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一、审计系统必须适应环境的发展
审计系统是在一定的经济社会环境下产生,又在特定的外界环境中存在和发展。它是环境的产物,必须和环境相适应。与生态系统中的生物一样,审计系统的生存、生长受制于环境,但审计系统的存在和发展又反过来影响和改变环境。回顾审计系统的发展历程,经历了三个阶段:
第一阶段是19世纪中叶,在资本主义得到充分发展、取得工业革命成功的英国出现了现代意义的审计(称英国式审计或详细审计)。当时的审计对象是会计账簿,审计的目的是查错防弊,所使用的审计工具是详细检查,审计信息的使用人是股东。第二阶段是本世纪初,在资本主义发达的美国出现了以资产负债表为对象的资产负债表审计,其目的是判断借款人的信用状况,审计信息使用人从股东扩大到债权人(主要是银行)。第三阶段是本世纪20—30年代,由于资本市场证券化,在美国出现了以损益表为中心的财务会计报表审计,目的是提出客观公正的审计意见,审计信息使用人是所有的企业利害关系人,对上市公司而言就是社会公众。到了40年代以后,由于跨国公司的出现,国际间资本流动频繁,在发达的资本主义国家出现了国际化的会计公司。
从上述审计系统从一个阶段向高一阶段的进化过程分析,我们可以得出两点结论:一是审计系统每一次进化都是为了适应环境的变化,和任何系统一样,只有适应环境的系统才能得以生存和发展。19世纪西方资本主义得到充分发展,实行所有权和经营权分离,就出现了英国式的详细审计。到了20世纪中叶,随着企业大型化和证券化,经济活动剧增,审计师不可能对每笔交易都进行检查,审计系统就由详细审计进化到抽样审计。有了跨国公司,就有了国际性的会计事务所。正是审计系统适应了所生存的环境,才使得本身得到充分的发展。同时,进化后的审计系统又反作用于环境,对社会经济起了积极推动作用,成为人类经济系统中不可缺少的一个子系统。二是审计系统的每一次进化都有赖于相应的理论、方法和技术的支持。从英国式的详细审计进化到资产负债表审计,是因为有内部牵制理论和统计抽样技术的支持。同样,从资产负债表审计进化到财务会计报表审计,是因为有内部控制理论和审计风险测试评价技术的支持。这是审计系统一次具有非常意义的“进化”,正是由于审计系统普遍采用了统计抽样技术和内部控制测试技术,从而使审计系统的功能大大增强,在大大提高了审计效率的同时,又有效地控制了审计风险。
夜上海论坛 同理,在步入21世纪的今天,审计系统又面临着新环境的挑战。新经济和数字时代的到来,以及经济全球化、市场一体化等将对审计系统产生重大影响。面对新经济环境的挑战,审计系统必须适应这种环境的进化,而要进化就必须有相应的理论和技术方法即系统科学和信息技术的支持,笔者将由系统科学和计算机技术支持下进化了的审计称为系统审计,与之相对应的是传统的详细审计和内控审计。下图表达了审计系统的进化过程。
夜上海论坛 需要说明的是,“系统审计”与“审计系统”是二个既有联系又有区别的概念。系统审计是指在系统科学和信息技术支持下的审计理论方法,表明一种审计理念,是相对于其它审计方法而言的。审计系统则是泛指审计体系,详细审计、财务会计报表审计、系统审计都是审计系统各个不同历史时期的产物。
夜上海论坛 二、系统审计和传统审计的比较
