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[关键词]高校图书馆;预算管理;问题;对策
夜上海论坛 随着服务理念与服务模式的发展变化,高校图书馆服务呈现多元化趋势。从藏书为中心向数字化和合作交流转型,线上线下齐头并进,实体图书馆进行大规模空间改造。伴随着业务多元化进程,图书馆资金投入逐年增加,资金用途也日渐多样,不再是以往以图书资料占绝对比重。同时,项目资金在管理与使用方面的要求更加规范严格,项目建设、资金支出不再是以往申请批准即可使用的模式,必须事先立项、申报预算,获批后按预算项目进行使用,而且项目预算执行进展、预算绩效也受到全程跟踪。《图书馆管理》一书的作者,美国图书馆学专家罗伯特.D.斯图亚特曾说过:“预算或许是衡量图书馆现存计划及其效果的最好、最重要的控制措施。”因此,对高校图书馆预算编制、执行过程进行认真分析,找出问题并寻求对策,对提高图书馆管理水平具有积极意义。
一、预算管理过程中存在的问题
夜上海论坛 预算管理过程包括预算编制与预算执行,本文将从这两个方面对高校图书馆预算管理工作中存在的问题进行梳理总结。
(一)预算编制过程存在问题
夜上海论坛 1.对预算编制工作重视不够
预算编制是预算管理的起点,是预算执行的来源和基础。高校预算管理日趋成熟,各业务部门已经逐步适应围绕预算管理开展经济活动与业务工作,但大多数中小规模的高校图书馆并不配备专业财务人员,馆内上下对财务制度的认识不足,实行预算管理行前项目经费使用不需预算、一事一申请的思维惯性还没有彻底扭转,对预算管理的严肃性认识不到位。主观上的不重视往往导致预算编制过程中不够严谨,随意性较大。
2.预算编制的质量有待提高
图书馆预算一般以业务部门预算汇总形成。因此,图书馆预算编制质量主要取决于各业务部门的预算编制水平。各业务部门忙于本部门业务工作,思想上对预算编制不重视,方法上对预算编制不精通,预算编制过程中主观臆测成份多,零基预算使用少,主要以往年基数为基础加上一个估算增加数。预算编制粗放,结果不够科学。此外,由于图书馆预算一般仅在业务部门预算基础上简单汇总,缺乏全局的协调机制。各业务部门编制预算过程中,如果遇到业务重叠或真空地带,往往产生部门本位主义,以我为主,最终容易造成预算不足影响项目进行或项目支出无法全部执行造成资金浪费。
夜上海论坛 3.预算编制与实际工作脱节
高校预算编制采用“二上二下”的方法,一般当年10月即要提交下一年度预算计划,而此时各业务部门下一年度的工作计划大都尚未最终确定。随着图书馆业务多元化发展,除文献资源建设之外的其他项目支出也日益增多,资金需求相对文献资源建设更为灵活,因此预算编制常常不能准确反映图书馆在下一年度全部工作计划,与实际工作脱节,为预算执行带来难度。
(二)预算执行过程存在问题
从目前高校图书馆工作来看,项目支出占比较大的主要是文献资源建设、信息化建设与空间改造,受业务性质影响,这几类预算执行一般均在年终进行结算,因此项目支出预算执行进度无法在年度内均匀推进,容易在预算执行管理中出现“虎头蛇尾”现象,具体执行的时候关注度不高。经常出现的情况是预算审批过后不能立即推进项目开展,不能按照事先确定的项目时间节点推进预算执行,不能对预算执行进行紧密跟踪,常常出现年初闲、年底忙,突击完成的现象。高校图书馆建设项目自身特性对预算执行存在一定影响。高校经费来源主要以财政资金为主,因此各类项目建设及其他经济活动,都要以《政府采购法》《招投标法》等法律法规为指导展开。项目支出只要达到一定标准必须采用招投标形式开展。但是,图书馆工作涉及的部分项目,具有一定的专业性、特殊性,对应的市场面也较为狭窄,通过招投标形式进行难以取得较好的效果。举例说明,在数字文献资源建设中,数字文献资源不同于纸质文献资源,同质化产品少,没有哪两个数字资源产品是完全相同的,这一特征为招投标工作带来一定难度;图书馆提供给读者使用的计算机不同于一般办公用机,对性能、配置具有一定的要求,个性化的配置要求无法通过政府采购形式得到满足;图书馆空间改造不同于一般的室内装饰装潢,具有一定专业性,而图书馆业务人员不具备设计能力。以上种种情况,或者是通过招投标方式得以实施,但实施过程中需要不断协调、调整,或者是通过招投标方式进行并最终流标,再和学校采购主管部门协调更换采购方式。这就容易造成在具体实施中耗费的时间较长,预算的执行被动的情况。
