土地档案管理范文

摘　要：如何将先进的信息技术融入到传统土地资源档案管理中，让土地资源档案发挥其真正价值，这是摆在我们面前的关键问题。本文结合工作实际遇到的各种情况，深入探讨信息化环境下土地资源档案管理的有力措施，仅供同行参详。

关键词：信息化；土地资源；档案管理；措施

夜上海论坛 我国土地资源管理工作起步较晚，但是相关规章制度体系已经建立，并且随着社会发展形势的变化而不断修改。虽然还存在着一些问题，比如土地资源管理方式与市场经济体制之间尚有未解决的矛盾，盲目的开发与建设使得大量耕地面积减少，自然资源破坏还未得到全面治理。土地资源管理工作任重道远，而土地资源档案管理工作涉及面广，影响大，一直是土地资源管理中非常重要的部分，与社会经济发展和民生保障息息相关。随着我国信息技术的飞速发展，土地资源管理工作也发生了较大变化，土地资源档案管理模式、工作目标、行业标准等都将面临着改革与创新。

一、土地资源档案管理信息化的必要性

（一）有利于提升管理水平

土地资源档案管理对于土地资源利用、土地开发与规划等方面有着积极意义。随着我国房地产开发行业如火如荼地发展，直接或间接带动了工农业以及信息技术产业的进步，成为我国市场经济体系中不可或缺的重要角色。信息技术对各个行业的冲击给人们的生产生活带来很大影响，在信息化大背景下，土地资源档案管理工作再也不能墨守成规，依赖传统档案管理模式已远远无法满足社会对于土地资源档案的需求。为了切实提升土地资源档案管理水平，我们必须综合多方面因素，让信息化技术真正融于土地资源档案管理工作之中，成为档案管理人员的有力帮手，从而解决土地资源管理工作中遇到的各类问题。

夜上海论坛 （二）有利于简化工作流程

土地资源开发利用过程中，难免会出现一些土地纠纷问题，这时就需要调阅大量的土地资源档案资料。传统土地资源档案管理工作流程复杂，需要到土地资源档案管理部门递交申请，层层审批后方可调阅相关档案资料，一方面影响了工作效率，另一方面也产生了档案信息资源利用的滞后性。尤其是面临大量土地资源档案整理工作，如果缺乏规范化的工作流程，档案资源则不能快速整理和分类归档，更谈不上档案资源的利用价值。因此，为了提升档案资源利用处理速度，简化工作流程，让土地资源档案日常管理工作变得规范有序，我们应积极构建土地资源档案管理系统平台，将信息技术、网络技术运用到土地资源档案管理之中。当需要异地调档工作时，全程都可以在档案管理系统上操作，有效增加土地资源档案利用价值，提升档案管理工作效率。

夜上海论坛摘要：土地是我国经济发展中的主要资源，要想保证土地测绘档案管理的有效性，需要实现对其进行信息化管理，加强对土地测绘档案信息的整合，优化测绘档案信息化管理的流程。本文通过对土地测绘档案信息化管理方式的分析，以期完善土地测绘档案管理的流程。

夜上海论坛 关键词：土地测绘；档案；信息化

管理要想加强对土地资源的有效利用，需要以空间信息技术为基础，以定位系统和地理信息系统技术为核心，对其中的特征点进行整合，更加准确地获取地理信息数据，实现对土地测绘档案信息的整合，进而保证土地测绘档案管理的先进性和有效性。

夜上海论坛 一、土地测绘档案信息化管理中的问题

（一）测绘档案管理模式落后

夜上海论坛 虽然我国大多数的土地测绘部门都加强了对测绘档案管理的重视，但是由于其中的管理机制不完善，管理方式比较落后，所以当前的土地测绘档案管理模式还存在一定的局限性[1]。为了有效地利用土地测绘档案，需要对档案进行数字化处理，实现对图片信息的查询。但在对档案信息化进行管理时，存在管理模式落后、工作效率低下等问题，不能实现对测绘档案的有效管理。在信息化不断发展的背景下，传统的测绘档案管理模式已经不能满足土地测绘档案信息化的要求。

