企业文件管理范文

提高企业CAD电子文件的归档管理水平

1．转变观念，提高认识

传统的科技档案管理主要是对纸质文件进行验收、归档，而新时期的科技档案管理必须包含CAD电子文件的归档与管理，否则科技档案的归档就不完整，企业的核心技术安全也得不到有效的监控。CAD电子文件的归档管理不同于纸质文件的归档管理，档案部门必须具备基本的接收、管理硬件设施和相应的管理平台（软件）。CAD电子文件的归档管理是企业实现科技档案信息化管理基础工作之一。企业只有实现了科技档案信息化管理，才能冲破档案利用的各种局限，从而实现科技档案信息资源科学管理和高效利用。

夜上海论坛 2．制定标准，明确要求

CAD电子文件的归档管理是一项系统工程，企业档案部门单靠自身的力量远远不够，必须与文件形成部门及信息技术部门相互合作。因此，企业必须参照国家及档案行业相关标准，制定出切实可行的《电子文件归档与管理规范》，明确规定CAD电子文件的归档范围、类型和相应的文件格式，对电子文件的运行环境、操作平台等要求进行必要的说明，确保CAD电子文件归档的完整性、准确性、有效性。

夜上海论坛 3．及时归档，确保质量

虽然企业各部门平时都做了一些电子文件的整理或保存工作，但由于设备老化或频繁更新，导致很多CAD电子文件在设备更新过程中丢失。为避免此类情况3的发生，技术人员在完成CAD电子文件的最终审定后，必须及时通过计算机网络向档案部门移交，即逻辑归档；档案部门对归档的CAD电子文件应及时进行整理、鉴定、编目，并集中下载到可脱机保存的光盘等载体上，即物理归档，以确保科技档案的完整收集和安全保存。

4．提高技能，适应需求

夜上海论坛(一)全厂公私报刊、外来邮件、外发公启、函电由厂收发室负责收发。

(二)外发函、电要求。

1.各部门因公需外发函、电，经办人员应于每天下午××点以前将函件、电报底稿送到收发室，另填写挂号、平信、电报外发登记表。

夜上海论坛 2.每天下午××点以前，厂收发室应将当月外发函、电清点，累计送交邮局寄发。

(三)外来邮件管理

1.外来邮件一律经厂收发室签收分发。

2.凡挂号、纸包、包裹单、汇款单、货运单等由收发室通知收件人到收发室当面签收。

3.一般公启函、电和厂内职工私人信件，由收发室开具清单分放到各单位信报箱内。

《图书情报知识杂志》2015年第六期

夜上海论坛 1俄罗斯电子文件发展态势及对档案管理工作的挑战

夜上海论坛 随着俄罗斯社会信息化及电子政务建设的迅速推进,电子文件成为俄罗斯政府机关、企业及各类组织进行信息记录、信息交流和信息保存的最重要方式。2000年至今,俄联邦政府及地方政府制定实施了一系列信息化规划,联邦层面的有:《2002-2010年电子俄罗斯联邦规划》、《至2015年俄罗斯信息社会发展战略》、《至2010年俄罗斯电子政府建设纲要》、《2011-2018信息社会专项规划》等,地方层面的有:“电子莫斯科”、“电子阿尔泰”、“电子鞑靼斯坦”等[1],这些信息化规划的实施直接促进了各级政府的电子政务建设,同时,也为电子文件的产生和流转创造了条件,2009、2010年俄罗斯政府先后开通了“跨部门电子文件处理系统”(МЭДО)和“跨部门电子交互系统”(СМЭВ)。根据上述规划所设定的目标,截止2015年,俄罗斯国家机关之间电子文件流转量不少于总文件量的70%,电子化的档案全宗数量不少于馆藏总量的20%[2]。电子文件数量和类型激增,成为政府管理决策的关键性信息资源,这对电子文件的有效管理和长期保存提出了迫切要求。与中国及欧美许多国家类似,从国家层面和行业领域加强电子文件管理领域的立法和标准建设,探索电子文件管理机制,建立并完善有助于确保电子文件真实性、完整性、可靠性和可用性的管理制度是当前俄罗斯电子文件管理的核心问题。

