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夜上海论坛 [关键词]科研单位 项目管理 管理方案 管理历程
中图分类号:D922.21 文献标识码:A 文章编号:1009-914X(2015)47-0179-01
引言
军工科研单位担负着国家武器装备研制和生产的重要使命。军工科研单位对于其科研项目的研制、设计、开发、生产等各个环节都有着严格的要求和流程控制。由于军工科研单位科研项目的重要性,使得军工科研单位有必要建立科研项目的风险管理体系和机制,以避免在科研项目的研制和开发过程造成不必要的损失和错误,使其能够更好地正常运行并能够最后装备部队使用,服务于国防建设。项目风险管理就是军工科研单位确保科研项目能够正常运转的一个关键环节。
军工科研单位的项目风险管理是指对项目风险从识别到分析乃至采取应对措施等一系列过程,它包括将积极因素所产生项目风险管理流程的影响最大化和使消极因素产生的影响最小化两方面内容。主要包括:风险识别,风险量化, 风险对策。
1 项目风险管理的定义和基本性质
所谓项目风险管理是指通过风险识别、风险分析夜上海论坛和风险评价去认识项目的风险,项目风险管理并以此为基础合理地使用各种风险应对措施、管理方法技术和手段,对项目的风险实行有效的控制,妥善的处理风险事件造成的不利后果,以最少的成本保证项目总体目标实现的管理工作。
风险管理与项目管理的关系是指通过界定项目范围,可以明确项目的范围,将项目的任务细分为更具体、更便于管理的部分,避免遗漏而产生风险。在项目进行过程中,各种变更是不可避免的,变更会带来某些新的不确定性,风险管理可以通过对风险的识别、分析来评价这些不确定性,从而向项目范围管理提出任务。
项目风险管理的基本性质是指风险的客观性,首先表现在它的存在是不以个人的意志为转移的。从根本上说,这是因为决定风险的各种因素对风险主体是独立存在的,不管风险主体是否意识到风险的存在,在一定条件下仍有可能变为现实。其次,还表现在它是无时不有、无所不在的,它存在于人类社会的发展过程中,潜藏于人类从事的各种活动之中。
风险的不确定性是指风险的发生是不确定的,即风险的程度有多大、风险何时何地由可能转变为现实均是不确定的。这是由于人们对客观世界的认识受到各种条件的限制,不可能准确预测风险的发生。风险一旦产生,就会使风险主体产生挫折、失败、甚至损失,这对风险主体是极为不利的。风险的不利性要求我们在承认风险、认识风险的基础上,做好决策,尽可能地避免风险,将风险的不利性降至最低。风险的可变性是指在一定条件下风险可以转化。
2 项目风险管理的管理方案
在全面分析评估风险因素的基础上,制定有效的管理方案是风险管理工作的成败之关键,它直接决定管理的效率和效果。因此,详实、全面、有效成为方案的基本要求,其内容应包括:风险管理方案的制定原则和框架、风险管理的措施、风险管理的工作程序等。
2.1 制定原则
可行、适用、有效性原则
夜上海论坛 管理方案首先应针对已识别的风险源,制定具有可操作的管理措施,适用有效的管理措施能大大提高管理的效率和效果。
经济、合理、先进性原则
管理方案涉及的多项工作和措施应力求管理成本的节约,管理信息流畅、方式简捷、手段先进才能显示出高超的风险管理水平。
主动、及时、全过程原则
夜上海论坛 项目的全过程建设期分为前期准备阶段(可行性研究阶段、勘察设计阶段、招标投标阶段)、施工及保修阶段、生产运营期。对于风险管理,仍应遵循主动控制、事先控制的管理思想,根据不断发展变化的环境条件和不断出现的新情况、新问题,及时采取应对措施,调整管理方案,并将这一原则贯彻项目全过程,才能充分体现风险管理的特点和优势。
夜上海论坛 综合、系统、全方位原则