（二）管理机制不健全

夜上海论坛 如今，土地测绘档案的管理部门一般是按照测绘档案的内容制定档案管理制度的。但是往往在管理机制方面存在问题，信息化管理方式单一，信息化管理意识淡薄，未对土地测绘资料进行整合，从而导致档案信息不统一，严重影响了土地测绘档案信息化管理的有效性。

夜上海论坛【摘要】随着我国信息技术水平的快速发展，信息技术已经在人们日常生活与工作中占据重要地位，成为人们生活中不可缺少的部分。在国土资源档案管理中应用信息化技术，有助于提高档案管理工作效率，为人们查阅与利用档案提供便利。本文首先分析了国土资源档案的特点，之后探究了国土资源档案信息化的管理与利用。

【关键词】国土资源管理；信息化的建设；数据库

当前我国经济发展取得良好成果，人们对土地的需求越来越大，土地记录凭证是国土资源档案中的主要文件，其在土地资源的保护、土地资产的管理方面发挥重要作用。普通的纸质档案存在较多缺点，比如，查阅复杂、保管年限短等，如果存在不完善的档案内容，极易引起国土资源的纠纷[1]。因此，纸质的档案管理已无法满足时代的发展步伐，推行国土资源档案信息化管理具有重要意义，本文主要对国土资源档案信息化的管理进行研究。

1.国土资源档案的特点

夜上海论坛 1.1多样性国土资源档案

分为较多的种类，其中包括综合类档案、建设用地档案、地矿档案等，从载体的角度进行分类，又分为实物档案、文书档案、电子档案等[2]。从地籍档案管理来说，国土资源档案又分为两类，即土地地藉管理档案、集体土地地藉档案。因此，国土档案具有的多样性特点，给档案管理带来一定难度；信息化的档案管理，能够解决传统档案管理的不足，其能够实现自动分类检索，对促进国土资源档案管理效率的提高发挥重要作用。

1.2复杂性国土资源档案文件的内容

较专业，且多样化的档案种类之间错综复杂，增加了国土档案的复杂性。比如，一个建设用地项目的档案的内容较多，包括申请、批复、征地协议、用地位置、平面图等，其即属于文书档案，又属于科技档案。

随着信息技术的发展，档案管理工作正在发生深刻变革，传统的手工管理模式逐渐被电子化办公模式所取代。国土档案管理也不例外，纸质档案的数字化加工正在全面展开，档案信息资源库的建设日趋完善，集成式国土档案管理系统开发正成为新趋势，国土档案管理已全面进入信息化时代。

国土档案信息化的发展概况

21世纪以来，房地产市场的持续升温提高了国土业务办理卷宗的频次，加上全国土地第二次调查和土地利用规划修编等大型专题项目的实施，使国土档案量急剧增加。为了加强管理，各地相继开始了档案信息化工作。最早的国土档案信息化工作体现在建立案卷级电子条目（即常见的EXCEL表格），这是手工登记向电子台账的转变，为档案查询带来了一定便利；2000年末，依托电子设备和数字化加工软件，国土部门开始了以照片式或数字化加工扫描为主的全文档案资源库建设，纸质档案的调阅逐渐减少；近几年，国土档案信息化在全国迅速开展，主要省会城市都相继启动了档案数字化工作，这一阶段的特征主要体现在档案标准化建设更为规范，档案资源库建设更为完善，C/S架构的档案管理系统开始向B/S架构转变，为了满足无纸化办公需要，基于电子政务系统的档案管理系统集成式开发也开始推行。

夜上海论坛 国土档案信息化之技术方法

夜上海论坛 国土部门在开展档案信息化项目时应结合本部门档案管理特点，充分考档案信息化的现实基础，有针对、有计划、分步骤地去实施。笔者根据所参与完成的档案数字化项目，并结合当前档案信息化主流技术，提炼总结了以下几点方法：

