机关单位档案规范化管理范文
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第1篇
夜上海论坛 [关键词]电子档案；规范化管理；现状；原因；必要性
电子档案，是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的，具有保存价值并已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。它伴随着信息技术对人类生活的渗透而产生，是档案多元化发展的产物，正发挥着越来越重要的作用，对它的规范化管理势在必行。本文试就在对已有实践回顾的基础上，对基层单位电子档案的规范化管理提出几点粗浅的建议。
一、我国目前电子档案的管理现状
1、电子档案管理的双套制。对于电子档案的管理，我国目前普遍采用的是双套制，即在获得电子文件的同时，仍然制作保留一份同样内容的纸质文件，以备不时之需。作为一项新生事物，电子档案尚处于摸索阶段，理论还不完善，各项制度也不成熟，还要通过实践来验证。因此，就目前来看，电子档案与传统档案将是一个优势互补、的局面。
2、电子档案管理还较混乱。在一些基层单位，电子文件常常只是作为过程性文件，分散保存在其形成的部门或是具体经办人的电脑中，随意处置，没有归档。有的即使归档，也只是电子数据的简单堆砌，未经系统化的整理和鉴定，管理混乱，保管措施不到位，数据丢失隐患严重。
夜上海论坛 3、电子档案管理制度缺失。电子档案有着不同于传统纸质档案的特有属性，对电子档案的管理方式也与纸质档案有所不同。比如说，为保证电子档案的长期可读性，必须保留与之相配套的软硬件系统，并定期做好备份工作，以保证电子档案的长期可读性。对于这些新特点、新要求，不少单位还没有制定专门的规章制度去规范和管理，使得电子档案的管理工作常常呈现出一种无章可循的状态。
夜上海论坛 二、电子档案管理不够规范的原因
1、现有规范无强制执行力。早在1996年，我国就出台了《电子文件归档与管理规范》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》、《电子公文归档管理暂行办法》等规范性文件，对电子文件管理提出了一系列规范性要求。但作为推荐性标准，虽有参考价值，却没有强制执行的效力。所以在常规性的档案检查中，也并未将其列入评审标准，使电子档案的管理处于失控的状态。
2、档案人员归档意识欠缺。电子文件是信息技术的产物，产生时间不长，对于不熟悉计算机操作技术的档案人员来说还很陌生。由于管理人员的知识结构尚无法满足电子文件管理的需要，故而很容易产生畏难心理。加之受到传统观念的影响，一味地侧重纸质档案的完整性，从而忽视了电子档案的重要性，使得电子文件得不到有效管理。
3、来源过于分散增加了集中管理的难度。现代化的办公环境离不开计算机，电子文档的传输、修改、储存又相当便捷，而一些文档材料的读取使用又必须依托于软硬件系统，所以从文件的起草、收发、流转到最后的整理归档等各个环节，无时无刻不在生成大量的电子文件，这些文件流转于各个职能部门之间，呈现出杂乱无序的状态，这给档案人员平时及时收集整理也增加了不小的难度。
三、电子档案规范化管理的必要性
1、有利于资料的真实有效完整。基层单位往往掌握着重要的第一手资料，其中有相当一部分以电子数据的形式存在，它们完整记录了事件处理的全过程，反映出当时的真实情况，具有很大的参考价值。但是电子文件又极易被修改、复制，且变化不留痕迹，如果不能及时收集，很可能未及归档就已丢失，或者留存的已非最初版本，失去了归档的意义。为了保证归档电子文件的真实有效完整，必须对电子档案形成的各环节进行规范化管理。