二、高校图书馆预算管理的有效对策
预算管理工作的核心就是“争取经费”和“用好经费”,二者是相辅相成的。前者是后者的源泉,后者又是前者的有力支持与保证。改进高校图书馆预算管理过程中存在的不足,进一步提高预算管理水平,必须围绕上述核心,抓住人与方法两个要素进行提高。
(一)预算管理要全员重视
从馆领导开始,要认真学习、贯彻执行财务制度、财经纪律,图书馆各项经济活动必须以当年预算为核心。做好对馆员,特别是各业务部门主要负责预算工作有关人员的培训工作,使馆员能够做到思想上重视、方法上掌握。
(二)预算编制要提前筹划
图书馆要将图书馆中长期发展规划、近期工作计划与预算管理相结合,以实现预算与实际工作的一致性。各部门工作业务发展有中长期计划,明确实施步骤,据此及早开展项目规划。项目调研夜上海论坛要严密细致,充分论证,项目的各项支出认真细化,既不能盲目贪多,也不能过份追求精准而导致后期执行困难,预算编制要以执行能力为依据,确保预算数据的科学合理、全面完整。要争取尽量多的经费投入,就必须做好项目前期调研工作,高质量的调研报告、准确翔实的预算数据是预算项目获批的重要因素。
(三)预算执行要注重进度与质量
预算执行过程中既要关注执行进度,也要规范资金使用管理。预算执行管理中要关注执行进度,避免出现“虎头蛇尾”现象。图书馆预算主管部门要主动跟踪预算执行情况,及时将各项预算执行进度通报给馆领导及相关业务部门负责人。各业务部门对负责承建的项目要设置明确的时间节点,按照时间节点推进预算执行。复杂问题注意加强沟通协调,主动推进。抓资金管理,就是在执行中,不能为追求进度而忽视质量,更不能违规违法使用资金。图书馆负责人、项目负责人要依据法律法规、财务制度的要求,对各项预算支出把牢审核关。只有提高预算执行的质量,把现有项目执行好,才有利于今后争取更多的预算经费,推动事业进一步发展。
夜上海论坛 (四)建立预算管理绩效考核体制
夜上海论坛 建立分层分级的预算管理绩效考核体制,在预算编制、执行等环节分解任务、责任到人、量化考核。比如,通过学校层面的绩效考核体制对图书馆领导班子进行考核,关注预算编制的组织能力、预算执行的监控审核、中长期预算的规划水平等。图书馆也需要在馆内建立相关考核体制,重点关注部门负责人、项目负责人在预算编制与执行过程中的具体任务完成情况。预算管理的考核绩效应作为相关人员年终考核时的重要参考指标之一。
三、结语
预算管理水平在某种程度上体现图书馆管理水平,无论是对规范高校图书馆各项经济活动,还是促动高校图书馆做好发展规划都具有积极作用。通过以上分析研究,本文认为,处于发展转型时期的高校图书馆,一定要围绕预算管理“争取经费”“用好经费”这两个核心,采取有效措施克服预算管理过程中存在的问题,才能获得学校充足的资金投入,促进高校图书馆事业更好的发展。
参考文献:
夜上海论坛 [1]郑煜.图书馆预算编制问题及对策探析[J].财经界(学术版),2017(10):68.
[2]郑煜.部门预算项目绩效评价在图书馆中的运用———以广西壮族自治区图书馆“购书经费”为例[J].图书馆界,2017(2):91-94.
夜上海论坛 [3]王微.高校图书馆预算编制问题研究[J].经济研究导刊,2016(3):118-119.
[4]程文志.高校图书馆经费的预算和使用分析[J].中国乡镇企业会计,2015(9):76-77.
夜上海论坛 [5]刘芳.高校图书馆预算编制与执行中的若干问题及对策[J].科技信息,2014(13):241.
为满足学院师生读者在教学和科研中对文献资料的需求,创建让师生读者满意的图书馆.
工作思路:
1、通过调研学院师生读者的文献需求规律,依据读者的特点来制定图书馆的服务策略,调整并拓宽图书馆的服务内容;
2、建立"以读者为中心的"的服务模式,图书馆所有的工作流程都要基于如何最大限度地满足读者的需求来考虑;
3、在充分实现图书馆的辅助教学和科研职能的同时,尝试发挥出图书馆的教育职能.