夜上海论坛 2俄罗斯电子文件管理立法及标准建设

2.1俄罗斯电子文件管理立法进展确认电子文件的法律凭证性和法律地位是电子文件有效管理的法律依据和法律保障,俄联邦两个重要的法律《电子签名法》和《信息、信息技术和信息保护法》对此作了相应规定。2006年颁布实施的《信息、信息技术和信息保护法》是调整俄罗斯信息法律关系领域的基本法,该法确认了电子文件的法律地位。根据该法规定,以电子数字签名形式或其他类似手写签名形式签署的数据电文,被认为是电子文件,与手写签名的文件具有同等的法律地位;在签订民事法律合同时,当事人之间用署有电子签名的数据电文交换被认为是文件交换[3];2011年颁布实施的俄罗斯联邦《电子签名法》(该法取代了2004年颁布的《电子数字签名法》)规定,电子文件的数字签名具有与纸质文件手写签名同等的法律效力,从而使电子文件的法律凭证性得到有效保障[4]。此外,俄联邦其他相关法律则在一定程度上认同了电子文件的地位和作用。如:《民法》(1994)确认了电子合同的效力,《会计法》(1996、2003)和《税法》(2000)等都规定可提交电子形式的会计报表或税务申报表,2002年俄罗斯税务局明确规定,只能提交电子税务申报表。《仲裁诉讼法》(2002)确认了电子签名文件及其他类似手写签名的文件具有与书面文件同等的效力,《海关法》(2003)规定,通关所需要的文件可以电子形式提交,而《劳动法》也不排除使用电子形式的人事文件。此外,俄联邦《政府信息公开法》(2009)、《俄联邦国家档案馆、市立档案馆、博物馆、图书馆和科学院保管、收集、统计、利用联邦档案全宗文件及其他档案文件基本规则》(2007)等相关法律法规为电子文件管理立法提供了参考和依据。在文件与档案管理领域,俄罗斯针对电子文件管理的立法正处于起步阶段。《俄罗斯联邦档案事业法》(2004)明确规定,将电子文件纳入俄罗斯联邦档案全宗,确认了电子文件的档案价值,使其与纸质档案一样成为联邦档案全宗的重要组成部分[5]。2011年修订的《联邦机关公文处理条例》适当增补了有关电子文件管理的相关条款,明确界定了“文件的电子形式”、“文件扫描”和“电子公文”的概念,并详细补充说明了联邦机关电子文件管理工作的特点[6]。《俄罗斯国家档案馆工作基本规则》则较为笼统地规定了电子文件接收进馆、长期保存、统计和著录等问题,这些问题在其他相关法规如《机关档案室工作规则》(2002)、《俄罗斯国家档案馆科技文件工作基本规则》(2003,草案),《机关档案馆(室)科技文件工作基本规则》(2004,草案)等法规中得到了细化。2009年9月30日俄罗斯政府颁布的《跨部门电子公文管理系统条例》为解决电子政务系统跨部门电子公文流转的效率和安全性问题提供了法律保障。此外,为了实现国家机关电子文件流转量不少于总文件量70%的目标,联邦档案局了《关于联邦机关内部活动必须以电子形式形成、保管和利用的文件一览表》(2011),为机关内部事务处理活动形成的电子文件类型及管理提供了具体建议。这些与电子文件有关的规范虽然体现了俄罗斯档案馆和政府部门在电子文件管理中积累的成果和经验,但是,它们还不足以解决电子文件全程管理尤其是电子文件长期保存所面临的诸多问题,缺乏保障电子文件真实性和可长期存取性的管理机制。综合上述俄联邦《电子签名法》、《信息、信息技术和信息保护法》、《民法》、《会计法》、《海关法》、《劳动法》等重要法律的规定,俄罗斯立法系统对电子文件的法律地位是认可的。而档案部门则任重道远,需要在这种有利的立法环境中,制定相应的政策、法规和标准,引导和规范电子文件管理,确保电子文件的法律凭证性,保护电子档案资源。

夜上海论坛 2.2俄罗斯电子文件管理标准建设早在20世纪60~70年代,苏联时期产生并积累了相当数量的机读文件,20世纪80年代,制定了3项有关机读文件的国家标准:ГОСТРД50-524-84.《方法指南.机读文件保存规则》(1985),ГОСТ6.10.4-84.《赋予计算机机读文件法律效力.总则》(1985),ГОСТ28388–89《信息加工系统.磁性载体文件.制作和加工规则》(1990)。但遗憾的是,因苏联解体这几项重要的国家标准没有充分发挥效用就无效了,而且也无法应对当前电子文件规模急剧增长带来的挑战。因此,制定新的电子文件管理标准迫在眉睫。当前,俄罗斯在电子文件管理领域积极谋求与国际接轨,电子文件管理问题被纳入俄罗斯档案事业中长期发展规划的核心内容。表现为:第一,俄罗斯密切关注欧洲委员会2001年的《电子文件管理功能需求模型》(Moreq,已升级为Moreq2、Moreq2010),受其影响较大,Moreq为俄罗斯政府机关和企业的电子文件管理系统设计及元数据方案制定提供了参照;第二,采用3个重要的电子文件管理国际标准ISO/TR18492、ISO15489、ISO23081为国家标准,具体为:ГОСТР54989-2012/ISO/TR18492:2005,ГОСТРИСО15489-1-2007和ГОСТРИСО23081-1-2008。除此之外,俄罗斯对有关电子文件存储载体的国际标准如ISO18921、ISO18923:2000、ISO18925:2002、ISO18926系列、ISO18927:2002、ISO18933系列等也比较关注。第三,制定了有关文件与档案管理领域的基础标准:ГОСТР7.0.8-2013《文书处理与档案事业-术语和概念》、ГОСТРИСО15489-1-2007.《信息、图书及出版事业标准体系.文件管理.基本要求》、ГОСТРИСО23081-1-2008.《信息、图书及出版事业标准体系.文件管理.文件管理过程.文件元数据》;电子文档管理系统标准:ГОСТ54471-2011《电子文档系统.文件管理.电子形式保存的信息.有效性及可靠性保障建议》;电子邮件标准:ГОСТР53898-2010《电子文档系统.文件管理交互系统.电子邮件要求》等。第四,俄联邦档案局委托俄罗斯文书学与档案工作研究所(ВНИИДАД)研究制定了一系列有关电子文件收集、鉴定、统计和长期保存的方法指南,为出台该领域的标准规范奠定了基础。2012年俄罗斯文书学与档案工作研究所制定了《电子文件保管的组织及技术方法指南》,提出了电子文件归档和长久保存的指导性意见[7]。在此基础上,2013年俄罗斯文书学与档案工作研究所研制了《机关档案室收集、统计和保管电子文件方法指南》[8]、《国家档案馆和市立档案馆收集、统计和保管电子文件方法指南》[9],分别从机关档案室和国家档案馆层面规范了电子文件收集、统计和保存中的具体要求,对于基层电子文件管理工作具有重要的指导意义。第五,俄罗斯档案事业中长期发展规划《2020年前俄罗斯档案事业发展纲要》十分重视电子文件管理标准化问题,该纲要强调,应从国家层面建立文件管理、档案管理和文件流转的标准规范,建立统一的电子文件管理系统,以最小的成本实现最优化和合理化的文件流转,从根本上减少每个国家机关为研发电子文件管理系统而付出的成本。具体的措施包括:制定电子文件形成、整理及保管标准;制定电子文件归档和移交进馆的格式标准以及电子文件长期保存和利用服务的技术方法标准;建立电子文件管理领域的合作机制;建立联邦“电子文件保管中心”[10]。可见,与中国等大多数国家类似,俄罗斯政府及档案部门已经开始着手建立电子文件管理标准体系,针对政府部门电子文件的形成、归档、保管以及进馆和长期保存制定相应的技术标准和质量规范,提高电子文件管理的效率和质量。

