电子合同归档管理范文
夜上海论坛前言：我们精心挑选了数篇优质电子合同归档管理文章，供您阅读参考。期待这些文章能为您带来启发，助您在写作的道路上更上一层楼。
第1篇
关键词：合同档案管理 部门立卷 信息化 编研
【分类号】U231.3；G271
0 引言
地铁工程建设周期长、参建单位众多、专业复杂，地铁工程圆满顺利地建成，合同的作用功不可灭。建设单位是通过合同制约、管理和监督各参建单位，参建单位依据合同完成各自工程项目。合同在中间是一个桥梁作用。而一旦发生纠纷，双方可以及时运用合同档案记载的内容依法维护各自的合法权益，合同又起到了一个凭据作用。另外，通过对合同档案信息地提炼，把死档案变成活信息。管理好合同档案的意义就可见一斑。本文结合地铁工程合同的特点及类别，针对合同管理过程中出现的问题，对地铁工程合同档案管理进行了探讨，从而规范合同档案管理，提高合同档案管理水平。
夜上海论坛 1 地铁工程合同特点及类别
夜上海论坛 地铁工程合同档案具有档案和合同的共性，又因地铁工程的特殊性和复杂性决定了合同档案还具有以下特点为：专业性强，合同数量大，种类多。合同按内容可分为工程建设类合同、运营管理类合同、资源开发类合同、公司人事及行政事务管理类合同及综合类合同。工程建设类合同分为勘察、设计、监理、咨询、建筑承包、安装承包、装修承包、物资设备采购、工程、技术咨询和专题研究合同、工程征地、拆迁、借地等与建设有关的其他合同、地铁建设工程其他资金来源的合同等。合同按档案类别又可分为管理类合同、基建合同、科研合同、设备合同、劳动人事合同等；
2合同档案管理现状
2.1.合同文件材料不符合归档要求：合同支撑性材料有些原件缺失，有些为复印件，附件不齐全等。公司合同管理实行的是承办部门与相关部门审查会签相结合的制度，每份合同都应产生合同审批签发单、律师意见书、财务意见、各相关业务部门意见及其修改稿件和会议纪要等等合同支撑性文件材料，但是这些附件材料总是不齐，时有时无。
夜上海论坛 2.2部分合同未能及时向档案室移交归档。目前除合约部主管的建设工程类合同定期向档案室移交归档外，其它部门及下属公司的合同很多还留存在各自手上。如运营公司在运营期间产生的国产化、科研技改合同；实业公司的物业租赁、广告发包承包、合同、房地产开发、物资采购等合同；办公室汽车采购、维修合同、办公用品采购、其他行政管理合同；
2.3移交归档的合同文件材料散乱未经整理，合同整理组卷困难。因档案人员对合同评审过程不了解，在对合同进行整理组卷时，常常对一些看似与合同无关的材料拿不准、伤脑筋，对于过程中反复修改的合同稿顺序更是迷惑，而且因合同附件材料很杂乱，合同附件材料是否齐全、签章手续是否完善也很难把握
2.4合同整理组卷工作积压严重。地铁工程合同量大，平时合同都是批量移交，批量签收。每逢合同利用时或是突击组卷或只能提供散份合同文件。未装订合同借出可能有合同附件遗失风险。
2.5合同电子文件目前尚未归档。
2.6合同档案管理还停留在初级的合同整理、归档阶段，尚未着手合同的编研，合同档案资源价值尚待开发利用。
3合同档案管理思路
3.1建立合同档案网络管理体系，推行部门立卷制。
由公司档案室负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同档案，并负责指导、监督、检查和培训合约部门及各下属公司的合同档案管理工作。合约部门及各下属公司应分别确定一名合同档案管理人员，负责合同及其相关文件材料的组卷归档工作。企业档案管理规范明确指出谁产生谁收集，谁负责谁组卷。因为每份合同具体有哪些附件材料，材料之间相互关系只有承办人员是最清楚的。让具体承办人预立卷，各部门下属公司合同档案管理人员组卷，实施部门立卷制才能保证合同档案齐全、完整、系统，又能避免合同组卷工作大量积压。
