电子文件与电子档案管理范文
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第1篇
随着计算机网络的运用，电子文件与电子档案已逐渐运用到各个单位的档案管理中。电子文件及电子档案的管理运用，不仅提高了档案管理的工作效率，同时也为管理人员节省了更多的管理时间，使其能够充分的投入到其他管理中，从而有效的节约了管理成本。此外，电子文件及电子档案的管理运用，还在一定程度上创新了管理模式，提高了管理质量。
一、电子文件与电子档案的特点
夜上海论坛 电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。与纸质文件相比较，电子文件的特点在于：首先，电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；其次，电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；再次，电子文件的利用不再受时间和距离的影响；最后，电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。
归档后的电子文件称为电子档案。电子档案与传统档案在信息记录方式上有着根本的区别，它是以数字代码方式记录信息的。电子档案具有两个最主要的特性：一是信息的非人工识读性。经过以数字代码形式存在的电子档案必须由计算机特定的程序解码，人才能识读它。计算机成为人和信息之间的翻译。二是系统的依赖性。电子档案需要依赖于计算机系统，包括软、硬件系统的应用才具有生命力及发挥作用。电子档案从生成、处理到归档后的一切管理活动都依赖于计算机系统来实现。
二、电子文件与电子档案的管理
夜上海论坛 综上所述，电子文件与电子档案管理，不仅提高了管理效率，同时还提高了管理质量。然而，由于多方面因素的影响，以至于电子文件与电子档案管理得不到有效的实施。因而，在完善电子文件与电子档案管理的过程中，本文提出以下几种途径：
1.建立电子文件管理制度
建立完善的电子文件管理制度，是完善电子文件与电子档案管理的基本前提。其主要理由有：首先，完善的电子文件管理制度，不仅对电子文件的形成、收集、鉴定及管理等实施了全过程的监控，同时还确保管理工作能有条不紊的进行。其次，在管理制度建立的过程中，通过相关条款的约束，明确文件的归档时间及相关数据信息，同时还能对计算机的相关软件及格式等进行管理，从而在一定程度上保障了电子文件的质量。
2.明确电子文件归档范围及方式
首先，电子文件归档范围是电子文件归档以至今后电子档案管理的关键环节。由此可见，电子文件的产生，离不开电子文件归档范围的支持。其次，在电子文件归档的过程中，主要有两种方式，即：介质移交和网络移交。通过这两种方式，来确保电子文件归档后的质量。最后，在电子文件归档的过程中，还应对其进行相应的病毒检测，以此来确保其安全性。同时也为其他电文文件的安全提供了相应的保障。
3.做好归档电子文件的技术处理
在归档电子文件技术处理的过程中，就需要档案管理人员能够深入了解电子文件的具体来源及其管理过程，从而能够对其进行详细的了解及掌握，以便为今后的管理奠定坚实的基础。其次，在处理的过程中，还应结合着文件选择相应的识别结构，使其能够在使用的过程中，顺利的对其进行查阅。最后，在接受电子文件的同时，还应对其进行严格的病毒检测，从而确保所接收的文件具有安全、可靠的性能。
4.完善电子档案的保存
夜上海论坛 在电子档案保存的过程中，主要有以下几种方式：首先，在电子档案保存时，要确保其周围的环境及温度，使其符合档案保存的要求。其次，存放档案载体的库房必须按照相应规定进行管理，使其各方面达到所规定的要求。再次，在存放的过程中，必须远离磁场，同时还应远离有毒物质。最后，在管理的过程中，应认真核对每一个档案数据，并及时对其进行更改、调整。
5.电子档案的利用和更改
在电子档案的利用和更改中，主要包括以下两点：首先，为保证档案的安全利用，管理人员可以针对部分档案复制出相应的备份，使其在阅读的过程中，使用所复制的备份资料。其次，在档案更改的过程中，应由设计师填写“更改通知单”，并经批准后，档案人员根据“更改通知单”的要求，复制出修改用盘交设计师以改写的方式进行修改，经评审后以修订版本重新归档，其相同内容的纸质文件也应同时更改。