3俄罗斯联邦政府“电子文件保管中心”(ЦХЭД)建设构想

俄罗斯政府建立电子文件档案馆的设想开始于2010年。俄罗斯总统办公厅主任С.Е.Нарышкин在2010年9月7日召开的一次联席会议上,首次对联邦机关的电子文件管理问题表示密切关注。随后,俄罗斯联邦档案局长В.П.Тарасова于2010年9月16日在挪威奥斯陆召开的国际档案圆桌会议上发表了题为《俄罗斯电子文件及档案管理现实问题》的报告,阐述了俄罗斯准备建设专门的联邦电子文件档案馆的构想[11]。此后,在2011年6月8日召开的俄罗斯信息社会发展理事会会议上,国家档案馆长А.Н.Артизов首次提出了“电子文件保管中心”(ЦХЭД)这一概念及建设思路,拟对联邦机关形成的电子文件集中保管。档案学家С.Л.Кузнецов认为,传统档案馆既缺乏必要的技术设施,又缺乏熟悉现代信息技术的档案专家,无法对大量电子文件进行有效管理和长期保存,为此,有必要建立“电子文件保管中心”(ЦХЭД),对联邦机关形成的电子文件进行集中保管和长期保存[12]。2013年,经过俄罗斯联邦档案局、国家档案馆、通信部、经济部等多部门协商,开展多次专家讨论和调研,俄罗斯联邦档案局了《2020年前俄罗斯档案事业发展纲要》,明确提出了联邦“电子文件保管中心”(ЦХЭД)建设规划。该规划的基本思路是:在联邦档案馆中,选择一个具有良好基础设施的档案馆作为中心基地。该中心与接入“跨部门电子文件处理系统”(МЭДО)和“跨部门电子交互系统”(СМЭВ)的各联邦机构保持业务联系,具备对联邦机构电子文件集中接收、永久保管和提供利用服务的功能。同时,它也集中保管联邦档案馆所保存的联邦档案全宗的数字化副本。在地方层面,可在各联邦主体建立类似的电子文件保管中心,接收和保管各联邦主体形成的电子文件。《俄罗斯联邦档案局及所属机构2011-2020年信息化规划》对“电子文件保管中心”(ЦХЭД)建设进行了具体部署:ЦХЭД负责集中接收、保管和利用联邦政府部门及下属机构在机关电子文件处理系统、“跨部门电子文件处理系统”(МЭДО)和“跨部门电子交互系统”(СМЭВ)中形成的电子文件,同时,集中保管联邦档案馆所保存的联邦档案全宗的数字化副本。ЦХЭД所接收电子文件的来源机关包括:①联邦政府机构和国家权力机构;②联邦档案馆。联邦档案馆在完成“档案全宗”、“全宗目录”、“中央全宗目录”等项目的过程中,对馆藏联邦档案全宗文件数字化转换以后形成的数字副本。根据《俄罗斯联邦档案局及所属机构2011-2020年信息化规划》,2011~2020年直接用于ЦХЭД建设的预算项目及预算支出为:①电子文件接收4.51亿卢布;②电子文件保管新库房建设4.75亿卢布;③电子文件信息检索系统开发与维护4500万卢布。加上其他技术研发和组织管理等相关费用,2011~2020年ЦХЭД的建设总经费约为12.9亿卢布[13]。可见,俄罗斯“电子文件保管中心”(ЦХЭД)的功能类似于美国的电子文件档案馆(ERA),这说明俄罗斯政府已经认识到电子文件对于国家管理及国民经济发展的重要性并有所行动。但ЦХЭД尚处于计划和初步设计阶段。ЦХЭД建设面临的两大短板是经费不足和人才紧缺。因此,俄罗斯联邦政府持续稳定的财政支持和大量的专业技术人才保障将是该项目顺利进行的关键。

