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没有规划的调研
在某次实施顾问的集中培训过程中,我们就业务调研这个工作进行了现场演练,且来看看这次演练过程中,实施顾问们的表现吧。
夜上海论坛 没有准备,匆匆上场。为了赶项目进度,调研的时间通常很有限,实施顾问对业务调研对象没有做太多的了解,也没有做过基本的项目干系人分析,就拿着公司制定的标准调研问卷展开调研了。但上场进行调研访谈的时候,实施顾问发现访谈往往无法顺利展开,因为实施顾问对项目有三点不清楚:调研对象在项目中的立场,该客户的组织模型与现有管控模式,调研对象关注的业务问题和关注点。这个时候的调研通常演变成了简单地按照问卷问一遍问题,然后也草草收场。调研顾问事后回头一看,发现调研工作等于没有做。
调研现场没有分工。在演练过程中,我们把三名顾问分派为一个团队,让他们共同完成业务调研这个任务。当他们同时上场的时候,我们发现这三个人只是一个“游击队”,在调研时没有分工。谁主问,谁补充,谁负责记录没有分工,在现场常常出现一个问题三个人同时发问或者冷场的状况。访谈工作结束了之后,才发现没有人做的记录是完整的,他们还得绞尽脑汁地回忆客户说了什么,想解决什么问题。
调研访谈没有重点,跳跃式发问。业务调研应该是一个整体,一般而言会采用整体分项――明细――总结的形式展开调研,调研顾问在调研到某个业务领域的时候会把这个业务单元的流程了解完整。但往往在实际调研时,顾问不具备把控调研过程与引导客户的能力,碰到比较健谈的客户,一是容易跑题,等调研的时间差不多耗尽时,才发现可能有大半的问题还没有了解清楚;二是实施顾问提问时跳跃性太强,对于关键问题也没有进行深究,导致客户跟不上顾问的快速切换的思路,调研的结果也可想而知了。
调研过程沟通没有技巧和方法。典型特征是调研时没有开头,也没有结尾,一上场就提问,没有一个良好的切入点和开场白,显得很生硬。而提问完成后,也以“感谢你的配合”等结束,没有对调研的内容进行总结与回顾,并通报下一步的工作安排。同时,在调研的时候调研顾问用了许多专业术语,而这些全部是软件的术语,没有使用客户熟悉的业务语言,结果要不就是客户告诉你不知道,要不就是按照他自己的理解去解释了,最后的结果往往也是驴唇不对马嘴。
夜上海论坛 说的多,听的少。见过记者比受访者说的还要多的吗?如果有见过,那一定是一个不合格的记者。调研的时候也是同样的道理。调研顾问需要时刻牢记:调研的目的是要引导客户说话,顾问要多听、多记录,这个场合不是顾问发话的时候。同时,在这个环节要注意提问的连贯性与深入性,同样的一个问题,如果在没有得到明确答案的情况下,不妨换一种问法,或者能够从中找到不一样的答案。
夜上海论坛 正确的调研流程
夜上海论坛 从上面几个现象来看,要做好业务调研还真不是一件容易的事,那我们应该如何做好业务调研工作呢?一般而言,业务调研会有如下几个过程:
制订业务调研计划:业务调研是ERP项目实施整体计划的一部分,所以如何展开业务调研,一定需要制订好详细的工作计划,这个工作计划需要考虑到项目的整体进度要求、相关业务部门人员的工作时间安排、项目组成员的前期准备等因素;同时,在业务调研过程中,还需要考虑到一次调研完成之后,可能还会有许多未尽事宜需要进行补充调研,也需要预留出相应的时间。
夜上海论坛 ERP系统讲解培训:业务调研和系统讲解有什么关系?试想一下,在进行业务调研的时候,业务部门如果对于ERP系统没有一个整体的印象,也没有了解过ERP系统的设计理念和思路,那这时让业务部门对ERP系统提需求,岂不是无稽之谈。所以在展开业务调研之前,就需要对相关业务部门展开充分的ERP系统讲解培训,确保各业务部门对系统的理解到位,只有把“松土”的工作做到位了,后续才能展开调研这个“深挖”的工作。对于ERP系统讲解培训,可以由软件方资深顾问来完成,他通常能够从全局层面对系统展开讲解,确保讲解的效果。
问卷调研:第一轮调研一般采用问卷调研的方式展开,这些问题需要由实施顾问先行设计调研问卷,目的是为了了解业务部门的基本情况,并且业务调研问卷的内容也会成为访谈调研的基础。在问卷中一般会包含如下内容:
部门组织架构;
部门决策人;
关键用户名单、岗位名称;
部门职责、各关键用户的岗位职责;
夜上海论坛 部门相关工作的流程;
部门工作中涉及的相关资料及表单,如合同、报表、变更申请、审批表单等;
夜上海论坛 当前管理工作中的主要难题;
对于ERP系统的期望和建议。
夜上海论坛 访谈调研:经过前期的众多铺垫以后,这时才切入到业务调研的核心工作,但在开始这个核心工作之前,也有一项非常重要的准备工作,那就是准备好业务调研大纲,这也是整个业务访谈调研的框架,而这个大纲往往需要提前发送给受访人员,以便给相关人员时间做前期准备,并确保调研的全过程都能够紧扣核心,不会出现跑题的现象,业务调研大纲中一般会包括如下几部分的内容:
管理目标:如老板关注成本管理的哪些内容?对业务部门有什么具体的要求?现阶段遇到哪些管理问题,有哪些是亟待解决的?您的管理解决思路是什么?
