城市建设档案管理规范范文
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第1篇
关键词：成教档案；档案管理；特点；问题；对策
夜上海论坛 随着经济的发展和社会的进步，一些工作对人们的学历水平和技术要求越来越高，因此高校成人教育也越来越受到人们的重视。伴随成人教育的炙手可热，成人教育档案的管理也成为一个重要的管理系统，在成人教育多样性的影响下，成人教育档案的管理也成为一件庞杂而又棘手的工作。用词，在新时期的教育背景下，成人教育档案管理的规范化成为一个值得深入研究和探讨的问题。
夜上海论坛 一、新时期高校成教档案的特点
夜上海论坛 成教档案是反映成人教育的学生在学习期间的表现情况和学习活动以及学习成绩的一种记录方式。高校成人教育的独特性使其档案管理也与普通高等教育有所不同，总体来说成人教育的特点有以下几个方面：
夜上海论坛 1、成教档案载体的多样性。随着信息技术的发展和广泛应用，成人教育档案的载体也由以前单纯的纸质媒体转变为新型的电子媒体。在这些媒体中既有纸张、表格，也有照片、幻灯片之类，这些不同性质的载体所体现的都是最档案的记录性，他们共同记录了高校成人教育的发展，也体现了时代的进步，具有极为重要的保存价值。
夜上海论坛 2、成人教育档案来源的分散性决定了极强的社会性。成教档案的来源广泛，既包括上级下达的材料和指导性文件，也包括学校资料、学生学籍、教学大纲等。高校的成人教育学生大部分都有各自的职业，来源于不不同的地区，涉及的专业也不同，在学习期间也分布在与不同的教学点，具有极强的社会性和分散性。
3、成教档案具有极大的实用价值，档案的利用率较高。成人教育档案记录着学生在学校的最原始的学习情况和德才成绩，所以成教档案的利用率比普通高校档案的利用率高，学生的工作调动，升职需要的学历证明、报考研究生等都需要利用到学生的成人教育档案。同时因为成教档案还包括学校成人教育的一些教学大纲和学校的成教的发展，可以为研究成人教育提供一些珍贵的原始数据。
4、成人教育学习形式的灵活性造成了成教档案收集的困难性。成人教育因为其学生的特殊性，导致了学习形式的灵活多变性。普通高校的成人教育在一般的情况下都具有成人夜大、成人专升本等多种办学方式，因为其人员的复杂性地域的跨越性就产生了多种教学形式，除了课堂讲课只玩还有网络授课、考察参观、实习等，涉及范围广，运用的形式多，给成教档案的收集造成了一定的困难。
夜上海论坛 二、目前高校成人教育档案管理中出现的问题
信息技术的发展使大部分的信息管理都实现了网络化和数字化，在建设信息社会这个大潮流的推动下，高校成人教育档案的数字化信息化也成为一种必然的趋势。在信息化发展对传统档案管理的冲击下，成人教育档案的广利不可避免的也会出现不科学的利用和不规范的管理。总的来说，在新时期成人教育档案的管理存在以下几个问题。
1、领导对成教档案管理的意识缺乏，档案管理人员对档案的归档意识不强。社会上普遍的档案管理意识薄弱，在成人教育领域这种现象就更为严重。许多领导认为高校成教不如普通教育重要，认为成教只是为了给学校挣钱，从而不重视成教档案的管理，对成教档案的管理意识非常淡薄。领导的这种意识直接影响了档案管理工作的进行，导致档案管理人员对档案的归档意识不强甚至造成档案配备人员缺乏。这种对成教档案管理的薄弱意识严重阻碍和制约了成教档案管理工作的进一步发展和深入推广。