夜上海论坛《北京档案杂志》2015年第十一期

2014年3月，美国国家档案与文件署（NARA）颁布了《NARA2014-2018财政年度战略规划》（U.S.Na⁃tionalArchivesandRecordsAdministrationFISCALYEAR2014–2018STRATEGICPLAN），[1]该规划包括三个部分，即背景、任务和愿景、战略目标。其指出2014年至2018年NARA的前进方向，是指导NARA调整工作重心及分配资源的依据。事实上，NARA早有制订未来工作计划的传统，1997年，NARA就向总统、国会及美国公众提交了《NARA1997-2007年度战略规划》，该规划于2000年进行了第一次修改，[2]2003年进行了第二次修改。[3]2006年，NARA又制订了《NARA2006-2016年度战略规划》，并于2009年做出修改。[4]可见，NARA一直在根据时代的变化对战略规划进行修改，其内容也发生着变化。在这种情况下，对走在世界前列的美国档案事业进行研究，特别是研究其档案事业战略规划的发展变化，对我国档案事业发展“十三五”规划的制定有较大的借鉴意义。

一、美国档案事业发展战略规划的变化

夜上海论坛 （一）利用服务的对象、范围和方式有所扩展利用服务是美国国家档案馆的核心任务。尽管如此，在不同时期，NARA的战略规划对“利用服务”核心任务提法的不同，使其利用服务的侧重点亦有所不同，利用服务的对象、范围在不断发生变化和扩展，利用服务的方式也在不断改进。1.第一阶段（1997～2005年），NARA的任务是“保障民众、公务人员、总统、国会和法院对重要证据的及时获取。”[5]在该阶段，NARA利用服务的对象和范围都有一定的局限性。服务对象侧重于民众、公务员、总统、国会和法院，对其他组织和机构的利用服务少有提及；服务范围则倾向于提供档案的证据价值，而忽略了档案情报价值。在第一阶段，NARA过于强调档案的证据价值，而忽略情报价值，且对档案用户的认识较为狭隘。究其原因，是因为当时档案工作者与社会往往比较重视档案的证据价值，对其情报价值有所忽视。在发挥档案作用中，有些本属情报价值的，人们也一概称为凭证作用，掩盖了档案的情报价值。[6]这也导致NARA过于关注档案凭证价值的利用者，如公务员、国会和法院，而忽略了档案情报价值的用户，如企业。2.第二阶段（2006～2013年），NARA提出“提供用户对馆藏档案的快速、简便、安全的获取”；[7]对利用服务对象不再加以限制，而扩展为所有用户；提供利用的内容为馆藏档案，不再片面强调档案的凭证价值。除此之外，这一时期，由于用户对方便获取档案有了更高的需求，因此NARA开始关注用户获取档案的方式，以实现用户对馆藏档案的快速、简便和安全的获取。为了实现这一目标，NARA从以下几个方面做出了努力：第一，实现对电子文件的管理和提供利用；第二，将那些利用频繁的传统形式的档案优先进行数字化，并对所有馆藏档案进行在线著录；第三，对那些有深层挖掘档案信息需求的研究者，NARA继续为其提供研究室和专家咨询服务。这些举措保证了用户对NARA馆藏档案的快速、简便、安全的获取。3.第三阶段（2014年至今），NARA对利用服务提出了新要求。在《NARA2014-2018财政年度战略规划》中确立了四项目标，其首要目标是“实现公众对档案的获取”。“这一目标的确立也标志着NARA在战略和目的方面的重要转变：NARA超越将档案提供利用的传统角色，转而通过灵活的工具和促进公众参与的可获取的资源来实现用户对档案的获取。”[8]在这一时期，NARA主要通过数字平台实现用户对所有文件的可获取性，从而保障任何人都可以获取到NARA的馆藏，并从中有所发现和了解。为了实现这一目标，NARA采取了相应的措施：继续对馆藏档案进行在线著录，加速模拟档案向数字档案转化，以确保用户可以获取到更丰富的资源。不难看出，NARA在第三阶段的利用服务工作是在第二阶段的基础上开展的，许多工作在第二阶段就已经着手在做，经过近十年的努力，NARA在不断“实现公众对档案的获取”，提高其利用服务水平。