夜上海论坛 3.2制定合同档案管理制度。用制度固化合同管理各部门的职责。
合同档案管理制度是合同管理制度的一部分，通过建设合同档案管理制度，规范合同档案管理，提高合同管理水平，完整保存合同及其相关凭据材料。通过合同档案管理制度明确合同档案管理部门职责，合同归档具体要求及合同的利用。通过制度界定各部门各责任人的整理组卷的义务责任。通过归档制度明确合同及其相关文件材料的归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。用归档范围指导哪些文件材料应归档范围。例如有关修改合同的文书、图表、传真件及合同成果性资料等均应为合同的组成部分，而一些跟签发合同并无直接关系的审计材料、其它行政收发文及联系单就不应归入合同。通过归档要求固化合同移交清单，明确合同移交附件的准确页数。通过合同利用制度明确合同正本原件无特殊情况不外借，避免合同借出遗失风险。各分公司、各部门员工确因工作需要须借出，须经分公司、分管领导签字同意。合同还应每年清理一次。发现损毁、遗失，要查明原因及时处理，并追究相关人员责任。单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章，这些均需在合同归档要求中明确。
3.3 开展公司合同管理人员内部培训，提升合同管理水平。
夜上海论坛 在公司内部开展法制宣传，增强公司各部门合同管理人员法律观念，增强合同归档意识。讲解合同管理办法及归档要求，明确合同整理细则，如何鉴定归档文件，如何排序，提高预立卷的案卷质量。同时可通过培训对合同管理人员日常的合同副本文件的接收、借阅、发放管理等进行规范。进一步提升合同管理质理和水平。通过内部沟通交流，为下步实现合同电子文件的移交归档做好准备。
夜上海论坛 4.4加快合同档案信息化建设
夜上海论坛 公司目前已开发运用合同管理系统用以对合同执行情况进行跟踪。但是合同管理系统与档案管理系统还不能对接。档案管理系统的合同信息完全还完全依套手工录制目录和挂接电子文件目录。如果把两者对接起来，就能避免大批量的合同文件电子目录挂接工作量，减少人为失误。实现以后同步合同电子目录与电子文件同步传输，即便于合同档案管理，又方便合同查询利用利用。
3.5开展合同档案编研工作，加强合同档案资源开发。
通过对合同信息进行著录，根据各部门需求，编制各类合同信息小册子和合同档案检索表，发放到相应部门，或是通过如OA平台或是信息管理系统平台合同目录信息等活动，即可以从合同中提炼出重要信息方便各部门利用需求，又可通过对合同信息的汇总给领导层提供决策参考。合同不仅是一种凭证，更是一种资源。把死档案变成活资源，把死合同变成活信息。
第2篇
关键词：Petri网；工作流；电子合同；电子商务
中图分类号：TP311.5
夜上海论坛 随着互联网的发展，网络已经成为我们日常生活的一部分，在不经意间已经改变了很多人的工作、生活。为此，国家经过广泛的征求意见和修改，在2005年4月1日已颁布实施了《中华人民共和国电子签名法》，其中第十四条明确指出“可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力”。电子商务蓬勃发展，电子签章已然成为是我国印章史上的一场革命。电子签章系统将数字认证技术应用于印章管理中，强化对电子签章的制作和应用各个环节的管理，确保电子签章持有者身份真实、可靠、安全。现有的电子合同平台如[1]中所提到的，并未使用Petri网对工作流建模来保证电子合同平台系统代码本身的安全性以及可靠性，本文提出使用Petri网对工作流建模，从而保证系统流程的安全、可靠。
1 关键技术
1.1 工作流技术
1.1.1 工作流的基本概念
