单位档案管理基本情况范文

夜上海论坛前言：我们精心挑选了数篇优质单位档案管理基本情况文章，供您阅读参考。期待这些文章能为您带来启发，助您在写作的道路上更上一层楼。

第1篇

一、事业单位专业技术人员档案管理内容

（一）事业单位专业技术人员档案归档内容

事业单位专业技术人员档案归档内容包括员工的基本情况：1.基本情况，包括个人履历、劳动合同、入离职信息、工作变动等；2.学历及继续教育情况，包括学历、学位证书、继续教育、专业培训证书等；3.专业技术材料，包括技能鉴定及考核材料、等级证书等；4.科研成果、著作材料，包括发表的论文、课题、专利、获奖情况等；5.工资情况；6.健康资料，包括体检表、以往的工伤处理等信息。

（二）事业单位专业技术人员档案特点

事业单位专业技术人员档案有着以下特点，一是真实性，档案要能真实体现技术人员的思想、能力、技能、经历等资料，为人力资源的配置和优化提供参考。二是完整性，档案要涵盖技术人员的全部内容，客观全面的体现档案管理人员的各种信息。三是动态性，档案要随着人员情况的变化，进行实时更新，保证档案材料的时效性。四是机密性，档案是技术人员个人自身情况和人生轨迹的真实记载，不能随意泄露。

夜上海论坛 二、事业单位专业技术人员档案管理现况

夜上海论坛 （一）专业技术人员档案管理意识较弱

目前事业单位在专业技术人员档案管理方面，意识薄弱，重视度不足。领导没有意识到专业技术人员档案管理对单位人力资源配备的重要性，没有明确的制度对专业技术人员档案管理进行规范。档案管理人员也没有重视对档案的管理，造成专业技术人员的档案断节、缺项、内容凌乱、查阅不便等。对单位的日常人员管理造成了很大的不便。

（二）专业技术人员档案收集范围不全

夜上海论坛 部分事业单位虽然对专业技术人员建立了个人档案，但是档案收集内容不够全面。大部分只是收集了个人履历、家庭及个人基本信息、学历信息、工作变动资料等，而没有把专业技术人员的获奖情况、科研项目情况、、专利申请等内容进行归档。这部分资料对判断专业技术人员的个人能力和职业资格有着非常重要的作用。

（三）专业技术人员档案归类不规范

在对专业就似乎人员的档案归类中，一些事业单位归类方式不规范，没有按照技术人员的个人进行档案归类，而是将他们的档案存放在多个地方，甚至多个部门里面。例如将基本情况、个人履历等作为人事档案归档在人事部；将获奖情况、培训进修情况等未归档或归档在办公室或者本部门，将科研和技术材料、专利获得情况等归档在档案室或者技术部门等等。一旦需要的时候，查找和整理非常不便，而且有可能导致档案资料内容的遗失。

三、事业单位专业技术人员档案管理改善措施

（一）提高事业单位对专业技术人员档案的管理意识

要把事业单位专业技术人员的档案管理列入单位日常工作的重要议程，强化对专业技术人员档案管理的创新和建设工作。落实档案管理的人员和机构，安排具备专业知识和技能的档案管理人员，明确他们的责任和义务。建立健全专业技术人员档案管理的各项规章制度，让档案管理工作规范化、科学化。同时要让专业技术人员认识到档案的重要性，主动配合参与开展自身档案归档工作，将个人专业论文、获奖材料、科研项目等内容进行上交。

（二）对专业技术人员档案进行动态管理，及时更新

要时刻关注单位专业技术人员变动情况，及时进行档案资料的更新工作。每年度进行档案管理人员的档案资料审核，按照制度将他们的各类信息，包括考核、评比、培训、继续教育等方面的资料进行归档处理。也要与技术部门或者专业技术人员所在部门联系，积极收集专业技术人员的各类档案资料。还要利用职称报考、年度考核的时机，收集他们的各类基本资料和技术资料。在年终进行一次定期整理，审核个人人各种档案的归类情况，将其中不完整的部分进行补充归档。