夜上海论坛 具体的工作计划:
一.通过创建学习型组织的形式来提高图书馆人员的素质,拟建立起一支能提供优良服务的队伍,为顺利实现图书馆年度工作目标创造条件.年图书馆计划从以下几方面来提升人员的职业素养:
夜上海论坛 1.坚持每二周组织图书馆员工进行一次业务学习,学习的内容主要包括图书馆员工应具有的职业技能和职业道德及职业价值观.职业技能的学习由等同学负责,学习的形式主要为集中讲课并讨论;职业道德及价值观的学习由等同学负责,学习的形式为组织大家阅读相关资料及展开讨论.
2.每学期对参与图书馆工作的勤工俭学的同学进行四次培训,培训的主要内容为图书馆资源的利用知识.通过相关的培训使勤工俭学同学的信息素养要比普通的学生读者高一个台阶,让他们能在学生读者中充当图书馆资源利用的宣传者及引导者,以此来扩大图书馆的服务面,改善服务效果.此项工作由各服务口的员工具体负责.
二.加大宣传力度,通过相关宣传活动来促进图书馆的服务工作,以此来创建让读者满意的图书馆.本年度计划开展的宣传活动有如下内容:
夜上海论坛 1.将图书馆员工应具有的职业道德、图书馆读者应拥有的权利形成文字,张贴在图书馆各服务口进行宣传,让读者知晓他们的权利及应获得怎样的服务,以此来促动馆内员工提供优良的服务,以保障图书馆工作目标的顺利实现.这项工作由等同学负责,在月份之前完成.
2.采取多种方法宣传图书馆的资源及其利用方法,进一步提高图书资源的利用率,充分发挥出图书馆对教学和科研的辅助作用.宣传的方式包括:加强与系部教学秘书的联系,拟通过他们向系部老师宣传图书馆的资源,这项工作由等同学负责;对重点读者,如科研课题负责人、教学团队带头人,定期用OA电邮及短信的方式介绍图书馆的资源,帮助他们了解如何利用文献资料辅助教学和科研,此项工作由同学负责;在图书馆门口设立宣传栏,向学生读者宣传图书馆利用相关知识,此项工作由等同学负责;编制图书馆利用知识小手册,向级新生宣传图书馆的资源,此项工作由等同学负责;分系部对全体老师进行电子资源使用知识的讲座,年内要完成对七个系部老师的讲座,此项工作由同学负责.
三.围绕图书馆的工作目标作好文献资源建设工作,年,图书馆的文献资源建设工作计划从以下几方面来开展:
1.分解学院下达的预算指标,编制好图书政采计划,上报学院有关部门.这项工作由等同学负责.
2.根据学院的专业设置,认真听取系部的意见来征订、采买图书.年度图书采购计划如下:90万元采买纸质图书3.5万册,其中专业图书占70%,以充分保障学院教学和科研对文献资料的需求;4万元用于购买数据库资源,以补充教师科研对文献的需求;6万元用于订购期刊和报纸.此项工作由卢儒珍、唐清、刘滨兰负责.
夜上海论坛 3.每学期在图书馆举办一次书展,邀请学院的师生读者为图书馆挑选图书,以保证读者能在图书馆借到自己需要的图书.书展的时间定于月份、月份,具体由等同学负责,全馆员工及读协成员一起参与.
4.加快我院教育教学资源数据库的建设工作,争取在月份能对全院的教师读者开放.此项工作由何国亮负责.
四.注重服务工作的细致化,人性化,以吸引更多的读者来利用图书馆,具体的计划如下:
夜上海论坛 1.在各服务口增设电脑终端,让读者能方便地利用电脑查阅图书馆的资源,其中报纸阅览室设置4台、期刊阅览室设置4台、参考阅览室设置6台,流通书库设置6台.此项工作由等同学负责.
2.面向教师读者的参考咨询工作要主动深入到系部,定期将参考咨询单发送到系部,请系部教学秘书收集老师对图书馆的要求及利用图书资源所遇到的问题,以促使参考咨询工作能真正对老师的教学和科研起到帮助作用.此项工作由等同学负责.
五.努力拓展图书馆的职能,发挥图书馆的教育职能.
1.组织读协开展相关活动,以协会的读书活动来带动、吸引全院学子热受阅读,发挥好的图书的教化功能.年度计划开展的相关活动有:月份开展"书海漫步"阅读交流活动;月份组织读协成员听有关阅读的讲座;月份开展"图书馆利用知识"有奖竞赛活动.
2.通过开设"文献检索课"提高学院学子的信息素养,发挥图书馆的教育职能.
六.重视图书馆的科研工作,继续走以科研促管理、服务之路,用科研成果为图书馆实现工作目标提供帮助.
