电子档案管理规范范文
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第1篇
[中图分类号]R197.3 [文献标识码]B [文章编号]1673-7210（2008）07（c）-105-02
Standard management and utilization for electronic medical record
CHEN Qiao-ling,LI Shao-ling, LUO Xiu-mei
夜上海论坛 (Huizhou Municipal Central Hospital of Guangdong Province, Huizhou 516001,China)
夜上海论坛 [Abstract] In this paper, the standard management and utilization for electronic medical record(EMR) are presented,and as a new idea that can promote the management of medical record and improve both the medical record quality and medical quality, the new management mode ofmedical record and utilization mode should be established according to the status of medical record management.
夜上海论坛 [Key words] Electronic medical record;Standard management;Development and utilization;Quality of medical record
电子病历档案是医务人员对病人进行问诊、查体、检查、诊断、治疗、护理等医疗过程中形成的文字资料的总和；它不仅是病人住院期间诊疗过程的真实反映，具有法律效用的原始材料，而且还是医疗机构临床、教学、科研的宝贵财富以及综合评价医疗质量、技术水平、管理水平的依据。
1电子病历档案的规范管理
夜上海论坛 环节病历质量的规范管理与监控是病历管理中最重要的一环，它能及时发现和纠正医疗运行中环节病历存在的问题，最大限度地减少医疗缺陷的发生，提高医疗安全。医院质控部门应按《执业医师法》、《医疗机构管理条例实施细则》、《医疗事故处理条例》、《病历书写规范》等相关法律中，规定的三级查房制度、术前讨论制度、疑难病例和死亡病例讨论记录、手术分级管理制度等去审核和抽查各科在院病人的环节病历质量。检查病历书写的及时性、准确性、医疗质量、上级医师审检病历等情况。发现有医疗缺陷的病历及时纠正，有效地提高了医疗安全，保证病历质量。
终末病历是医务人员对病人诊治过程结束后的归档病历，使病历质量监控由事后检查向事前预防的方向转化。终末病历质量监控是对归档病历认真履行职责，严把入库关工作。对病历中存在的缺陷，及时给科室反馈信息，对所发现的病历书写缺陷，必须在不影响病历资料的原始性、真实性的情况下进行选择性的补充和完善。监控措施分两步：①各科室主任全面负责本科室已完成归档前的电子病历的质检、评分、签署等质量管理。②归档后由医院病案统计室的质控部门对终末病历分病案夜上海论坛、病历记录、病程记录和其他四个方面，按《病历书写规范》和各种法规进行全面质检，对于病历存在不足之处督促书写人及时整改，并将在病历中反映出的医疗或管理中的缺陷及时反馈给科室，提高临床医生“记录所做的事，做所记录的事”的意识，提高各种记录的有效价值；杜绝和预防丙级病历的存在。
病历书写及时性的规范管理是病历质量符合客观、真实、准确的要求。住院志、入院记录应当于病人入院后24小时内完成；首次病程记录应当在病人入院8小时内完成；抢救记录，抢救结束后6小时内完成；手术记录术后24小时内完成；出院记录，患者出院后24小时内完成；死亡记录应当在病人死亡后24小时内完成；出院病历档案72小时内完成和归档等；这些对病历书写时限的具体规定是病历书写时必须遵守的。但在临床医疗过程中，由于受繁琐的医疗工作和教学任务的冲击，有些医务人员也重治疗而没有及时书写病历，事后凭印象去补写，有可能造成记忆的遗漏或混淆，影响其真实性和可信度；病历书写按时限完成是保证病历质量的重要一举。