加强国土档案标准规范建设。

标准规范建设是保证国土档案信息化顺利实施的关键。重点是两类标准，一类是业务档案分类标准，1991年国家土地管理局制定了《县级土地管理档案分类方案（试行）》，该方案是指导国土业务档案分类的基础，但因为该方案制定时间比较久远，涵盖的业务类型有限，主要以用地和地籍类为主，所以各地在对自己的档案进行分类鉴定时，要考虑实际情况，可以增加创设一些分类。同时要注意分类不宜过细，因为档案分类的目的是为了合理划分档案库房保管单元，方便档案上架和盘点，如果分得太细，反而容易造成档案密集冗余，不利于库房整体规划。分类可以采取物理分类和逻辑分类相结合的方法，所谓物理分类就是指从档案实际保管的角度给出总体分类索引，指导库房功能区划，可以以图表的形式展示，笔者认为物理分类不宜超过2级分类；逻辑分类是物理分类的有效补充，也是档案信息化之优势所在，即通过数据表结构加字段的形式来进一步细分档案门类，直到满足本部门实际管理的需要。另一类是档案信息化技术标准，又包括采集著录项标准和扫描加工标准。采集著录项是一本档案关键信息的体现，也是实现档案快速、准确查找的基础，所以一定要根据每类业务的特色和实体档案的主要内容加以筛选，确定关键字段，而通常所说的大而统的著录标准是不可取的，也不符合档案信息化技术的要求。扫描加工标准包括扫描的分辨率，原则上以能清晰打印为准，不是分辨率越高越好。

加速国土档案管理系统集成开发。

夜上海论坛按照《国土资源信息化“十二五”规划》，全国范围内，国土规划数字档案馆已基本建成。然而，调查发现，这些档案馆大多限于国土规划系统内部使用，数字档案馆功能尚未完全发挥。因此，如何认识国土规划数字档案馆的性质，将其建设成一个开放的国土规划数字档案馆生态系统，真正实现国土规划数字档案馆的功能，是一个值得研究的问题。

一、形成及其相对封闭性

国土规划数字档案馆管理对象是国土档案，即国土资源部门在日常工作活动中形成的具有保存价值的文字、图纸、照片、声像、实物等不同形式和载体的历史记录①。由于档案类型多样，形态差异大，质地多样，管理国土档案存在一定的困难。20世纪90年代，在国家信息化策略推动下，国土规划部门开始档案数字化工作，建立数字档案目录，使用计算机进行检索利用等。进入21世纪初，目录数据库已经完成，全文数据库不断增多，形成了大量的国土档案，相关管理部门开始建设国土档案管理系统，并不断进行改造、升级，形成了比较成熟的国土档案信息管理系统。

夜上海论坛 近10年来，尤其是在《国土资源信息化“十二五”规划》的引导下，数字档案馆基本建成。如武汉市国土规划数字档案管理系统、山东省济宁市国土一张图档案管理系统、安徽省安庆市可视化城建档案管理系统等结合自身工作职能，称谓“不同的数字档案馆”。目前，全国范围内，国土规划数字管理系统不仅能够满足特定区域内国土资源系统档案管理的实际需求，而且能够满足T级档案信息数据的可靠存储和快速检索，对土地、地质矿产、测绘、综合文书、声像等各大类档案数据进行统一集中管理，实现了国土档案数、图、文“一体化管理”。②近年来，国土档案管理系统通过与GIS技术的结合，形成了“空间库、目录库、图文库”三库合一的数字档案馆管理模式，不仅将电子公文流程形成的电子档案、档案数字化后形成的档案进行统一管理，而且具有统一的档案管理平台和档案利用平台，实现了档案利用的电子化、平台化，初步建成了国土规划数字档案馆。这种数字档案馆，通过与规划部门、土地管理部门、测绘部门等的结合，形成了一个开放的数字档案馆生态系统。