夜上海论坛 具体的业务单元:如房地产企业的目标成本管理、合同管理、付款管理、动态成本管理等,需要分别从管理现状谈起,深入到具体业务单元的流程和执行情况。
夜上海论坛 总结对本次信息化的三个期望,以及三个主要的风险:这也是一次总结性的内容,由实施顾问对相关业务部门的领导进行访谈的总结回顾,并且结束本次的访谈内容。
夜上海论坛 在业务调研的过程中,需要这位实施顾问具备深厚的业务和技术功底,并且具备良好的沟通技巧,避免犯下之前所说的常见错误,确保业务调研能够充分了解客户的业务现状。
夜上海论坛 编写业务调研纪要:在完成了业务调研之后,需要在48小时之内完成业务调研会议纪要的梳理工作,作为本次调研的成果(备忘录),提交给被访谈人确认,这些内容也将是后续编写业务解决方案的基础。在写业务调研纪要的时候,需要进行结构化的思考:
会议主题:应精简为三点左右,应该由访谈主导人在访谈开始时向被访谈者清晰说明的。
夜上海论坛 会议内容:详细内容,可以根据问卷的问题以及访谈时所了解到的结果进行撰写,重点要记录下被访谈者的核心关注点。
夜上海论坛 会议结论:最终达成的共识,建议以系统应用目标为导向,这样就可以在访谈的时候完成应用目标的沟通与引导。
后续工作项:后续还需要被访谈者参与的工作,分派任务。
待定事项:会议中未确定的,还存在疑问的工作。
夜上海论坛 一、当前检察调研工作存在的主要不足
2、许多同志认识不到位,不能正确处理好检察调研和其它检察业务工作的关系。 以我院为例,虽然每年也布置开展检察调研工作,但许多同志由于认识不到位,认为搞调研工作是研究室部门的事,与已无关,我们其他业务部门的同志,只要把自己的业务工作做好了也就完成了任务,这种错误认识存在的原因,是由于把调研工作同业务工作分割开来,是为了调研而调研的错误思想而导致的结果。
夜上海论坛 3、有些同志不能正确认识检察调研的重要性,存在着作风不扎实、方法不得当、效果不明显等问题。没有认识到检察调研是检察工作中的重要组成部分,是一项基础性、理论性、专业性很强的工作,检察调研过程是发现问题、认识问题、解决问题的过程,是对检察实践进行反思或总结、或提高升华、或探讨探索的过程,搞好调查研究不仅是我们正确理解法律、公正实施法律的重要理论基础,同时也是提高检察干警理论水平和执法水平的重要途径。因此,我们一定要克服调查研究是秀才们的事,与本职工作无关、与已无关、办案是硬任务、调研是软任务等不正确的认识;纠正东拼西凑、应付交差、走马观花、作风漂浮的做法,尽量用自己的语言表达自己的思想,形成勤于思考,独立思考,勤于笔耕,独立动手的良好局面。
二、提高检察调研工作质量的措施
夜上海论坛 1、加强领导,搞好组织发动
领导重视是搞好调研工作的重要前提。一是多汇报、多请示,积极主动地争取领导的关心、重视与支持,争取把检察调研工作列入院党组会或院务会或检察长办公会的议事日程,把检察调研工作提高到重要位置,力争一年内召开几次检察调研工作专题会,认真研究并着力解决调研工作中存在的问题。就我院目前的情况看,院党组一班人是高度重视此项工作的,每年初,我们均按照上级院研究室的部署,专门召开院务会、检察长办公会专题研究和部署全年调研工作,将此项工作纳入了院领导的议事日程,为推动我院调研工作的开展起到了积极作用。
夜上海论坛 2、完善工作制度,严格落实责任