2 电子病历档案的开发利用
设计医院电子病历（EMR）与病案统计模块进行数据交换的网络接口，从EMR提取病历档案信息内容到病案统计系统，病历内容就是医院业务统计重要的原始资料，是医疗业务活动数量和质量统计的可靠依据。经过编辑、整理、分析的病历档案资料：①可为医院管理和上级部门提供报表服务；为临床业务开展、专科的建设、病床的分布、人员的安排等制订切实可行的工作计划，改善管理方式，提高工作效率提供依据。②与医院信息管理系统衔接，可在医院的局域网内查询到医疗动态、临床经验、病人诊疗过程及病人基本情况等资料，为医院管理和临床诊疗提供了必要的内容。③据病历资料可筛选病种输出至Excel表中进行量化后，导入SPSS中分析某疾病的发生发展、变化趋势、密切关系、危险因素的相关关系、设计某疾病的诊疗模型和鉴别诊断服务于临床。
在临床教学中，需要利用大量病历档案作为生动的示范教材，通过各种形式的病例讨论(如疑难病例、术前病例、死亡病例讨论等)，使学生们理论联系实际，提高感性认识，巩固理论知识。特别是对典型病例或罕见病例的讨论，更让学生终身难忘，受益匪浅。一份科学的、完整的病历档案往往起着教科书无法替代的作用。
电子病历档案是病人接受医疗诊治过程中的详细记载，它不仅是病人住院期间疾病诊疗的真实反映，还是确立疾病诊断和拟定治疗方案必不可少的依据。尤其对再次入院病人的诊治，病情的追踪，更要参考以往的病历档案。它还可成为诊断疑难病症、抢救危重病症的重要参考资料。也是临床实践最直接的记录，通过分析、总结，对提高医疗质量和技术水平，评价医疗业务能力、发展医疗卫生事业起到极其重要的作用。有些在治疗过程中还可发现某些特殊的规律，从而提示医务人员及时修正治疗方案，使治疗更趋正确、合理，缩短病程，提高治愈率，为医学研究提供可靠依据，推动医学的发展。
随着社会医疗保障体制改革的深化，法律制度的不断完善和人民法律意识的增强，病历档案的使用范围日益扩大，社会化的利用比例日趋上升。在解决医疗纠纷中，病历档案作为真实有效的凭证和判定责任的重要依据，处理各类肇事、事故、伤残等刑事、民事案件，司法机构往往是根据病历档案的原始记录来处理或判明责任。随着人们思想观念的改变和医疗制度改革的深化，大病保险和其他商业性的疾病保险，病历档案为医疗保险、保险公司补偿或理赔提供真实信息。故病案档案还是一份具有法律效用的原始材料或作为证明案件真实情况的证据和重要依据。
[参考文献]
第2篇
【摘要】
阐述了电子档案的优势特点，分析了医院电子档案管理工作中存在的问题，并立足医院档案管理工作实践，就如何将手工档案管理向现代化档案管理过渡，以适应现代医院数字化发展的要求进行了分析，提出了规范管理电子档案的措施和做法。
【关键词】医院电子档案管理 思考
夜上海论坛 现代信息社会计算机系统作为工具已经与人们的工作、生活紧密不分，在医院随着信息化程度的不断提高，各种新型信息介质和记录方式不断涌现，因此，医院形成了大量以磁盘和光盘为载体，可以在计算机、局域网、广域网进行复制、存储、传递、检索、使用的文字、语音、图片、影像、视频动态文件。收集、整理、管理、利用这些有价值的电子文件是电子档案规范管理所要面临的问题。
在电子文件产生初期的1988年，当时在法国巴黎召开了第十一届国际档案大会，大会的主题就是“新型档案材料”，会议意识到采用新技术的机读档案能为传统档案开辟新路。到了1996年的国际档案大会，会议提出了：档案馆原来只保管实体档案的传统做法和理论原则正在受到“虚拟档案”的巨大冲击［1］。由此可见，电子档案的作用和地位在飞速发展，逐渐为人们所重视。进入到21世纪，人们对各种时效性强、具有高价值的档案信息的需求量越来越大，比如医院这样的机构，各类档案也是种类繁多，形式不一，电子档案呈逐年成倍增长之势。现在，我院档案管理模式是：纸质档案与电子档案并存，计算机网络作为一种高效、便捷、处理庞大信息的现代先进工具被较为广泛地应用，并参与到医院档案管理中。这种模式大大简化了文件材料的收集、整理和归档过程，节约了时间、空间，提高了效率。应用计算机、光盘、硬盘、服务器等高科技存储、检索工具，借助网络信息系统平台，同时也可以便捷地得到所需的档案资料，丰富了档案查借阅手段，有效地提高了档案查、借、阅效率。