风险管理是一项系统性、综合性极强的工作,不仅其产生的原因复杂,而且后果影响面广,所需处理措施综合性强。例如项目的多目标特征(投资、进度、质量、安全、合同变更和索赔、生产成本、利税等目标);因此,要全面彻底的降低乃至消除风险因素的影响,必须采取综合治理原则,动员各方力量,科学分配风险责任,建立风险利益的共同体和项目全方位风险管理体系,才能将风险管理的工作落到实处。
风险管理方案计划书内容框架
夜上海论坛 计划书一般应包括:①项目概况;②风险识别(分类、风险源、预计发生时间点、发生地、涉及面等);③风险分析与评估(定性和定量的结论、后果预测、重要性排序等);④风险管理的工作组织(设立决策机构、管理流程设计、职责分工、工作标准拟订、建立协调机制等);⑤风险管理工作的检查评估。
2.2 控制措施
经济性措施
主要措施有合同方案设计(风险分配方案、合同结构设计、合同条款设计);保险方案设计(引入保险机制、保险清单分析、保险合同谈判);管理成本核算。
技术性措施
技术性措施应体现可行、适用、有效性原则,主要有预测技术措施(模型选择、误差分析、可靠性评估);决策技术措施(模型比选、决策程序和决策准则制定、决策可靠性预评估和效果后评估);技术可靠性分析(建设技术、生产工艺方案、维护保障技术)。
组织管理性措施
夜上海论坛 主要是贯彻综合、系统、全方位原则和经济、合理、先进性原则,包括管理流程设计、确定组织结构、管理制度和标准制定、人员选配、岗位职责分工,落实风险管理的责任等。还应提倡推广使用风险管理信息系统等现代管理手段和方法。
3 项目风险管理的管理历程
3.1 第一阶段
在风险的潜伏阶段,风险尚未显现,但其可能性存在于各种征兆之中。这个阶段的风险管理重在预防:
识别潜在的风险。这是预防风险的第一要务,不能识别就无法预防。识别风险的一个重要手段是量化,量化的好处是可以通过对比来鉴别风险征兆,可以设置临界点作为预警指标。
规避和转移风险。是预防潜在风险的另一个有效办法。当你识别出某件事情可能会有风险时,只要放弃做这件事,或者换一种较稳妥的方式去做它,就可以避免风险发生。
夜上海论坛 准备风险应对方案和危机处理预案。是预防风险的核心内容。一旦风险和危机来临,有应对预案就可以有效地降低风险的损失和危机的灾难。也许有些风险预案永远也用不上,但是这并不说明它们是多余的。只有风险降临的危机关头,人们才会感觉到它们性命攸关的价值。
3.2 第二阶段
在风险的发生阶段,风险已经来临,风险将带来的损失已经不难预料,这个阶段的风险管理重在应对:
夜上海论坛 选择和实施风险应对预案。事先准备的预案可以大大提高风险应对的决策效率,把决策简化到抉择。如果你能够事先准备好应付的预案,你就会有更多的选择余地,有充分的应对时间,就不会在突然降临的风险打击下束手无策。
采取权宜措施缓解风险。有些时候实施风险预案需要时间和条件,权宜措施就是为了争取时间和创造条件。在很多情况下,权宜措施也是构成风险预案的组成部分,但是当风险预案没有料到的情况发生时,应急的权宜措施最能考验一个管理者的应变能力。
采取补救措施抵消损失。当风险造成的损失不可避免的时候,可以堤外损失堤内补救。
3.3 第三阶段
在风险的后果阶段,风险造成的损失已经成为事实,形势危急,这个阶段的风险管理重在应急和善后:
夜上海论坛 选择和实施危机处理预案。应急实际上和风险应对没什么区别,不过预案的作用会更突出,因为危机时刻没有时间容你深思熟虑,只能选择过去准备好的主意。
实施灾难救助措施。危机往往伴随着灾难性的后果,损失已经铸成事实,形势无法逆转,因此需要考虑善后措施。
资料存档总结教训。这是善后要做的最后一件事情,但是它常常被忽略忘记。所有的风险和灾难留下的记录都是人类的遗产,它将为后人识别风险提供宝贵的线索。
参考文献
夜上海论坛 关键词:风险 评价 措施
夜上海论坛 一、海洋石油项目风险及风险评价指标的建立