（二）重视档案经济价值的发挥和新技术的应用档案在社会经济建设中具有重要作用，档案信息资源的开发利用可以产生经济价值。档案作为发展生产力的重要因素，是加快知识创新和科技成果转化的重要条件，也是提高经济效益、实现经济价值的重要保证。基于此，NARA十分重视档案经济价值的发挥。“实现NARA价值的最大化”是《NARA2014-2018财政年度战略规划》新增的内容，在以往的任何规划中都不曾提及，这说明NARA开始发现并重视档案价值的扩展。NARA将政府信息提供给民众利用并从中创造了巨大的经济价值，这是对档案文化价值和历史价值的极大补充。为此，NARA确立了两个分目标：第一，通过改革使文件管理政策和实践现代化，更有效地支持联邦政府向数字政府转变。为支持联邦政府向数字政府转变，NARA对各个联邦机构管理具有永久保存价值的电子文件的要求；同时为了减轻电子文件管理的负担，NARA将加大在应用研究方面的投资。第二，以促进公众和商业对政府文件的利用，来创造巨大的经济效益。NARA将以机器可读的形式来提供对电子文件数据的直接利用，以保证对馆藏信息的有效获取。从《NARA2014-2018财政年度战略规划》中可以看出，NARA通过加快对新技术的应用来提供对电子文件数据的直接利用，保证用户对馆藏信息的有效获取，从而以促进公众和商业对电子文件的利用，来创造巨大的经济效益。新技术是挖掘档案经济价值的手段和支撑，可以通过两个方面促进档案经济价值的实现：第一，通过信息技术的应用来提供用户对档案的直接利用，保证用户方便、快捷地获取档案信息，减少不必要的时间浪费，加快档案转变为经济效益的步伐。这正是NARA所采取的措施。第二，通过采用新技术，积极开发档案信息资源，挖掘其中蕴藏的经济价值，将潜在经济价值转化为现实的、实在的经济价值。目前，主要通过国家档案馆目录实现。国家档案馆目录（NationalArchivesCatalog）是NARA为了便于用户利用档案而开发的文件信息在线利用门户，独家提供了超过200万份ERA电子文件的在线利用。该目录是在档案研究目录（ARC）和在线公共获取系统（OPA）的基础上建立起来的。ARC在2013年8月份退役并被OPA系统所取代，如今OPA系统已为新的改良版本——国家档案馆目录所取代。

夜上海论坛 （三）将继续迎接电子文件的挑战自20世纪90年代开始，电子文件的管理逐渐成为NARA关注的重点，NARA开始迎接电子文件的挑战。在20世纪末21世纪初，NARA逐渐开始关注电子文件，认识到档案工作处于电子文件的环境中。在《NARA1997-2007年度战略规划》中提出：“NARA必须解决电子文件的管理、保存、利用问题，这些电子文件涉及数字声音、地理信息系统、网站及其他电子文件格式。”[10]2006年以前，NARA处于电子文件挑战认识的萌芽阶段，刚开始认识到电子文件对档案管理的影响；而在2006年以后，电子文件呈指数级增长，NARA已经明确了“有能力发现、管理、利用、共享和适当处理电子文件对联邦政府职能的发挥至关重要。”[11]可以说，2006年以后，NARA将“迎接电子文件的挑战来确保实现NARA在数字时代的任务”作为一项战略目标来推进，并提出应对电子文件挑战的具体策略。[12]另外，为了制定《NARA2014-2018年度战略规划》，NARA在2012年至2013年开展了背景调查活动。在该项调查中，NARA发现其外部挑战主要有电子文件的激增、大数据、云计算、开放数据和数字政府等挑战，通过这些外部挑战，不难看出未来仍将面临电子文件的挑战。电子文件档案馆（ERA）是NARA解决电子文件管理问题的重要举措。ERA的目的是保管美国政府生成的具有独特价值的电子文件，并提供长期利用；同时把所有政府文件的生命周期管理纳入到电子政府框架中。ERA有多个组成部分，这些部分发挥着不同的功能并管理着不同法律框架下的电子文件，其功能主要体现为四个方面：第一，移交功能（Submission），政府部门利用移交功能将电子文件和元数据移交给ERA。第二，贮藏功能（Repository），保存和评估电子文件的功能。第三，元数据功能（Metadata），即描述电子文件的数据，包括电子文件的创建者、创建原因、处理程序等数据。第四，存取功能（Access），用户通过该功能实现对电子文件的获取。ERA项目的启动保存了美国历史，提高了政府的工作效率，改善了电子文件管理活动，使获取总统文件变得更加便利，方便了公众对档案的获取。但是，ERA也有亟需完善之处：目前ERA不能提供将电子文件迁移到国家档案馆目录的全自动工具，这限制了国家档案馆目录中可利用电子文件的数量；ERA只提供了对电子文件相关的元数据的研究，对电子文件基于内容的研究尚未进行；ERA的保存处理功能尚未开通运行；ERA中对联邦文件利用限制审查和编辑功能尚未运行。