1电子文档所具有的共同特点和优势
1.1便于检索，办公效率大大提高
电子档案使用光盘、磁盘作为载体，将信息存储在上面，计算机强大的信息处理能力参与到文书档案管理，最明显的优点就是解决了在传统档案管理中人们使用手工操作时出现的信息收集不完整、漏抄、字迹不工整等问题，改变了过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的公文收集、公文处理，节约了人力，也提高了准确性。
夜上海论坛 1.2电子传输跨越时空，实现了资源的共享
电子档案在进行档案管理的时候，按照资料的分类进行收集、统计和查阅。因此，电子信息化管理相比传统的管理方式，检索效率高，同时还可以将诸如档案收集、查询、统计等功能与具体业务密切关联，快速查找，使档案利用更加便捷、充分、及时。
1.3存储时间长，节省资源，信息易于保管
与纸质载体相比，电子档案使用高科技材料制成，不仅能够防潮、防止虫蛀，而且可以重复使用、节能、环保、使用寿命长，解决了纸质载体在高温、湿度大的环境下发生氧化或者是被腐蚀的现象。电子档案最大的优点是存储在DVD、光碟、硬盘等电子设备上，占用的空间小，操作简单，不需要占用大量的人财物力［2］。
夜上海论坛 1.4流程化的业务处理将档案管理规范起来，强化了制度的执行
办公自动化软件的应用使大多数的数据是由协作工作流程执行过程中自动生成的，为医院档案管理提供了一个规范的工作过程的管理平台［2］，因而档案制度得以规范执行。
1.5传输安全性提高
传统的档案传输是靠人力，在传输过程中不免会出现资料的丢失，费时费力，安全性也随之降低。电子传输不仅保证文书档案的及时传输，而且能够确保其安全性，不会造成档案的延误或者丢失现象。
2电子档案管理中存在的问题分析
电子档案虽然优势明显，但是我院档案室在近年的工作中意识到电子档案的产生、收集、管理、利用与各部门密切相关；与各种软件、硬件的配备密切相关；与管理密切相关。各环节管理如果不协调，总有各种缺陷等待完善和弥补。
2.1电子文件自身缺限
电子文件具有依赖性和信息的不可识别性、信息载体的可分离性、信息的可共享性以及保存环境的特殊性［3］。因此，电子档案的收集依赖于操作软件。电子文件便于修改、复制，使体现原始记录的内容和形式不复存在。
2.2对电子档案资料收集整理重视不够
档案管理人员仍然将目光停留在传统的档案管理模式上，往往只注意收集医院颁发的行政文件，忽略了医务人员在从事医疗活动中形成的各种学术资料、电子视频教学传承资料、发表的论文、开展的科研课题、典型案例的影像资料等材料的收集归档，从而造成流失。
夜上海论坛 2.3对电子档案的管理仍然缺乏应有的专业技术能力
夜上海论坛 随着档案管理的数字化发展,电子文档越来越普遍。电子文档是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本和副本的差异，文件与档案之间很难划定界限，并且在机器上可以随时方便地复制电子文档。医院的档案管理者对这一新问题明显认识不够、经验不足。尽管引进了现代化设备，但是缺少专业培训，仅满足于一般的计算机操作，对于电子文件整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术等知识匮乏，与医院档案量快速增长、档案信息电子化发展的需求存在一定的差距。
2.4在电子档案信息安全与保密方面重视不够
电子档案具有存放位置不固定性、载体可转换性、信息接受对象开放性以及文件内容可分解性的特点。电子档案原始数据来源于医院各个部门，各部门是电子档案的建立者或者是第一收集者，档案管理人员无法参与到档案的始建阶段，也无法控制各部门传播和利用的过程，因此，电子档案信息随时有被修改、窃取、销毁的危险。分布在医院各部门的载体一旦被病毒感染或被“黑客”侵入，就可能造成信息数据无法读取或载体内所存信息的丢失，甚至造成整个信息系统瘫痪。
3规范电子文档管理的措施和体会