2、成人教育档案管理方式单一，管理手段极度落后，档案的信息载体单一化。因为对成教档案管理工作的不重视，导致了档案管理部门的设备落后，不能适应现代化的发展，信息化和数字化远远不能实现，导致电子文件记录的信息相对较少。在信息化迅速发展的今天多数的档案仍然还偏向于纸质载体，而没有实现纸质文件和电子文件共同存在记录信息的局面。同时管理手段不能适应新形势的发展，落后于社会形式的发展，造成档案管理的混乱，导致一些保存价值较高的文件和材料容易丢失，在研究中缺乏完整有效地档案资料。
夜上海论坛 3、没有规范的成教档案管理制度，不能及时更新档案管理模式。对档案的借阅和交接的等工作不重视，没有严密的规章制度，在需要相关的资料时胡乱翻找，不做借阅记录，借走的档案资料不及时归还甚至不归还，导致文件的流失和残缺，有时资料不全竟然找不到在哪个环节出了问题，影响了成教中对学生的管理，严重的甚至影响毕业生的就业和工作单位对人才的选拔和合理利用。陈旧的管理模式中，档案的收集和整理手段滞后于社会的发展，影响档案质量和在研究中的实际利用价值。
夜上海论坛 4、在档案的管理中出现重整理轻利用的现象，使档案的服务功能滞后。在现代的高校成教档案管理中更加注重的是对档案的采集、储存和整理，收集整理完以后就把档案管理工作告一段落，而不去加以来发和利用，从而削弱了档案的服务功能，降低了档案的利用率。是收集整理好的档案资料被束之高阁，不能得到充分合理的开发利用，更遑论开发利用新的档案资源了。这种严重的重整理轻利用的观念极大地制约了档案原有功能的发挥和拓展。
三、实现高效成教档案管理规范化的对策
高校成教档案管理中出现的问题严重阻碍和制约了成教档案管理工作的发展和进一步深入。只有解决这些问题，成交档案管理才能走上正轨，更好地服务于成人教育，为高校的发展，这就要求我们实现成教档案的规范化管理。实现成教档案的规范化管理可以从以下几方面入手。
夜上海论坛 1、增强领导者的档案管理意识，强化档案管理人员的档案归档意识。要实现成教档案的规范化管理，首先就要转变观念。高校成教档案是记录学校领导者在一个时期内的工作业绩重要依据，也是一个学校进行承继的重要保证，只有领导者的意识增强才能让档案管理者认识到档案管理的重要性和必要性，从而加强归档意识，在档案材料的收集和保存过程中严格把关，避免珍贵档案的流失和不完整。
2、全面提高档案管理人员的素质和专业能力，以适应现代信息化的要求。学校应该定期的对档案管理人员进行哦诶寻，促进不同高校之间成教档案管理人员的业务交流，从而提高他们的专业素养和业务水平。对档案管理人员进行择优录取，给成教档案管理工作队伍注入新的活力，为档案管理工作提供保障。
夜上海论坛 3、完善管理制度，更新管理模式。成教档案管理制度想要跟上时代的步伐，学校就要对成教管理制度进行及时的调整，有了相关的制度作保证，就可以调动档案管理人员的积极性，激发对工作的热情，从而保证档案管理工作的规范化和科学化。
夜上海论坛 4、完善和重视档案的利用率，强化档案的服务意识。成教档案的管理就是为了服务于社会和学校，在档案的收集整理之后应该注重对档案的利用，让档案管理切实产生效益，为成人教育的发展以及学校的发展做出贡献。
结语
夜上海论坛 高校成教档案的管理是一项非常重要和意义重大的工作，只有对成教档案进行规范化的管理，才能让成人教育的发展紧跟时代的潮流，从促进学校和社会的发展起到巨大的推动作用。
参考文献
[1] 粱守英. 浅谈高校成人教育档案规范化管理[J]. 广西教育学院学报, 2008,(05) .
[2] 钱亚军. 浅谈高校成人教育档案管理[J]. 科技信息(科学教研), 2008,(24) .
夜上海论坛 [3] 李翠萍. 在成人教育教学档案中实施信息化管理的途径[J]. 继续教育研究, 2009,(04) .