（三）提高事业单位专业技术人员档案管理的信息化水平

第2篇

1.学生档案信息应该具有丰富性

学生的档案具有一定的实用性和方便性，能在需要的时候第一时间了解学生的信息，也能反映学生在学校期间的成长过程和情况。以前，我们收集到学生的基本信息就是静态的信息，根本不能反映学生受教育后的素质水平发生怎样的变化，实用性不高。如果能从实用性角度收集学生档案的信息，就会创新传统档案管理方式，使学生档案里的内容更丰富。

2.学生信息档案信息应该表现出多样性和丰富性

所谓具有多样性，就是使用多种数据真实反映出学生的成长基本情况。目前，我国已经有比较完备的管理系统可以有效记载学生相关的静态信息和数据，同时能拓展记载学生成长信息基本情况，更加方便。我们必须使用影像记录等有效手段，将学生多方面成长信息同时记载和记录，这样不但有利于树立学生的自信心，而且能够实现自身价值，对于建设学校教学资源和展现教学水平都起着促进作用。

3.学生档案信息服务应该具有灵活性

所谓灵活性，就是需要使用现代档案管理方式，重新进行审理档案管理规定内容，实现档案管理方式的不断创新。既要有利于学生发展，又要在不损害学生权益信息提取的同时，做到灵活利用，真正达到服务学生和服务社会的目的。

夜上海论坛 二、中职学校学生档案管理创新措施

1.做好原始材料档案管理工作

不管是企业人事管理还是学生档案管理，都应该遵守档案管理条例，从无到有和从简单到复杂的工作程序。从形成来说，基本都是从最初的建立和逐渐收集信息最终发展成为比较完整的档案资料管理；从管理来说，随着信息资料不断丰富和管理细节增加等，整体工作量随之增加。做好最初的材料收集和管理是非常重要的环节。

2.创新档案管理模式

当前我国就业形势严峻，中职学校学生的档案管理工作需要具有一定的超前性，档案资料在学生就业中具有特殊作用，我们需要改变以前毕业生离开学校后再整理档案的管理方式，从学生进入学校后就开始着手准备建档工作，以免因临时需要却大费周章寻找，造成学生信息基本情况不完备和不准确等情况。在档案流转的整个程序中，应该建立一套比较完善的学生档案管理系统，保证学生档案资料具有完整性。在档案材料收集和整体过程中，档案管理人员应该及时更新学生的最新情况，及时收集各部门有关学生的最新动态，有关学生的入党和奖惩情况等重要信息，做到及时归档，使学生档案具有科学性和准确性，并且保证学生档案保持最新状态，真正加强中职学校学生档案管理工作。

3.实现网络化档案管理

当前，我国一直在追求无纸化办公，当然无纸化办公应该进入到学生档案管理中。各学校应该将计算机作为辅助工具，利用档案数字化管理学生档案，在具体操作过程中，应该建立相关档案网站或者网页，加强电子文件的管理和归档等情况，在网络上实现归档和检查，保障档案信息的唯一性和准确性，防止因同名同姓等情况造成档案信息混乱情况。与此同时，还应该规范管理学生档案中的最初材料的内容、形式、格式等要求，利用当前先进设备和技术，将每届学生的信息输入到计算机中，建立学生档案管理数据库，使纸质档案和电子档案相结合，综合管理学生档案。

4.构建档案管理反馈系统

夜上海论坛 及时准确地反映出毕业生的基本信息，根据已经毕业的学生反映出的基本情况和了解用人单位所需的专业人才的标准，进行研究和商讨，及时调整学校招生计划、设置专业、计划教学、教学方式等，使学生能够适应人才市场的需求，提高学生的基本技能和综合素质。