首先,要将调研工作纳入院目标管理,制定目标、分解任务,将调研任务落实到每个科室局,落实到每个干警。就我院的作法也是切实可行的。年初由研究室制定检察调研任务工作计划和考核办法,并提供参考选题,然后各个科室定人员、定课题、定时间,并向研究室备案。二是将调研任务纳入到全年的目标考核之中进行量化、细化、落实奖惩,将调研工作与目标考核、评优等挂钩,使调研工作从软任务变成了硬指标,一改过去仅靠研究室单兵作战的局面,形成了各部门共同参与、全院干警积极参与的良好势头。三是建立完备合理的奖惩机制,并严格落实。为强化干警的调研意识, 实行一票否决制, 没有完成调研任务的科室和个人,取消一切评选优秀的资格。对出色完成任务的, 要按照一定标准给予物质和精神奖励。
3、围绕中心、确定调研工作方向
选择调研课题是决定调研质量的关键。一是要围绕检察工作重点,确定年内检察调研工作的攻关重点。围绕上级检察机关的工作部署,并结合当地实际情况,明确本院的检察工作重点。这些重点,也就是我们检察调研的重点。检察调研应当为检察工作服务。例如,坚持严打方针,维护社会政治稳定和经济安全;加大查办和预防职务犯罪工作力度,促进廉政勤政建设;强化诉讼监督,维护司法公正和社会正义;深化检察体制改革,推动检察工作与时俱进;坚持从严治检,加强检察队伍建设和基层建设。这些就是我们今后一个时期的调研重点。
夜上海论坛 郝建新对宣传调研工作提了几点意见:要加强对科协宣传工作和决策咨询工作的认识,增强做好宣传调研工作的自觉性和主动性;要运用科学文化产业基金,推动科技与文化融合,大力发展科普文化产业;要按照国家和省里的统一安排,以山西科技报刊总社为基础,加快组建山西科技新闻出版传媒集团;要创新思路、整合力量,全力做好国家级科技思想库试点建设工作;要建立健全工作机制,让科协宣传和决策咨询工作制度化、规范化。
周大亚就国家级思想库建设工作作了报告,主要阐述了中国科协国家级科技思想库的功能定位、建设总体布局,以及地方科协和所属学会做好决策咨询工作的几点体会。他指出,中国科协的国家级科技思想库是关于科技工作者状况的“人”的思想库。在组织形式上,每个全国学会和地方科协都是党委政府的科技思想库,从下到上共同构成一个科技特点突出、科协特色鲜明、资源共建共享的金字塔型思想库系统。另外,地方科协及所属学会要做好决策咨询工作,必须选好题目、组织好队伍、提炼好专报、报送好成果、创新好形式。
王重一介绍了省科协宣调部今年的工作计划,主要有9项内容:不断健全体制、完善机制;开展10项决策咨询调研课题;编印内刊、出版成果;承上启下,建立省级试点(2家省级科技思想库建设试点单位和8个省级科技工作者状况调查站点);夯实基础、加强能力建设,举办业务培训,完善、维护和更新国家级科技思想库决策咨询平台;做好科协日常工作和各项活动的宣传报道;在媒体开辟“闪光的足迹”专栏,对中国科协和省科协表彰的优秀科技工作者进行宣传;在媒体开辟“科技工作者建议”专栏,对科技工作者提出的建议进行整理刊登;开展对科技工作者的培训。
会上宣读了《关于聘请第二批山西省国家级科技思想库决策咨询专家的决定》,并给8位专家颁发了聘书;宣读了《关于确定山西省机械工程学会和晋中市科协为省级科技思想库建设试点单位的通知》,并为试点单位授牌;宣读了《关于确定省电力科协等8单位为省级科技工作者状况调查站点的通知》,并为各站点授牌;宣读了《关于对2011年山西省国家级科技思想库决策咨询调研课题成果进行表彰的决定》,并为获奖单位颁奖。
夜上海论坛 会上,杨伟民、郝建新、周大亚、许向阳共同按下启动球,启动了四大科普计划在基层新闻采风活动。