根据工作流管理联盟（WfMC）的定义，工作流的定义是：一类能够完全或部分自动执行的业务过程，在此过程中，文档（Paper）、信息（Information）或其它任务按照事先预定的规则进行流转。业务、工作、办事等人员和应用系统之间相互的协调工作，从而来实现业务流程中所要达到的最终目的。换句话说，工作流就是一些能够自动运行的业务活动，它们是相互关联的、相互衔接的。
夜上海论坛 1.1.2 基于网的工作流建模方法
这类方法适用于流程的可视化建模。网中的结点用来表示流程中的活动，网中的边用来表示控制流。使用这类方法的主要问题在于对模型的描述是否有形式化的语义。大多数工作流产品的可视化建模方法都缺乏形式化语义。具有形式化语义的基于网的方法可以转换成其它建模方法，如基于规则的、时序逻辑的和脚本语言的方法等。在基于网的工作流建模方法中，使用最多的是Petri网和状态图（state charts）， Petri网被广泛用于建立工作流模型，Ellis和Nutt在Petit网的基础上提出了工作流CN模型，它实际上是高级Petri网的一个扩展，在其描述中用库所表示活动，用变迁表示活动间状态的转移。Vander Aalst则在Petri网的基础上定义了WF-Net即工作流网。在工作流网中，变迁被用来表示活动而库所则表示活动的可实施条件。Vander Aalst七还把工作流管理联盟在规范中提出的几种基本的工作流原语映射成相应的Petri模型，由此建立了工作流网的基本组件与触发机制。
因此Petri网作为一种从过程的角度出发描述和分析复杂系统的模型工具，被广泛地应用工作流的系统建模中，用Petri网工作流建模方法研究，始终是一个非常活跃的领域。
1.2 Petri网综述
夜上海论坛 Petri网理论[2][3]首先是在1961年在Carl Adam Petri的博士论文中提出，他在他的博士论文《用自动机通信》中首先提出将用一种网状结构来模拟了通信系统。
夜上海论坛 1.2.1 Petri网的引入原因
夜上海论坛 在分析工作流系统时，我们需要应用数学的分析方法[4]。而Petri网理论正好为我们解决了这些问题。在Petri网理论体系中主要有基于状态方程和代数的分析技术和基于可达树（图）的分析技术的两种建模方法。
1.2.2 Petri网的数学描述
夜上海论坛 Petri网是一种数学和图形的描述与分析工具，适合于描述并发、异步、分布、并行、不确定性和随机性的信息处理系统，进行系统模型的构造、分析及评价。下面简单介绍本文将使用的与Petri 网有关的基本概念、定义、术语和性质[5]：
定义1（Petri网）
（1）基本Petri网是一个三元组N=（P，T，F），其中，P和T分别为有限非空的库所和变迁集合，P∩T= ；F P×T∪T×P是一个有向弧的集合。
夜上海论坛 （2）令Σ= （P，T，F）是一个网，对所有x∈P∪T： x ={y∈P∪T|〈y，x〉∈F}是x的前集；x = {y∈P∪T|〈x，y〉∈F}是x的后集。结点集x的前集（或后集）定义为：
。
网中任一库所结点在任何时刻都可能含有0个或多个托肯，称为库所的标记。托肯在网中的分布反映了网的状态，称为网的标识，记为M。标识M实际上反映了网中库所结点向一个整数集合的映射。在M下库所p的标记记为M（p），表示p中含托肯的数量。事实上，M是一个多重集。给定了初始标识M0的网Σ称为Petri网，记为PN =（Σ，M0）。
1.2.3 Petri网的性质
（1）可达性。可达性是任何系统动态特性的基本性质。按照Petri网的转移方法，有效转移的启动将改变标记的分配情况（产生新的状态）。如果存在一个从M0状态到Mn状态的运行序列，那么我们就认为状态M0是可以到达状态Mn的，启动运行顺序表示为：=M0t1M1t2M2…tnMn或简化表示为=t1t2…tn。可用M0 [>Mn表示三者之间的关系，即从M0标识表示经过启动序列到达标识Mn。在网（N，M0）中所有从标识M0可达的标识集合，可表示为S（N，M0）或简化为S（M0），从M0触发的所有可能启动运行顺序的集合可表示为F（N，M0）或简化为F（M0）。这样，Petri网的可达性问题就转化为对于网（N，M0）和给定状态Mn，寻找是否存在Mn∈S（M0）。