夜上海论坛 海洋石油工程属于高风险工程产业,作为行业的从业管理者有必要对海洋石油的系统工程进行有效的风险评价,将风险有效的控制在决策者预订的范围内。海洋石油行业本身的行业性质就比较特殊,而且石油行业在跨国经营中具有更多的无法预测和不确定的因素,这些因素的存在往往使其项目投资效果更容易受到世界各国经济政治形势、工程实用技术、地理地质等含有大量不可预测的各种因素的负作用,从而导致负作用的存在具有潜在性和可能性,而这两种性质很可能产生不利的结果,以至于无法实现或者无法完全实现预定目标。
我国海洋石油工程项目的系统可以进行如下分类:1、设计系统2、采办体统3、安装系统4、建造系统5、管理组织机构系统。以上系统都涉及大量的不确定性的风险事件,用传统的风险描述和统计系统已经很难对系统的风险因素进行有效的评价。因此我们可以引入模糊数学的理论,建立数学评价模型,对风险因素进行精确的控制。这一方法目前在工程行业被广为采用。海洋工程项目管理组织结构图如下:
从上图可以看出,项目组的管理组织机构采取的是矩阵组织机构形式,或者叫做“项目”或“产品”管理。项目组采用这种方式进行项目管理是适合管理的需要的。因此,要对其项目管理实行风险评估,就必须对项目组本身的组织机构和管理人员综合水平实行评价,同时也需要对各个职能部门,即对各个分公司所实行的职能,包括采办、建造安装、设计等管理方面进行风险评估。
从整体来看,项目组同外界环境的协调程度的风险值最高,这将成为影响这个项目组管理过程的效率和效果的最为关键的因素。同时,管理组织过程的协调程度也成为影响整个项目管理效率的重要因素。需要重视。②管理组织的管理层次、跨度正常,属于窄跨度组织结构,适应项目的管理和操作。权责分配符合要求。③从局部各个风险因素来看,严重影响组织管理的风险因素包括:a项目组人力物力资源紧张;b会出现多人对统一决策负责的现象;c决策的效率低;d.项目组命令决策不能统一贯彻执行;e项目组与职能分公司的命令容易混淆;f会造成多重任务的复杂性;g公司各项目主次顺序不明确;h.项目组目标不是很明确;通过对海洋工程专家、管理人员的调查结果进行分析,评价下,
首先,根据表中的指标赋以权重,设计科研项目评价和选择指标体系。其次,科学分配指标的权重值。一般说来,诸因素在评价指标体系中的地位不能等量齐观,应根据:这里的Aj指第j个因素在指标体系中的权重值;m为专家数;n为指标数,Rj为秩次和。通过上述公式求得表中各因素的权重为:A1=a,A2=b,A3=c,A4=d,A5=e,A6=f。然后,开关函数与单指标淘汰项目模型。在科研项目立项定量评价时,总得分高低并没有反映课题质量的全部信息,当某一项指标的平分低于确定的底线,即使其他指标的平分都很高,此项目也被认为无资助价值,即因单因素而淘汰。在当前科研应用与经济紧密结合的环境下,我们在进行科研项目的定量评审时,作为基础性研究项目,若在“创新性程度”指标评分等级达不到“D”等,即低于代表分65分时,若是应用性研究项目,在“市场/地方”适应性程度指标评分等级打不到“C”等,即低于代表分75分时,即使其他指标的评分很高,该项目也可被认为没有意义而否定。因此,在定量评价和项目选优时就需要设置开关函数,建立单因素淘汰项目制。设上述两类指标项专家评分均值为Tj,则:当j=1时,为研究项目“创新性程度”指标项;当j=2时,为研究项目“市场/地方”适应性程度指标。tij为第i个专家在j项指标的评分值。于是项目m的开关函数为:或其中为阀值,当j=1时,=65分;j=2时,=75分。当时,项目m的单指标符合要求,即可正常纳入项目定量评审;当0时,一票否决,直接否定项目m,勿须再参加后续评审。最后,项目定量评价举例:类似,专家对某一项目x的其他五个单因素进行模糊评判后得到一个六因素评价结果矩阵:前述六因素的权重值写成矩阵形式为:为防止“调皮”数据的干扰,我们选择模糊矩阵算法中的主因素突出型算法:得:B=A・R=(0.2,0.25,0.25,0.23,0.16归一化得:B=(0.1834,0.2294,0.2294,0.2110,0.1468)为了综合定量表述评价结果,对A=“优”,B=“良”,C=“中”,D=“一般”,E=“差”分别赋值为95分,85分,75分,65分,55分,则得矩阵:即项目X经学科组10位专家定量评价所得的总分值约为76,对应等级为中偏上。