1.完成年教育厅科研课题"基于人才培养模式的高职图书馆服务模式创新研究"的研究工作,争取在月前结题.充分利用课题的研究成果来提出改进我院图书馆的管理及服务工作的若干策略,为创建读者满意的图书馆献计献策.这项工作由卢儒珍、唐清、邓己红负责.
夜上海论坛 2.总结图书馆在建设我院教育教学资源数据库工作的成果,组织图书馆成立科研小组,将成果申报学院年度科研课题.此项工作由同学负责.
夜上海论坛 七.尝试建立图书馆绩效评估制度.
图书馆的绩效测度是图书馆在特定时间实现其目标的系统测度,是对图书馆工作的总体评价,可以帮助图书馆观察工作进度,确定计划实施中的问题,以便及时调整工作重点.年,图书馆将努力尝试进行绩效评估,要求各服务口对所有工作进行认真统计记录,每学期将收集统计数据进行绩效测度,来作为图书馆管理和服务工作决策的依据.此项工作由卢儒珍负责,各服务口工作人员负责做好日常工作数据的统计.
夜上海论坛 八.加强馆内安全工作,尤其是消防安全工作,确保为读者提供一个安全、文明的学习环境,让师生读者满意.具体措施如下:
一、继续加强学习,提高馆员素质。
加强图书馆工作人员的政治学习和业务学习,进一步提高工作人员的政治思想素质和业务素质。图书馆工作人员要充分利用图书馆的自身优势,多读书多看报,认清形势,端正思想。对一些新同志进行图书管理系统软件培训和有关业务培训,提高工作人员的业务素质和业务技能。
夜上海论坛 二、加强文献资源建设。
夜上海论坛 1、纸质建设。纸质文献依然是师生主要利用的文献形式,逐年增加新书购入数量以及扩大期刊品种,11年购入图书12万册,期刊1180种。
2、电子资源建设。电子资源以其新、快、方便下载利用等诸多特点,已经在教学、科研中发挥着愈来愈重要的作用。2011年计划购买电子图书20万册,中国知网数据库(8个专辑)。
夜上海论坛 三、继续加强读者服务工作
夜上海论坛 1、规范借阅服务,提高服务质量。采取多种形式对教师和学生开展外借、阅览、宣传推荐工作。及时为遗失借阅证的读者做好补证工作。
2、在工作中要“急读者所急,想读者所想”。要采取多种措施,最大限度地为读者提供方便、快捷、高效的服务。
夜上海论坛 (1)应用外借服务、阅览服务、复印服务、咨询服务、定题服务、报导服务等方式,有效地满足读者对文献的不同层次的需求。
夜上海论坛 (2)开展文献信息调研服务。一是要经常对馆藏文献信息资源进行调查、统计、分析与综合,不断提出新的思路和充实完善的办法;二是要了解和掌握预购文献资源的市场占有量,研究文献信息的发展状态,有计划地组织各种形式的采购。
(3)开展“利用图书馆知识”宣传教育。利用图书馆宣传栏,及时报导文献信息、图书布局、揭示馆藏,帮助读者学会利用图书馆,更重要的是吸引更多的读者开发和利用图书馆资源。对每年入学后的新生,我们要利用图书馆宣传栏进行图书馆概况、地位、作用、藏书情况、服务设施等方面知识的介绍,使新生能尽快地了解图书馆,走进图书馆,利用图书。
夜上海论坛 3、继续延长周开放时间,保证在74小时以上。新馆:8:00——21:30(冬),8:00——22:00(夏);书库周二——周六正常开放外,对于双休日,老馆书库周日全天开放,新馆书库周一全天开放。
夜上海论坛 4、组织开展“读者评馆”活动,促进图书馆建设和职工素质的不断提高。请读者来评议图书馆的工作,通过问卷调查、设立评议箱等多种形式收集读者对图书馆工作的意见,制定整改措施。
四、日常事务
夜上海论坛 1、修改和完善规章制度,全面贯彻执行细化后的各岗位职责和岗位目标任务分解,建立激励机制,以人为本,用先进的管理理念和有效的管理措施促进服务效率的提高。
2、各岗位业务工作实行规范化、标准化、科学化管理。各借阅室图书、期刊摆放整齐,录入图书数据、图书贴标及期刊装订要按照规范要求加工,保证质量。
3、各借阅室要保持环境清洁,物品摆放整齐,积极主动为读者营造一个舒适优雅的阅览环境。每个馆员要以良好的工作状态和精神风貌接待好每位读者,以自己的勤劳、智慧和娴熟的业务技能,做好读者服务工作。