6.积极培养复合型人才，提高档案管理水平
夜上海论坛 在电子文件与电子档案管理的过程中，其最终操作者还是人，因而就需要在管理的过程中，能够对档案管理人员进行相应的计算机操作培训。使其能够在管理的过程中，使用正确的操作方法对其进行操作，同时，还应加强管理人员对网络的维护及管理意识，使其能够正确的认识到网络管理的重要性。此外，管理人员也应在原有的基础上，不断更新自己的管理理念与管理模式，只有这样，才能为电子档案的安全管理奠定结实的基础。
第2篇
夜上海论坛 1 当前纸质文件档案管理现状与问题分析
夜上海论坛 由于大量的会员加入进青少年体育俱乐部，信息的采集、归档、管理，就对俱乐部会员的档案管理工作提出了更高更新的要求。
夜上海论坛 电子文件是近几年才出现的新生事物，对它在档案管理中的功用，人们还未能充分的运用。从运动员加入俱乐部的自然信息、每日训练情况、参赛成绩，到运动员以后的去向，都是采用纸质文件记载。这样，日积月累，形成了大量的文件档案。对日常的保管、整理、查找、添加新的信息等等都造成了大量的人力、物力、财力的浪费。这样的档案管理模式已经不能适应信息化建设的发展及社会对其新的需求。
2 如何实现电子档案管理的转化
以往，人们习惯于纸质文件的采集、归档、整理，对档案管理人员技术水平要求不高，只要避开天灾人祸，遵守管理和保护的要求，就能长期保存。而电子档案则不同，当使用先进电子设施将信息记录于存储载体后，就对档案资料进行全方位，多层面的管理。这在很大程度上解决了档案管理上信息共享，自动化处理的一些新技术的要求。
由于大量的办公自动化系统进入了我们的生活办公领域，为我们提供了档案电子化管理的先决条件，我们要及时地把原有纸质档案转化为电子档案，把新产生的信息直接用电子文件形式归类存档。避免电子文件与纸质文件的“双套制”保存模式，这既提高了工作效率，又节省了资源。
3 新管理模式的探索与实践
提高电子文件生成与日常管理意识，利用现代高新技术，实现对档案信息的多功能开发利用与管理。我馆青少年体育俱乐部档案从2005年开始，就对电子档案管理模式进行了探索与思考，并做了以下几方面尝试：
1）在电子档案的管理过程中我们还明确了责任到部门责任到人要求，要求电子档案的形成、管理、运输等日常 的监督、指导保管等工作有业务部门负责。并要求业务人员熟练的掌握计算机以及软件、硬件的系统，保证电子档案能够有效的识读。并要求管理人员一定要具备计算机专业反面的知识，熟练的掌握计算机系统的操作技能。并能组织、编写、归档电子文件的各种检索工作，并要积极主动的提供服务，以确保能充分发挥电子档案的作用；2）对在册的所有体育俱乐部会员及运动员进行全方位的信息采集并形成完整的电子文件。经本人确认无误后，输入电子计算机存储立案，减少了传统档案的管理，录入环节，实现了电子文件从登记，立卷到归档，录入的一体化管理；3）为了使电子档案的管理能够生动、具体、可视化，我们还采用了图像和影像的形式管理电子档案。我们都把每次的赛会都要用相机拍摄下来形成照片，并用计算机的辅助设备把获取的图像文件制作完成，保存到电子文档里。有时还用摄像机把赛事摄录下来，经过计算机处理之后获得动态的图像文件，按文件的格式形成文本文件，图像文件、影像文件等，保存到电子档案中，以备以后活动时查找和使用；4）对每天来馆活动与训练的会员及运动员实行每人一张电子信息卡，对活动内容，训练项目及时间进行日常管理，实时有效地掌握会员及运动员的训练状况和身体适应能力，为下一步编制训练计划提供第一手资料；5）实现与各省级和国家级训练单位的并机联网，实现资源共享，及时有效地掌握各级训练单位的运动员的比赛成绩及科学的训练方法和先进的管理模式。克服过去闭门训练，赛不出好成绩的窘状；6）对运动员的未来去向实行跟踪管理，完整地记录了每位运动员从选才、训练、参赛等一系列运动生涯。包括一些影像资料的存档，都为我们日后竞技体育发展提供了详实的资料，这是原有纸质档案所做不到的。
夜上海论坛 4 电子档案进入体育俱乐部的成果