二、针对上述模型我们项目组织机构应该做到
夜上海论坛 1、 建立完善的风险管理体系
针对原材料风险,主要是控制好原材料的价格,防止施工成本超支。对于通货膨胀风险,要事先了解国内外宏观经济走向,建立完善的经济信息收集和分析制度,来应对通胀风险。针对资金风险,要做好在施工过程中的财务管理工作,加强对工程进度款的审核与支付。针对施工风险,首先要做好施工前期的技术论证,做好对施工工程的质量控制,加强对施工人员的质量安全教育。
2、 引入风险预警系统,构建应急机制
海洋石油工程项目的承包商要加强对风险管理的信息化建设,引入行业内最新的风险预警等系统,通过对预探井、油气水井、油气集输系统等起关键作用的部位进行重点实时地监控,来收集相关的资料和信息,同时运用系统内附带的统计和预测方法来描述和预测风险可能发生的时间和可能造成的损失。同时,海洋石油工程项目的承包商要加强防范预案和应急机制的构建工作,针对各种可能发生的风险,来构建相应的防范预案。
3、 建立风险监控报告制度,加强对风险的全过程监控
海洋石油工程项目的承包商还要建立风险报告制度,对项目风险的全过程动态监控。通过在施工作业过程中对各种风险相关信息的收集,建立阶段性的风险动态评价机制,来描述施工中不断阶段的风险情况,并根据评价的结果,建立风险监控报告。风险监控报告中要描述当前项,目的进展情况,通过各种数据来说明项目中风险发展情况,从而提出相应的风险应对策略。
夜上海论坛 关键词:科研院所;科研设备;采办经费;风险
中图分类号:F23
文献标识码:A
夜上海论坛 doi:10.19311/ki.16723198.2017.12.053
1科研设备采办经费风险分析
夜上海论坛 1.1采购计划不合理,资金利用率较低
夜上海论坛 科研设备的采购存在多而散的特性,部分科研设备根据研究项目而计划性采购,部分常用的科研设备,比如试管、烧杯、计算机等则会根据计划适量进行储存。科研单位的设备采购通常由采购部门的人员负责,对于采购需求则主要由科研项目人员根据科研计划提出。这种情况下,一方面,采购人员缺乏科研设备方面的专业知识,对科研设备的采购情况主要依据科研人员的需求而定,采购计划设定较为被动;另一方面,科研计划可能会因为一些外在或内在的原因发生需求变动,在项目招标、采购到完成的过程中存在着因需求变动给采购计划准确性带来一定的风险,使得采购物资要么不满足科研需要,要么物资采购与项目进度不匹配,造成科研费用使用的不合理现象。
夜上海论坛 1.2经费管理不透明,费用去向难掌握
采购费用的设定会根据市场环境的变化而变化。尽管现在部分科研单位的物资采购采取网上公开招标的模式,使采购供应商范围扩展到全国,不再局限在本地区采购供应商范围内。从招标模式上分析,采购确实做到了一定程度的公开化,但是采购的物资仍存在质量劣质、不符合用物标准的情况,仅凭投标标书难以准确地判定物资的质量是否符合标准,采购人员对竞标对象的实地考察,同样存在着责任风险和道德风险。采购经费的高效管理需要一个庞大的体系,将采购部门、财务部门、科研部门等紧密联系起来。科研机构独立的、缺乏透明性的经费管理模式,使得部分经费存在违规使用或低效使用的风险。
夜上海论坛 1.3流程管理不完善,采购合同存风险