2、有利于档案的长期保存。对于那些保管期限较长甚至是永久保存的档案，为了延长档案的寿命，除对库房环境有一定要求外，有时也需要采取一定的预防性保护措施，如复制、修裱等。电子档案的存在就可以看做是对纸质版的复制，且不会占用太多的库房空间。在查阅利用档案时，也可以直接调取电子档案，进行拷贝、打印等操作，有效避免了纸质材料的二次损耗。
3、有利于档案的编研利用。档案的利用是档案的生命力所在，也是文件归档的意义所在。在档案的编研和利用过程中，电子档案有着一些传统的纸质档案所没有的优势。首先，电子档案体积小，易于携带。其次，在电子档案的移动和使用过程中，对档案制成材料的机械磨损相对较小。第三，在需要提供复制件的情况下，只要借助一定的辅助设备（如计算机的软硬件平台）即可将原始材料原样再现，省时省力。第四，在对现有档案进行编研时，电子档案也为编纂整理和排版布局工作提供了极大的便利。
夜上海论坛 四、多管齐下，实现电子档案的规范化管理
1、强化档案人员归档意识。档案人员是档案工作的主体，他们的工作态度直接决定了档案整体质量的好坏，是电子档案制度实施的前提和基础。因此，在规范电子档案的工作中，首先要做的就是提高档案管理者对电子档案重要性的认识，时刻树立档案信息意识，积极主动地对可能产生的电子文件加以收集，保证归档电子文件的完整、有序。
2、建立电子档案的长效管理机制。电子文件的归档工作尚处于摸索阶段，很多单位并没有成文的规章制度来加以明确。因此，应当在本单位现有立卷归档制度的基础上，尝试增加关于电子文件归档的条款，将电子文件的收集、整理、归档、保管、利用纳入文书处理程序并列入相关人员的岗位职责，作为年度考核的标准。在实际运行过程中不断探索完善，逐步形成行之有效的操作规程，使电子文档的归档工作制度化、科学化、常态化。
3、加速档案从业人员的知识结构调整。电子文件载体材料的特殊性，决定了其从采集、整理、鉴定、著录直至最后归档的整个流程中，需要运用大量的现代化信息技术，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍至关重要。首先，档案人员需看到自身差距，主动学习，不断扩大知识面，更新原有知识体系，提升自己的素养，成为一名合格的档案工作者。其次，上级档案管理部门也应当加强对档案人员的业务指导和培训，比如利用好一年一次继续教育的契机，有计划、有目的地培养出更多高素质的复合型人才。
4、加强电子档案的日常保管工作。鉴于电子文件的不稳定性，在电子档案进入档案室后，应当重视后续的保养维护工作。首先要为电子档案提供一个适宜的保存环境，防止温湿度、外界磁场、机械震动等各种可能的物理和化学损害；其次，对电子文件要定期进行安全性、有效性检查，并及时备份，保证电子文件在其保管期限内的可读取性。
第2篇
【关键词】事业单位；档案管理；现状；规范化
引言
夜上海论坛 从目前事业单位档案管理的现状出发，全面提升档案事业单位档案管理的规范程度，是推动事业单位各项工作协调、高效、有序运行的关键，尤其是在现代化管理技术高度发展的今天，事业单位档案管理所承担的责任更重。在这样的背景下，事业单位档案管理工作如何能够有序、稳步、规范进行，如何能够更好的发挥其优势，更好的事业单位服务，成为了当前档案管理部门以及工作人员的工作重点。
夜上海论坛 一、强化事业单位档案管理规范化的意义
夜上海论坛 事业单位是为国家政府服务的，是国家进行宏观调控的机构，事业单位内部管理工作的有效开展，是提升事业单位整体工作效率和质量的关键，单位各项工作的有序进行，自然能够促进国家的繁荣富强，那么作为内部管理基础内容的档案管理，可谓是管理工作的重中之重。通过对事业单位档案信息的汇总、分析，能够发现单位历年来的工作漏洞和薄弱环节，结合当前具体的发展要求，能够制定出更加符合当前事业单位发展的管理体系。同时，通过档案管理，还能够为事业单位未来工作规划提供有力依据，在科学技术高速发展的今天，事业单位档案管理应该积极寻求突破，通过引入先进的管理技术，完善管理制度等方式，提升管理规范化程度，从战略的角度出发，规范化的档案管理，是事业单位管理效率得以保障的关键，也是事业单位内部各项工作协调发展，工作成果得以保障的基础，更是事业单位良好形象的体现。