传统审计的思维方式是:部分整体。传统审计总是先分析对象的各个部分,然后再综合为整体。这种思维方法的局限性在于把分析与综合、部分与整体、原因与结果机械地割裂开来,认为部分是原因,整体是结果,部分决定整体。传统审计方法着眼于一个个要素,进而得出整体的性能,其逻辑结论往往是组成整体的要素好,整体的性能也就好。不论是一百五十年前的详细审计,还是目前的财务会计报表审计,注册会计师的思想方法都是从部分去推测整体,而系统审计的思想方法则是从整体到部分。详细审计是从每一笔交易账户再到报表;财务会计报表审计是通过对内部控制和控制风险的研究抽取部分交易为样本账户最终证实报表信息的真实和公允性。详细审计和报表审计在研究审计对象经济活动时,只把各组成部分孤立地、简单地加起来,这并不能说明审计对象经济活动的整体性质和功能。因为各要素的简单相加,并不能构成一个系统。
系统审计思维方法则不同于传统审计,它的思维方式是:整体部分。系统审计从整体出发,先进行系统综合,形成可能的系统方案,再进行系统分析。分析系统各要素及其相互关系,建立模型,然后进行系统选择,实现最优化,重新综合成整体。系统审计方法的程序是:综合分析综合。它不仅着眼于个别要素的优劣,而且利用了要素之间的相互关系,观察和判断系统整体的性能。要素和系统不是一种简单的线性因果关系,系统的整体性能不单是取决于组成系统的要素,而且还有要素之间的相互作用。系统审计方法正是在要素之间相互作用的关系中进行分析和综合,才能正确地认识审计对象的整体性能。系统审计把审计对象的经济活动当作一个整体来研究。这一整体的性质和规律,只存在于组成要素的相互联系、相互作用之中。各个组成部分孤立的特征或者活动的总和,并不能反映整体的特征和活动。系统审计强调系统的整体性,要求注册会计师不能象以前那样,先把审计对象分成几个部分,然后再汇集起来。而是把审计对象作为一个有机的整体来对待,先看整体,再看部分;先看全局,再看局部;先看宏观,再看微观;先看全过程,再看某一个阶段。从整体与环境、整体与部分的相互依赖、相互制约中,去揭示系统的特征和运动规律。对局部的研究必须放在整体中,从整体的各个部分的联系、制约中去加以研究。当然,注册会计师研究审计对象经济活动整体,并不是不深入具体细节去考察分析,一个正确地认识来自于从整体到部分,部分到整体的反复过程。系统审计在研究问题时,把任何对象都看成是系统,然后着眼于系统和环境之间、系统和要素之间的相互关系,确定要素的层次结构,这样就便于用数学方法从定性和定量的结合上研究、描述现实系统。系统审计比传统审计方法更能将分析和综合、归纳和演绎等方法有机地结合起来,因而为运用数理逻辑方法和计算机技术开辟广阔的道路。
[摘要]:随着经济迅猛发展,计算机在我国已广泛应用于各个领域,并很快向更大范围扩展,审计工作中实施电算化已是当务之急。本文拟从我国电算化审计的现状入手,剖析原因,提出加快实施电算化审计的初步思路。
夜上海论坛 关键词:电算化审计现状分析实施思路
夜上海论坛 随着中国加入世贸组织步伐的加快,经济技术的发展日新月异。审计电算化作为一种提高审计效率和质量的重要方法,其应用的范围正越来越广泛。电算化审计是与传统的手工审计相对应的概念,是审计人员用手工的或电算化的审计方法、技术和程序对电算化或手工信息系统所进行的审计。其范畴可有以下三种:
方式1:用手工的方法对电算化信息系统进行审计;
方式2:用审计软件对手工信息系统进行审计;
夜上海论坛 方式3:利用电算化审计方法对电算化信息系统进行审计。
它可在审计项目安排、方案设计、审计取证、汇总分析和跟踪反馈等多方面发挥作用,把审计人员从费时费力的手工劳动中解放出来,逐步解决审计系统人员少、任务重的矛盾,并可大量地节省成本。因此必须加强审计电算化的研究,积极探讨在会计电算化系统中,如何实施审计的问题。
一、实施电算化审计的必要性
1、传统审计方法工作量大、效率不高。