夜上海论坛 二、启示

（一）转变服务理念，进行档案信息资源建设美国国家档案馆一直将利用服务作为其核心任务，与时俱进，不断提出新的内容。在我国，利用服务也早已被提上议事日程，例如《档案事业发展“十一五”规划》《全国档案事业发展“十二五”规划》中对于利用服务也有提及，其中“十一五”规划将档案信息利用与社会服务作为一项任务“，十二五”规划也提到“加快档案整理鉴定的进度，依法开放应开放的档案，利用先进技术，为社会各界提供快捷、便利的档案利用服务”。尽管如此，目前我国档案利用服务水平仍然不高，在档案事业发展“十三五”规划中这方面的内容仍需强化。美国国家档案馆的利用服务在日常工作中坚持公民有权查看、审查、了解联邦政府文件的理念。美国档案工作者也都认同利用馆藏档案是美国公民的权利，自身工作的意义和价值在于为民众利用档案提供服务。而在我国，虽然近些年来档案工作者努力改变过去“重藏轻用”的思想和局面，但是由于历史及传统等原因，服务理念的转变仍有很长的一段路要走。因此，在未来档案事业发展“十三五”规划制定的过程中，必须强调服务理念的转变。没有档案信息资源建设做铺垫，利用服务就无从谈起。美国国家档案馆之所以强调利用服务，是因为其档案信息资源建设已经基本完成，不仅馆藏内容极大丰富，而且馆藏形式较为多样。就我国而言，馆藏内容仍不太丰富、结构不够合理，档案信息资源问题仍是档案事业发展的短板。因此，我国的当务之急是进行档案信息资源建设，提高档案信息资源的质量和水平，为档案利用服务工作打下坚实的基础。

夜上海论坛摘要：随着我国核电事业的不断发展并逐步走向海外，以及核电技术及管理水平的不断提升，档案作为原始记录及凭证，反映了其发展的完整历程，具有重要的价值。核电设备竣工文件作为核电档案的一部分，在实际的现场管理工作中也具有重要的应用价值。但是在现实工作中，对核电设备竣工文件的管理还存在着诸如文件提交归档滞后、文件内容不完善、不同项目间档案要求存在差异、档案管理缺乏风险防范意识等问题。为了加强核电设备竣工文件档案管理工作，企业相关专业人员必须通过积极沟通，促进文件提交及归档按计划进行，细化日常审查工作，提升文档管理人员业务水平，积极进行经验反馈，树立风险意识与责任意识，以有效解决当前存在的问题。

夜上海论坛 关键词：核电；设备竣工文件；档案管理；提升措施

夜上海论坛 设备竣工文件主要由设备质量文件、出厂验收记录及安装运行维护手册等内容组成，其形成贯穿了设备整个制造过程，内容覆盖了从设备开始制造到最终移交现场的各个阶段形成的文件记录，同时包含设备到场安装、调试及运行维修所需的各类图纸及手册说明。设备竣工文件的现场管理包含了文件的接收、审查、整改、移交及信息反馈等内容，是现场设备竣工文件归档前的一项重要工作，本文据此展开探讨。

一、设备竣工文件现场管理的现状

夜上海论坛 核电设备繁多，对安全及质量的要求极高，在电厂后期运行中，设备竣工文件的质量合格与否更是关系到核电厂的安全性、可靠性和经济性。要保障设备竣工文件的顺利归档移交业主，企业领导必须对设备竣工文件的管理工作有充分的认识。以福清核电项目为例，5、6号机组采用的“华龙一号”三代压水堆核电技术是全球首堆，设备国产化的同时也意味着部分供应商的更换，设备竣工文件管理程序的不断升版，对文件的提交也产生了新的要求。在现场设备竣工文件管理工作中，我们也发现了不少问题，如文件提交归档滞后，文件内容不完善，不同项目间档案要求存在差异，档案管理缺乏风险防范意识等。从当前情况来看，这些问题都对现场设备竣工文件的移交产生严重制约。

夜上海论坛 二、设备竣工文件现场管理工作中面临的问题

（一）文件提交及归档滞后

按照设备竣工文件管理程序的规定，设备竣工文件的提交通常是设备到场后的半年内，然而不少供应商无法按照系统内计划的时间进行文件的提交，或者提交后不符合归档要求，无法顺利归档。究其原因，主要是两种，一是缺乏对文件的重视。对很多供应商来说，设备的制造、交付及现场安装占据了他们工作的重心，对文件的管理存在轻视的心理，没有对文件提交时间进行管控。二是缺乏专业的文档人员推进设备竣工文件的提交工作。一些供应商并没有专门的档案人员，而是由技术人员兼任，技术人员对核电档案的提交标准理解不够，导致文件格式方面不能满足归档要求，电子文件无法通过线上预审，纸质文件也相应地无法及时提交到现场，或者是提交到现场后，纸质文件整改困难，归档工作难以进行。

【摘要】随着经济的快速发展，科学信息技术也发展起来，档案管理也随着时代的脚步不断进行着创新。档案管理在企业管理中起着非常重要的作用，在新的时代背景下，采取措施提高企业档案管理的数字化水平、极大程度地满足相关人员对档案管理的需求，是我们亟须考虑的问题。为了促进企业工作的发展，企业档案管理工作需要提高数字化建设的水平，本文阐述了企业档案管理建设存在的问题，希冀同行能够借鉴。

【关键词】信息化；档案；数字化管理

我国档案管理以传统的管理模式为主，存在着数字化水平低、人员素质不高等诸多弊端，这些因素成为我国档案管理发展的绊脚石。因此，全面了解档案管理的数字化水平，不断改变管理理念，是我国档案管理发展和进步的必经之路。一些企业仍在使用传统的文件管理，工作将严重依赖手工操作，这些对单位发展和数字化的实践产生直接的影响，这也不利于企业自身的发展。随着信息技术的发展，企业数字化进程的逐步深入，给企业档案管理带来了前所未有的挑战，也给企业档案管理带来了发展机遇。传统实体档案管理模式受到新的数字网络环境、档案的接收、存储、应用和真实性、完整性等方面的巨大影响，摆在我们面前的紧迫任务是如何使企业档案数字化建设，充分利用数字技术，更快、更好地服务。电子档案管理已逐步纳入数字化建设的议程。