夜上海论坛 二、事业单位档案管理的现状分析
在明确了事业单位档案管理规范化的重要意义之后，重点分析当前事业单位档案管理的现状，将其中存在的不规范行为挖掘出来，才能够有针对性的制定规范化管理对策，提升档案管理效力。首先，缺乏高素质的档案管理队伍。虽然档案管理工作对于事业单位的发展十分重要，但是依旧有很多单位领导没有认识到档案管理的重要性。因此在档案管理人才的培养上也十分乏力。缺少高素质的管理队伍，档案管理很难规范进行。从档案学特点来说，档案管理是一项系统化、专业性的工作，它对于工作人员的要求很高。由于单位内部人才流动性大，工作人员专业性很难得到保障，很多管理人员没有经过专业培训就直接上岗，根本认识不道档案管理的工作要点，对先进的管理技术不熟悉，进而影响了档案管理的规范性，比如在搜集、归档以及装订等环节上工作不严谨，常常出现归类错误等问题。其次，信息化技术应用程度不高。在社会信息化的大背景下，全面普及档案管理信息化已经成为了当前档案管理事业的主要趋势，信息技术、计算机技术在档案管理中的应用，不仅大幅提升了工作效率和质量，也实现了操作上的标准化、自动化，为规范化管理通过了良好的条件。但是目前很多事业单位在档案管理的信息化建设力度不够，不是没有建立完善的信息化管理平台，就是虽然引入了信息技术，但却没有与单位发展实际相结合，导致信息技术优势无法发挥，信息化程度不高。
三、加强事业单位档案管理规范化的有效措施
夜上海论坛 1.完善档案管理规章制度环境
为了能够确保档案管理各项工作可以顺利进行，单位内部必须要建立完善的规章制度，并且要从单位实际情况出发，结合单位当前的发展需要，有针对性的完善管理策略，在原有规范的基础上进行创新和补充。以提升单位档案管理水平，提升档案管理地位为目的。档案管理者必须要严格遵循规范制度，其他部门的工作人员应该积极配合档案管理工作，一同为档案管理的规范化建设努力。
夜上海论坛 2.从档案管理人员队伍建设来提供管理水平
档案规范化建设与档案人力资源队伍的建设不可分割，必须要具备高素质的档案管理人才，档案管理规范化才能得以实现。所以说事业单位领导者以及管理人员应该将档案管理人才培养纳入单位战略发展部署，积极开展实践性、专业性强的档案管理培训活动，全面提升档案管理人员的整体素质，增强他们的工作责任心以及职业道德，使其能够认识到档案管理工作的重要性以及自身的责任，进而在未来的管理中能够严格遵守各项规章制度，充分发挥自身职能，促进档案管理规范化建设。
3.增加经费投入，提升档案资源开发水平
事业单位应该从当前的发展形势出发，客观认识到当前档案管理的关键，而档案资源开发需要大量的经费，因此事业单位应该建立档案管理专项资金，做到专款专用，依靠地方政府以及其他机构提供的资金，资金来源讲究多源化，政府财政在新的经济发展时期，所面临的财政支出越来越多，事业单位应该通过综合运用多种手段，帮助政府减轻负担。另外，单位还必须要强化信息化建设力度，并且通过完善档案管理机制，强化档案管理人员建设力度，充分利用信息技术，充分发挥档案管理价值和优势，提升管理力度，以网站以及报纸等媒体为手段，为国家建设发展服务。
结束语
通过以上论述，能够看到事业单位档案管理力度有待加强，很多不规范的管理行为依旧存在，为了能够全面提升档案管理工作的效力，使其能够充分发挥自身职能，为事业单位服务，事业单位管理者必须要强化档案管理规范化的重要性宣传，客观认识当前存在的问题，通过完善管理制度，培养管理人才以及加大经费投入等方式，为档案管理的规范化运行营造良好环境。
参考文献：
[1]李春生.浅析事业单位档案的转移和处理[J].科技致富向导,2014(12).
[2]梁国凤.度析接收省直二级单位档案的必要性[J].辽宁档案,2013(05).