传统审计方法中一百多张工作底稿主要靠手工完成,底稿中的数据勾稽关系是通过标注交叉索引连接的,工作量大且易出错,如有反复(审计实务中这是常有的事)就会一动百动逐张修改,稍有疏忽,就会顾此失彼,出现数据不衔接的情况。大量的重复劳动浪费人力物力。
随着国家经济体制的改革和社会主义市场经济的规范、发展,社会公众对注册会计师审计工作日益重视,要求也越来越高;审计工作任务日趋繁重,传统审计方法由于操作技术上的局限性,效率不高,越来越难以胜任国家提出的各项要求。随着会计师事务所脱钩改制,审计工作必须改变工作方法,改进工作手段,实现电算化审计来完成日益增长的任务和要求。
2、会计电算化发展迅猛,客观上要求审计工作加快实现电算化。
夜上海论坛 会计电算化从1979年进行试点,伴随着我国的改革开发得到了很大的发展。许多单位在会计工作中摆脱了手工记帐,建成了电算化信息系统。会计工作开展电算化后,一方面会由于系统设计上存在漏洞、会计软件的合规性合法性不够完善或运行不可靠等原因,使得会计数据处理结果出现这样或那样的一些非人为错误;另一方面,会由于电算化会计信息系统内部控制不够健全、篡改数据不留痕迹等原因使利用计算机犯罪而产生的人为错误屡有发生。同时,会计工作开展电算化后,手工记帐方式下的记帐凭证、明细帐、总分类帐及整个帐务处理过程均以肉眼看不到的电磁数据形式存放于计算机中,造成审计线索缺乏,审计风险增大。传统审计中抽查会计记录、帐帐核对等方法已难适用于会计电算化系统。
因此,会计电算化的发展使审计环境更为复杂,风险更大,必须大力降低审计风险,利用专门的计算机审计技术加强对系统设计、软件规范及运行过程的审计与监督,防止企事业单位在经济活动中不正常现象的发生。
3、同国际审计准则接轨必须加快实现电算化审计。
随着经济的全球化和国际一体化的发展,我国对外交往日益增加,不断加强在经济、文化、技术、法律等方面的国际交流。与国际接轨是国家的既定方针,会计工作中早已提出向国际会计准则靠拢,同样审计工作也需要向国际审计准则靠拢。当前国际上计算机运用于会计、审计工作中已相当普遍,会计、审计准则的制定大部分是按计算机应用后的需求来考虑的。我们必须加快实施审计工作的电算化,否则很难向国际审计准则靠拢。与国际审计工作不协调一致,就不能很好的为对外开放服务。
二、我国电算化审计的现状及成因浅析
夜上海论坛 1、电算化审计方法名不副实,审计处于被动局面。
夜上海论坛 一般来说,电算化系统的审计会经历三个阶段:
(1)绕过计算机审计阶段(AuditingAroundtheComputer)
(2)透过计算机审计阶段(AuditingThroughtheComputer)
夜上海论坛 (3)利用计算机审计阶段(AuditingWiththeComputer)
而在我国审计实务中,对大多数计算机信息系统环境的审计还停留在绕过计算机审计的阶段,即审计人员不审查机内程序和文件,只审查输入的数据和打印输出的资料。这实际上是审计人员对当前会计电算化系统所采用的一种手工审计方法,不涉及计算机软硬件知识。由于不对计算机程序处理过程进行审计而只对有限的部分数据进行审计,因此可能不彻底,具有片面性。审计对象受到计算机操作人员的限制,后者完全可以只提供他们愿意被审查的信息,其他敏感性信息则极有可能被人为掩藏。这样审计人员处于被动地位,难以获取充足的审计证据支持其审计结论,难以保证计算机环境下的审计质量,只是一种过渡性的被动审计方法。这种方法必将被计算机审计所替代。
我国审计实务中主要采用这种绕过计算机的审计方法有其存在的信赖基础:我国企业在启用会计软件时须经主管财政部门评审,验收合格后才能甩掉手工帐。这种评审在某种程度上是对企业计算机信息系统进行内控评价与风险评估,使得审计人员可以在某种程度上信赖这一评审结果,相对减少了审计风险。但是,国际上并没有这种评审做法,随着对外开放与国际接轨,这种绕过计算机的方法终会失去信赖基础。