夜上海论坛 我院是一所有着半个多世纪悠久历史的三甲中医医院，档案管理的历史相对也较长，传统档案形式保存较多。作为中医医院在信息化建设方面虽然起步较晚，但是，近几年来，由于领导重视,投入增加，建设速度很快。目前，计算机管理已全面应用于医院的医疗、管理活动中。医院信息系统（HIS）可以为医院所属部门提供病人医疗信息、财务核算分析信息、行政管理信息和院长统计决策信息，具备收集、存储、处理，具有提取信息和数据通讯的能力，基本能够满足各部门用户的信息需求。医院信息系统、电子病历病案系统、办公自动化系统、成本控制系统等电子信息技术的普及，医院办公自动化、网络化的日趋完善，极大地完善了医疗服务管理,提升了工作效率。医院各部门之间的信息交流90%均在网络中完成，由此，相应也减少了很多传统文件，而产生了大量的电子文件。如何收集、保存、利用好电子档案，医院对此具有前瞻性,非常重视。2011年以来，根据精细化管理的要求，结合当前档案工作的新趋势新特点，我院在规范电子档案管理方面主要采取了七个方面的措施。
3.1建立电子归档的管理要求，明确电子资料的归档范围
夜上海论坛 2011年我院明确了电子文件归档范围和电子文件类型。参照有关纸质、磁性载体、照片等文件材料的归档范围，划定保管期限。归档内容包括相应的背景信息和元数据等。凡是在医院活动中形成的具有一定价值，通过计算机操作、传输、存储等处理的公务文件，明确规定均应收集、拷贝，按时归档。具体包括：①电子文书：指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等；②电子图像：用数码相机、扫描仪等设备获得的静态图像文件；③图形文件：采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件；④影像文件：用视频设备获得并经计算机处理的动态图像文件；⑤声音文件：用音频设备获得并经计算机处理的文件；⑥多媒体文件：用计算机多媒体技术制作的文件；⑦数据文件：用计算机软硬件系统在信息处理中生成的各类参数、数据等；⑧程序文件：指计算机使用的或在某特定平台上开发的系统软件、支撑软件、应用软件以及相关软件的版本信息等。
3.2建立了完善的医院档案管理网络
夜上海论坛 实行院内三级档案管理网络，明确了档案室和各电子档案产生部门的相应职责。我院电子档案管理工作实行统一领导，明确分工，严格执行档案集中管理，由医院档案室具体负责，档案室隶属于医院办公室，由办公室予以指导，一名副院长分管医院档案工作，做到了层层负责，层层把关。三级档案管理机制相互配合、协作，把规范化管理延伸到归档前电子文件的形成、收集阶段，提前介入电子文件的运作与管理。院内行政管理与电子档案管理规范结合后，使文件的形成、检查、鉴定等一系列环节有章可循。所以，电子文件一旦形成，即可按照档案室提出的要求，进行鉴定、编目整理，通过网络传输，移交给档案室保存，档案室及时备份、存储，并定期归档，避免了电子文件被随意删除。
夜上海论坛 3.3严格执行电子文档归档操作要求
夜上海论坛 3.3.1医院建立了一整套科学、合理、严密的《电子文件管理制度》。将电子文件管理工作纳入档案管理流程和相关人员的岗位职责中，旨在通过加强对电子文件制作、形成、收集、积累、鉴定、审查、记录，实现对电子档案的全程管理，提高医院电子档案归档质量。
3.3.2档案室现行档案实行纸质媒介和电子文件并存形式，两者之间相互联系，相互补充。在整理文书档案时，实行在案卷目录中注明文件的电子档案编号，以利对应查找，规范文件的名称、主题词、关键词和逻辑结构，以便分配、检索。
3.3.3电子文件归档要求拷贝两套，一套封存，另一套提供借阅。对于医院发生的重大活动、重要事件所产生的电子文件，归档时进行辅助认证工作，并要求与相关纸质文件结合，定期完成物理归档，载体要求选择通用性好、存储质量好、存储容量大的。
3.3.4对医院陈旧档案分步实行“数字化”管理。我院建院历史较长，目前档案室室藏档案仍以传统载体为主，如纸质档案、照片档案、录像带档案等。由于电子档案具备诸多优势，目前我院档案室正在计划分批逐步对现有档案实施经过数字设备等加工服务，转变为数字化图像，形成数字化档案［4］。尤其对医院珍贵档案进行专业、大像素扫描，进行服务器和磁盘柜存储，再备份刻录成DVD光盘或胶片，制作成数字化档案，为抢救和更好地保存原始档案作出努力。
夜上海论坛 3.4改善存储条件，妥善保管