第3篇
夜上海论坛 【关键词】登记 档案规范化 管理模式
档案是事业单位在发展过程中的重要资料，也是事业单位从创建以来的历史凭证，为事业单位管理及社会查询方面提供了良好的法律依据。事业单位登记档案规范化管理，主要目的就是保证事业单位档案工作的规范性，真正发挥出事业档案档案所具有的价值。
夜上海论坛 一、以提高认识为前提，强化登记档案管理责任意识
夜上海论坛 事业单位登记档案规划化管理过程中，需要得到事业单位管理人员的高度重视，提高责任观念。在提高对于事业单位登记档案规划化管理重视方面，管理人员在实际工作过程中，应该高度重视该项工作，并且对于登记档案规划化管理工作经常过问及检查，为事业单位登记档案规范化管理工作提供物质方面的保证，保证事业单位登记档案在规范化管理过程中，拥有充足的人力、物力及财政方面的资源。将登记档案管理工作作为事业单位重要管理工作之一，对于登记档案日常工作及检查进行全面性部署，了解登记档案管理工作的实际情况，帮助工作人员解决工作中所存在的问题。其次事业单位登记档案规范化管理工作应该不断进行数字化建设，提高登记档案工作信息化建设水平。伴随着网上登记工作的逐渐开展，事业单位登记档案在实际工作中会产生大量的数字档案，就需要对于数字档案进行有效的管理，严禁出现电子档案散失或者是损毁的问题，同时电子档案修改十分容易，这样对于档案原始信息会造成严重影响。要是不对电子档案进行科学的归档，就会出现资源分散及查找困难的情况，档案信息所具有的经济效益及社会效益也难以发挥出来。所以，事业单位一定要提高对于登记电子档案管理工作重视程度，完善事业单位数字档案管理流程。
二、以严格标准为抓手，创新登记档案管理模式
（一）创建工作制度，提高对于信息整合强度
事业单位登记档案工作切点就是对于登记管理资料的收集整合，要是没有该工作，事业单位登记档案规范化管理其他工作也就难以顺利开展。提高登记管理资料收集及整合质量，才能够有效保证登记档案规范化管理工作的完整性及系统性，充分发挥出档案信息所具有的价值。在对于登记档案材料收集及整合工作过程中，应该创建有关制度，通过使用事业单位管理档案登记表等等表格，进而对于登记档案信息进行高效率处理。将事业单位登记档案规范化管理工作与事业单位法人年检工作相结合，在对于事业单位监督审查的过程中，保证年度审查登记档案管理工作质量。
夜上海论坛 （二）创新建档模式，实行分卷立宗
夜上海论坛 事业单位在对于登记档案规范化管理过程中，需要严格按照档案管理工作要求，实行“一户一档”管理模式，对于登记档案进行分柜管理，专柜保管，专人负责，真正将登记档案管理规定落实到实际管理工作中，对于管理登记档案范围进行科学化划分，并且设置专门档案室。
（三）加大硬件投入，完善基础设施
为了保证事业单位登记档案规范化管理工作顺利落实，事业单位应该为登记档案管理部门提供充足的资金作为保证，通过多途径为登记档案管理工作筹划资金，为登记档案管理工作提供档案柜及档案盒等等硬件设备，并且配备计算机等设施，为事业单位登记档案规范化管理工作顺利开展奠定良好的基础。
三、以开发利用为目标，建立健全档案管理规章制度
夜上海论坛 事业单位对于登记档案进行规范化管理，主要目的就是希望能够对于事业单位所拥有的档案信息进行深度挖掘。为了能够提高事业单位对于登记档案的利用效率，应该根据有关政策，制定完善的登记档案管理制度。
（一）健全完善事业单位登记档案收集整理制度
为了能够保证事业单位登记档案进行规范化管理，应该对于档案工作人员责任及档案管理进行针对性制度，将属于登记档案工作的文献资料，在规定的时间内全部上交档案管理人员进行统一管理。登记档案管理工作人员收到申请，经过审核之后进行登记，并且颁发有关证书及进行公告，已经归档完毕的文献应该立即收到登记档案管理人员手中，事业单位在发展过程中所形成的文件也需要上交给登记档案管理人员。
（二）健全完善事业单位登记档案保管制度
事业单位应该根据现有的有关政策，对于登记档案管理工作不断进行完善，制定针对性制度，保证档案管理工作责任能够落实到每一个档案管理人员身上，并且档案管理人员遵守有关保密规定，在档案管理人员实际工作中，严格根据“六防”进行管理，也就是防火、防潮、防蛀、防盗、防光及防高温。保证事业单位内工作人员不会出现私自保存档案的行为，对于利用档案的人员，应该立即进行处罚，根据所造成情况进行严肃处理。登记档案部门要是出现人事上面的变动，应该及时将对保管的档案进行交接，对于登记档案进行逐项交代，保证登记档案内信息的完整性。
事业单位登记档案规范化管理，主要目的就是提高事业单位登记档案管理水平，完善登记档案资料收集及整合工作的规范性，保C事业单位登记方案管理规范化，让事业单位能够发现登记档案内所存在的潜在价值，为事业单位发展建设提供客观资料作为保证。
参考文献：
夜上海论坛 [1]周知勇.加强机关事业单位档案规范化管理工作的思考[J].云南档案，2015.
[2]张兵.关于加强事业单位登记档案管理工作的思考[J].黑龙江科技信息，2011.
