，针对经办人员不断强化考核力度；与此同时，要充分结合《社会保险法》《档案法》等相关法律法规，针对城乡居民社会养老保险制定出相应的分类大纲和档案保管期限规定，针对不同分类档案采取差别化管理，通过构建各个分项管理体系，全面推动档案管理工作实现规范化操作，在此基础上，才能够真正实现档案管理工作的法制化和规范化。

（三）构建档案信息化管理系统。当今社会已经进入信息化时代，传统管理模式已经不适应新时代档案管理工作实际需求。在城乡居民社会养老保险档案管理工作中要加大对新技术以及信息化管理手段的应用，全面推进档案管理工作实现信息化，是新时代我国城乡居民社会养老保险档案管理工作发展的必然选择。根据我国基层法律管理工作信息化程度偏低的问题，要积极引进档案管理信息化系统，充分利用先进的计算机技术来构建社会养老保险档案管理工作的数据库，通过强大的搜索工具随时实现档案卷宗调用和检索，同时在充分借助网络技术的基础上能够实现城乡居民社会养老保险档案数据的高度共享，在此情况下，让社会养老保险档案管理工作效率得到全面提升。

夜上海论坛 （四）加大投入，提升档案管理效率。要针对乡镇、街道和村级档案经办机构不断加大经费投入，同时要配备专业档案管理经办人员，针对基层协办员合理提升待遇，要根据我国社会经济发展的形势实现基层协办员工资福利待遇的同比增长，以此来提升其工作的积极性。另外，要针对基层经办机构不断加大基础设施的投入力度，有效改善乡村档案管理工作基础条件，进一步规范基层社会养老保险经办的严谨性和规范性。充分保障社会养老保险档案数据的精确性，并实现档案材料的高效率传递。

夜上海论坛 四、结语