第2篇
关键词：档案信息化；声像电子管理规范；声像档案信息系统
夜上海论坛 一、研究背景及意义
夜上海论坛 近年来，信息化建设已成为档案发展的新方向，特别是以信息技术为核心的信息化建设已成为社会发展的强大推动力。2002年国家档案局、中央档案馆《全国档案信息化建设实施纲要》，标志着我国档案信息化建设的启动。《全国档案事业发展“十五”计划》中，国家明确指出“把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局。”紧跟国家信息化建设的步伐，实现档案信息化建设与国家信息化建设同步发展，已经成为档案部门的一项重要而紧迫的任务。回顾我国档案信息化的历程，总共经历了萌芽起步（20世纪70年代末～90年代初期）、快速推进（20世纪90年代中期～21世纪初）以及系统发展（21世纪以后）三个阶段。随着信息化时代的到来，海量电子文件数据的涌现以及包括云计算、大数据处理技术、4G通信等新兴技术的发展，无一不使传统的纸质文件生命周期理论、全宗理论和价值鉴定理论受到了挑战。海量电子文件的管理以及利用已成为档案学理论的新发展方向，也是档案信息化建设的重点方向。本文根据广州市城市建设档案馆自行编制的《广州市城市建设声像电子档案管理规范》以及自主研发的规范化声像电子档案管理系统展开调研，以期简述广州市城市建设档案馆档案信息化建设的现状并提出发展对策。
二、档案信息化的概述
20世纪60年代日本的学者首次提出了信息化，而后20世纪70年代后期西方学者提出了“信息社会”、“信息时代”等概念。我国信息化起步较晚，1997年召开了全国第一次信息化工作会议。目前，关于档案信息化并没有统一的定义，与档案信息化相关的诸如档案数字化、档案信息数字化等，其定义有一定的相似性却又不尽相同。有关档案信息化的内涵，杨公之(2011)定义为“档案信息化是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。”[1]张珺（2009）认为档案信息化是档案工作与信息技术手段的结合；档案信息化是档案事业发展中的一项动态系统工程，由诸多相关项目构成，是现代信息技术手段对管理目标的支持。[2]孟世恩与王颖（2004）认为档案信息化可理解为“是以现代信息技术在档案工作领域的实际运用为基础，以档案信息的资源化为主导，以实现资源共享为目的推动档案工作发展的进步过程”。[3]《全国档案信息化建设实施纲要》对档案信息化的表述为“以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程。”系统核心功能方面还需要进一步完善。目前对于系统的配置管理、备份恢复、权限管理等核心的后台管理功能都还比较简单，存在严重的管理和安全风险。而且目前系统的部分核心业务功能严重不足，例如软件对于图片档案的完整性管理的缺乏，导致一些查询需要投入大量人力进行，对于声像档案的查询利用和编研工作都带来诸多不便。4.系统设计中尚未考虑到未来电子档案和长期保存需要目前的系统主要处于应付现阶段的管理模式，即以纸质+数字化的双套制模式，不具备原生电子文件归档功能，也没有针对电子档案真实性、完整性、可用性、安全性的设计考虑。从长远来看，结合信息化改革步伐（例如国土规划信息化工作建设目标）以及本地信息环境的现实(云计算环境的逐步成熟和认证技术的落地)，未来城建声像电子档案管理系统应定位高远，需要面向电子档案管理的需要进行通盘考虑。
夜上海论坛 三、基于声像电子管理规范的档案信息化建设