夜上海论坛 3.4.1创造良好的保存环境。根据载体的特性，2011年我院增设了一间适合于磁、光电介质保存环境的档案室间，该空间保持了良好的温度和湿度，能够满足避光、防尘、防虫、防有害气体腐蚀污染及防机械磨损和强烈震动等条件，对于保存电子档案、延缓载体的自身老化，减缓载体所存信息的自然衰减起到了较好的保障作用。
3.4.2加大投入,不断完善档案室信息化建设。近年来，医院先后配备了先进的电脑、专业扫描仪、刻录机、大容量硬盘、防磁柜等，购置了专业档案软件，为电子档案管理工作提供了良好的条件。
夜上海论坛 3.4.3对已归档电子档案载体实行定期有效的检测和维护，同时保证电子档案所依靠的技术及相关支持软件。定期复制、转储（每三年至五年一次），转储后的载体与原载体同样编号保存。对于出现破损的电子档案及时修复和补救。
3.5确保电子档案载体的安全
由于电子文档不同于纸质载体形成的文档，其安全性特别重要。在国外电子档案已经实施多年，许多国家和国际组织都颁布了指导原则，电子管理方面均有一套严密的管理制度，这些是我院值得借鉴和学习的。因此，我院档案室在电子文档安全管理方面结合网络安全要求和保密制度，草拟和制定了更加切合实际的电子文档管理办法。该办法主要针对电子文档的非法访问、拷贝和对电子文档的篡改、非法打印问题，实施了一系列的安全措施。①通过对文件设置入口命令、口令、加密、注册登录来控制非法用户的访问。②通过提供特殊服务器来控制用户对文件的拷贝、下载、打印，利用防写技术将电子文档设置为“只读”状态，只允许读取而不能对其做任何修改。③在电子文档管理全过程中，严格遵守操作规程，并对其原始性进行认定，实行备份制度。④实施跟踪记录机制，实时记录电子文档的收集、整理、管理和使用等情况，在形成、处理、保管的过程中都有真实记录供查询，进行有效的跟踪监控。安装先进的防毒杀毒软件，建立防火墙，在局域网中应用VLAN（虚拟局域网技术）等［5］，强化网络安全，阻止病毒传播，隔离广播风暴，防止对电子文档恶意破坏和篡改。2012年我院全部实行了内外网物理隔离，确保了电子档案安全。
3.6加强医院办公自动化系统建设
由于医院办公自动化系统与档案管理系统、医院局域网系统之间存在不兼容情况，要实现依托医院HIS系统强化医院办公自动化系统、实现医院行政工作效率的提升、实现档案信息资源共享，必须在三者之间建立交换平台。2009年以来，我院在信息化建设方面实行有目的、有计划、有步骤，科学、合理发展。2011年办公自动化系统投入使用，该系统涵盖了医院各项业务办公领域，非常有利于归档各种电子档案。今年，我院继续完善信息化建设，在近期提出的第四期信息化建设需求分析中，档案室提出了通过进一步规范和统一网络办公自动化，规范办公自动化系统的操作管理，借助计算机网络技术和现代通讯技术，组建联合信息网络，实现不同软件下的数据转换，目前正在落实当中，不久将较好地解决我院多个网络系统无法对接，多数职能科室知识使用计算机单机办公，对所形成的电子文件未能进行统一管理的问题，节省时间，避免重复著录工作，方便网上电子档案的提供利用，有利于做好计算机组卷归档。
3.7注重档案管理队伍建设
积极培养档案队伍“多能”型复合型人才。要求档案员既要掌握专业知识、掌握现代化信息技术，又要熟练运用计算机以及现代化办公、通讯设备进行电子信息制作、使用、维护、管理，介入文件的形成和保管，参与电子文件管理、检索系统的规划设计。
夜上海论坛 电子文件来源广泛，形成者有业务管理部门也有数据录入人员、信息管理人员、计算机技术人员，医院档案室定期组织各部门此类档案兼职人员进行电子文档业务知识培训学习。将医院制定的电子文件管理制度形成文字材料，发到医院各职能部门，组织电子文件全程管理学习，并将电子文件归档工作纳入本部门的目标考核中。强化档案意识、保密意识、信息安全意识，提高运用和处理现代化信息的能力，担负起对电子文档监督管理的责任。
信息高速发展对档案管理提出了更高的要求，传统档案管理方式必然向现代信息化电子档案管理方式转变。医院电子档案规范化管理是一项系统工程，医院应根据自身实际情况，创造条件，配置与档案管理现代化相适应的软、硬件综合条件，采取措施，确保电子档案管理形成一套科学化、规范化、流程化、标准化的安全、高效档案管理模式，以适应现代医院数字化发展的要求，更好地为医院决策层、为医院建设发展提供有价值的档案信息服务。
参考文献
［1］肖成刚.论电子档案利用的利与弊［J］.医学信息,2010(6):44.