（2）有界性。对Petri网（N，M0）若存在一个整数，我们把M0的到任一个可达状态的数设为k，若k申购始终不超过K，即对于每个状态标识M∈S（M0）和每个状态，M（i）≤K均成立，则称Petri网（N，M0）为是以K为界或简称Petri网（N，M0）有界。若Petri网（N，M0）为1有界，即每个系统的状态只有一种时，则称此Petri网是安全的或则说是稳定的。这种网的每一个位置要么只存在一个标记状态，要么没有一个标记状态。
（3）活性。一个Petri网（N，M0）被称为活的，当且仅当从M0可达的任一标识状态出发，都可以通过按照某一种变迁执行的顺序序列而最终启动其它任何一个变迁。这就说明，无论网的开始状态如何，一个活的Petri网都可以保证无死锁发生。
夜上海论坛 （4）可逆性。一个Petri网（N，M0）被称为可逆的，仅当对S（M0）中的每个状态标识Mi，M0都是可以从Mi达到的。也就是说，一个可逆网是这样一个网，它可以使得状态返回到初始标识或初始状态。在很多应用中，比如在合同流转系统中，当我们要求哪一步合同需要重新审核时，我们只要求合同流转系统回到某个特定状态就可以了，而不必要返回到初始状态。那么我们称这个特定状态当前所返回的状态就为主要状态M′。即对于S（M0）的每个状态标识Mi，主要状态M′都是可达的。
1.3 基于Petri网的工作流建模技术
应用Petri网对工作流进行建模，利用线性结构来研究工作流的流转方式和运行效率。主要方法是先将语义上的工作流进行转换成简单的活动图G=（V，E），再通过活动图进行转换成相应的Petri网模型。采用算法如图1所示[6]，对活动图进行转化，首先对该活动图G=（V，E）进行深度优先遍，将每个节点，分成顺序，与分支，与合并，或分支，或合并五类，然后按照不同的策略进行转化。对于结v∈V，分别定义 v和v 为v的前置结点集和后置结点集，图1算法将合同在线签订流程活动图G转化为对应的Petri网，算法的时间复杂度为O（V）。
Input：活动图G=（V，E），其中V为节点的集合，E为有向弧的集合，其中|V|=n。
夜上海论坛 Output：Petri网N=（P，T，F）
Initialize：P= ，T= ，F=
begin
夜上海论坛 广度优先方式遍历G，并且从1开始编号。
将图G复制到G’，把图G’中的结点vi转化为ti，那么就形成了工作流网的变迁集合T。
夜上海论坛 for（i=0 to n） //循环添加
{
if（ti∈T∧（.ti= ）） //添加开始库所
{
P=P∪{pk}；
F=F∪{pk，ti}；
for each （tj∈ti.）
{
P=P∪{pj}，F=F∪{（ti，pj），（pj，tj）}
}
}
夜上海论坛 if（ti∈T∧（ti.= ）） //添加结束库所
{
夜上海论坛 for each （tj∈.ti）
{
夜上海论坛 if （Pj tj）
{
P=P∪{pj}，F=F∪{（ti，pj）}
}
F=F∪{（pj，ti）}
}
if （tj T）{T=T∪{tj}}
F=F∪{（ti，pk）}
}
夜上海论坛 if （ti∈T∧|.ti|=1∧|ti.|=1） //处理顺序结构
{
if （tj∈.ti∧pk ）
{
P=P∪{pk}，F=F∪{（tj，pk） }
}
F=F∪{（ pk ，ti） }
if（!（vj∈vi. ∧pk=∈.tj））
{