夜上海论坛 广州城市建设档案馆的信息化建设工作开展较早，上个世纪90年代初便开始着手建立档案管理信息系统，在2002年后该馆开始致力于建设数字城建档案馆。目前使用的声像档案管理系统为2005年开发的系统，随着内外部环境的飞速变化与发展，使得现有的系统目前面临着内外部环境的双重压力，其中既有信息系统自身业务需求发展所带来的内部推动力，又有环境调整所带来的外部拉动力，在双向驱动力的作用下，信息系统的升级工作势在必行。因此，该声像系统的搭建正好解决了目前广州市城建档案馆对信息化升级的要求。《广州市城市建设声像电子档案管理规范》由广州市城建档案馆在多年实践中拟定，在业界也是首次明确以声像电子档案为研究对象，其规定了声像电子档案的术语和定义，声像电子档案的收集、整理、移交、保管、利用和元数据要求。针对原系统的不足以及工作中出现的各种问题，并基于《广州市城市建设声像电子档案管理规范》中明确的标准、定义，利用成熟、专业的声像处理技术，从以上有关信息化的表述中，我们可以发现信息技术、开发利用、资源共享这三个关键词，虽然表述略有差异，但是，我们可以认为档案信息化就是运用信息技术开发利用档案，最终达到资源共享的目的。
广州市城建档案馆现有的业务管理模式定型于本世纪初，馆内以“数字化生产、档案编研、自主建设”为立足点，在工作过程中取得了不少成果与荣誉，并曾一度成为城建档案行业的学习典范。随着时代的发展，新的上位法、国家标准和事业单位行政分类改革赋予广州市城市建设档案馆在城建声像档案工作职能上的转变，尤其使得其工作流程、服务方式、服务对象以及数量格式上产生的巨大变化，原有的声像档案管理系统的功能模块已经难以应对日常工作中的管理需求，主要问题体现在以下几方面。1.顶层架构设计不足广州城建档案馆信息化工作总的来说是受业务需求驱动，历经数十年时间的建设由多个系统构成的集合，尚未形成内部密切联系、资源有效共享的覆盖核心业务流程的综合性的信息系统。现有的子系统集合有拼凑之感，无论从命名，乃至到功能覆盖范围来看，系统之间的关系并不是很清晰，软硬件平台不够统一，使用部门和功能比较分散，信息集成度较低。这些已不能适应业务管理要求和新型城市化发展的要求。随着时间的推移和业务管理的不断发展，信息共享和系统集成的难度日益加大。2.系统功能整体性表现不足现有系统在整体层面上存在升级换代缓慢，用户体验友好性不足，子系统零散，缺乏统一入口等问题。现有系统中有相当部分都是独立建设的，各项业务功能基本上是陆续拼接的，使用的编程平台和后台软件存在较大差异，因而难以进行总体性的功能框架展示。目前信息系统对于业务活动的覆盖面还不够充分，例如实体管理与资源存储管理就还很不完善，功能模块之间的联系基本上属于各自为战的局面，用户需要根据自己的职权选择进入不同的系统进行操作，加上命名方面的随意性，导致用户体验较为零乱，没有整体性概念。3.核心功能有待进一步强化建立专门的声像档案管理系统，对声像档案信息资源进行集中有效管理，通过网络方式相互连接和提供利用，实现声像档案信息的有效、规范、科学管理以及资源共享。作为海量声像档案库，能和其他信息系统建立关联，提供声像档案资料从档案收集、档案管理、档案利用完整流程的全流程的管理系统。其中功能模块主要包括配设任务申请、任务分配、成果数据、数据查看、声像档案利用、著录、目录生成、档案移交、专题制作、查询检索、统计报表档案、用户权限管理。本声像电子档案管理系统是基于《广州市城市建设声像电子档案管理规范》的需求而量身订造的。该系统的上线及推广使用，将在一定程度上改变广州市城市建设档案馆目前的工作流程，提高其对声像电子档案管理及调用的效率。这不仅顺应了国家大力发展“互联网＋”的战略方针，而且通过《广州市城市建设声像电子档案管理规范》与系统的相互结合，使得整个系统在使用上有章可循，有法可依。这将有效提高整个系统的搜索效率及降低维护成本。同时，这种标准化的系统也值得国内其他城市参考，我们可以预想在不久的将来全国各地都遵循一个统一标准进行对声像电子文档的管理，存放在一个相同的系统下，这个系统所产生的价值将是不可估量的。
夜上海论坛 作者:林康子 单位:广东省广州市城市建设档案技术咨询服务公司
参考文献：
[1]杨公之.档案信息化建设导论[M]中国档案出版社，2001(9).
夜上海论坛 [2]张珺.我国档案信息化建设的分析与对策[D]，2009.
夜上海论坛 [3]孟世恩，王颖.对我国档案信息化建设实施的理论思考[J].档案学研究，2004（5）.
夜上海论坛 [4]翟玉芳.档案信息化建设研究[J].档案研究，2016(1).
夜上海论坛 [5]王美琴.我国档案信息化过程中的主要问题及对策[J].档案研究，2011（1）.