三、结语

第3篇

从统计的对象来划分，档案统计工作大致上可分为两点：一是对档案实体及其管理状况的统计；二是对档案事业的组织与管理状况的统计。河钢股份有限公司邯郸分公司档案馆负责全公司二级厂、机关部室档案的统计工作，按照上级有关要求，填写《全国档案事业统计综合年报》档基2表《档案馆基本情况年报》。按照《档案馆基本情况年报》统计表的要求，不能很好地反映出企业的具体数据。1.在企业中由于机构设置、人员配备等，有的部门可能会单独设置档案室，有的部门也有可能将档案工作职责设置在其他科室，隶属于不同的部门，如技术科、设备管理科、办公室等。2.在企业中从事档案工作的人员在做好档案管理工作的同时，他们身兼数职，有的档案人员可能还担负着本单位的女工工作、办公室办事员等工作职责，因此，他们的技术职称除了档案类技术职称之外，有的人员的技术职务可能会是政工类、经济类、工程类等，在《档案馆基本情况年报》不能很好地体现出来。3.在《档案馆基本情况年报》中馆藏全部档案以案卷、以件为保管单位档案形式表现出来，不能很好地体现出企业档案馆藏的真实情况。因此，相关工作人员应该在涵盖了《档案馆基本情况年报》的基础上，结合本企业情况，加以补充、完善，力求真实反映出本企业档案管理工作概况，即按照如下分类：1党群工作类、2行政管理类、3经营管理类、4生产技术类、5产品类、6科研类、7基建类、8设备仪器类、9会计类、10干部职工类、11地质类、12设计类、13工程施工类、14教学类、15新闻书稿类、16招投标档案、17废旧印章、18荣誉品等进行统计。因此，邯钢公司档案馆结合本企业档案管理工作中的实际情况，特制定了《档案馆藏基本情况统计台账》，包括了档案管理工作中各个方面的统计，从而加强了档案统计的基础工作。台账共设为四大部分，即档案人员及设施设备统计台账，如表1~表3；文书统计，如表4~表6、馆藏档案统计，如表7~表9、公共统计，具体内容如下表。第一，档案统计是认识档案工作的一种重要手段。它以档案工作中大量的现象为对象，通过从量、质联系中对数量的观察和研究，以指示档案和档案工作诸现象的发展过程、现状及其一般的规律性。但档案统计并不是认识档案工作中一切问题的唯一工具，在档案工作中只有以数量表现的现象，才能进行统计，而且仅靠统计本身也不能认识清楚，因此，要对档案和档案工作中各种现象的量有正确的理解，做出科学的判断。第二，档案工作也是一个系统的工程，组织档案管理系统的一系列工作，都应当胸中有数。建立科学的档案统计工作，才能把对档案和档案工作的定性分析和定量分析结合起来，以档案的大量数据作为分析的依据，才能更好地了解和掌握档案和档案工作情况，使档案工作更加完善。第三，档案统计是档案事业建设的一项重要基础工作，档案工作越发展，统计工作越要加强。建立、健全档案统计工作，可以准确地反映各级档案部门工作的真实状况，可以对各级档案部门的工作进行分析和比较，便于对档案实行科学管理，便于更好地了解和掌握档案工作的规律、水平和发展趋势，便于对各级档案部门的工作进行分类指导，监督和检查，进一步提高档案工作水平，充分发挥档案的作用。第四，档案统计工作可以为制定档案工作的方针、政策和编制档案事业发展规划提供依据。通过科学的档案统计工作，能够系统地反映档案产生的数量、速度、馆藏档案的状况和变化，利用档案的频率和发展趋势，能够系统地反映档案部门的工作量以及人力、财力的需求量，能够系统地反映档案事业在企业的经济发展中的地位和作用，为企业领导对档案事业决策提供科学数据和可靠依据。