夜上海论坛 1企业档案数字化技术概述

夜上海论坛 档案信息化发展到一定阶段后，就产生了数字化档案，数字化档案对档案工作由旧的传统管理向现代管理转变，具有促进作用，改变传统的模式为现代使用模式其作用十分重要。现代档案管理是现代科技，特别是网络技术和数字技术发展的必然趋势。从传统纸质载体到“无纸化”数字载体的应用，将改变文件管理工作，实现文件数据的数字化存储和存取[1]。1）数字化技术。基于集成技术的信息表达、感知、定量、处理、控制、传输、存储、数字电子计算机硬件软件、协议、外围设备的离散化是数字技术。在档案数字化技术中，将纸质载体转化为“数字”载体是关键环节之一，是将纸质文件转化为计算机能够利用的数字信息，将计算机现代扫描过程中的纸张载体转化为“数字”载体的过程。该数字扫描技术采用计算机、扫描设备等硬件设备，符合企业文件数字化技术规范的要求。2）企业档案的分类。利用扫描设备将企业档案的纸质载体转化为“数字”载体。目前，根据档案数字化的发展方向，需要从纸质载体向“数字化”载体转化的文件有:科技档案馆:反映运作、生产等活动的档案;文书档案:反映行政、党务管理活动的文件;照片档案:反映生产检验照片、各种活动照片等的档案[2]。3）数字化文件的要求。数字文件质量的技术要求:图像页面应清晰;数码图像不能杂乱、有黑边等。图像的偏转角不应大于1度。图像的倾斜不应该超过页面上半个文字。

夜上海论坛 2企业档案管理数字化建设存在的问题

电子文件在企业中的应用仍然是一个新事物。与纸质文件相比，虽然优点很多，但也有很多缺点。1）安全系数低。使用数字设备生成的电子档案，只要其中一个操作环节在处理过程中出现问题，就无法确定所有文档。电子数据易拷贝、易更改、易消失、易被网络侵犯，对电子文件的安全性和保密性带来了极大的威胁。这些是数字档案管理中比较突出的问题。此外，对于一些不负责任的管理者来说，缺乏好的备份和归档，使得文件损坏的现象很容易出现[3]。2）信息管理水平不高。企业档案管理的概念比较陈旧，并没有随时代的发展而做出实质性的改变。在我国企业中，信息管理水平仍处于初级阶段，而文件处理仍处于手工操作阶段，计算机应用技术水平非常低。这种文档管理模式并不是真正的数字化。在我国，信息技术工作还处于初级阶段，应用时间不长，各种技术设备配置不完善。由于信息技术是推动档案管理数字化建设的根本保证，大量的软硬件设施有待改进。与此同时，由于缺乏在文件管理的经验，企业档案管理的错误也将浪费资源和企业的资金。3）对数字化档案管理不够重视。企业往往更注重经营状况，而忽视了单位的档案建设。一些领导认为档案工作不能在企业发展中发挥实质性作用，对档案管理的重视不够，不重视库藏的档案资源。对档案管理数字化、网络化的重要性没有得到充分的认识，对信息社会没有需求，不适应调整封闭过时的文件管理观念，影响电子文件管理的建设。

夜上海论坛 3企业档案管理数字化建设策略

摘要：

建筑工程相关文件对于建筑工程来说是重要的工程记录，在信息化高速发展的大环境下，可以利用网络技术建立完备的建筑工程电子文档，从而实现对于建筑信息的有效传递。加强建筑工程电子文件档案管理工作可以使建筑工程信息更加规范化，这对于后续的建筑工程的管理检验及维修都有着重要的意义。本文着重分析了建筑工程电子文件档案管理。

关键词：

夜上海论坛 建筑工程；电子文件；档案管理

随着信息化技术的进步，电子文档被广泛的应用在建筑工程的信息处理中，与此同时，由于我国建筑工程电子文件管理体系的不完备，导致建筑工程方面的电子文档出现管理混乱、信息不全等不良现象，因此，我们必须加强建筑工程电子文件的档案管理，建立健全档案管理体系，从而保证建筑工程电子文件可以得到妥善的保存和管理。

1我国建筑工程电子文件的档案管理现状

夜上海论坛 我国建筑工程电子文档与发达国家相比仍然存在一定的不足之处，这就导致建筑工程电子文档的现状存在着很多的问题，我们必须清楚的认识到现有建筑工程电子文件档案管理的现状，从而寻求到正确的解决方法，提高建筑工程电子文件档案管理效率。