夜上海论坛 2、计算机辅助审计停留在浅层次运用,专业审计软件市场不完善。
夜上海论坛 目前计算机在审计中的运用主要采用通用的办公自动化软件,即运用Windows的资源管理器进行审计文档管理;运用Word字处理软件编制审计计划、审计总结及审计报告等综合类底稿;运用Excel制表软件进行试算平衡、编制审定会计报表等。这些软件定义方便、自由度较大、不易统一,难以形成所内统一的操作模式,规范程度较低,缺乏系统性,难以做到各底稿间的有机连接,尤其是难以做到与被审单位的计算机信息系统连接以直接获取审计所需数据。
计算机辅助审计停留在浅层次运用,主要原因是专业审计软件市场不完善。审计软件开发周期长,使用周期短,市场容量狭窄,需求又有不确定性和不断增长性,造成审计软件的开发难度远远大于财务软件,这就使众多的软件开发公司热衷于利润高、难度小、维护少的财务软件,而轻易不敢涉及审计软件。同时,由于我国各部门之间的财务软件基本上是自行开发,独立一套体系,通常不会留出数据通道,也给开发计算机审计软件造成一道不可逾越的鸿沟。没有软件可用,这就使得审计人员"巧妇难为无米之炊",在计算机审计时不得不停留在看重检查输入前的原始凭证和越过电算系统直接去检查处理打印出来的结果的一种手工审计方法。整个软件市场缺乏高质量的通用审计软件来配合通用会计软件的使用。
3、审计人员队伍整体计算机知识缺乏。
注册会计师审计作为一种独立的经济监督活动,从行为科学角度分析,包括个体职业行为、群体职业行为、领导职业行为和组织职业行为,这些职业行为相互联系、相互制约,构成了注册会计师审计的职业行为结构。
注册会计师审计的个体职业行为
注册会计师审计是由审计委托者、审计者和被审计者及其他利益相关者共同参与和构成的一种独立的经济监督活动。在这一经济监督活动过程中,各参与方所独自表现出的行为就是审计的个体职业行为,如审计委托者的委托行为、审计者的审计取证行为、被审计者的申请审计复议行为等,这些个体行为共同构成审计群体职业行为的基础。
心理学原理告诉我们,产生行为的直接原因是动机,而动机又是由内在需要和外在影响所形成的。动机所产生的行为有其特定目标,这种目标一旦得到实现,便会产生新的动机;若目标得不到实现,则会调整需要,调整动机。这便构成了某种个体职业行为的循环过程。在审计活动中,各种个体职业行为都有其特定的动机,有其内在的需要。审计委托者的委托行为,由生产经营活动、财务决策的需要所产生,如某企业由于变更注册资本金的需要,便产生了委托注册会计师对其资本进行验证的审计委托行为,审计者接受审计委托行为是由于自身业务发展的需要。审计活动中个体职业行为多种多样,其所赖以产生的内在需要也就千差万别。外在影响也是产生审计个体职业行为(动机)的重要原因。当然,产生审计个体职业行为的原因,既可能是内在需要,也可能是外在影响,还可能是由两方面原因共同使然。由于各种审计关系行为人具有自身特定的利害关系,其产生审计个体职业行为的动机就可能不尽合理,由此产生的审计个体职业行为也就不尽合理。审计个体职业行为的目标得以实现后便会有新的动机,由此产生新的个体职业行为;若目标未能得到或未完全能得到实现,行为主体就会调整起初的某种动机或调整由此产生的审计个体职业行为。