夜上海论坛 档案统计工作的要求。第一，要保证统计资料的准确性、客观性和科学性，这是档案统计的重要要求。第二，档案统计工作要符合企业建设要求，对档案统计要标准化，统计调查工作要科学化、系统化，统计服务优质化。第三，充分发挥档案统计工作的服务和监督作用。档案统计工作，不仅是有关部门从事研究、进行决策不可缺少的耳目和参谋，不局限于一般的登记、填送报表，同时，还是通过档案统计发现问题、解决问题的依据。邯钢公司非常重视档案统计工作，公司档案馆承担全公司档案管理职责及档案业务指导工作。在档案管理工作中责令各单位定期开展自纠、自查、自改工作，形成文字报告上报公司档案馆，便于掌握一手资料，统筹管理。同时，由公司档案馆牵头，组成检查小组，由档案馆馆长带队，2~3名具有副研究馆员职称的人员为组员，不定期地对公司所属二级厂、机关部室的档案部门进行检查工作，依据本企业制定的《档案馆藏基本情况统计台账》所涵盖的各项工作逐条逐项进行检查，核实所统计数据的准确性、真实性，发现问题，及时提出整改意见，对个别问题由公司档案馆检查组事后汇总，形成文字报告上报相关部门，请求支持。通过一系列举措，加强了档案统计基础工作，确保档案统计数据准确、翔实，才能更好地服务企业生产、经营等项工作。邯钢公司档案馆承担着全公司档案基本情况统计工作，公司档案馆指定专人负责档案统计管理工作，按照国家、省、市档案局的有关要求，在本公司制定的《档案馆藏基本情况统计台账》基础上，认真填写《全国档案事业统计综合年报》档基2表《档案馆基本情况年报》，针对这一项工作，公司档案馆利用公司内部局域OA网、电话等形式下发通知，要求公司所属29个具有档案室的单位报送统计表。并对报送的4200条数据逐条、多次审核，直到数据准确、逻辑关系清楚，汇总后经过公司领导签字、盖章，将电子版、纸质报表报送邯郸市档案局，圆满完成历年来《全国档案事业统计综合年报》统计、上报工作。加强内部培训，提高档案人员业务能力，确保档案统计工作顺利进行。在企业降低成本、挖潜增效、节能减排的主旋律下，机构的整合、人员配置调整、人员到龄退休等情况经常发生，从事档案管理的人员也经常发生变动，给档案管理工作也带来了一定的影响。邯钢公司档案馆针对这种情况，在要求各单位报送统计数据之前特举办一期“档案统计工作业务”培训班，对全公司档案工作专、兼职人员进行培训。培训班内容针对《档案室藏基本情况统计台账》《全国档案事业统计综合年报》档基2表《档案馆基本情况年报》进行逐条讲解，阐明各数据之间的逻辑关系，强调了重点部分、共性问题。例如，在统计报表中有一项“未整理零散档案排架长度”是按米为单位计算统计的，因为是未整理零散的档案，可能会以捆、箱、包等形式存放，但是在统计时不能以几捆、几箱、几包来统计，会使档案的实际数量统计不精确。对个性问题举例说明，引以为戒。培训班的实用性、可操作性很强，受到广大档案人员的一致好评，特别是对新接手档案工作的人员帮助很大，帮助他们理清了头绪，找准了切入点，解答了疑难问题，为做好档案统计工作创造了条件。培训班由公司档案馆具有副研究馆员职称的人员担任讲师，讲师自行制作授课课件，该讲师也是档案检查组成员，所以对基层工作也很了解，在授课时能够抓住重点，对学员提出的问题能够一一解答。通过加强内部培训，讲师能够从基础工作入手，照顾到点、面的问题，学员能够带着本单位实际问题来咨询，从而提高了学员业务能力。通过内部培训形式，减少了外培经费，也为企业降低成本发挥微薄之力。档案统计工作是档案管理工作的重要组成部分，也是档案管理基础工作，通过对档案的收集、移交、整理、鉴定、保管、提供利用等情况最基本内容的记载，揭示了它们形成过程、现状和变化，反映出企业由小到大的历程，因此，档案工作者要有高度的责任心、事业心，在加强提高业务能力的同时，以一颗平凡心做好档案统计工作，为企业建设、发展贡献自己的力量。

夜上海论坛 作者:杨 芳 陈林涛 徐志红 单位:河钢股份有限公司邯郸分公司

参考文献：

夜上海论坛 [1]许爱香.试述档案统计工作存在的问题与对策[J].山西统计，2002（8）：28.