［2］殷红娟,王宏伟.文书档案管理的探讨［J］.健康大视野,2012(8):239-240.
夜上海论坛 ［3］朱焕芝.信息时代高校电子档案与纸质档案并存管理的思考［J］.河北联合大学学报:医学版,2012, 14 (2):278.
第3篇
关键词：档案管理电子档案优越性开发和利用规范措施
引言
电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录，电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同，档案工作者必须要对此有深刻的认识才能做好电子档案的管理工作。
一、电子档案的优越性
1.1直接减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作时效在知识经济时代的当下，现代网络系统不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，而且将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。文书档案管理工作实现微机处理后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档。由于实现随机管档，就可将过去的集中立卷，改为平时随时整理立卷。这样，集中的工作量，就变为分散的工作量，提高了立卷管理水平，从而达到档案管理工作及时归档的目的，便于检索利用。
1.2微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，就得拆卷重做。改为微机网络管理，文档用微机按“件”整理归档。可随时补漏增缺，使文档不形成存积，这时，只需按一下键盘，修改一下档案目录就万事大吉了。微机管理省时省力，可以给工作人员以充分的时间去提高业务水平。
1.3微机管理更有利于文档的保密过去查阅档案时是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，却能够看到整卷档案内容。这是不符合文档管理的保密要求的。微机管理将其改为单份文件提供利用，利用者就无法接触其他无关的文件，从而达到了文件保密的要求。
1.4微机管理有利于提高档案管理工作的质量档案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的档案，就必须有高质量高水平的文档卷宗。但是传统的文书立卷工作是人为的纸张立卷，立卷人根据自己的理解来进行操作，其对立卷标准掌握的尺度很难做到完全统一，这必然影响到案卷质量水准，从而给今后的利用工作带来了许多不便。同时，归档工作还占用了档案人员的绝大部分时间，致使档案管理人员的编研工作几乎处于空白的境地，这又制约了管理人员的水平提高。在这种管理模式下的档案利用，也是被动式的。文书档案管理进行微机管理，档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来，可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上来，从而提高文书档案管理工作的质量和利用的效率，使文书档案的管理、在提供利用服务时，能够发挥出更好的时效价值。
夜上海论坛 二、电子档案的整理、开发和利用
2.1电子档案的整理。在电子文件转化为电子档案后，由于计算机可以按需求随时将电子档案的单份文件从任何角度进行分类、组合，可以任意组成各种案卷。因此，“案卷”这一基本单位将从电子档案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”这个基本保管单位。电子档案整理的主要任务也从对案卷的整理而转为对光盘磁介质的整理;即对接收来的脱机保存的光盘数据进行编目、排架，或者是定期将电子文件保存系统中的电子档案制作光盘备份，同时对光盘进行编目、排架等。