夜上海论坛 1.1电子文件归档不到位。

夜上海论坛产品要求的实现

通过流程分解，对机加工零部件的生产过程进行系统化。图1描述了实现产品要求的全过程。

1识别客户要求

在探讨“客户要求”前，先回顾在质量管理中“要求”的正式含义。ISO9001和GB/T19001对“要求”的定义:明示的、通常隐含的或必须履行的要求或期望。而“客户要求”主要是通过各种产品要求的实现作为载体来满足的。只有明确了“客户要求”，才有可能实现“客户要求”，这是一个基本认识。a)“客户要求”的含义:1)明示的:往往是指客户以文件化的形式提供给供应商的必须满足的要求。通常以订单或合同的形式来明确产品的要求。以机加工零部件行业来说，产品的图样，技术规范，采用的标准等就是明示的要求。同时，有许多企业在与客户沟通时经常采用传真，邮件等方式对产品的要求进行进一步的解释和说明。2)隐含的:有些要求，客户并不会告知供应商，因为这是一个默认的要求，需要企业自己去收集并理解。譬如:当提供产品到另一个国家时，你需要了解这个国家对这种产品的进口要求是什么?有没有强制性的法律法规或标准要求?把产品销往这个国家需要什么样的手续和文件等?3)必须履行的:也就是说这些要求是强制性的，需要被执行的。b)本阶段常见问题:1)由于客户通用质量要求不总是体现在客户的采购订单中，导致企业对产品的要求收集遗漏。2)客户订单中产品要求所涉及到的图样规范等被更新，但供应商订单评审人员未意识到更新，并未向客户索要新版文件，导致使用旧版文件。3)在订单评审阶段，会涉及到客户和供应商之间对图样、规范要求的探讨和确认，一些涉及产品的要求是通过传真、邮件等方式进行的，但这些文件未被视作产品图样等价的要求，并未按文件管理程序进行管理。4)产品要求文件和规范的收集工作职责没有在企业中明确界定，导致多个部门的人员多头管理相关文件使客户的要求不能确保完整收集。5)相关人员将客户要求保留在本人使用的电子计算机里，没有及时将要求传递给文件管理部门，导致文件丢失。特别是在人员流动和变化时。6)对隐含要求没有进行识别。譬如，当产品需要发运到国外时，欧洲国家要求原木制品包装需要进行熏蒸并出具证明等。c)解决方法1)在质量体系文件“岗位职责”中明确客户和产品要求收集的职能部门和岗位，并在上岗前进行培训。2)在文件管理程序中对客户要求的相关文件类型予以明确界定，并制定文件的收集、归档、发放、回收、保管、处置和管理流程。3)对客户订单的处理人员进行定期的培训使其明确相关的操作流程，特别是在相关岗位员工发生变化时。4)客户服务人员加强与客户的沟通，了解进口国的产品标准、规范等要求。了解相关国际贸易的流程和要求。

2整合客户要求

收集客户要求的相关人员应及时将要求传递给文件管理部门。许多获得ISO9001认证的企业通常会设置一个文件控制中心(简称文控)或部门来统一管理质量体系中明确要求的文件和记录。文控部门应对产品的所有要求进行整合。如果涉及到不同语言的要求，而公司内部的相关职能部门没有能力理解的，应在公司管理层的授权下组织专业人员进行翻译。a)本阶段常见问题1)与产品要求有关的图样、规范未及时更新。2)新要求未及时传递到相关部门进行评审。3)文件归档缺少系统性。文件查阅和检索时间较长。4)文件和记录的保管缺少明确的具体规定。在文件管理程序中对文件管理的要求比较笼统，没有具体到每一份文件的类型和使用的表单名称。5)在新产品试制过程中与客户的产品要求沟通记录没有予以保留。6)非本土语言的要求和规范没有进行翻译导致相关职能部门人员理解困难。b)解决方法1)在文件和记录管理程序中对质量体系需要管理的文件和记录予以细化并明确相关的编制、评审、使用、收集和保管部门和岗位。并明确保存的期限。2)建立一套易于检索的文件和记录管理体系。3)建立产品档案，将产品有关的要求全部予以登记并及时更新。4)在新产品试制和量产过程中的要求变更和实施记录予以保留。5)明确对非本土语言的翻译管理职责。

3评审客户要求

夜上海论坛 文件管理部门应确保相关职能部门及时得到有关产品要求的图样、规范等。同时客户服务部门应组织协调有关职能部门对订单或合同进行评审。在对客户订单进行确认前，企业应确保相关职能部门对产品的要求已进行了仔细的评审。评审过程中所发现的不清楚事项已得到客户的反馈和确认。在订单评审过程中，可采用《开口问题清单》来对产品要求中的相关问题进行跟踪。同时应根据新产品和量产产品的区别制定不同的流程来简化订单评审过程。a)本阶段常见问题1)订单评审记录没有按ISO9001标准的要求予以保留。2)订单评审中出现的问题没有记录并予以跟踪解决。3)产品的要求没有予以仔细地阅读和理解就签字确认。4)评审流于形式，或技术理解有偏差，或测量方法未进行沟通。b)解决方法1)根据产品的制造流程制订详细的订单评审表。按照采购、质量、技术、生产、包装、发运等类别加以详细的说明。2)对订单评审过程设定KPI(keyprocessindicator)指标并分解到相关职能部门。KPI指标的完成结果与个人的收入挂钩。3)质量体系维护人员应定期对订单评审流程进行检查并及时对不符合要求的内容进行跟踪改正。4)提高员工工作责任性，并对工作质量进行考评。5)在前期加强与客户在测量方法和技术方面的沟通并达成一致。