P=P∪{pk}，F=F∪{（ pk ，tj） }
}
夜上海论坛 F=F∪{（tj，pk） }
}
夜上海论坛 if （.vi|=1∧（|vi.|>1∧（vi==1）） //处理与分支结点，“1”代表与分支//
{
if （vj∈.vi∧pk∈tj.） { F=F∪{（ pk ，ti） }
夜上海论坛 for each （vj∈vi）{ P=P∪{pj}，F=F∪{（ ti ，pj） }}
}
if （.vi|=1∧（|vi.|>1∧（vi==2）） //处理或分支结点，“2”代表或分支//
{
if （vj∈.vi∧pk∈tj.） { F=F∪{（ pk ，ti） }
}
夜上海论坛 if （.vi|=1∧（|vi.|=1∧（vi==3）） //处理与合并结点，“3”代表与合并//
{
for each （vj∈vi）{ if（pj∈tj.）{ F=F∪{（pk，ti）}}
夜上海论坛 P=P∪{pk}，F=F∪{（ti，pk）}
}
夜上海论坛 if （.vi|=1∧（|vi.|=1∧（vi==4）） //处理或合并结点，“4”代表或合并//
{
夜上海论坛 if （vj∈.vi∧pk∈tj.） { F=F∪{（pk ，ti）}
P=P∪{pk}，F=F∪{（ti，pk）}
}
}
}
end
夜上海论坛 图1 活动图到Petri网的转化算法
2 电子合同系统应用流程
平台采用J2EE架构进行开发，实现登录平台用户的合同洽谈、合同签订、合同查询等功能，应用流程如图2。
图2 电子合同系统流程图
基于电子签章技术的电子合同平台实现了网上可信电子合同的洽谈、签订等功能，为有协议签订需求的用户提供安全合作的办公平台，确保用户合法权益，对用户登录系统后的操作进行处处留证的监控，为有可能发生的合同纠纷等意外事故提供权威的责任认定功能。
夜上海论坛 3 基于Petri网电子合同系统建模
从整体上讲，电子合同系统可以分为电子合同在线签订和在线合同洽谈两个部分。这两个流程是整个电子合同系统的核心。对其进行研究具有一定的现实意义，下面对电子合同在线签订流程进行Petri网建模以及模型分析。
夜上海论坛 3.1 电子合同在线签订流程的Petri网模型
夜上海论坛 电子合同在线签订的第一步骤，一般是由秘书或办公室主任进行拟稿。这一步是这一流程最主要的部分。
夜上海论坛 电子合同在线签订流程主要包括：合同拟稿，合同核对，合同相关领导会签、不合格合同回退，合同催办，合格合同归档。
夜上海论坛 （1）合同拟稿：即审批文档的起草过程。在其中要确定合同名称，拟稿的部门，拟稿人员，主送部门或人员，合同的种类，合同的密级，合同打印限制，以及合同的内容，合同所带的附件等。
夜上海论坛 （2）合同核对：将拟写好的合同进行核对以后送给领导审核。核对内容包括文字的准确性，合同的合理性，以及其他一些合同的必要属性。
夜上海论坛 （3）合同领导会签：合同会签是指在同一个步骤上允许一个合同可以由一个或者一个以上的公司领导同时进行签章，并进行在线签章验证。
（4）不合格合同回退：在合同核对和会签的过程中，若合同有错误，就要立即进行合同的回退，以重新拟稿。
夜上海论坛 （5）合同催办：在合同在某一步骤停留时间超过某一时间时应该生成催办信息，通过邮件系统进行提醒。
（6）合格合同归档：合同审批通过以后及时进行合同归档，以便于可以进行合同的在线洽谈和在线签订。相应的合同在线签订流程如图3所示：
图3 电子合同在线签订流程的活动图
将以上活动图通过图1的算法进行建模，得到图4的Petri网顺序模型：
夜上海论坛 图4 电子合同在线签订流程的Petri网顺序模型
夜上海论坛 图4的各个变迁以及状态含义如下：
P0：合同未拟稿状态。
夜上海论坛 T0：主办人员或者单位合同拟稿。
夜上海论坛 P1：合同拟稿完成，等待审批。