2.2电子档案的开发利用管理。电子档案的独特性决定了电子档案的开发和利用比传统档案更加快捷、方便，更具实用性。一是开发平台的选择。系统的目标是将各档案管理单位的数据通过网络连为一体，便于共享数据资源，因此应选用分布式数据库管理系统作为开发平台，同时在档案管理单位所在地建立数据库，本地数据直接上机存取，既节约了经费，又方便了各单位互访数据。二是硬件要求。各档案单位的计算机在处理大量各类档案信息的同时，又要互相进行数据通信，所以硬件必须具备相应的需求条件。三是数据库模式设计。数据库的模式设计是一个非常复杂的问题，设计的目标既要满足当前的应用需要，又要满足可预见未来的应用需要，既具有良好性能，又易于修改和扩充。四是应用程序设计。设计数据输入、查询、事务处理、报表处理等应用程序。五是数据的备份及故障恢复。档案数据是珍贵的数据资源，为避免出现系统对数据资源的破坏，应用系统必须能定期对数据进行备份，以便于数据信息被破坏后的恢复。六是数据库的安全性保护。电子档案利用必须在保证数据库的安全性的前提下进行。所谓安全性保护就是防止非法使用数据库。在一个系统中，安全性保护非常重要，并不是所有用户都可以使用档案数据库。这就需要对用户使用数据库提供鉴别方法，即使用权鉴别，也要由计算机确认合法性。例如:设置口令等，对存取控制权的鉴别，档案本身的保密程度不同，开放程序也不同，应对获准使用系统的人员及其访问数据库的范围加以限制，对不同的人员予以不同使用权限。档案管理者可根据电子档案内容的密级程度，确定提供利用载体的方法，使用者按照使用权限使用载体拷贝，由计算机确认是否合法，并按期回收，同时通过网络传输电子档案，互联网的开通方便了档案部门之间信息的相互交流，同一份材料可以同时为多人利用，也可以直接到档案单位电脑上查询权限范围内提供的相关内容。电子档案的开发利用应充分发挥计算机信息采集、综合统计的功能对整个过程进行分析、统计、找出规律，探求新的方式与途径，加强计算机软硬平台建设，满足用户需求，最大限度开发利用电子档案，与此同时，还要注意确保档案资源安全利用。
三、规范电子档案管理的几项措施
3.1加强电子档案归档制度建设各档案管理单位应根据电子档案管理规范，并结合本单位实际情况，制定一套切实可行的电子档案管理制度，规范电子文件形成、积累过程的管理以及归档责任、检查鉴定等一系列工作环节，做到有章可循。制定电子档案制度时应注意以下问题:注意划清归档过程中各级各类人员的责任；归档时机应适合本单位工作实际；归档电子文件的责任签署应明确；注意电子文件的动态管理问题。
3.2从电子文件的源头抓电子档案的质量为进一步加强电子信息的管理，对电子信息进行集中统一管理和工程图纸等文件集中制作。为档案部门增配必要的设备，建立一系列服务手段是加强这一工作的必备条件。
3.2.1档案室设立图纸与文件集中处理系统，对审查完毕的电子文件进行统一收集，按要求形成纸质文件。
夜上海论坛 3.2.2设置专门场地对纸质文件进行集中审鉴，以保证纸质文件与相应电子信息的一致性。
3.2.3电子信息由档案部门集中积累，并在项目阶段结束时，在项目组的配合下统一按“电子档案管理办法”集中整理归档。
3.2.4为便于操作和管理，建议进一步规范电子文件形成所使用的软件平台，因工作需要必须使用特殊软件的，有关人员应按“电子档案管理办法”的规定将软件一并归档。:
3.3要严把电子信息归档关，做好电子信息动态管理一是在电子信息归档时要利用一切可利用的条件对电子信息进行检查、鉴定、验收，除有关归档责任签署之外，还必须发挥电子档案专家咨询组的作用，有针对性地进行检查，及时发现问题、及时解决问题;二是做好电子档案管理中的电子信息管理，使归档的电子信息跟踪科研生产变化，也即做好电子档案的更改补充工作，实行动态管理。不能将电子档案管理停留在管好几张光盘的初级阶段。
四、结语
电子档案是信息时代的产物，是现代档案管理工作中不可回避的。因此，还要不断研究电子档案管理和利用中存在的管理和技术上的问题，并加以解决，以实现安全、高效的管理和利用电子档案的目的。
参考文献：
[1]唐雪妍.《浅谈电子档案的管理》[J].兰台世界.2006(15).
[2]张文亮.《关于电子档案管理的思考》[J].云南档案2008(9).