注册会计师审计个体职业行为的核心问题是审计激励理论。激励是指一个有机体在追求某些既定目标时所表现出的愿望程度,它含有激发动机、鼓励行为、形成动力之意。激励可以促使人们为追求组织目标而作出最大努力,由此形成激励理论。激励理论中影响最大的是美国心理学家马斯洛1943年在《人的动机理论》一文中提出的“需要层次论”(也称“基本需要论”)。这种理论认为人有生理需要、安全需要、爱的需要、尊重的需要和自我实现的需要五种。通过对这五种需要的研究,马斯洛得出一个重要结论:“我们把这些需要得到满足的人叫做基本满足的人。由此,我们可以期望这种人具有最充分、最旺盛的创造力。”激励理论运用于审计工作中就构成了审计激励理论。对每一个审计行为个体进行激励,便有利于促使其实现自己积极的行为目标。在审计活动中,无论审计关系中哪一种审计行为个体类型,每一层次的行为个体都应得到上一层次(领导层)行为个体的关心和支持,并对下一层次(下属职工)予以关心和支持;下一层次对上一层次也同样应予以协作和配合。这样,就使每一行为个体处在最佳的行为状态。另外,在不同类型的行为个体之间,也应相互予以信任和协调,以实现共同目标。如被审计者应积极配合审计者的审计取证行为,审计者对被审计者也应给予充分的信任和尊重等。应该说,对审计行为个体进行激励的方式多种多样,如既可以进行上述多种需要的激励,还可以进行期望激励、目标激励、信念激励等。
夜上海论坛 此外,“公平理论”对审计个体职业行为的进一步科学化也是十分重要的。“公平理论”的关键涵义是:一个人对其所得的报酬是否满意不是只看其绝对值,而是进行社会比较或历史比较,分析相对值。如果比率相等,则公平合理,从而感到满意,心情舒畅,工作尽职尽责。否则,就会感到不公平,不满意,进而影响工作情绪,降低工作效率和质量。在审计活动中,个体职业行为既可能是某一个人的行为,也可能是某一审计环节抽象行为人的具体审计行为。所以,在审计个体职业行为中运用“公平理论”,表面上看涉及审计关系各方的行为自然人个人和每一具体审计环节抽象的行为人,但实际上只有行为自然人的个体职业行为才涉及“公平理论”的问题,因为唯其涉及按劳取酬的问题。当然,这里的行为自然人不只是审计主体,还包括审计委托者和被审计者。
夜上海论坛 注册会计师审计的群体职业行为
各个具体的相互联系、相互制约的审计个体职业行为构成了审计的群体职业行为。群体职业行为的科学合理,能使审计活动从整体上提高效率和质量。对于审计的群体职业行为,需要研究注册会计师审计的群体动力、群体目标、群体规范、群体压力、群体凝聚力和群体矛盾等问题。
心理学家柯特·卢因(K.Lewin)援引物理学中的力学理论指出,群体职业行为的驱动力在群体内部强调重视每一个体的作用,认为群体环境会使个体职业行为发生有规律的变化。这种理论给我们以下启示:审计活动作为一个由诸多方面参与的群体职业行为,其内部存在一个此消彼长的力的结构,这种结构处在不断的变化中,我们应该根据审计环境的不断变化,认识掌握这种结构变化的规律性,进而优化这种结构。
所有群体都有自己的群体目标,不论它是由组织规定的,还是自己制定的。没有群体目标的群体是不存在的。群体目标影响着群体职业行为的方向、强度、持续时间等。审计的群体职业行为的目标就是高效率、高质量地完成既定的审计项目或审计任务。这一目标使得审计的群体职业行为有了共同达到的目的和要求,有了行动的方向,并可根据这一目标的具体内容和要求,调整群体职业行为的强度和力度,安排群体职业行为的具体过程。在实际工作中,审计群体目标的具体内容根据具体审计活动和项目的不同而有所不同,而且具体目标的确定要考虑诸多因素。如注册会计师的管理咨询活动,其群体职业行为的目标就应根据委托者的要求、受托者的客观条件以及管理咨询的具体内容等因素来确定。