T1：主送单位进行合同核稿。
P2：合同核稿无误，准备进入下一步。
T2：各个单位进行合同会签并进行验证。
夜上海论坛 P3：合同会签完成状态。
T3：进行合格合同归档。
T4：合同催办，提醒优先处理该合同，以提高流转效率。
夜上海论坛 P4：合格合同归档；
夜上海论坛 T5：不合格合同回退到第一步重新开始拟稿。
3.2电子合同在线签订流程的并发Petri网模型
夜上海论坛 并发模型主要是指合同在线签订过程中，一个合同同时有两个或两个以上的单位代表在同一步骤上进行会签，如此一来，在同一步骤上的会签人员可以同时打开该公文，相对于只能等待前一个单位代表操作完成才能开始审阅、签订的过程来说，大大增加了工作的效率。会签的同时不受到任何约束。对于开发人员来说，在流程的控制上也可以更方便，更简单。一个最常见的并发模型如图5所示，其中虚线框里的是会签时的一种典型的并发模型。
图5 电子合同在线签订流程的Petri网并发模型
图5的各变迁以及状态含意如下。
夜上海论坛 P0：合同未拟稿状态。
夜上海论坛 T0：主办人员或者单位合同拟稿。
夜上海论坛 P1：合同拟稿完成，等待审批。
T1：主送单位进行合同核稿。
P2：合同核稿无误，准备进入下一步。
T2：各个单位进行合同会签并进行验证。
P3：合同会签完成状态。
T3：进行合格合同归档。
夜上海论坛 T4：合同催办，提醒优先处理该合同，以提高流转效率。
P4：合格合同归档；
T5：不合格合同回退到第一步重新开始拟稿。
夜上海论坛 虚线框里的含义：
T21：合同进入会签流程。
P21：合同处于会签状态。
夜上海论坛 T22：会签人员1签订。
T23：会签人员2签订。
P31：会签完成，进入合同自动检验状态。
夜上海论坛 T24：检验合同是否合格。
3.3电子合同在线签订流程的Petri网模型分析
Petri网的分析方法主要有可达树分析、可达图分析和矩阵方程来分析，这里我们主要采用可达树和可达图来分析在线签订流程模型。根据可达树生成算法，我们可以得到图6 电子合同在线签订流程的Petri网顺序模型相应的可达树模型。
图6 电子合同在线签订流程的可达树模型
夜上海论坛 我们可以从图6可以得到电子合同在线签订流程Petri网的特性：
（1）该电子合同在线签订流程Petri网是有界的，因为可达树中没有出现 。（2）该电子合同在线签订流程Petri网是安全的，因为只有“0”，“1”出现在可达树标识中。（3）因图6中所有该发生的变迁都出现在该可达树中，说明了该电子合同在线签订流程Petri网是“活的”，也就是说没有多余变迁。
4 结束语
夜上海论坛 随着电子合同法律地位的确定、数字签名法律效力的认可，在电子商务活动中已经出现了大量的电子合同。本平台设计集成了PKI/CA技术、电子签章技术和数字水印技术等，采用J2EE架构建立起一套具有适用性、安全性的电子合同平台，有效的弥补书面合同的缺陷，减少人力、物力和财力方面的支出，提高工作效率、降低成本，其经济和社会效益显著。在编写代码之前，对系统流程进行Petri网并发模型建模，保证了系统可以支持两个或者以上的合同涉及方进行同时的合同会签。但同时，因为普通Petri网的一些缺陷，比如会产生空间爆炸等，运用普通Petri网对系统流程建模并不是最好的建模方法，运用高级Petri网进行建模将会成为下一步研究方向与目标。
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夜上海论坛 [10]D.Moldt， R.volk. Object Oriented Petri nets in business process modeling[C]. Springer，Berlin，LNCS 1806，2000：254-273.