第3篇
【关键词】城建档案管理；数字化；信息技术；城市化
夜上海论坛 自我国社会主义市场经济体制确立以来，新时期社会进步飞快，城市建设也获得了广阔的发展空间，城市化脚步越来越快。城市化进程的不断推进中，建筑工程规模和数量不断增加，为了确保城市建设活动有序开展，需要全面开展城建n案管理数字化建设活动，实现数据的高效、安全和便捷存储，为城市建设规划提供更为科学合理的参考依据，推动城市化建设和发展。由此看来，加强城建档案管理数字化建设研究是十分有必要的，对于后续理论研究和实践工作开展具有一定参考价值。
一、城建档案管理数字化建设的意义
夜上海论坛 城建档案数字化建设是一个具有十分广阔发展前景的行业，在建设和发展过程中，仍然有许多缺陷和不足有待进一步完善。在城建档案数字化建设中，由于传统的城建档案管理方法需要耗费大量的人力、物力和财力，需要人工对纸质档案进行管理和检索，需要占有大面积空间，档案资料查阅速度较慢，效率不高。与此同时，由于档案资料自身具有分散性特点，所以对信息资源的整合和查找只能依靠人工实现，一旦纸质档案出现损坏，将造成大量的珍贵资料丢失，产生严重的危害和影响。城建档案资料完整性和系统性不高，而在广度和深度上同样存在着局限性，而且很多城建档案馆分布在不同区域，档案馆之间的档案资料调度和查阅较困难，需要占用大量的存储空间。数字化城建档案能够有效改善此类问题，利用先进的信息技术和数字化技术实现资源共享和存储技术，充分发挥档案信息原有的功能，提供更大的便利和支持。
二、城建档案管理数字化建设中存在的问题
城建档案管理中，主要工作内容在于如何长期地保存和查阅。伴随着我国科学技术水平的快速提高，越来越多先进技术涌现，并被广泛应用在城建档案管理中，能够实现信息的高效、安全和长期存取。城建档案信息数字化主要是在物质载体上记录，物质载体性能越好，存储时间越长。所以在城建档案数字化建设中，档案信息存储物质载体直接影响到数字信息的存取期限，保证物质载体的稳定性是尤为必要的。
夜上海论坛 城建档案由于自身性质较为特殊，所以除了记录城建的相关信息以外，还具有一定的法律价值。传统的纸质档案管理中，档案信息存储载体是纸张，很难被改变，可以更有效地确保信息完好。但是对于电子档案而言，档案信息很容易被删改，可能造成数据信息的丢失和不完整，法律价值需要在长期验证中才可以肯定其原有价值。
夜上海论坛 数字档案资源共享，首要前提是建立一个统一标准，利用统一的格式和规范，实现更大范围的档案资源共享。但是就当前城建档案管理数字化现状来看，仍然缺乏一个统一的标准，在不同程度上制约着资源的共享，影响到信息资源的大范围交换。
三、城建档案数字化建设对策
夜上海论坛 （一）做好全面规划。城建档案数字化建设中，前期规划工作是一项十分重要的工作，将大量的纸质档案资料信息转化为数字化档案，工作量十分庞大，需要耗费大量的时间和精力。数字化建设中，需要对档案馆内部的信息资源储藏量具有一定的了解，深入调查分析后，才可以突出工作重点，根据档案类型有针对性地开展数字化建设活动。
夜上海论坛 （二）建立城建档案数字化建设标准。数字档案的资源共享，需要在相关标准和规范的支持下，实现档案信息的数字化。建立城建档案数字化标准，主要是包括对数字化档案管理规范和信息化标准规范，通过对数据信息的收集和整理，为档案信息提供更为安全的保障，并做好网站管理的相关说明。数字化档案管理规范化建设，可以为后续的城建档案数字化建设工作提供更为充分的参考依据。
（三）建设统一的信息系统。城建档案数字化管理不仅仅需要依靠计算机网络开展工作，还需要建立统一的信息系统，利用相配套的设备和软件，搭建一个网络平台，实现数字化档案信息资源的共享。
四、结语
夜上海论坛 综上所述，城建档案管理数字化建设是应时展需求，提高城建档案管理水平的主要途径，在建设过程中需要充分考虑到数字化档案信息管理的安全问题和系统稳定性，有针对性地开展工作。
【参考文献】
[1]袁志海.城建档案管理数字化建设问题的思考[J].城建档案，2012，6（1）：35-36.