夜上海论坛 1）使青少年体育俱乐部的教学工作和日常工作能够正常化、规范化的开展。避免赛会和训练活动在场地和时间上出现矛盾，有利于宏观调整俱乐部的教学训练工作；2）电子档案的建立把青少年体育俱乐部的活动宗旨，训练理念用互联网的发式，传输给全市的青少年和俱乐部的会员。可以及时有效的开展俱乐部的日常训练和各项赛事活动；3）电子档案的综合运用，能够将教练员零散的训练材料系统化，将比赛的实践经验理论化，克服了过去教练员训练计划混乱，丢失，赛后总结不及时全面的现象。同时，随着档案内容的增加，也丰富了体育教练员以及管理人员的知识，为开展体育科研活动指明了方向，并提供了大量的经验资料；4）使用电子档案管理俱乐部有利于提供体育俱乐部开展各项体育活动，促使俱乐部的各项体育活动能够长期、规范的开展下去。从而不断丰富了全市青少年体育活动，另一方面有利于俱乐部的教练员们组织开展各项体育教学工作。
5 加强体育俱乐部电子档案管理
夜上海论坛 1）提高电子档案管理意识
夜上海论坛 电子档案与纸质档案一样，同样涉及到安全归档、管理、利用等问题，与原有纸质档案具有同等作用，甚至一定程度上超出原有纸质档案的功能。
夜上海论坛 2）对电子档案实行系统化管理
青少年体育俱乐部电子档案的生成是整个体育系统电子档案形成的源头，档案管理工作必须从源头做好，对生成的电子档案实行科学化、规范化、标准化管理，保证归档后的电子化档案完整、有效、真实。
3）加强对电子档案管理人员的培训
夜上海论坛 加强对电子档案管理人员的培训，提高档案管理人员的业务素质。培养一支具备电子数字化档案管理，信息处理，传输能力的后备人才队伍，是我们现今社会档案管理的当务之急，档案行政管理部门应加强电子化档案管理的业务培训。
夜上海论坛 4）加强档案的日常管理
夜上海论坛 要把日常收集来的档案材料，进行科学的分析，整理和分类之后。完整系统的建立起来，做到电子档案管理科学化、系统化、完整化。运用它来指导开展俱乐部的日常工作，督促体育教练员们不断提高业务水平和能力，更有效的提高体育俱乐部管理人员的业务水平，充分发挥了电子档案在体育俱乐部管理的综合优势。
参考文献
第3篇
电子文件是不同于传统档案属性的新型档案信息,在载体寿命、环境条件、技术寿命、信息保护等几个方面都有所不同。
一、电子文件给管理带来的便利
随着数字化信息社会的到来,使用电子文件给管理和开发利用带来很大方便。一是电子文件的记录密度极大,存储空间很小,再大的信息量也不需要很大库房。二是电子文件的易删性,将给电子文件管理和开发利用带来方便。三是电子文件可共享,利用计算机网络系统,可方便快捷的同时提供给众多用户利用。四是各种信息媒体可利用计算机多媒体技术进行集中统一管理。五是可利用电子文件非实体归档特性,利用网络技术,很快完成电子文件的收集积累、整理归档工作。
夜上海论坛 二、加强电子文件的管理与归档
夜上海论坛 与纸质文件相比,电子文件的管理与归档是一项艰苦细致且难度较大的工作,主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念,误认为电子文件不是文件而忽视其归档,或怕增加工作量而不愿承担此项工作;或由于电子文件对计算机系统的依赖性,因此需要从以下几个方面加强电子文件的管理和归档工作。
一是电子文件的归档问题 。电子文件的归档是将整理完毕的电子文件从计算机网络的存储器上拷贝或刻录到可移动的磁、光介质上以便长期保存的工作过程。首先应该确定好电子文件的归档范围,如果是网络就要按要求转到数据库,如果是载体传递归档,就要做一些辅助和认证工作,要与纸质文件结合归档。只用传统的纸质档案的归档方法和程序显然是行不通的,针对这个问题,国外学者提出了“前端控制”的思想。在国际档案理事会电子文件委员会制订的《电子文件管理指南》(草案)中,将电子文件的生命周期划分为设计、形成、和维护三个基本阶段,并认为档案工作者干预电子文件的时机,应确定在电子文件管理系统的设计阶段。即尽可能把文件各个阶段的管理要求放在系统设计阶段予以考虑,把各种可能要预设的管理功能纳入系统中,以功能合理的文件管理系统作为管理好电子文件的先决条件。这样,在生成电子文件的同时,就可以采用系统所具有的功能直接确定文件的归档范围,判定其保存价值,还可以及时设定用于检索的各种数据以及利用要求等。这样做对保证归档文件的完整性、准确性和安全性具有决定性的意义。近年来,我国广泛推行的文档一体化管理,其基本思路也是对整个管理系统实行前端控制。归档的前端控制思想,打破了档案工作和文书工作的界限。冯惠玲教授在他的《电子文件时代新思维》中说:档案工作要把“势力范围”扩大到原来的文件工作阶段,归档不再是文件工作和档案工作的“结合部”,在归档之前就要进行某些“档案管理”的活动。