夜上海论坛 应该说，从国土档案到国土档案信息管理系统，再到国土规划数字档案馆生态化，是计算机技术、通信技术、GIS等现代信息技术发展的必然趋势，也是国土规划管理部门不断创新的结果。然而，目前看来，国土规划数字档案馆生态系统是一个相对封闭的系统，主要体现在：以管理为主，利用为辅；以系统内部使用为主，公共使用为辅；以土地规划为主，与其他部门的结合有限；以区域内利用为主，全国范围内的整体使用尚未形成。也就是说，数字档案馆的功能集中在工作人员对档案信息资源的管理，主要是单位内部国土规划部门使用，面向社会公众、面向其他管理机构、面向全国衔接的统一平台尚未建立，导致了国土资源规划数字档案馆档案信息的“管理”与“利用”和“输出”与“输入”存在着不平衡现象。这种现象的产生，一是因为数字档案馆建设的时间不长，其功能的完善需要时间；二是因为从已有的档案管理系统开发成数字档案馆是一个质的飞跃，这在不少单位并没有清晰的概念。

夜上海论坛 因此，需要充分认识国土规划数字档案馆生态系统的开放性，促进其快速成熟。数字档案馆生态系统是“数字档案馆空间范围内的人与其生存的环境相互作用而形成的统一复合体”，“是用生态系统的概念、理论和方法研究数字档案馆的结构、功能和管理运作”③。据此，国土规划数字档案馆生态系统是一个由人、国土数字档案信息资源、地域环境等要素组成的完整统一体。国土规划数字档案馆作为一个有机的生命体，不仅涉及该生态系统的形态结构，而且存在结构要素及其相互之间的关联，以及工作人员与数字档案馆生存环境之间的相互协调，从而实现数字档案馆档案信息的“管理”与“利用”和“输出”与“输入”之间的平衡。

二、开放性是基本体现

档案馆在社会中是一个独立存在的个体，是社会的一个组成部门，它存在于社会之中，受社会的制约，同时也对社会产生作用，具有社会服务性。档案馆不同于档案室，它保管档案的目的不是为某一单位、某一系统小范围服务，而是为社会各项工作提供服务。它的服务范围大而广，面向社会各个方面，遍及机关、团体、企事业单位和公民个人，④这是自19世纪40年代至今档案开放的基本结论。数字档案馆的本质是档案馆。数字档案馆是利用各种信息技术手段将原有的馆藏档案数字化，并收集、采集、捕获有价值的数字档案信息资源，通过网络技术建立分布式、跨地域的有序的档案信息资源管理系统；该系统以数字档案信息资源为基础，以信息技术、网络技术、数字技术、多媒体技术等为平台，以用户需求为根本，提供各种信息服务。⑤国家档案局的《数字档案馆建设指南》⑥指出，数字档案馆的四项基本业务功能“收集、管理、保存、利用”，一旦缺乏广泛的、本机构以外的“利用”环节，便不能称为数字档案馆。基于这种认识，国土规划数字档案馆理应是服务社会大众的档案馆，是大众利用国土资源信息的开放性的窗口。

第一条为了加强城市建设档案（以下简称城建档案）管理工作，充分发挥城建档案在城市规划、建设、管理中的重要作用，根据建设部《城市建设档案管理规定》和《省城市建设档案管理规定》等有关规定，结合本市实际，制定本办法。

第二条本办法所称城建档案，是指在城市规划、建设及其管理活动中形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子数据等各种载体的文件材料。

夜上海论坛 第三条本办法适用于本市行政区域内城建档案的形成、移交、管理和利用。

夜上海论坛 第四条城建档案工作是城市规划、建设和管理工作的重要组成部分，各级人民政府和各级建设行政主管部门应切实加强对城建档案工作的领导，把城建档案事业列入当地城市建设事业的年度计划和长远规划，与城市建设同步管理，健全和稳定城建档案管理机构。城市各有关单位（包括驻市的部、省所属单位）都应从城市建设的全局出发，把城市建设文件材料的形成、积累、整理、归档列入有关规章制度和各有关人员的职责范围。