采购合同涉及诸多采购细节和法律风险。对于采购合同的管理,科研机构一方面在人力资源方面缺乏专业性的合同管理人员,从而难以识别合同条款中存在的风险责任条款;另一方面合同管理的水平较低,且未形成合同闭环式管理模式,使得合同中存在的风险难以被及时识别和规避。当前,在科研设备采办过程中,合同风险主要为欺诈风险和法律风险,比如:乙方以虚假合同主体身份与甲方签订合同,最后出现采购设备无法及时准确地供货,或者后续的服务问题难以保障等;合同条款中存在难以察觉的细微法律漏洞,给购买方造成资金损失等。科研机构在对合同管理不完善,核不严格的情况下,在采购过程中必然存在对合同签订中的风险难以及时识别和规避问题,进而给采购经费管理带来较大的资金损失。
2优化科研院所科研设备采办经费风险管理途径
2.1设立项目采购人员,最大化控制资金效率
夜上海论坛 要全面控制科研设备采购计划制定过程中出现的风险,需要将采办部门与项目组紧密联系起来,让采购人员融入科研项目需求制定及实施的全过程,保障两个部门之间的信息能够及时有效地沟通。对此,一方面采购人员相对科研设备的专业知识还存在一定的欠缺,因此,需要科研项目人员对采购人员针对具体项目进行科研设备知识的培训与讲解,让采购人员能够准确判别所需采购的科研设备的质量;另一方面采购部门可以灵活地根据科研项目安排项目采购人员全程跟踪项目起始过程,对科研项目所需要采购的物品和存在的采购风险及时给予专业化意见,同时及时保持与采购项目组的有效沟通,对科研项目中出现的因项目需求变动而导致的采购计划变动,及时予以反馈和终止相应的采购计划,将因变动造成的损失降低到最小化,保障闲置资金不被积压,确保能最大化利用采购经费。
2.2建立部门联动机制,准确管理经费去向
采购招标方式无论是采取线上公开招标,还是线下邀请招标,均需要建立公开透明并与其他部门紧密相连的联动机制,并利用信息技术建立联合各相关部门的管理工作的信息系统。线上招标在电子商务平台上的整体操作过程可以由相应的平台提供相应的采购依据,采购人员必须将相关依据、发票、合同等上传至信息系统中,按公司管理制度,待相关负责人审核通过后,财务部门才可支付相关采购费用。同时,对招标中的技术文件编制、开标评标、定标和合同签订等环节必须严格按照公开公平公正透明的要求,来对供应商进
行选择。并将各个环节中必要的信息在相关平台中进
夜上海论坛 行公开、保存,便于后期查看和审核,以及及时对不符合要求的信息予以驳回,确保采购经费的合法合规使用。
2.3完善合同管理流程,规避合同签订风险
采办部门对于在采购环节中频繁出现的合同签订工作,往往由于频繁性和暂时没有体现出的风险,而忽视了合同内容的严谨性和风险性。在合同签订过程中,对内容规定不细致,对合同组成部分中的费用明细、税务责任、知识产权分配、提交成果等缺乏明确具体的规定,导致后期在合同执行过程中易出现相关纠纷。同时,在各种纠纷产生之后,采购部门为了和部分存在长期合作关系的供应商(或者强势供应商)继续保持合作的状态,而采取掩盖问题、牺牲单位利益的方式来化解矛盾。因此,对于合同的签订过程,需要专业人士对其进行审核,最大化规避合同中存在的矛盾和风险,同时明确合同风险责任追究制度,以责任倒逼合同签订及审核人员严格制定及审核合同内容。对于后期合同中产生的纠纷等,需建立完善的闭环机制,将纠纷和问题合理解决,避免纠纷和问题给采办经费带来进一步的损失。
3结束语
夜上海论坛 在非电子商务或互联网还未普及的时代,采购环节中的经费时长存在较大的风险,市场风险、道德风险、责任风险、法律风险等都时时围绕着采购工作,其中道德风险在部分单位内部成了一种潜在的规则。信息技术和电子商务普及之后,科研单位可以建立公开透明的信息平台,让采购的每一个环节都晒在阳光下,经费的使用去向可以较好地被系统记录、合同内容能实时地被查询、采购价格能够在市场价格的指导下进行对比分析、供应商不再局限于本地区范围内等,这些都使得科研单位能够更好地规避科研设备在采办过程中出现的经费风险问题,使得财务部门能够更加有效地控制预算经费的使用情况。
参考文献
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