夜上海论坛 凡是群体必有其独特的行为规范,这种规范或有明文规定,或是约定俗成。在审计活动中,审计关系各方都应遵守其行为规范。如注册会计师应按照独立审计准则开展审计业务,被审计者也应依照审计及有关财经法规处理好与审计人员等方面的关系。审计的群体规范对审计的群体职业行为具有至关重要的指导和约束作用。目前,我国的审计群体规范还不尽合理与健全,还有待于随着社会经济的发展而不断得到改进和完善。这既是审计实践的需要,也是审计行为科学发展的标志。
夜上海论坛 任何群体中都存在着群体压力,审计群体当然也不例外。这种压力会对个体职业行为和群体职业行为产生特定的影响。这种影响多是积极的,对工作有益的。如注册会计师所感受到的业务不精、知识不够等精神压力,可以促使其不断进取、全力工作。但是,这种压力有时也会产生一种反面作用,如害怕承担风险责任,进而予以躲避等。另外,还有一种典型的表现,就是群体中的个体由此而产生的“从众行为”。从众行为可能会影响个体正常的思维活动,进而作出错误的判断,导致错误行为。审计行为科学需研究审计群体压力的内容结构,使其积极作用得到充分发挥,消极作用得以抑制和消除。
审计的群体凝聚力反映审计群体对其成员的吸引力和成员之间相互的吸引力。凝聚力大的审计群体,其成员就有强的“归属感”,其工作效率就高,战斗力则强。审计的群体凝聚力受诸多因素的影响,如审计群体职业行为目标、群体中的“核心”人物、群体成员的思想意识、群体内冲突及其解决情况等因素都会影响审计的群体凝聚力。审计行为科学需要研究这些因素及其变化对群体凝聚力的影响的方向及强度,以不断增强这种凝聚力量。
审计的群体冲突反映审计群体内成员之间的矛盾。行为科学在研究群体冲突时,往往只注意到其消极作用,即导致不团结,降低工作效率质量,造成经济乃至其他方面的损失等。事实上,一定程度的冲突还有其建设性的积极意义,如可以促进发现问题,开展业务竞争等。当然,对于冲突达到较大程度,其产生的作用往往是消极的、破坏性的,就应通过相应的有效措施予以解决。在审计活动中,审计群体内各行为个体之间会存在诸多矛盾,并在适当时机会表现出来形成群体冲突。审计行为科学的课题之一就是研究审计群体冲突的不同类型和性质,对建设性的冲突进行引导以发挥其积极作用,对破坏性的冲突进行预防和消除。
注册会计师审计的领导职业行为和组织职业行为
领导职业行为是领导者影响和引导行为人为完成群体职业行为目标而努力的一种导向行为。
夜上海论坛 审计的领导职业行为是表现在审计活动中的领导职业行为。在审计行为科学中,审计的领导职业行为既要影响审计的个体职业行为,又要影响审计的群体职业行为,反之亦然。但总的说来,在三者中,审计的领导职业行为更能发挥关键作用。审计领导职业行为需要研究的内容也包括诸多方面,但核心问题是审计领导职业行为的有效性。审计领导职业行为的有效性是指审计的领导职业行为在影响和引导行为人为实现群体目标而努力时在多大程度上发挥其应有的作用。审计行为科学要求审计的领导职业行为具有与其实现的目标相适应的有效程度。在行为科学中,关于影响领导职业行为有效性的因素,国外学者提出了“三因素情景论”、“五因素论”、“三能力论”等多种观点。就审计的领导职业行为而言,影响其有效性的因素,我们认为主要有以下几个方面:一是审计行为领导者的个人素质。审计行为领导者不仅包括审计主体行为的领导者,还包括审计委托者行为和被审计者行为的领导者,即审计关系各方的与审计行为有关的领导者。二是被领导者的综合情况。被领导者实际就是审计行为个体及其所形成的群体,被领导者的综合情况是上述审计的个体职业行为和群体职业行为的合理性与有效程度。三是审计行为领导者在实施领导职业行为时所处的环境及其变化。这种环境从内容上讲,包括政治环境、经济环境、文化环境;从影响的速率上讲,有宏观环境和微观环境。