第五条全市城建档案工作实行统一领导、统一制度、统一标准、多套分存、集中管理与分级管理相结合的管理原则。建立以市建设档案馆为中心，以各县（市、区）城建档案管理机构，建设系统档案室及各建设单位档案室为基础的城建档案管理网络，保证城建档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

夜上海论坛 第六条全市城建档案工作由市建设行政主管部门统一管理，业务上受市档案行政管理部门的监督和指导。各县（市、区）城建档案工作由各县（市、区）建设行政主管部门负责管理，业务上受同级档案行政管理部门的监督、检查和指导。

夜上海论坛 第七条市建设档案馆隶属市建设局领导，是管理全市城建档案工作的专门机构，是全市城建档案管理、城建科研、城建信息的中心，其主要职责是：

夜上海论坛 （一）依法对全市城建档案工作实施宏观管理，负责拟定城建档案工作的有关规范性文件及规定；

作者：周淑华单位：吉林省梅河口市国土资源局

夜上海论坛 档案资料没能及时更新

基层国土资源的档案管理工作是对地方国土资源等的利用情况进行统计整理。土地利用情况不断发生变化、地方矿产资源的储存量也在发生变化，因此，档案管理工作要能时时更新统计工作。但从目前来看，由于经费的限制，档案管理工作的更新情况比较差。档案所记载的事项与现实情况出入较大。同时，管理人员在档案的管理中没能尽到保管的职责，长时间不对档案进行整理，虫蛀、受潮等对档案造成损毁的现象经常发生。

利用率低

目前对档案管理工作的认识局限于对资料的保管上，而没有真正发挥档案管理的作用。档案管理工作的内容局限在资料的查找的范围内，资料的利用率低，管理人员的工作主动性比较差，工作效率低下。

基层国土资源的档案管理的策略分析

夜上海论坛 （一）争取政府支持，健全机构设置

基层国土资源管理部门为地方政府管辖，其资金来源于政府的财政拨款。因此，要努力争取地方政府的支持，在资金、人员的安排上做到有利的配置。同时，部门领导要重视档案管理工作，在档案管理工作中，加强部门领导和有效组织。在档案管理工作中，将部门人员分成若干小组，相互监督，做好档案管理工作。同时，上级主管部门要加大对对档案管理的机构建设和必要设备的投入，配备专门的灭火器和吸尘器等设备，减少档案管理工作中危险因素。

夜上海论坛一、政治思想、职业道德�

能够坚持四项基本原则，思想上与党中央保持高度一致。能够认真学习我国三代领导人特别是总书记关于理想信念、宗旨观念、“三个代表”等重要论述，树立起了正确的人生观和价值观，做到了遵纪守法、勤奋敬业、团结同志。能够时时处处以党员的标准严格要求自己，牢记党的为人民服务的宗旨，在档案管理与业务指导繁杂琐碎的工作中，做到了任劳任怨、埋头实干,时时处处以工作为重，培养起了良好的职业道德。�

夜上海论坛 二、档案管理工作�

夜上海论坛 （一）档案资料的收集�

夜上海论坛 1、参与了对各科室档案的接收进库工作。共参与接收文书档案234卷，会计档案381卷，用地档案1875卷，地籍档案7314卷，土地利用总体规划档案86卷，监察档案100卷,规划档案117卷,交易档案47卷,人事档案110卷,评估档案4卷,矿管档案6卷,底图档案152卷,基建档案7卷,照片档案340张，录像、光盘50盘，图书资料230册。�

（二）档案资料的整理�

夜上海论坛 1、在接入库前，对各科室的档案进行案卷质量检查，对不符合入库要求的，按《档号编制规则》，指导并帮助进行整理。�2、参与整理底图、航片152份，分类组卷归档12卷；对103张照片按《照片档案管理规范》和市档案局的要求进行了整理归档。�3、负责资料的管理工作。按《中国图书分类法》对图书进行了分类整理，近年来按规范要求整理资料230余册。并按省一级档案管理的要求，建立健全了资料接收、整理与管理体系。�4、对5卷基建档案进行了整理归档。�

夜上海论坛 （三）档案资料检索利用