夜上海论坛 作者简介：谢汉天（1990.07-），男，浙江省金华市，在读硕士研究生，研究方向：信息安全。
第3篇
【关键词】信息化建设 系统建设 企业业务
1 实施背景及目标
夜上海论坛 合同作为经营管理的手段，是企业与外部进行物流、资金流、信息流交换的基本形式，是企业从事经济活动取得经济效益的桥梁和纽带，同时也为企业带来了各种各样的法律风险，如何通过信息化手段提升合同法律风险管控能力，提高质量及效率，为企业生产经营保驾护航是本文研究的重点。
2 传统合同管理中存在的问题
夜上海论坛 培养专业的法律人才队伍，健全法律规章制度、增强法制观念，这些都是提升公司合同管控水平的重要手段，但是传统的全靠人工审核的合同管理模式，仍存在以下问题：
2.1 合同履行监控情况难以掌控
夜上海论坛 传统的合同管理模式更侧重于合同签订前对合同重要条款的审核，而合同已经履行到什么程度，是否按照合同签订的进程有序推进，这些都是法律部门管控的难点及薄弱环节，难以真正实现对合同全生命周期的管理。
2.2 风险管控能力有待提升
夜上海论坛 风险管控是合同管理的重要内容，如何确保合同文本内容的规范性及真实性、合同对方主体的合法性、财务付款合同与正式签字确认合同的一致性，降低合同倒签率等等，以上问题只靠人工审核都难以解决。
夜上海论坛 2.3 查阅、统计不便利
金额、对方供应商等合同信息全靠人工登记台账，工作量大、易出错、且统计维度单一，无法满足管理层多维度的决策、分析要求。
3 解决对策
基于以上现状及问题，企业可以借助信息化手段，将标准的合同管理流程、条款和范本等业务管控模式通过信息化系统进行固化。实现对合同规范、标准的统一管理。详细功能模块如下：
3.1 合同审批表模块
夜上海论坛 合同审批表是贯穿各项功能的纽带，也是业务审核的重点。通过合同审批表，将合同中最重要的内容进行突出展现，同时提示各类合同的审核注意事项。包括合同基本信息、合同金额、对方主体、签章信息等内容。
合同基本信息：包括合同编号、合同名称、合同承办部门、合同履行时间、合同业务大类、合同业务小类、合同主要内容、风险提示、审核规范、审核职责规范等；
合同金额：包括合同币种、合同价款、合同税款、合同总金额、付款条款等。
对方主体：包括对方主体名称、银行账户名称、开户行名称、开户行账号等。
签章信息：甲方签字人、甲方签字日期，乙方法定代表人、乙方签字人、乙方签字日期等。
夜上海论坛 3.2 合同审批流程模块
合同审批流。主要是将合同审批业务流程固化在系统中，实现电子审批。主要流程包括：合同审批、授权、归档。履行、变更、移交、解除、作废等。
夜上海论坛 3.3 合同统计查询模块
支持用户通过合同名称、合同编号、对方当事人、合同金额、合同起草人等信息，快速定位到用户需要查询的单个合同。
提供多维度报表查询及统计功能，包括倒签率报表、签订及时率报表、合同归档统计报表、结算合同报表等。用户通过在系统中选择报表类型、期间等查询条件，系统可快速、直观、精准展示统计结果。
夜上海论坛 3.4 合同履行监控模块
从相关财务系统中获取所有合同的报账及付款情况，给相关业务用户直观展示合同的付款进程；通过系统定期向相关业务部门发送合同履行监控单，请业务部门主动报送各合同执行情况并通过电子流程流转到法律部门。法律部门可以逐不出户就清晰了解每个合同的付款及履行进程，对存在风险及时洞察并采取相应措施，防患于未然。
3.5 合同档案管理模块
对于已经审批完成的合同进行电子归档，按照纸质合同归档规则，系统建立相应的合同编目、案卷。建立电子的借阅审批流程，电子流程审批通过后，系统会给申请人赋予查看相应借阅合同的权限。
3.6 多系统协作办公模块
通过打通与手机办公、财务报账平台、文档安全等系统接口，实现各系统基础数据的一致性、办公的高效性以及安全的管控性，主要如下：
夜上海论坛 3.6.1 与短信平台接口
夜上海论坛 当审核人收到待审批合同时，系统会促发短信，提醒审批人及时审批合同；当审批人处理时间超过企业要求的处理时限后，系统会自动发送催办短信给审批人，提升合同处理的及时性。
3.6.2 与文档外发系统接口
合同审批完成后，系统自动加盖水印，并留痕控制，任何人无法再对合同的任何信息进行修改，只能查看和打印，且打印的合同会显示某某企业名称的水印，避免合同在前期商定妥当，且已履行完内部流程后，被对方主体恶意篡改。
夜上海论坛 3.6.3 与财务报账系统接口
将合同编号、金额等基础信息同步到财务报账系统，用户报账时，需要在报账平台选择合同编码，合同相关的金额、供应商等信息自动带出且不可修改，当报账金额大于合同金额时，报账单无法提交。通过上述手段，确保合同履行的规范性及合法性，避免报账人恶意篡改付款单位，或付款金额大于合同订金额的违规业务。
